Eenvoudig uw bedrijf laten groeien

Een virtueel telefoonsysteem is een communicatieoplossing waarmee je telefoongesprekken kunt voeren en aannemen via het internet.
Het wordt ook wel een internet telefoonsysteem genoemd.
Virtuele telefoonsystemen vereisen geen hardware of fysieke telefoonlijnen – gebruikers kunnen bellen en gebeld worden via elk apparaat met internetverbinding, vanaf elke locatie. Dat maakt ze “virtueel”. Alles wat je nodig hebt is een netwerkverbinding en cloud-gebaseerde software, die wordt geleverd door je leverancier.

Deze cloudgebaseerde telefoonsystemen zijn gebouwd op VoIP-technologie (Voice over Internet Protocol).
Wanneer je belt met VoIP, worden je analoge spraaksignalen omgezet in digitale “pakketjes” voor verzending.
Aan de andere kant van de “lijn” worden de pakketjes weer omgezet in analoge signalen zodat de ontvanger je kan verstaan.

Zolang je een betrouwbare internetverbinding hebt, heb je toegang tot een virtueel telefoonsysteem vanaf een smartphone of tablet, een laptop of desktopcomputer of een speciaal geconfigureerde IP-bureautelefoon.

Sterker nog, je kunt nog steeds één zakelijk nummer hebben voor al die apparaten.
En je kunt oproepen doorschakelen en doorverbinden.

Het gebruik van een virtuele telefoon voor kleine bedrijven heeft meerdere voordelen.
Zo zijn gesprekken via het internet meestal goedkoper dan via traditionele carriers.
En het hele systeem is betaalbaarder dan een vaste lijn, omdat er geen dure hardware zoals bedrading en fysieke schakelkasten nodig is.
Uw leverancier zorgt voor al het onderhoud en upgrades, terwijl u een abonnement betaalt om de software te leasen.
Het is supergemakkelijk om meer gebruikers toe te voegen als je groeit en omdat die gebruikers overal kunnen werken, ben je niet beperkt door de grootte van je kantoor.
Sterker nog, je kunt volledig op afstand gaan werken en nog meer geld besparen op fysieke panden.
Als je nog meer overtuigingskracht nodig hebt in het VoIP vs. vaste telefoon debat, virtuele telefoonsystemen worden ook geleverd met geavanceerde call management functies om je te helpen workflows te stroomlijnen en de klantenservice te verbeteren.
De beste systemen, zoals CloudTalk, bevatten AI en automatisering om de efficiëntie te verhogen, plus native integraties met je favoriete apps.

Weet jij wat je moet zoeken in een virtueel telefoonsysteem voor je kleine bedrijf?
De functies die je wilt, hangen af van je individuele behoeften, maar er zijn een aantal must-haves.
Oproepen doorschakelen en doorverbinden zijn van vitaal belang, en gespreksopname en automatische transcriptie zijn al even essentieel.
U hebt ook slimme routeringsopties en een IVR-menu met meerdere niveaus nodig om ervoor te zorgen dat inkomende oproepen bij de juiste contactcenter medewerkers terechtkomen.
Dit verkort ook de wachttijden voor klanten en verhoogt het oplossingspercentage bij de eerste oproep.
Slimme nummerkeuze en voicemaildrop besparen tijd voor uitgaande callcenters, terwijl de mogelijkheid om sms- en WhatsApp-berichten te versturen je een extra communicatieoptie geeft.
Met het systeem moet je ook geautomatiseerde workflows kunnen ontwerpen en realtime analyses kunnen bekijken om de prestaties te optimaliseren.
Andere elementen waar je op moet letten bij het kiezen van een telefoonsysteem voor kleine bedrijven zijn een groot aantal integraties, een hoge beveiliging en betrouwbaarheid en een robuuste klantenondersteuning.
Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn, zodat je teams snel aan de slag kunnen, en flexibel, zodat je de instellingen kunt aanpassen aan je behoeften.

Kleine bedrijven moeten veel overwegen voordat ze overstappen op een virtueel telefoonsysteem.
De eerste vragen die je jezelf moet stellen gaan over de kosten.
Hoeveel betaal je momenteel voor het onderhoud van je oude systeem en staat het de productiviteit in de weg?
Weeg dat af tegen de kosten van een softwareabonnement en de potentiële besparingen door automatisering.
Als uw bedrijf groeit of u in de toekomst wilt uitbreiden, biedt een virtueel telefoonsysteem u schaalbaarheid – ukunt zoveel gebruikers toevoegen als u wilt.
Nu steeds meer werknemers op afstand en in hybride modellen willen werken, zullen cloud-gebaseerde systemen helpen om talent aan te trekken en te behouden.
U hebt de flexibiliteit om overal meerdere apparaten te gebruiken, maar met één zakelijk nummer.
Dit ziet er professioneler uit dan het verstrekken van persoonlijke telefoonnummers (en het is ook nog eens veiliger).
Bovendien kun je met virtuele telefoonsystemen een nummer laten weergeven dat lokaal is voor je doelgroep (zelfs als ze in het buitenland zitten), waardoor je opnamepercentages verbeteren.
VoIP-systemen geven je toegang tot een groot aantal functies en integraties in één pakket, wat geld bespaart en betekent dat gebruikers niet tussen meerdere apps hoeven te schakelen.
Nog één ding over het belang van virtuele telefoonsystemen in je bedrijf: ze zijn ontworpen om eenvoudig te gebruiken te zijn, zodat je geen eeuwen kwijt bent aan installatie en training.

Ja!
U kunt uw bedrijfsnummer (of meerdere nummers) meenemen naar uw nieuwe provider in een proces dat bekend staat als “porteren”.
Je hebt niet het gedoe van het geven van een nieuw nummer aan klanten of het aanpassen van bestaand marketingmateriaal en bewegwijzering.
CloudTalk helpt je om je bestaande nummer over te dragen in slechts drie weken.
U kunt lokale, nationale, mobiele en gratis nummers uit 50 landen porteren door gewoon een verzoek in te dienen en basisinformatie te verstrekken, zoals de gegevens van uw oude provider.

De kosten variëren afhankelijk van de leverancier, de grootte van je organisatie en de functies die je nodig hebt.
De meeste leveranciers bieden een reeks prijsplannen voor verschillende budgetten.
CloudTalk-plannen beginnen bijvoorbeeld bij $ 25 per gebruiker per maand.
Het belangrijkste om te onthouden is dat cloudgebaseerde telefoonsystemen goedkoper zijn dan vaste lijnen, wat betreft installatie-, onderhouds- en belkosten.
Ze bieden ook een beter rendement op investering (ROI) op de lange termijn, omdat u geld bespaart door efficiëntie en uw omzet verhoogt door Klantentevredenheid.
Dus wat is het beste virtuele telefoonsysteem voor kleine bedrijven?
Een systeem dat je de functies en flexibiliteit biedt die je nodig hebt voor een prijs die bij je past.