Riunioni virtuali: La tua guida completa per 2024 e oltre

Il 71% delle riunioni è considerato “improduttivo”. A volte i partecipanti ritengono che le riunioni non siano rilevanti per loro. Altre volte, invece, potrebbero risentirsi per aver dovuto percorrere una lunga distanza e aver rinunciato a molto del loro tempo. Tuttavia, le riunioni rimangono una parte fondamentale della gestione di un’azienda e del mantenimento di tutti i tuoi dipendenti informati e impegnati.

Quindi, come può la tua azienda assicurarsi che ogni standup, conferenza e incontro sia coinvolgente e rilevante? L’utilizzo del giusto software per riunioni virtuali potrebbe essere la risposta. Dopotutto, le riunioni a distanza possono essere organizzate al solo costo di un abbonamento al software.

I punti chiave da cui partire:

• Le riunioni virtuali sono uno strumento prezioso per le aziende moderne, dato che il 40,9% dei dipendenti a tempo pieno lavora da remoto o con un modello di lavoro ibrido.
• Un dipendente medio spende 3-5 ore a settimana per partecipare alle riunioni. Sempre più spesso queste riunioni si tengono in spazi virtuali online piuttosto che di persona.
• Puoi organizzare diversi tipi di riunioni da remoto, tra cui stand-up del team, sessioni strategiche e incontri improvvisati.
• Il giusto software per riunioni virtuali può rendere le riunioni più economiche e accessibili, grazie a funzioni come l’alta qualità delle chiamate, la trascrizione in tempo reale e la registrazione delle chiamate.
• Per rendere le riunioni virtuali più produttive, dovresti sempre preparare un ordine del giorno, invitare solo coloro che sono interessati alla riunione e stabilire regole chiare per mantenere la riunione in linea con i tempi.

Cos’è una riunione virtuale?

Un meeting virtuale si svolge online quando tutti o alcuni dei partecipanti si trovano in luoghi geografici diversi.

Dalla pandemia del 2020, quando molte aziende sono state costrette ad adottare per la prima volta il lavoro da remoto, le riunioni a distanza sono diventate parte integrante delle attività quotidiane di molte aziende.

Quindi, gli strumenti di comunicazione del tuo team virtuale possono avere un grande impatto sulla produttività, sull’efficienza e sulla coesione del team.

Quali sono i principali tipi di riunioni virtuali?

Esistono due modi diversi per classificare le riunioni virtuali. Uno è il tipo di tecnologia utilizzata e l’altro è lo scopo o lo stile della riunione.

I tre principali tipi di riunioni virtuali, in termini di tecnologia utilizzata, sono:

• Teleconferenze – Riunioni simili alle tradizionali conference call che utilizzano solo l’audio. Alcuni partecipanti possono collegarsi utilizzando un telefono fisso o un cellulare, ma le piattaforme di meeting online spesso consentono anche teleconferenze solo audio.
• Videoconferenze – Riunioni che presentano un elemento visivo e uno audio. I partecipanti possono vedersi e comunicare “faccia a faccia”.
• Conferenze web – Riunioni che aggiungono ulteriori elementi di collaborazione, come la condivisione dello schermo o dei contenuti. I partecipanti possono condividere, visualizzare o lavorare insieme su presentazioni e documenti, oltre a potersi vedere e parlare tra loro.

Per quanto riguarda lo stile o lo scopo della riunione, esistono più tipi di riunioni virtuali. Eccone alcuni tra i più comuni:

Standup regolari per i tuoi team

Una riunione “standup” è un check-in veloce, idealmente non più lungo di 10 o 15 minuti. Di solito le riunioni di standup si svolgono all’inizio della giornata o del turno. L’obiettivo è quello di riunire rapidamente il team, assicurarsi che tutti sappiano cosa stanno facendo, che siano sicuri del loro lavoro e che tutte le domande siano chiarite.

Riunioni di strategia o pianificazione

Le riunioni di strategia o di pianificazione sono solitamente più lunghe e approfondite degli standup. Il loro scopo è quello di elaborare strategie per le prossime campagne, progetti o eventi. È il luogo in cui si svolgono le discussioni più lunghe su come la tua azienda raggiungerà i suoi obiettivi e sui ruoli che i singoli o i team devono svolgere.

Incontri individuali

Questo tipo di riunioni virtuali si svolgono solitamente tra un membro del team e il suo diretto supervisore. Offrono l’opportunità di avere un feedback bidirezionale su alcuni aspetti, tra cui:

• Prestazioni lavorative attuali
• Preoccupazioni
• Sviluppo della carriera futura
• Il supporto o la formazione aggiuntiva che potrebbe essere necessaria

Riunioni mensili o trimestrali per la stesura dei rapporti

In queste riunioni i team possono fare il punto sulle loro recenti prestazioni. I leader del team potrebbero presentare una selezione di statistiche o risultati che riassumono i risultati del team. In seguito, probabilmente, ci sarà l’opportunità di una discussione più ampia sulle informazioni.

