Pemasangan Sistem Telefon Perniagaan: Perkara yang Anda Perlu Tahu

Telefon kekal sebagai saluran perkhidmatan pelanggan yang paling biasa dengan kadar penggunaan global sebanyak 77% . Jadi, pemasangan telefon perniagaan kekal sebagai pertimbangan penting dan, mujurlah, ia tidak sekompleks dan memakan masa seperti dahulu.

Jika anda seorang pemula yang mencari sistem telefon perniagaan baharu atau perniagaan mapan yang mencari peningkatan, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana pemasangan sistem telefon untuk perniagaan anda berfungsi.

Ini semua yang anda perlu tahu.

Pengambilan utama:

• Perniagaan mesti memilih antara sistem telefon tradisional di premis dan penyelesaian berasaskan VoIP.
• Salah satu perbezaan utama antara kedua-dua sistem ialah penyelesaian berasaskan VoIP biasanya lebih cepat, lebih mudah dan lebih murah untuk dipasang dan disediakan.
• Dengan platform yang dihoskan awan seperti CloudTalk, anda boleh bermula dalam masa beberapa jam sahaja dengan melanggan, memuat turun dan menyesuaikan perisian.
• Penyediaan dan latihan kakitangan untuk menggunakan penyelesaian panggilan berasaskan perisian juga selalunya jauh lebih cepat dan lebih mudah daripada memperkenalkan mereka kepada persediaan di premis.

Apakah Sistem Telefon Perniagaan?

Sistem telefon perniagaan ialah alat komunikasi yang membolehkan anda mengendalikan panggilan telefon masuk dan keluar dengan pelanggan, rakan sekerja dan pihak berkepentingan.

Bergantung pada jenis sistem yang anda gunakan, anda juga boleh melaksanakan fungsi lain seperti pemesejan teks, pemindahan panggilan, panggilan tiga hala dan banyak lagi. Jenis sistem telefon perniagaan juga memberi kesan ketara kepada proses pemasangan.

Pelbagai Jenis Sistem Telefon Perniagaan

Sistem telefon perniagaan boleh dikategorikan kepada dua jenis utama: Sistem berasaskan talian tetap tradisional dan sistem berasaskan VoIP. Panjang, kerumitan dan kos pemasangan berbeza dengan ketara bergantung pada yang mana yang anda pilih.

Sebelum kita membahasnya, mari kita lihat VoIP vs talian tetap :

Sistem Telefon Berasaskan Talian Tetap Tradisional

Talian tetap tradisional—juga dikenali sebagai sistem di premis— ialah persediaan telefon analog yang disambungkan ke Rangkaian Telefon Bersuis Awam (PSTN). Ia berfungsi dengan menukar audio kepada isyarat elektronik yang dihantar melalui wayar tembaga.

Walaupun panjang umurnya, talian tetap tradisional mempunyai kelemahan yang kritikal. Ia bukan sahaja tidak mempunyai ciri dan fungsi moden, tetapi ia amat sukar untuk dipasang.

Sistem Telefon Berasaskan VoIP

Sistem telefon berasaskan VoIP ialah penyelesaian komunikasi digital. Ia menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk membolehkan anda membuat dan menerima panggilan telefon melalui sambungan internet. Ia juga boleh menghantar video, mesej teks dan multimedia lain.

Ia berfungsi dengan menukar data suara kepada isyarat digital yang dihantar melalui internet. Jadi, ia tidak memerlukan pendawaian tembaga.

Kebanyakan sistem telefon berasaskan VoIP adalah penyelesaian awan yang dihoskan. Ini bermakna infrastruktur, perkakasan dan perisian sistem telefon ditempatkan di awan oleh pihak ketiga (pembekal VoIP anda).

Cabaran Pemasangan Sistem Telefon Di Premis

Perniagaan semakin beralih daripada sistem di premis untuk menerima VoIP. Salah satu sebab untuk penghijrahan besar-besaran ini ialah betapa sukar dan mahalnya sistem di premis untuk dipasang.

Anda bukan sahaja perlu membeli perkakasan kos tinggi, lesen perisian dan bilik pelayan, anda juga perlu mengupah pakar khusus untuk melaksanakan pemasangan dan konfigurasi. kenapa? Kerana talian tetap tradisional adalah kompleks, yang mewujudkan satu lagi cabaran.

Kerumitan pemasangan bermakna ia mengambil masa yang lama untuk disediakan. Ini meningkatkan peluang anda mengalami gangguan perkhidmatan, menghalang produktiviti perniagaan dan mengurangkan kepuasan pelanggan.

Dengan sistem VoIP, pembekal anda menempatkan perkakasan anda dan menguruskan kebanyakan proses pemasangan untuk anda. Jadi, pemasangan berjalan dengan lebih lancar.

