Cara Menjadikan Mesyuarat Maya Lebih Interaktif: Panduan Lengkap Anda

Organisasi menumpukan kira-kira 15% masa mereka untuk mesyuarat, menurut Zippia. 71% daripada mesyuarat tersebut, bagaimanapun, dianggap tidak produktif. 55% pekerja jauh, lebih-lebih lagi, percaya bahawa majoriti mesyuarat mereka “boleh jadi e-mel”.

Perjumpaan—maya atau sebaliknya—tidak sepatutnya melibatkan satu orang bercakap dan hadirin lain mendengar (atau tidak!). Jika mereka melakukannya, maka mereka benar-benar boleh menjadi e-mel.

Cara menjadikan mesyuarat maya lebih interaktif, adalah isu utama untuk mana-mana perniagaan dengan pekerja jauh. Memastikan mereka terlibat dan berminat dalam mesyuarat adalah perkara yang akan menjadikan mesyuarat tersebut lebih produktif. Jadi, bagaimana anda boleh melakukannya?

Pengambilan utama:

• Pertemuan maya semakin biasa merentas banyak perniagaan, dengan kerja jauh dan hibrid terbukti popular di kalangan pekerja dan syarikat.
• Ia mungkin mencabar untuk memastikan peserta maya terlibat dan terlibat dengan mesyuarat, kerana mereka mempunyai lebih banyak gangguan yang berpotensi dan mungkin mengalami masalah teknikal.
• Cara menjadikan mesyuarat maya interaktif ialah soalan penting untuk ditanya oleh perniagaan kepada diri mereka sendiri, kerana ia membantu dengan penglibatan peserta.
• Beberapa alat penglibatan yang berguna untuk mesyuarat maya termasuk pemecah ais, tinjauan masa nyata atau tinjauan pendapat, dan bantuan visual yang berkaitan.
• Perniagaan yang berjaya menangani isu cara melibatkan pekerja secara maya berkemungkinan akan melihat kepercayaan yang lebih besar dalam pasukan mereka, budaya syarikat yang lebih kukuh dan mesyuarat yang lebih produktif.

Apakah Cabaran Terbesar Mengehoskan Mesyuarat Anda Dalam Talian?

Cara menjadikan mesyuarat lebih interaktif bukanlah satu cabaran baharu untuk perniagaan. Jauh sebelum mesyuarat maya menjadi perkara biasa, syarikat masih perlu mempertimbangkan cara untuk memastikan kehadiran peserta mesyuarat.

Walau bagaimanapun, boleh dikatakan lebih sukar untuk mempromosikan penglibatan yang kuat dengan mesyuarat jarak jauh. Ini kerana cabaran unik mesyuarat perniagaan maya ini: :

• Gangguan teknikal, seperti isu sambungan atau masalah audio yang anda tiada kawalan boleh menyebabkan peserta terlepas maklumat penting. Itu menjadikannya lebih sukar bagi mereka untuk melibatkan diri secara berkesan dengan rakan sekerja mereka.
• Apabila kita berkomunikasi secara peribadi, isyarat visual dan bahasa badan memainkan peranan besar dalam menyampaikan konteks. Tanpa isyarat bukan lisan itu, lebih sukar untuk membina hubungan dan kepercayaan di kalangan peserta mesyuarat. Oleh itu, pasukan anda mungkin lebih pendiam dan pendiam untuk berkongsi pendapat mereka dalam mesyuarat jarak jauh.
• Keletihan pertemuan maya adalah fenomena psikologi yang diiktiraf. Terlalu lama dihabiskan untuk persidangan video boleh menyebabkan keletihan, kekurangan produktiviti dan keletihan yang berterusan. Jika ia menjejaskan pasukan terpencil anda, maka memastikan mereka terlibat dan terlibat dengan mesyuarat akan menjadi lebih sukar.

Jadi, apakah beberapa cara yang berkesan untuk meningkatkan interaksi dan penyertaan dalam mesyuarat dalam talian?

Adakah anda tahu bagaimana telepresence berbeza daripada persidangan video?

