27 Ucapan Mel Suara Buatan Pakar untuk Komunikasi Perniagaan

Laporan menunjukkan bahawa sekitar 80% pemanggil yang dihantar ke mel suara tidak akan meninggalkan mesej. Tetapi ucapan mel suara yang menarik akan menggalakkan mereka untuk berbuat demikian dan apa yang anda perlu lakukan ialah membalas.

Mel suara ialah alat berguna yang membolehkan pelanggan berinteraksi dengan anda, walaupun mereka tidak dapat menghubungi anda pada masa tertentu. Galakkan pelanggan anda untuk meninggalkan mesej kepada anda dengan mencipta ucapan telefon profesional yang terkenal yang tidak akan ditinggalkan oleh sesiapa pun.

Tidak tahu bagaimana ucapan profesional sepatutnya kelihatan seperti? Di bawah, anda akan menemui 27 mesej ucapan yang direka dengan pakar yang boleh anda gunakan untuk pelbagai majlis. Teruskan membaca!

Ambilan Utama:

• Sesuaikan ucapan anda untuk mencerminkan keperibadian jenama anda dan menangani khalayak khusus anda, menjadikan setiap pemanggil berasa dihargai.
• Perkara Kejelasan: Pastikan mesej anda jelas dan ringkas, memastikan pemanggil tahu dengan tepat maklumat yang perlu ditinggalkan dan perkara yang dijangkakan seterusnya.
• Sertakan Maklumat Penting: Sentiasa nyatakan nama perniagaan anda, sebab ketidaktersediaan dan permintaan untuk butiran pemanggil.
• Pemanggil Terus Dengan Sewajarnya: Tawarkan cara alternatif untuk pemanggil mencari maklumat atau mendapatkan bantuan, seperti melawat tapak web anda.
• Tindakan Segera: Galakkan pemanggil untuk meninggalkan mesej dan pastikan mereka mendapat respons yang tepat pada masanya, menunjukkan rasa hormat terhadap masa dan pertanyaan mereka.

Apakah Ucapan Mel Suara yang Baik untuk Perniagaan?

Ucapan yang ideal adalah terkini, jelas, tepat dan bermaklumat. Ia harus termasuk nama perniagaan anda dan ungkapan kekesalan kerana terlepas panggilan. Juga, anda harus menggesa pemanggil untuk meninggalkan:

• maklumat hubungan mereka
• sebab panggilan mereka
• sebarang butiran lain yang mungkin anda perlu buat susulan dengan berkesan.

Selain itu, ucapan mel suara perniagaan yang baik selalunya termasuk jangka masa anggaran untuk panggilan balik, menetapkan jangkaan realistik untuk pemanggil.

Adalah berfaedah untuk menggabungkan kaedah atau sumber hubungan ganti, seperti mengarahkan pemanggil ke tapak web anda untuk mendapatkan jawapan segera kepada soalan lazim. Pendekatan ini menunjukkan komitmen perniagaan anda terhadap perkhidmatan pelanggan dan kecekapan.

Mengapa Ucapan Mel Suara Penting?

Menurut Nectafy, 88% orang yang mencari perniagaan tempatan sama ada akan menelefon atau melawat pejabat dalam masa 24 jam. Tetapi jika syarikat anda tidak mempunyai banyak lagi untuk ditawarkan selain isyarat sibuk, ada kemungkinan besar pemanggil akan menutup telefon dan mencari syarikat lain.

Jelas sekali, anda tidak boleh menjawab semua panggilan anda dengan segera. Atas sebab ini, anda perlu menyediakan ucapan telefon perniagaan profesional.

7 Elemen Utama Ucapan Telefon Profesional

Ucapan telefon profesional ialah peluang pertama anda untuk mempersembahkan imej yang positif dan cekap tentang diri anda atau perniagaan anda. Ia menetapkan nada untuk interaksi dan boleh memberi kesan ketara kepada persepsi pemanggil.

Ucapan mel suara mempunyai struktur asas tentang kandungan yang sepatutnya. Mengikutinya mungkin asas anda untuk menyesuaikan mesej yang sempurna.