Cara Sediakan Sistem Telefon Perniagaan dengan Cara Moden

Pemasangan sistem telefon perusahaan dan perniagaan kecil sama-sama lebih mudah dengan VoIP. Walau bagaimanapun, masih terdapat beberapa langkah utama dan amalan terbaik yang perlu anda ikuti jika anda mahu ia tidak menyakitkan yang mungkin.

Untuk membantu anda membetulkannya, kami telah mencipta panduan langkah demi langkah ini:

#1 Tentukan Keperluan Perniagaan Anda dengan Jelas

Tidak ada yang lebih mengecewakan daripada memilih pembekal telefon hanya untuk mengetahui kemudiannya bahawa ia tidak mempunyai ciri penting.

Jadi, mulakan proses dengan duduk bersama pihak berkepentingan dan pasukan. Secara kolaboratif, berusaha untuk mewujudkan dengan tepat apa yang diperlukan oleh perniagaan anda daripada sistem telefon.

Pertimbangkan perkara berikut:

• Ciri-ciri: Adakah terdapat sebarang fungsi mesti ada yang anda perlukan untuk memenuhi matlamat anda? Buat senarai semak ciri sistem telefon perniagaan untuk dirujuk semasa penyelidikan anda.

• Belanjawan: Apakah belanjawan sistem telefon perniagaan anda? Pertimbangkan persediaan awal serta kos jangka panjang.

• Sambungan Internet: Tetapkan kelajuan internet anda supaya anda tahu sama ada ia memenuhi pengesyoran pembekal pilihan anda. Walaupun kebanyakan panggilan VoIP menggunakan kira-kira 100 kbps muat naik/kelajuan muat turun setiap baris, anda idealnya mahu—sekurang-kurangnya—1Mbps kelajuan muat turun/muat naik setiap baris.

• Pengguna dan nombor telefon: Berapa ramai pengguna dan nombor telefon yang anda perlukan? Adakah anda memerlukan nombor antarabangsa? Pertimbangkan keperluan jangka pendek dan jangka panjang anda untuk mengambil kira skalabiliti.

Penyepaduan: Jika anda mahu sistem telefon anda disepadukan dengan alatan perniagaan anda yang lain, seperti CRM atau meja bantuan anda, maka tentukan dengan jelas keperluan penyepaduan anda untuk memastikan pembekal anda menyokongnya.

#2 Teliti dan Uji Sistem Potensi

Berbekalkan keperluan perniagaan anda yang jelas, lakukan penyelidikan anda ke dalam sistem VoIP berbeza yang tersedia daripada pembekal yang berbeza.

Proses ini perlu mengambil masa, kerana anda perlu membandingkan dan menguji pelbagai faktor: Beberapa perkara utama yang perlu diperhatikan termasuk:

• Ciri-ciri: Adakah penyelesaian itu menawarkan ciri dan fungsi yang mesti ada yang anda perlukan? Rujuk senarai semak ciri penting anda untuk menentukan penyedia dan pakej yang lengkap untuk memenuhi keperluan anda.

• Pelan harga: Pembekal biasanya menawarkan pelan harga berperingkat. Jadi, lihat setiap pelan untuk menentukan yang mana satu mempunyai ciri dan fungsi yang anda perlukan. Bandingkan pelan serupa merentas penyedia untuk melihat yang mana satu menawarkan nilai yang lebih baik untuk wang.

• Sokongan pelanggan: Jika anda mempunyai soalan atau isu, betapa mudahnya untuk menghubungi sokongan pelanggan? Apakah saluran anda boleh menghubungi mereka dan bila?

• Kemesraan pengguna: Adakah platform ini cukup intuitif dan mesra pengguna untuk menghantar ejen anda dengan pantas?

Anda boleh mengesahkan faktor seperti kualiti ciri dan kemudahan penggunaan dengan mengambil kesempatan daripada percubaan percuma dan/atau tunjuk cara yang biasanya ditawarkan oleh pembekal. Sebagai contoh, anda boleh mencuba percubaan percuma penuh 14 hari CloudTalk untuk menguji semua ciri utamanya.

Tapak perbandingan perisian dan ulasan pihak ketiga daripada pengguna sedia ada juga akan mempunyai beberapa cerapan, jadi pastikan anda menyemaknya juga.

#3 Daftar Dengan Pembekal Pilihan Anda

Sebaik sahaja anda telah menemui penyedia yang paling sesuai dengan keperluan perniagaan anda, teruskan dan daftar untuk pakej langganan yang anda inginkan.

Ingat, dengan sistem VoIP, tiada pemasangan fizikal berlaku. Anda tidak perlu membeli telefon meja. Anda boleh mula terus dengan PC, komputer riba dan telefon mudah alih yang telah anda miliki.