Ketahui lebih lanjut

6 Petua Untuk Lebih Banyak Pertemuan Interaktif Dengan Pasukan Maya Anda

Daripada pemecah ais untuk mesyuarat maya kepada cara anda boleh menyuntik keseronokan, berikut ialah enam petua teratas kami untuk cara menjadikan mesyuarat interaktif:

#1 Pilih Tetapan yang Tepat untuk Mesyuarat

Mempelajari cara menjadikan mesyuarat maya interaktif bermula sebelum mesyuarat dilakukan—dengan memikirkan tetapan mesyuarat.

Anda mahu hadirin anda memberi perhatian kepada perbincangan dan tidak terganggu oleh persekitaran. Matlamat anda adalah untuk menjadikan persekitaran dan latar belakang anda seprofesional mungkin tanpa terlalu kaku.

Cara Memilih Persekitaran yang Tepat

• Untuk meminimumkan gangguan, gunakan bilik dengan pintu yang boleh ditutup.
• Cari lokasi yang terdapat sedikit bunyi latar belakang.
• Lihat sekeliling dan pilih bilik yang terang dengan dinding atau latar belakang biasa dan cahaya semula jadi.
• Sediakan kamera pada paras mata.
• Pastikan komputer anda dipalamkan dan dicas.
• Semak sama ada anda mempunyai sambungan internet yang kukuh.

Perubahan kecil ini akan membuat perbezaan besar kepada kualiti keseluruhan dan profesionalisme mesyuarat anda, tanpa memerlukan banyak usaha. Dengan kelihatan lebih profesional, anda lebih berkemungkinan untuk terus mengingatkan hadirin mesyuarat bahawa mereka berada dalam persekitaran perniagaan yang memerlukan perhatian dan penglibatan mereka (walaupun mereka sebenarnya berada di rumah).

Sebaik sahaja anda telah menyediakan persekitaran anda sendiri, tiba masanya untuk menyediakan ruang mesyuarat maya anda. Pastikan semua peserta dapat melihat dan mendengar antara satu sama lain dengan jelas.

Bergantung pada platform pertemuan maya interaktif pilihan anda, anda mungkin mahu melaraskan paparan agar sesuai dengan pengenalan visual jenama anda. Contohnya, dengan menggunakan latar belakang maya berjenama. Anda juga boleh menambah beberapa ciri untuk meningkatkan pengalaman peserta seperti bilik pecahan, serta menyediakan peranan dan pilihan rakaman (jika perlu) .

Sudah tentu, jika anda ingin menggunakan persidangan panggilan untuk lebih daripada sekadar mesyuarat (untuk webinar atau pelancaran produk, contohnya) , anda perlu mempertimbangkan keperluan tersebut juga.

Jika anda merancang lebih awal, anda boleh menjadikan ruang pertemuan maya anda sebagai produktif dan menarik seperti mana-mana mesyuarat secara bersemuka, dan itu menyediakan anda dengan sempurna untuk mengadakan mesyuarat dalam talian interaktif.

#2 Gunakan Pemecah Ais pada Permulaan Mesyuarat

Apakah satu cara untuk meningkatkan interaksi semasa mesyuarat maya? Dengan memulakan mesyuarat dengan cara yang memudahkan para hadirin dan menjadikan mereka lebih selesa berkongsi idea dan pandangan mereka.

Untuk situasi sedemikian, sediakan beberapa pemecah ais di lengan anda untuk membantu semua orang berehat dan mewujudkan persekitaran yang lebih terbuka dan bersambung untuk komunikasi pasukan maya .

Pemecah ais maya hendaklah cepat, dan mudah untuk disertai. Pilih satu yang semua orang yang hadir suka atau pernah cuba sebelum ini supaya mereka berasa selesa dari awal. Dapatkan perhatian mereka dengan segera, pecahkan halangan, dan anda akan melihat bahawa keseluruhan mesyuarat berjalan lancar.

Pemecah ais boleh jadi semudah tempoh masa yang singkat diluangkan untuk bercakap tentang topik bukan kerja. Atau, anda boleh mencuba salah satu daripada yang berikut untuk menggalakkan persidangan atau mesyuarat maya yang lebih interaktif.