Berikut adalah komponen penting untuk disertakan untuk ucapan profesional yang berkesan:

1. Buat Sambutan Mesra

Ucapan awal hendaklah mesra dan mesra, menunjukkan pemanggil mereka dihargai.

Contoh: ” Hello ” atau ” Baik[morning/afternoon/evening] ”

2. Perkenalkan diri anda

Segera perkenalkan diri anda dan syarikat atau jabatan anda. Ini mengesahkan kepada pemanggil bahawa mereka telah sampai ke tempat yang betul dan menambah sentuhan peribadi.

Contoh: “Anda telah sampai ke CloudTalk, bahagian Jualan. nama saya ialah …”

3. Tawaran Bantuan

Selepas pengenalan, nyatakan kesediaan anda untuk membantu. Soalan mudah menjemput pemanggil untuk menyatakan tujuan mereka dan menunjukkan kesediaan anda untuk membantu.

Contoh: ” Bagaimanakah saya boleh membantu anda hari ini? “

4. Menawarkan Bimbingan Yang Jelas

Bimbing pemanggil melalui perkara yang perlu dilakukan seterusnya. Kejelasan adalah kunci, sama ada menavigasi menu telefon atau meneroka pilihan hubungan alternatif.

Contoh: “Jika anda menghubungi tentang pesanan sedia ada, sila tekan 1. Jika anda ingin membantu membuat pesanan baharu, sila tekan 2. “

5. Sebutkan Masa Tindak Balas dan Berikan Seruan Tindakan

Adalah berguna untuk pemanggil mengetahui bila mereka boleh mengharapkan untuk dihubungi. Oleh itu sebutkan jangkaan masa tindak balas. Juga berikan seruan tindak, seperti meninggalkan mesej atau permintaan untuk identiti pemanggil dan alasannya untuk menghubungi anda.

Contoh: “ Saya akan menghubungi anda semula dalam masa 24 jam.” / “Sila, tinggalkan mesej selepas isyarat. Nyatakan nama anda dan tujuan panggilan anda. ”

6. Permudahkan dan Fokus

Pastikan ucapan anda jelas dan pada intinya. Cuba kongsi perkara yang perlu dalam masa 20-25 saat dan elakkan frasa yang terlalu rumit atau jargon industri yang mungkin mengelirukan pemanggil.

7. Gunakan Nada Profesional

Gunakan nada profesional sepanjang ucapan anda. Ini termasuk bersikap sopan, menggunakan bahasa yang betul, dan mengekalkan sikap positif.

Anda juga mungkin memasukkan perkara berikut, bergantung pada situasi:

• Permohonan maaf atas ketidaksediaan anda dan penjelasan ringkas;
• Terima kasih kepada pemanggil kerana meluangkan masa untuk meninggalkan mesej;

PETUA PRO: Jika anda mempunyai pemanggil dalam zon waktu yang berbeza, pastikan anda memasukkan waktu perniagaan dan zon waktu anda, supaya anda berkomunikasi dengan tepat dan menetapkan jangkaan.

27 Skrip Ucapan Mel Suara Perniagaan Profesional

Terokai koleksi 27 ucapan mel suara perniagaan profesional kami yang dipilih susun, masing-masing direka untuk menyampaikan kecekapan, kemesraan dan profesionalisme. Contoh ini memastikan mereka berasa dihargai walaupun anda tidak dapat menjawab telefon.

Salam Mel Suara Perniagaan

1. Mesej Mel Suara Perniagaan Standard

Ini ialah sapaan yang dimainkan semasa anda bekerja tetapi pada masa ini tidak tersedia atas sebab apa pun. Contohnya, anda sedang menghadiri mesyuarat.

Anda boleh menyimpannya lebih lama, namun masih pada kadar yang disyorkan iaitu maksimum 30 saat.

CONTOH: “Helo, anda telah sampai< nama syarikat>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] untuk lebih banyak pilihan. Terima kasih kerana menghubungi kami.”

2. Mesej Mel Suara Diperibadikan ditahan-tahan

Inilah yang pelanggan dengar apabila beratur kerana semua ejen anda sedang mengendalikan kes lain. Pelanggan boleh menunggu dalam baris gilir atau meninggalkan mel suara serta-merta.