#4 Konfigurasikan Sistem Telefon Perniagaan Baharu Anda

Sekarang mari kita lihat cara memasang sistem telefon perniagaan dan mengkonfigurasinya mengikut keperluan anda dengan cepat dan mudah.

Muat turun Perisian dan Apl

Pembekal sistem telefon berasaskan VoIP akan mempunyai aplikasi telefon lembut yang boleh anda muat turun dan pasang pada peranti anda. Apl telefon lembut menjadikan komputer, tablet dan telefon bimbit menjadi telefon perniagaan yang dimuatkan sepenuhnya yang boleh anda gunakan dari jauh, memperkasakan pasukan anda untuk bekerja dari mana-mana sahaja pada peranti pilihan mereka.

Anda juga mungkin perlu memuat turun penyemak imbas yang betul dan sebarang sambungan penyemak imbas. Pembekal anda harus membimbing anda dalam bidang ini.

Port dan Dapatkan Nombor Telefon

Menukar nombor telefon perniagaan anda adalah menyusahkan, untuk anda dan untuk pelanggan anda. Kebanyakan pembekal menawarkan perkhidmatan pemindahan nombor yang memindahkan nombor telefon sedia ada anda ke sistem telefon baharu anda.

CloudTalk boleh mengalihkan nombor tempatan, kebangsaan, mudah alih dan bebas tol anda dalam masa 2-3 minggu. Apa yang anda perlu lakukan ialah membuat permintaan dan pasukan kami mula bekerja dengan serta-merta.

Dan, jika anda memerlukan nombor telefon VoIP tambahan atau nombor antarabangsa, anda juga boleh mendapatkannya. CloudTalk menawarkan 160+ nombor antarabangsa , supaya anda boleh mewujudkan kehadiran tempatan di setiap negara yang anda layani.

Tambah dan Susun Pengguna

Pembekal pilihan anda harus mempunyai papan pemuka berpusat di mana pentadbir boleh menambah pengguna baharu pada akaun anda. Setelah anda menambahkan pengguna anda, susun mereka ke dalam kumpulan bergantung pada jabatan, pasukan, tugas mereka dan banyak lagi.

Contohnya, anda mungkin membuat kumpulan berbeza untuk pemasaran, HR, jualan, sokongan pelanggan dan kewangan.

Sediakan Ciri dan Fungsi Utama

Kini tiba masanya untuk perkara yang menyeronokkan—menyediakan ciri anda dan menyesuaikannya mengikut keperluan unik anda.

Berikut adalah tugas utama yang perlu anda fokuskan:

• Reka bentuk aliran panggilan: Petakan aliran panggilan yang menggambarkan rupa perjalanan panggilan pelanggan anda semasa mereka bergerak dari sambungan ke penyelesaian isu. CloudTalk mempunyai alat yang sempurna untuk ini— Pereka Aliran Panggilan interaktif—yang membolehkan anda membuat aliran tersuai untuk benar-benar mengoptimumkan pengalaman.

• Sediakan penghalaan panggilan: Terdapat banyak cara berbeza untuk menghalakan panggilan: Penghalaan berasaskan kemahiran, penghalaan pusingan pusingan, penghalaan paling tidak melahu dan banyak lagi. Sediakan peraturan penghalaan panggilan untuk setiap kumpulan anda selaras dengan keperluan unik mereka.
• Rakam mesej mel suara: Rakam mesej yang menyambut pelanggan anda ke peti masuk mel suara anda dan menjemput mereka untuk meninggalkan butiran mereka. Jika anda pusat panggilan keluar, ia juga berbaloi untuk menyediakan ciri seperti penurunan mel suara, yang membolehkan anda merakam semula mesej mel suara yang dihantar secara automatik kepada prospek.
• Sediakan waktu perniagaan: Anda perlu mengkonfigurasi waktu perniagaan anda dalam sistem telefon supaya ia tahu perkara yang perlu dilakukan semasa waktu luar waktu (contohnya, menghantar panggilan ke mel suara). Laraskan peraturan penghalaan luar waktu untuk pejabat dan nombor khusus anda, dan tetapkan pengecualian waktu perniagaan untuk cuti.
• Berikan sambungan: Berikan sambungan unik kepada pekerja, pasukan atau pejabat tertentu supaya rakan sekerja dan pelanggan boleh berhubung dengan orang yang betul dengan cepat.

Selagi anda telah memilih penyedia dengan platform intuitif dan tawaran yang fleksibel, semua ciri dan fungsi ini haruslah agak mudah untuk disediakan. Kami mengesyorkan CloudTalk atas sebab ini—dan begitu juga pengguna CloudTalk:

“Faedah penting CloudTalk ialah fleksibiliti yang tiada tandingannya dalam mengendalikan permintaan kami. Sama ada kami memerlukan nombor baharu, ID pemanggil yang disahkan atau menyediakan pemindahan nombor, mereka menjadikannya sangat mudah dan cekap. Proses mereka yang diperkemas dan masa tindak balas yang pantas menjimatkan banyak masa dan sumber kami, membolehkan kami memberi tumpuan kepada operasi perniagaan teras kami.”