Contoh Pemecah Ais Anda Boleh Cuba:

• Jenaka “Pasukan” – Ice-breakers adalah tentang membuat satu sama lain berasa selesa, jadi jenaka atau komen ceria yang peribadi kepada pasukan anda adalah hebat. Mungkin anda selalu mengusik rakan sekerja tentang cuaca di mana mereka berada atau menawarkan kemas kini tentang hobi yang dikongsi.
• Soalan “Mengenal anda” – Salah satu pemecah keheningan yang paling mudah untuk mesyuarat maya, soalan “mengenal anda” membantu pasukan berasa lebih terhubung. Hanya pilih soalan yang menarik, seperti “apa makanan kegemaran anda?” atau “di mana percutian impian anda?”, dan pergi ke sekitar peserta untuk jawapan mereka.
• Satu kebenaran dan dua pembohongan – Satu lagi yang mudah. Anda hanya pergi mengelilingi kumpulan dan minta setiap orang memberitahu anda satu kebenaran dan dua pembohongan tentang diri mereka sendiri. Kemudian, anda yang lain cuba meneka yang mana.
• Ceramah maya – Berikut ialah pemecah ais untuk mesyuarat video interaktif. Pilih satu atau dua peserta anda untuk melakonkan sandiwara untuk diteka oleh seluruh kumpulan. Jika anda ingin mengekalkan perkara yang lebih tertumpu kepada perniagaan, pilih frasa untuk bertindak yang berkaitan dengan kerja anda.
• Tunjukkan dan beritahu – Pilih seorang peserta setiap mesyuarat untuk memulakan sesuatu dengan menunjukkan kumpulan sesuatu yang menarik atau penting kepada mereka. Mungkin ia akan menjadi cenderahati yang menyeronokkan yang mereka ambil atau mungkin ia akan menjadi anjing mereka. Walau apa pun, ia akan membantu seluruh pasukan mengenali mereka dengan lebih baik.

#3 Sertakan Alat Bantu Visual dalam Sebarang Persembahan

Setelah pemecah ais ringan selesai, tiba masanya untuk memikirkan cara menjadikan mesyuarat maya menyeronokkan dan interaktif, walaupun semasa anda berkongsi maklumat penting.

Sukar untuk mengekalkan perhatian kumpulan jika anda hanya bercakap dengan mereka. Ia lebih sukar apabila anda menguruskan pasukan jauh . Ia tidak akan mengambil masa terlalu lama sebelum peserta anda mula hanyut dan melihat timbunan menyeterika di sudut ruang tamu mereka atau pun mula menyemak e-mel mereka.

Menambahkan alat bantu visual pada pembentangan dalam mesyuarat anda membantu mengekalkan perhatian. Selain itu, ramai orang adalah pelajar visual, bermakna mereka mengambil maklumat dengan lebih mudah apabila mereka dapat melihatnya. Jadi, bukan sahaja alat bantu visual dapat memastikan peserta mesyuarat lebih terlibat, ia juga boleh membantu mereka mengingati perkara yang anda beritahu mereka.

Berikut ialah beberapa contoh bantuan visual untuk dipertimbangkan sebagai alat interaktif untuk mesyuarat maya:

Bantuan Visual yang Boleh Anda Gunakan dalam Mesyuarat Interaktif

• Graf dan carta – Ini bagus untuk mesyuarat maya di mana anda memecahkan keputusan atau prestasi. Graf dan carta berfungsi sebagai visualisasi yang menarik tentang nombor yang kelihatannya kering atau membosankan. Lebih baik lagi jika graf semuanya menunjuk ke arah yang betul!
• Tayangan slaid atau dek – Beberapa slaid mudah dengan perkara utama yang anda cuba sampaikan ialah satu lagi contoh bantuan visual yang berguna. Selain itu, ia mempunyai bonus tambahan untuk mengingatkan anda tentang semua yang perlu anda tanggung.
• Agenda mesyuarat – Mungkin tiada data untuk dijadikan graf dan anda tidak mempunyai masa untuk membuat meja slaid penuh. Walaupun hanya berkongsi skrin anda dan memaparkan agenda mesyuarat boleh berfungsi sebagai elemen visual kepada mesyuarat anda.

