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Un sistema telefonico virtuale è una soluzione di comunicazione che ti permette di fare e ricevere telefonate via internet.
Potresti anche sentirlo chiamare “sistema telefonico via internet”.
I sistemi telefonici virtuali non richiedono hardware o linee telefoniche fisiche: gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate tramite qualsiasi dispositivo connesso a internet, da qualsiasi luogo. È questo che li rende “virtuali”. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione di rete e un software basato sul cloud, che viene fornito dal tuo fornitore.

Questi sistemi telefonici basati sul cloud si basano sulla tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol).
Quando effettui una chiamata con il VoIP, il sistema converte i segnali vocali analogici in “pacchetti” digitali da trasmettere.
All’altro capo della “linea”, i pacchetti vengono ritrasformati in segnali analogici in modo che il destinatario possa capirti.

Se disponi di una connessione internet affidabile, puoi accedere a un sistema telefonico virtuale da uno smartphone o tablet, da un computer portatile o desktop o da un telefono fisso IP appositamente configurato.

Ancora meglio, puoi avere un solo numero aziendale per tutti i dispositivi.
E puoi inoltrare e trasferire le chiamate da un dispositivo all’altro.

I vantaggi dell’utilizzo di un telefono virtuale per le piccole imprese sono molteplici.
Per prima cosa, le chiamate effettuate via internet sono in genere più economiche di quelle effettuate tramite gli operatori tradizionali.
Inoltre, l’intero sistema è più conveniente di una linea fissa, perché elimina hardware costoso come cablaggi e centraline fisiche.
Il tuo fornitore si occupa della manutenzione e degli aggiornamenti, mentre tu paghi un abbonamento per affittare il software.
È facilissimo aggiungere altri utenti in base alla tua crescita e, dato che questi utenti possono lavorare da qualsiasi luogo, non sei limitato dalle dimensioni del tuo ufficio.
In effetti, potresti scegliere di lavorare completamente da remoto e risparmiare ancora di più sui locali fisici.
Se vuoi essere ancora più convincente nel dibattito tra VoIP e linea fissa, i sistemi telefonici virtuali sono dotati di funzioni avanzate di gestione delle chiamate che ti aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro e a migliorare il servizio clienti.
I sistemi migliori, come CloudTalk, includono l’intelligenza artificiale e l’automazione per aumentare l’efficienza, oltre all’integrazione nativa con le tue app preferite.

Sai cosa cercare in un sistema telefonico virtuale per la tua piccola impresa?
Le caratteristiche che desideri dipendono dalle tue esigenze individuali, ma ci sono alcuni elementi imprescindibili.
L’inoltro e il trasferimento delle chiamate sono fondamentali, così come la registrazione delle chiamate e la trascrizione automatica.
Avrai anche bisogno di opzioni di instradamento intelligenti e di un menu IVR multilivello per garantire che le chiamate in arrivo vengano indirizzate all’agente giusto per il lavoro.
In questo modo si riducono i tempi di attesa per i clienti e si aumentano i tassi di risoluzione della prima chiamata.
I dialer intelligenti e la casella vocale fanno risparmiare tempo ai call center in uscita, mentre la possibilità di inviare messaggi SMS e WhatsApp ti offre un’ulteriore opzione di comunicazione.
Il sistema dovrebbe anche permetterti di progettare flussi di lavoro automatizzati e di visualizzare analisi in tempo reale per ottimizzare le prestazioni.
Altri elementi da tenere d’occhio nella scelta di un sistema telefonico per piccole imprese sono le numerose integrazioni, l’elevata sicurezza e affidabilità e un solido supporto ai clienti.
Il sistema deve essere facile da usare, in modo che i tuoi team si abituino rapidamente, e flessibile, in modo che tu possa personalizzare le impostazioni per adattarle alle tue esigenze.

Le piccole imprese devono considerare molte cose prima di passare a un sistema telefonico virtuale.
Le prime domande che devi porti riguardano i costi.
Quanto paghi attualmente per mantenere il tuo sistema tradizionale e se questo ostacola la produttività?
Valuta questo aspetto rispetto al costo dell’abbonamento al software e ai potenziali risparmi derivanti dall’automazione.
Se la tua azienda sta crescendo o vuoi espandere la tua attività in futuro, un sistema telefonico virtuale ti offre la possibilità di scalare ilnumero di utenti che desideri.
Con un numero sempre maggiore di lavoratori che si aspettano modelli remoti e ibridi, i sistemi basati sul cloud ti aiuteranno ad attrarre e trattenere i talenti.
Avrai la flessibilità di utilizzare più dispositivi da qualsiasi luogo, ma con un unico numero aziendale.
In questo modo avrai un aspetto più professionale rispetto ai numeri di telefono personali (senza contare che è più sicuro).
Inoltre, i sistemi telefonici virtuali ti permettono di mostrare un numero locale al tuo pubblico di riferimento (anche se si trova all’estero), migliorando le percentuali di ricezione.
I sistemi VoIP ti danno accesso a una serie di funzioni e integrazioni in un unico pacchetto, il che consente di risparmiare denaro e di evitare che gli utenti debbano passare da un’applicazione all’altra.
Un’altra cosa sull’importanza dei sistemi telefonici virtuali per la tua azienda: sono progettati per essere facili da usare, quindi non dovrai perdere tempo per la configurazione e la formazione.

Sì!
Puoi trasferire il tuo numero aziendale (o più numeri) al nuovo provider con un processo noto come “portabilità”.
Non dovrai preoccuparti di dare un nuovo numero ai clienti o di modificare il materiale di marketing e le insegne esistenti.
CloudTalk ti aiuta a trasferire il tuo numero esistente in sole tre settimane.
Puoi trasferire numeri locali, nazionali, mobili e numeri verdi di 50 paesi, semplicemente facendo una richiesta e fornendo informazioni di base come i dati del tuo vecchio provider.

Il costo varia a seconda del fornitore, delle dimensioni della tua organizzazione e delle funzionalità di cui hai bisogno.
La maggior parte dei fornitori offre una serie di piani tariffari per diversi budget.
Ad esempio, i piani di CloudTalk partono da 25 dollari al mese per utente.
La cosa principale da ricordare è che i sistemi telefonici basati sul cloud sono più economici dei telefoni fissi, in termini di costi di installazione, manutenzione e chiamate.
Inoltre, offrono un migliore ritorno sull’investimento (ROI) a lungo termine, perché risparmierai denaro grazie all’efficienza e aumenterai le entrate grazie alla soddisfazione dei clienti.
Quindi, qual è il miglior sistema telefonico virtuale per le piccole imprese?
È quello che ti offre le funzionalità e la flessibilità di cui hai bisogno a un prezzo adeguato.