Ibrahim Imam – Pengasas Bersama, Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan, Ketua Pegawai Eksekutif MENA & APAC di PlanRadar

#5 Onboard dan Latih Pasukan Anda

Setelah semuanya disediakan pada sistem, anda boleh mula memasukkan kakitangan anda. Matlamatnya adalah untuk melakukan ini secepat mungkin untuk memaksimumkan nilai dan produktiviti lebih awal.
Sekali lagi, CloudTalk cemerlang dalam hal kemudahan penggunaan. Ia bukan sahaja direka bentuk untuk menjadi intuitif, tetapi kami juga mempunyai keseluruhan portal onboarding dengan nasihat dan tutorial video yang mendalam.

Daripada panduan tentang cara memasang sistem telefon perniagaan anda kepada video yang membimbing anda tentang cara menggunakan ciri khusus, kami mempunyai segalanya. Jadi, ejen yang kurang pengalaman IT dan teknologi pun boleh mengambilnya tanpa masalah.

Berapakah Kos Pemasangan Sistem Telefon Perniagaan?

Sebahagian besar kos pemasangan anda akan datang daripada langganan sistem telefon perniagaan anda. Sistem telefon berasaskan VoIP dijalankan pada model langganan, dan mereka dibayar sama ada bulanan atau tahunan.

Berhati-hati—kos berbeza-beza bergantung pada pembekal dan pakej yang anda pilih.

Anda boleh melihat daripada panduan harga sistem telefon perniagaan kami bahawa pakej bermula pada sekitar $3.99 setiap pengguna/bulan dan melonjak naik sehingga $140 setiap pengguna/bulan.

Kebanyakan pembekal menawarkan pakej berperingkat. Pakej berharga rendah lebih sesuai untuk perniagaan yang lebih kecil, manakala pakej yang lebih mahal memenuhi perniagaan yang lebih besar.

Secara amnya, lebih banyak ciri dan fungsi yang disertakan dalam pakej, lebih tinggi harganya.

Jumlah yang anda belanjakan akan ditentukan oleh belanjawan anda, saiz perniagaan dan keperluan ciri. Sebagai contoh, walaupun pembekal seperti Skype dan Microsoft Teams menawarkan langganan paling murah, mereka kekurangan ciri perniagaan yang diperlukan untuk bersaing dengan komunikasi moden.

CloudTalk mempunyai empat rancangan antara $25 – $50 (€25 – €50) bagi setiap pengguna/bulan yang dibilkan setiap tahun. Dengan banyak ciri dan fungsi yang sesuai dengan saiz perniagaan yang berbeza, kami adalah salah satu penyelesaian sistem telefon yang paling kos efektif.

Selain itu, membeli telefon anda adalah satu-satunya kos persediaan yang lain. Dan inilah petua: laksanakan dasar BYOD (bawa-peranti-anda-sendiri) untuk membenarkan pekerja menggunakan peranti peribadi mereka sebagai telefon perniagaan. Ini boleh menjimatkan lebih banyak wang syarikat anda.

Tetapi bagaimanakah harga pemasangan sistem telefon perniagaan tradisional berbanding dengan VoIP?

Untuk menyediakan sistem tradisional, anda ingin melabur beribu-ribu dolar ke dalam perkakasan sahaja. Selain itu, anda perlu mengupah pakar khusus untuk memasang dan mengkonfigurasi sistem untuk anda.

Dan kemudian anda mempunyai lesen perisian dan kos telefon anda (anda tidak boleh membenarkan dasar BYOD seperti yang anda boleh dengan VoIP).

Pemasangan Sistem Telefon Perniagaan Pantas dan Mudah

Sama ada anda beralih daripada talian tetap tradisional atau mencari sistem komunikasi yang sempurna untuk permulaan anda, pemasangan sistem telefon perniagaan adalah lancar dengan pembekal yang betul.

Jika anda memilih CloudTalk, anda boleh menyediakan keseluruhan pusat hubungan dalam masa lima minit sahaja, terus dari penyemak imbas web anda.

Kami mengendalikan segala-galanya daripada konfigurasi kepada pemindahan nombor, supaya anda boleh menumpukan pada perkara yang menarik (seperti membuat aliran panggilan dan peraturan penghalaan). Dan terima kasih kepada apl telefon lembut kami, pekerja anda boleh menggunakan peranti yang telah mereka miliki—tidak perlu menambah belanjawan anda pada telefon meja.

Tetapi jangan hanya mengambil kata-kata kami untuk itu. Cuba CloudTalk sendiri dengan kami14 -hari percubaan percuma—tiada rentetan.