#4 Dapatkan Maklum Balas Dalam Masa Nyata

Petua ini untuk menjadikan mesyuarat maya lebih interaktif adalah salah satu petua yang lebih mudah. Jika anda mahukan input mereka dan membuat mereka bertunang, tanya mereka!

Jangan menganggap mesyuarat anda sebagai jalan sehala. Pastikan semua orang tahu bahawa mereka boleh—dan harus—berkongsi pendapat dan idea mereka. cara anda melakukannya terpulang kepada anda, sama ada anda memilih untuk membuat dan berkongsi kod QR atau pautan ke borang maklum balas.

Sesetengah platform mesyuarat dalam talian interaktif mungkin membenarkan anda menjalankan tinjauan atau tinjauan pendapat dalam masa nyata semasa mesyuarat anda berlangsung, yang sangat bagus. Ia tidak semestinya rumit, walaupun.

Di tempat yang berkaitan dalam mesyuarat, hanya berhenti dan tanya rakan sekerja anda soalan.

Perkara yang Anda Boleh Tanya Rakan Sekerja Maya Anda

• Adakah terdapat apa-apa (lain) yang anda ingin bincangkan?
• Apa pendapat anda tentang idea itu? Adakah terdapat cara yang boleh kita lakukan dengan lebih baik?
• Adakah jangka masa itu realistik, atau patutkah kita memberi lebih banyak masa kepada diri sendiri?
• Adakah anda fikir kita perlu mengadakan mesyuarat lain untuk membincangkan perkara itu dengan lebih lanjut?

#5 Perwakilan Peranan dan Tugas Mesyuarat

Selalunya, interaktiviti dan penglibatan dikaitkan dengan penyertaan. Oleh itu, satu lagi cara untuk menjadikan mesyuarat maya anda lebih interaktif adalah dengan menetapkan peranan dan tugas peserta dalam mesyuarat.

Bergantung pada jenis mesyuarat, terdapat beberapa perkara berbeza yang boleh anda minta rakan sekerja anda lakukan:

Tugasan Untuk Disempurnakan Hadirin Mesyuarat

• Ambil nota atau minit – Anda mungkin mahu rekod mesyuarat anda, supaya anda boleh menugaskan seorang peserta menyimpan nota. Anda juga mungkin meminta mereka menukar nota tersebut menjadi set minit yang lebih teratur untuk mesyuarat selepas ia selesai. Jika anda bimbang ia mungkin mengalihkan perhatian mereka daripada mesyuarat, walau bagaimanapun, sesetengah perisian pusat panggilan maya boleh mengendalikannya untuk anda melalui transkripsi automatik dan ringkasan panggilan.
• Bertindak sebagai fasilitator – Fasilitator mesyuarat bertanggungjawab memastikan perkara mengikut landasan dan topik. Mereka akan mempunyai agenda di hadapan mereka dan boleh masuk untuk mengubah hala perbincangan jika ia berlaku secara tangen.
• Jadilah penjaga masa – Jika anda perlu memastikan mesyuarat maya anda tidak berjalan walaupun lewat beberapa saat, mempunyai penjaga masa boleh membantu. Beritahu mereka sebelum mesyuarat berapa lama anda perlu membincangkan setiap item agenda. Kemudian, mereka boleh memberi amaran kepada semua orang jika ada sesuatu yang mengambil masa terlalu lama dan memastikan perbincangan bergerak.

#6 Perkenalkan Unsur Keseronokan

Komunikasi apabila bekerja dari jauh selalunya tidak mempunyai jenis interaksi kasual dan tidak formal yang biasa dalam persekitaran dalam pejabat. Pekerja jauh terlepas, sebagai contoh, pada sembang pantas dengan rakan sekerja semasa mereka lulus meja mereka atau perbincangan air sejuk TV hujung minggu.