CONTOH: “Pemanggil yang dihormati, kami minta maaf, tetapi semua ejen kami sedang sibuk. Sila kekal di talian, dan ejen akan menjawab panggilan anda secepat mungkin. Anda juga boleh memilih untuk meninggalkan mesej. Terima kasih atas kesabaran anda.”

3. Mesej Mel Suara Di Luar Pejabat

Jika pasukan anda tiada, kami mengesyorkan agar anda menyesuaikan mesej khusus untuk tujuan ini. Ia amat berguna jika anda ingin memberitahu pelanggan bahawa pejabat anda tersedia pada waktu perniagaan tertentu . Dengan cara ini, anda menetapkan jangkaan bila pelanggan boleh menghubungi anda atau bila mereka boleh menghubungi anda.

CONTOH: “Hai, anda sudah sampai< nama syarikat>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Anda boleh melayari laman web kami untuk maklumat berkaitan. Jika anda ingin meninggalkan mesej kepada kami, sila berikan nama, nombor dan sebab panggilan anda. Kami akan kembali kepada anda. Terima kasih.”

4. Ucapan Mel Suara untuk Panggilan yang Diterima selepas waktu perniagaan

Untuk saat-saat apabila pelanggan atau pelanggan membuat panggilan di luar waktu operasi biasa anda, adalah penting untuk mengucapkan salam yang memberitahu mereka masa mereka boleh mengharapkan balasan.

CONTOH: “Terima kasih kerana menelefon [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] kepada [end time], Isnin hingga Jumaat.

Sila tinggalkan nama, nombor telefon dan mesej ringkas anda, dan kami akan membalas panggilan anda apabila pejabat kami dibuka semula. Untuk maklumat lanjut, layari laman web kami di [website URL]. Thank you!”

5. Salam Mel Suara untuk Nombor Telefon Bimbit Perniagaan Anda

Apabila anda menggunakan telefon bimbit perniagaan, anda mahukan ucapan yang profesional lagi peribadi. Contoh ini mencapai keseimbangan yang betul:

CONTOH: “Hai, anda telah sampai [your name] dengan [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.”

6. Mel Suara Balas E-mel Gesaan

Jika e-mel ialah kaedah hubungan pilihan anda, biarkan mel suara anda mencerminkannya untuk menggalakkan pendengar menggunakannya.

Skrip ini memaparkan e-mel sebagai saluran komunikasi yang lebih pantas dan cekap, membimbing pemanggil ke arah itu.

CONTOH: “Hello, ini[name] daripada[company] . Untuk jawapan segera, sila e-mel saya di[insert email address] , dan saya menjamin balasan pada penghujung hari perniagaan berikutnya. Jika perkara anda tidak mendesak, sila tinggalkan maklumat hubungan anda dan saya akan menghubungi anda kembali. Semoga anda hari yang indah.”

7. Mesej Mel Suara untuk Mengarahkan Pertanyaan Khusus

Untuk mengelakkan daripada menghabiskan masa untuk panggilan yang boleh dikendalikan dengan lebih baik oleh orang lain atau melalui cara yang berbeza, mesej mel suara ini menawarkan arah yang jelas untuk pertanyaan biasa.

CONTOH: “Hai, itu[your name] . Untuk pertanyaan tentang [X reason], anda harus menghubungi [alternate contact] atau [lawati laman web kami, hantar e-mel]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] hari perniagaan .”

8. Skrip Mel Suara Bermaklumat untuk Pertanyaan Umum

Skrip mel suara ini harus mengarahkan pemanggil dengan cekap kepada maklumat yang paling diminta, menjimatkan masa untuk pemanggil dan pasukan anda. Ia menyediakan laluan yang mudah untuk mendapatkan maklumat sambil masih menawarkan pilihan untuk hubungan peribadi jika perlu.

CONTOH: “Hai, anda telah berhubung dengan [company]. For details on [X] , [halaman Facebook, tapak web syarikat, dll.] kami adalah sumber yang hebat. Berminat untuk mengetahui lebih lanjut tentang [Y]? Semak keluar [halaman khusus di tapak kami, saluran YouTube kami, dsb.] .

