Teleconferenze e riunioni internazionali
– come sfruttarle
al meglio?

Viviamo tutti in un villaggio globale. Mentre il mondo diventa più piccolo, sorseggiamo il caffè della nostra regione preferita in Kenya mentre siamo in collegamento con colleghi degli Stati Uniti e dell’Australia. Oggi gli affari si fanno più o meno così.

Negli ultimi dieci anni, la crescita dei dipendenti che lavorano da remoto negli Stati Uniti ha raggiunto un sorprendente 91%. Inoltre, ogni anno aumentano le imprese che si internazionalizzano, fornendo diversi servizi ai clienti all’estero.

Per gestire questi cambiamenti nell’ambiente di lavoro, devi comunicare senza problemi. È qui che la tecnologia, e in particolare le teleconferenze, si rivelano utili. In questo articolo troverai dei consigli utili su come condurre delle efficaci riunioni virtuali.

1. La preparazione è fondamentale

Come per le riunioni tradizionali, il loro successo dipende dalla tua preparazione. Se il tuo compito è quello di organizzare la riunione dalla A alla Z, e lo fai da zero, presta particolare attenzione alla scelta dello strumento corretto. In questo modo la riunione si svolgerà senza intoppi e potrai concentrarti sul suo valore commerciale, senza dover risolvere i problemi tecnici.

Scegli uno strumento facile da configurare

Se temi che l’introduzione di un nuovo sistema per le tue teleconferenze possa richiedere molto tempo, non preoccuparti. Con soluzioni come CloudTalk, la configurazione dell’account richiede solamente cinque minuti. Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a chiamare è una connessione a Internet e un auricolare.

Tieni presente la sicurezza

Uno dei timori che si possono nutrire nei confronti delle riunioni online è quello di avere meno controllo su chi partecipa e ha accesso alle informazioni condivise. Con CloudTalk, ogni invitato deve inserire un codice PIN prima di entrare nella sala, per garantire che solo le persone desiderate partecipino alla riunione.

Verifica l’affidabilità dello strumento

Non vuoi sicuramente sprecare i primi cinque minuti della tua teleconferenza per risolvere i problemi di connessione o i problemi tecnici, soprattutto durante una riunione con un tuo cliente. Anche se non puoi prevenire ogni singolo problema, dovresti comunque fare qualche ricerca e dare un’occhiata alle recensioni della categoria software per contact center di G2.

Cerca i numeri verdi

I numeri verdi sono essenziali se i tuoi invitati ti chiamano dal loro telefono dall’estero invece di raggiungerti online. In questo modo puoi assicurarti che non ci siano barriere economiche nell’organizzazione dell’incontro.

Presta attenzione alla programmazione

Trovare una data e un orario appropriati può essere un problema, soprattutto se la riunione è internazionale. Se hai difficoltà a stabilire un orario che vada bene per tutti, perché non delegare il compito ai tuoi invitati? Con strumenti come Harmonizely, puoi lasciare che i tuoi invitati scelgano il momento che preferiscono. Inoltre, riconosce automaticamente il fuso orario dell’utente, in modo che ognuno sia sicuro di quando deve partecipare alla chiamata.

Stabilisci in anticipo l’ordine del giorno

Un ordine del giorno ben organizzato è la chiave del successo. Inizia stabilendo lo scopo della riunione e il risultato desiderato. Ti aiuterà a stabilire quanto tempo puoi dedicare a ciascun argomento. Una buona idea potrebbe essere quella di lasciare un po’ di tempo alla fine della teleconferenza per eventuali domande e dubbi.

Invia i materiali

Per ottenere il massimo dalla tua teleconferenza, pensa al materiale che potrebbe essere necessario durante la riunione. Se lo scopo è quello di discutere un determinato argomento, l’invio di materiale pertinente ti aiuterà a risparmiare il tempo di tutti e a incoraggiare la discussione.

2. Durante la riunione

Per garantire che tutti traggano il massimo dalla riunione, potrebbero esserci alcune regole che vale la pena implementare.

Pensa a come riscaldare l’atmosfera

Questo può essere particolarmente importante se gli invitati si incontrano per la prima volta. Un’idea per rompere il ghiaccio può facilitare lo scambio di pensierie incoraggiare i partecipanti a parlare apertamente in seguito.

Rispetta il programma

Se sei incaricato di condurre la riunione, assicurati di tenere d’occhio l’orologio e di seguire l’ordine del giorno. Quando un problema si rivela più impegnativo del previsto, dovresti considerare la possibilità di organizzare una riunione specifica per affrontarlo successivamente. Guida la discussione in modo che la telefonata sia efficace e che tu non venga distratto da argomenti non importanti.

Registra la chimata

Se il software del call center consente la registrazione delle chiamate, approfittane. La registrazione della chiamata ti aiuterà a concentrarti sulla discussione in corso, senza farti sfuggire nessun pensiero importante in un secondo momento. Per lo stesso motivo può essere utile anche per i partecipanti.

Assicurati che tutti possano contribuire alla conversazione

Uno dei compiti del moderatore è quello di dare spazio a tutti per esprimere la propria opinione. Se stai partecipando a una telefonata, il compito è un po’ più difficile, perché non si possono osservare i partecipanti e individuare alcuni segnali non verbali che indicano che qualcuno sta cercando di entrare nella discussione. Un modo per risolvere il problema è chiedere spesso se qualcuno ha qualcosa da aggiungere prima di passare al punto successivo dell’ordine del giorno.

Reindirizza la domanda a un momento diverso

Se noti che le domande superano il tempo dedicato a un determinato argomento, reindirizzale in uno spazio separato. In questo modo, ti assicurerai che tutti abbiano la certezza di ottenere la risposta alle loro domande.

Rimani in muto se non parli

Questa è una delle regole fondamentali, ma non tutti la seguono. Per garantire il comfort dei tuoi interlocutori, dovresti attivare la modalità muto. Non disturberai nessuno con un po’ di rumore di fondo.

Riassumi la riunione

Al termine della riunione, fai un rapido riepilogo delle questioni e delle conclusioni emerse durante la telefonata. Inoltre, indica le azioni da intraprendere, in modo che i partecipanti abbiano ben chiaro cosa devono fare.

3. Dopo la chiamata

Prepara un follow-up

Può essere un’e-mail con le idee più importanti emerse durante la riunione o una registrazione della teleconferenza. In questo modo eviterai di perdere il valore prodotto durante la riunione.

Riflessioni finali

Per ottenere il massimo da una teleconferenza, ci sono alcune semplici cose da tenere a mente. Quando si tratta dell’aspetto tecnico della riunione, come il software e la programmazione, lascia che siano i tuoi strumenti a fare il lavoro.

Concentrati sulla preparazione dell’ordine del giorno e dei contenuti della riunione, in modo che sia efficiente e soddisfacente. Durante la riunione, modera la discussione e assicurati che le idee di tutti vengano ascoltate.

In seguito, invia un follow-up, in modo che tutti i partecipanti ricevano le informazioni complete su ciò che è accaduto durante la riunione.