Oleh itu, satu lagi cara hebat untuk menggalakkan lebih banyak penglibatan dengan mesyuarat maya anda ialah dengan menyuntik semula beberapa interaksi yang menyeronokkan dan santai itu.

Di samping pemecah ais yang kita bincangkan sebelum ini, terdapat banyak perkara lain yang boleh anda cuba juga:

Elemen Seronok untuk Mesyuarat Maya Anda

• Tangkapan mudah – Ia tidak semestinya sains roket. Mulakan mesyuarat maya anda dengan bertanya khabar pasukan anda atau apa yang mereka lakukan pada hujung minggu.
• Kuiz trivia – Luangkan sedikit masa dalam mesyuarat sekali-sekala untuk kuiz yang menyeronokkan. Mungkin sekali sebulan, dapatkan peserta yang berbeza untuk mengemukakan soalan dan menguji rakan sekerja mereka.
• Permainan bina pasukan – Rancang beberapa permainan maya untuk pasukan anda bermain bersama. Mungkin anda boleh mencuba Pictionary maya, di mana semua orang perlu meneka apa yang dilukis oleh rakan sekerja? Atau, mungkin, mainkan permainan ya atau tidak di mana seseorang perlu meneka orang terkenal hanya dengan soalan ya atau tidak.

Faedah Mesyuarat Maya Interaktif

Kami telah menyentuh tentang faedah mengetahui cara menjadikan mesyuarat maya lebih interaktif sepanjang masa. Walau bagaimanapun, adalah berbaloi untuk meringkaskannya sekali lagi di sini, supaya anda dapat melihat sebab usaha itu patut dilakukan:

• Mesyuarat yang lebih produktif – Mesyuarat yang lebih interaktif selalunya lebih produktif juga. Jika anda sahaja yang menyumbang kepada mesyuarat, maka itu hanya cerapan dan idea seseorang yang mendorong mesyuarat itu. Walau bagaimanapun, apabila semua orang terlibat, kreativiti, penyelesaian masalah dan banyak lagi akan meningkat satu tahap.
• Membina kepercayaan dan hubungan – Jika mereka terlibat dan berinteraksi secara kerap, pasukan jauh anda akan membina kepercayaan yang lebih besar. Rakan sekerja akan lebih selesa bertanya pendapat satu sama lain atau mendapatkan bantuan. Itu membantu semangat merentas perniagaan anda dan juga meningkatkan kerjasama.
• Meningkatkan budaya syarikat – Kerana kepercayaan dan hubungan yang lebih besar yang dibina melalui mesyuarat yang lebih produktif, budaya syarikat anda secara keseluruhan akan menjadi lebih sihat. Pekerja akan merasakan mereka bekerja di perniagaan di mana mereka mempunyai kawan rapat dan di mana bantuan atau sokongan hanya dengan beberapa klik atau panggilan telefon.

Jadikan Mesyuarat Maya Interaktif dan Dapatkan Lebih Banyak Daripada Pasukan Jauh Anda

Cara untuk menjadikan mesyuarat maya lebih menarik diharapkan kini kelihatan seperti teka-teki yang lebih mudah untuk diselesaikan. Senjata alatan yang anda miliki pada tahun 2024 menjadikan pengehosan mesyuarat maya interaktif mudah.

Menjadikan mesyuarat maya anda interaktif dan produktif boleh menjadi pengubah permainan untuk pasukan anda. Ia membolehkan semua orang menandatangani perasaan seperti mereka mempunyai perbualan yang bermakna, bersedia untuk menangani matlamat mereka yang seterusnya—tidak lagi berasa seperti mesyuarat itu mungkin melalui e-mel!

Gunakan petua yang disenaraikan di atas untuk menjadikan mesyuarat maya anda sebagai pengalaman berfaedah yang boleh diharapkan oleh pekerja anda. Dan, jika anda sedang mencari satu alat yang akan membantu mesyuarat maya anda yang seterusnya berjalan lancar seperti mentega, daftar untuk percubaan percuma hari ini dan lihat pelbagai ciri yang kami tawarkan.

Hubungi pasukan jualan kami yang mesra untuk mengetahui lebih lanjut.

Hubungi jualan