Jika anda mempunyai soalan lanjut atau hanya ingin bercakap dengan seseorang daripada pasukan kami, sila tinggalkan nama dan nombor telefon anda, dan kami akan menghubungi anda dengan segera.”

9. Minta Masa Panggilan Balik yang Mudah

Maklumkan kepada pemanggil anda tentang keinginan anda untuk berhubung dengan meminta mereka meninggalkan masa pilihan untuk anda menghubungi semula, menunjukkan komitmen anda untuk tidak melepaskan peluang untuk perbualan.

CONTOH: “Helo, ini [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.”

“Terima kasih kerana menelefon[your company] . Kami tidak sabar-sabar untuk bercakap dengan anda. Biar kami menghubungi anda semula sebaik sahaja kami tersedia dengan meninggalkan nama anda, maklumat hubungan dan sebab panggilan anda. Semoga hari anda menyenangkan.”

Percutian, Cuti dan Ucapan Mel Suara Tinggalkan

10. Mesej Mel Suara Cuti

Syarikat biasanya tidak bekerja semasa cuti, seperti Krismas atau Paskah. Anda perlu memaklumkan kepada pelanggan bila anda akan kembali.

Ucapan ini juga boleh menjadi lebih tidak formal kerana cuti adalah masa yang ceria sepanjang tahun.

CONTOH: “Hello,< nama syarikat/nama pasukan> keluar sehingga [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Mel Suara Cuti Ibu Bapa

Ah, kegembiraan menyambut ahli keluarga baharu! Jika anda telah menerima cuti ibu bapa, pertimbangkan untuk menggunakan skrip mel suara yang mengarahkan pemanggil ke tempat hubungan lain sambil menunjukkan sedikit keperibadian anda.

Anda tidak perlu berpegang kepada nada formal; jangan ragu untuk menyesuaikan mesej untuk mencerminkan gaya anda.

CONTOH: “Helo, anda telah sampai [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] di [phone number] dan e-mel kepada [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].”

12. Mesej Mel Suara Percutian Petualang

Untuk sentuhan jenaka dalam mesej mel suara percutian anda, sila memperibadikan contoh yang diberikan. Ini adalah cara yang menyeronokkan untuk memberitahu pemanggil anda tentang keseronokan anda. Ingat untuk menyebut bila anda akan kembali untuk menyambung semula.

CONTOH: “Hai, ini [your name]. I’m off on an adventure, maybe [bersiar-siar merentasi Amerika Selatan, melayari hutan tebal Borneo, snorkeling dengan ikan paus di Galapagos] — atau kemungkinan besar, [berlawanan dengan jet lag yang teruk, mencari ‘Adakah kala jengking hitam mematikan,’ atau memburu pelindung matahari yang lebih kuat selepas ] .

Saya akan berada di luar jangkauan sehingga [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.”

13. Mel Suara Peletakan Jawatan

Apabila ia datang untuk beralih kepada peluang baharu, adalah berguna untuk menyediakan skrip mel suara untuk syarikat anda yang kini menjadi bekas yang memberitahu pemanggil tentang perlepasan anda dengan cara yang positif dan bermaklumat. Menyertakan nota peribadi tentang “mengejar pengembaraan baharu” menambahkan sentuhan mesra dan menyampaikan keterujaan tentang bab seterusnya anda.

CONTOH: “Hello,[Person’s name] sedang mengejar pengembaraan baru dan tidak lagi bersama [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] di [phone number]. Thank you for calling!”

Salam Mel suara untuk perniagaan tertentu

14. Ucapan Mel Suara untuk Profesional Jualan

Mencipta kesan yang betul adalah penting untuk profesional jualan.

Ucapan ini menggalakkan bakal pelanggan untuk meninggalkan maklumat mereka untuk tindakan susulan segera:

CONTOH: “Helo, dan terima kasih kerana menghubungi bahagian jualan di [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] kepada [end time].

Sila tinggalkan nama anda, maklumat hubungan dan mesej ringkas tentang perkara yang anda cari, dan kami tidak sabar-sabar untuk membalas panggilan anda dan membantu anda. Terima kasih kerana mempertimbangkan [company name] untuk keperluan kamu.”

15. Ucapan Mel Suara untuk Pejabat Perubatan

Di pejabat perubatan, ucapan mel suara perlu mengimbangi keperluan mendesak dengan arahan untuk situasi bukan kecemasan.

CONTOH: “Terima kasih kerana menelefon [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Untuk temu janji dan semua pertanyaan lain, sila tinggalkan nama, nombor telefon dan mesej ringkas anda, dan kami akan menghubungi anda secepat mungkin. Waktu pejabat biasa kami ialah [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].”

16. Ucapan Mel Suara untuk Ejen Hartanah

Untuk ejen hartanah, ucapan mel suara yang baik boleh menjadi permulaan hubungan pelanggan baharu . Contoh ini menjemput bakal pembeli dan penjual untuk meninggalkan butiran mereka:

CONTOH: “Helo, anda telah sampai [your name], ejen hartanah berdedikasi anda di [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Panggilan anda sangat penting bagi saya. Sila tinggalkan nama anda, maklumat hubungan dan butiran tentang hartanah yang anda minati, dan saya akan menghubungi anda semula secepat mungkin. Terima kasih kerana memilih [real estate company], di mana kami merealisasikan rumah impian anda.”

17. Ucapan Mel Suara untuk Firma Guaman

Dalam firma guaman, ucapan mel suara harus menyampaikan profesionalisme dan kerahsiaan. Berikut ialah contoh yang melakukan kedua-duanya:

CONTOH: “Terima kasih kerana menelefon [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Kami melayan setiap panggilan dengan kerahsiaan dan keutamaan. Kami akan membalas panggilan anda pada waktu perniagaan kami yang seterusnya, iaitu [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name], di mana keperluan undang-undang anda adalah keutamaan kami.”

18. Ucapan Mel Suara untuk Perniagaan Kecil dan Pemula

Untuk perniagaan kecil dan pemula, setiap panggilan adalah peluang yang berpotensi untuk membina hubungan, mengembangkan rangkaian anda atau membuat jualan. Ucapan mel suara yang ringkas dan mesra boleh membuat perubahan besar, menunjukkan profesionalisme dan kemesraan walaupun anda tidak dapat mengangkat telefon.

Ini adalah peluang anda untuk meninggalkan kesan positif, menggalakkan penglibatan selanjutnya dan menyampaikan maklumat penting dengan ringkas.

CONTOH: “Hello! Awak dah sampai [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] mungkin, dan tidak boleh mengangkat telefon.

Sila tinggalkan nama, nombor dan mesej ringkas anda. Kami tidak sabar-sabar untuk bersembang dengan anda! Juga, layari laman web kami di [Website URL] untuk info cepat. Terima kasih kerana menelefon [Your Business Name], di mana idea-idea besar dan perkhidmatan hebat bertemu. Bercakap dengan kamu segera!”

19. Ucapan Mel Suara untuk Industri Hospitaliti dan Perkhidmatan

Ucapan yang direka dengan baik boleh meyakinkan pemanggil anda bahawa kepuasan dan keselesaan mereka adalah keutamaan anda, walaupun anda tidak dapat menjawab telefon.

Ini adalah peluang untuk menyampaikan kemesraan, profesionalisme dan intipati perkhidmatan anda, sambil memberikan maklumat penting.

CONTOH: “Terima kasih kerana menelefon [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name], di mana pengalaman anda adalah keutamaan kami. Malangnya, kami tidak dapat menerima panggilan anda pada masa ini. Kami berkemungkinan membantu tetamu atau pelanggan lain.

Sila tinggalkan nama anda, nombor telefon dan sebab panggilan anda. Jika anda menelefon untuk membuat atau menukar tempahan, bertanya tentang perkhidmatan kami atau untuk sebarang permintaan khas, kami ingin mendengar tentangnya dan berjanji untuk menghubungi anda secepat mungkin.

Untuk bantuan segera atau untuk mengetahui lebih lanjut tentang perkhidmatan dan tawaran kami, sila lawati laman web kami di [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name], dan kami berharap dapat menjadikan pengalaman anda luar biasa. Semoga hari yang indah!”

20. Ucapan Mel Suara untuk Institusi Pendidikan

Untuk institusi pendidikan, ucapan mel suara berfungsi sebagai titik hubungan penting untuk pelajar, ibu bapa dan kakitangan, memberikan mereka maklumat penting dan jaminan apabila komunikasi langsung tidak dapat dilakukan.

Ini adalah peluang untuk menyatakan komitmen institusi terhadap pendidikan dan sokongan sambil membimbing pemanggil ke langkah seterusnya.

CONTOH: “Terima kasih kerana menelefon [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Untuk bantuan segera, layari laman web kami di [Website URL] untuk Soalan Lazim dan maklumat lanjut. Kami menghargai panggilan anda dan berharap dapat menyokong perjalanan pendidikan anda.”

Mel suara Salam untuk jabatan yang berbeza

21. Ucapan Mel Suara untuk Sambutan

Tera pertama dikira, dan ucapan mel suara penerimaan selalunya merupakan interaksi pertama seseorang dengan syarikat anda. Jadikan ia mesra dan membantu:

CONTOH: “Helo, anda telah sampai ke kaunter penerimaan tetamu di [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Sila tinggalkan nama, nombor dan tujuan panggilan anda, dan kami akan memastikan orang yang sesuai menghubungi anda secepat mungkin. Terima kasih kerana menelefon [company name], di mana minat anda dihargai.”

22. Salam Mel suara untuk Nombor Telefon Perkhidmatan Pelanggan

Perkhidmatan pelanggan adalah tentang memastikan pelanggan anda berasa didengari dan dibantu, walaupun melalui mel suara.

Ucapan ini menetapkan nada yang betul untuk sokongan pelanggan:

CONTOH: “Anda telah menghubungi pasukan perkhidmatan pelanggan di [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] kepada [end time], Isnin hingga Jumaat.

Sila tinggalkan nama anda, nombor hubungan dan sebab panggilan anda, dan salah seorang wakil khidmat pelanggan kami akan menghubungi anda secepat mungkin. Terima kasih kerana memilih [company name].”

Salam Mel Suara Jualan

23. Mesej Mel suara untuk Jabatan Jualan

Ucapan ini bukan sahaja menekankan dedikasi pasukan jualan untuk kejayaan pelanggan tetapi juga secara halus membayangkan permintaan tinggi dan keberkesanan perkhidmatan mereka.

Ini adalah cara yang bijak untuk menyampaikan cadangan nilai syarikat sambil mengurus jangkaan pemanggil.

CONTOH: “Helo, anda telah mendail ke Jabatan Jualan di [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [masukkan matlamat, seperti ‘mencapai pertumbuhan 25% melalui memperkemas operasi HR’] , dan tidak boleh menerima panggilan anda sekarang.

Sila tinggalkan nama anda, nama syarikat anda dan nombor telefon anda, dan kami akan menghubungi anda secepat mungkin. Kami menghargai panggilan anda!”

24. Serlahkan Promosi dalam Mel Suara Anda

Maklumkan pemanggil anda tentang promosi semasa, kemas kini atau sebarang pelancaran produk baharu. Melakukannya dengan mudah boleh menangani beberapa pertanyaan mereka terlebih dahulu.

CONTOH: “Terima kasih kerana menghubungi [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [produk baharu, tawaran, tawaran]. We’re thrilled about it as well!

Sila tinggalkan nama anda, nombor telefon dan masa yang paling sesuai untuk kami menghubungi anda semula. Kami tidak sabar-sabar untuk menjawab sebarang soalan yang anda ada dan berkongsi kemas kini terkini daripadanya [company name] dengan awak. Kami tidak sabar-sabar untuk bercakap dengan anda dan mengucapkan selamat hari yang indah!”

25. Mel Suara Pencapaian Jualan

Menggunakan mel suara anda untuk memupuk potensi petunjuk adalah langkah bijak untuk mana-mana profesional jualan. Skrip sedemikian membolehkan anda menyerlahkan secara ringkas cara anda menambah nilai kepada pelanggan anda, mengingatkan pemanggil tentang cadangan jualan unik anda.

Ia juga merupakan cara bijak untuk memaklumkan orang yang mungkin telah tersilap mendail nombor anda tentang perkara yang anda lakukan.

CONTOH: “Helo, anda telah mendail masuk[your name] di [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] untuk mencapai [hasil X, seperti ‘menggandakan petunjuk mereka dalam 50 hari,’ ‘merekrut bakat kejuruteraan peringkat tinggi,’ ‘meningkatkan penukaran pelanggan sebanyak 25%’] .

Sila tinggalkan butiran hubungan anda dan mari kita terokai cara kami boleh meniru kejayaan ini untuk perniagaan anda.”

Ucapan Mel Suara Pendek dan Lucu

26. Ucapan Mel Suara Mudah

Pelanggan anda sibuk, begitu juga anda. Pilih salam mel suara ringkas ini untuk sampai ke intipati dengan cepat dan menggesa mereka untuk meninggalkan mesej.

CONTOH: “Hai! Terima kasih kerana menelefon [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

“Awak dah sampai [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Mesej Mel Suara Lucu

Apabila kita bercakap secara tidak rasmi, anda boleh cuba menggunakan jenaka dalam mesej anda. Pendekatan ini benar-benar berkesan dalam mengekalkan perhatian pelanggan kerana mereka biasanya terhibur dan ingin mendengar ke mana anda menyasarkan.

Namun, nilaikan sama ada ucapan telefon jenis ini sesuai untuk imej jenama anda. Ia mungkin berfungsi dengan industri kreatif tetapi tidak sepenuhnya profesional, seperti kewangan.

CONTOH: “Hai, anda telah sampai< nama awak> di< nama syarikat>. We are busy saving the world by <tambahkan perkara terbaik yang dilakukan oleh syarikat anda>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

“Ini Bond. James Bond. Okay, itu bukan Bond, walaupun saya harap saya begitu. Ia benar-benar [your last name],[your first name] , [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.”

8 Amalan Terbaik untuk Ucapan Telefon

Tanggapan pertama adalah penting, terutamanya melalui telefon, di mana suara dan cara anda menetapkan nada untuk keseluruhan perbualan. Ucapan yang profesional dan mesra boleh membuat semua perbezaan dalam perkhidmatan pelanggan, hubungan perniagaan dan komunikasi harian.

Terdapat beberapa sifat ucapan telefon perniagaan berkualiti tinggi yang perlu anda ingat.

1. Bersikap Cepat dan Positif

Jawab telefon dalam beberapa deringan pertama dan mulakan dengan nada yang hangat dan positif. Ucapan yang cepat dan ceria menunjukkan anda menghargai masa pemanggil dan menetapkan suasana yang mesra. Senyum sambil merakam ucapan telefon anda. Ini mungkin kedengaran mengarut, tetapi apabila anda tersenyum, pendengar boleh mendengar anda sebagai ceria, terbuka dan mesra.

2. Perkenalkan Diri Anda dan Syarikat Anda

Segera, beritahu pemanggil bahawa mereka telah sampai ke tempat yang betul dengan menyatakan nama anda dan syarikat. Ini bukan sahaja mengesahkan kepada pemanggil bahawa mereka mendail nombor yang betul tetapi juga memperibadikan interaksi dari awal.

3. Bercakap Dengan Jelas dan Perlahan

Kejelasan dan kepantasan adalah kunci. Bercakap dengan jelas dan pada kelajuan sederhana untuk memastikan pemanggil memahami setiap perkataan. Ini amat penting dalam suasana profesional di mana salah komunikasi boleh menyebabkan kekeliruan atau kekecewaan.

4. Bersedia untuk Membantu

Isyaratkan kesediaan anda untuk membantu dengan bertanya bagaimana anda boleh membantu pemanggil. Frasa seperti ” Bagaimana saya boleh membantu anda hari ini? ” menunjukkan keinginan untuk memberikan sokongan dan mengarahkan perbualan secara produktif.

5. Tawarkan Alternatif jika Tidak Tersedia

Jika orang yang cuba dihubungi oleh pemanggil tidak tersedia, adalah penting untuk menawarkan kaedah hubungan alternatif atau menerima mesej. Menyediakan pilihan menunjukkan pertimbangan untuk keperluan pemanggil dan memastikan permintaan mereka akan dikendalikan.

6. Jadilah asli

Beberapa frasa, seperti ” Panggilan anda penting bagi kami ” telah digunakan berkali-kali sehingga tidak lagi memberi kesan yang baik kepada pemanggil. Pastikan ucapan asli. Anda mungkin berani dan menggunakan jenaka.

7. Mudahkan di telinga

Pastikan tiada bunyi latar belakang semasa rakaman. Itu boleh membuat ucapan mel suara sukar difahami. Juga, pastikan ucapan anda peribadi dan mudah didengar. Bercakap dengan jelas dan perlahan. Jangan terlalu robotik.

8. Kekal ringkas dan cekap

Jangan lupa bahawa satu tujuan mel suara juga adalah untuk menjimatkan masa pelanggan. Elakkan merakam ucapan berdurasi 2 minit dengan segala gemuruh yang tidak berkaitan. Pastikan ia pendek dan tepat sasaran. Panjang yang disyorkan ialah antara 24 hingga 30 saat maksimum, jika tidak pemanggil boleh menutup telefon di tengah-tengah mesej anda.

PETUA PRO: Jika perlu, anda boleh memastikan kualiti ucapan anda dengan menggunakan pelakon suara profesional.

Tetapkan Ucapan Telefon Perniagaan dengan Sistem Telefon Maya

Jika anda bergelut dengan ucapan mel suara, jangan risau. Pada masa kini, anda boleh mengharapkan perisian pusat panggilan maya – seperti CloudTalk – untuk membantu anda. Dengan beberapa alat dan ciri berguna yang anda tidak boleh miliki semasa menggunakan telefon talian tetap, ia boleh menjadikan tugas anda dan pasukan sokongan pelanggan anda lebih mudah.

Dengan Sistem Telefon Maya, Anda Boleh:

• Tetapkan kumpulan tertentu bergantung pada keperluan anda, dan susun panggilan masuk ke dalam kumpulan ( pengalihan panggilan ). Oleh itu, pemanggil akan dihalakan semula kepada ejen yang betul untuk isu mereka.
• Tetapkan waktu perniagaan anda dalam apl. Anda juga boleh menjadualkan semua panggilan dan mesej yang akan datang selepas waktu perniagaan untuk diubah hala ke nombor tertentu.
• Rakam semua panggilan supaya ia boleh dianalisis kemudian.

Dengan menggunakan alatan seperti Cloudtalk , anda juga boleh menyediakan seberapa banyak ucapan telefon perniagaan profesional tersuai yang anda mahu dan jadualkan apabila anda mahu setiap ucapan itu dimainkan.

Sistem telefon maya membolehkan anda menyediakan pelbagai jenis mesej lain, iaitu:

• Ucapan selamat datang – mesej suara standard akan didengari oleh pelanggan apabila menghubungi pusat panggilan anda.
• Respons Suara Interaktif (IVR) – menu yang mudah digunakan yang menyediakan maklumat yang berkaitan untuk pemanggil atau membantu mereka memilih ejen/jabatan yang sesuai untuk isu tertentu.

Perlukan Sistem Telefon Maya Berkuasa tetapi Mudah Digunakan untuk Syarikat Anda?

CloudTalk ialah perisian canggih yang mungkin membawa salam mel suara anda ke tahap yang baharu. Ciri kami berfungsi dengan lancar untuk syarikat besar serta untuk perniagaan yang lebih kecil dan berkembang. Semak semua ciri lanjutan CloudTalk dan cuba secara percuma!

Kesimpulan

Mempunyai ucapan mel suara profesional adalah bahagian penting dalam rangka kerja komunikasi perniagaan anda. Mesej yang betul boleh meningkatkan imej syarikat anda dengan ketara, meyakinkan pemanggil tentang kepentingan mereka dan menyelaraskan proses perkhidmatan pelanggan anda.

Dengan memilih atau menyesuaikan salah satu daripada 27 ucapan mel suara profesional yang telah kami kongsikan, anda bukan sahaja menetapkan standard yang tinggi untuk interaksi pelanggan tetapi juga memastikan bahawa setiap panggilan, walaupun yang terlepas, menyumbang secara positif kepada reputasi perniagaan anda.

Ingat, matlamat ucapan mel suara anda adalah untuk membuat setiap pemanggil berasa didengari dan dihormati, membuka jalan untuk penglibatan masa depan yang bermanfaat.