Lo scopo di questi incontri è quello di:

• Evidenzia i successi recenti
• Identificare eventuali punti deboli o aree da migliorare
• Scopri i modi per capitalizzare i successi ottenuti o per rafforzare i punti deboli.

Riunioni o dimostrazioni a mani libere

A volte le aziende hanno bisogno di riunire l’intera forza lavoro. Può trattarsi di una riunione in stile municipio per discutere la direzione generale dell’azienda o per dimostrare un nuovo processo o uno strumento software che tutti devono conoscere.

Per questo tipo di riunioni, la qualità delle chiamate è fondamentale per evitare che il gran numero di partecipanti provochi latenza, jitter o altri problemi simili. Ciò significa che è fondamentale utilizzare un software per le chiamate che garantisca la qualità, indipendentemente dal numero di utenti o dalla loro posizione.

Incontri con i clienti

Spesso è più comodo tenere riunioni con i clienti o i committenti online. Un incontro virtuale è più facile da organizzare e da frequentare rispetto a un incontro di persona.

I tuoi clienti possono ricevere la tua attenzione senza dover lasciare il loro ufficio. In questo modo, puoi costruire relazioni efficaci senza dover organizzare un incontro faccia a faccia in cui una o tutte le parti devono viaggiare.

Riunioni di fornitori, partner o altre parti interessate

Spesso le aziende devono incontrare terze parti che possono non appartenere all’azienda ma che hanno un interesse in determinate operazioni o progetti.

I fornitori, i partner e le altre parti interessate sono parte integrante della gestione di un’azienda, ma poiché non fanno tecnicamente parte del team, è difficile incontrarli per le riunioni.

Il software per call center virtuali semplifica la connessione con queste terze parti. I partecipanti possono partecipare da qualsiasi luogo con una connessione internet e possono anche condividere documenti o dati rilevanti all’interno del software stesso.

Riunioni ad hoc

Potrebbe essere necessario organizzare riunioni rapide e improvvisate per affrontare situazioni in rapido movimento. Le riunioni virtuali sono ottime in queste circostanze, perché sono veloci da organizzare e molto accessibili. Puoi metterti rapidamente in contatto con i membri del team di tutto il mondo e risolvere situazioni urgenti o cambiamenti in modo rapido ed efficiente.

“Riunioni “divertenti

Le riunioni non devono sempre essere serie. A volte potresti voler riunire il tuo team, o addirittura l’intera azienda, per divertirti un po’. Alcuni esempi di riunioni divertenti che potresti organizzare virtualmente sono:

• Riunioni virtuali di Natale o di vacanza
• Sessioni di team-building, giochi o quiz
• Incontri per rompere il ghiaccio per dare il benvenuto ai nuovi dipendenti

I vantaggi delle riunioni virtuali

Puoi usufruire dei vantaggi delle riunioni virtuali indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda o dal settore in cui lavori. Ecco alcuni dei più importanti:

Resta in contatto con i tuoi lavoratori remoti e ibridi

Molte aziende dispongono di sistemi in ufficio, ibridi e dipendenti remoti. Le riunioni virtuali sono ideali per mantenere tutti i lavoratori in contatto e sulla stessa pagina. Se fai solo riunioni di persona, chi non è in ufficio in quel momento potrebbe perdersi aggiornamenti o istruzioni cruciali.

I migliori strumenti per le riunioni virtuali e le migliori soluzioni per le chiamate aziendali garantiscono una comunicazione perfetta quando si lavora da remoto, come ha scoperto MyHeritage adottando CloudTalk:

Tagliare i costi di viaggio e altri costi

Secondo un whitepaper di Verizon, una riunione di persona di sole cinque persone può costare fino a 7 volte di più di una riunione equivalente tenuta virtualmente.

Dai costi di viaggio dei partecipanti all’affitto della sala, ai rinfreschi e ad altre spese generali, i costi delle riunioni di persona si accumulano rapidamente. Al contrario, le riunioni a distanza possono essere organizzate al costo di un abbonamento software. Per un’azienda che organizza molte riunioni, questo rappresenta un risparmio significativo.

Più rispettoso dell’ambiente

Durante la pandemia di Covid-19, le emissioni globali sono diminuite del 17%. Una parte consistente di questo fenomeno può essere attribuita al fatto che gli spostamenti quotidiani passano da ore di guida a una passeggiata dalla camera da letto al computer.

Quindi, tutto ciò che riduce la necessità di guidare o volare farà miracoli per le tue credenziali ambientali. Tenere le riunioni in remoto anziché di persona è un modo eccellente per essere più rispettosi dell’ambiente.

Cosa cercare nelle piattaforme per riunioni virtuali

La piattaforma che utilizzi per le riunioni virtuali avrà un grande impatto sul successo delle tue riunioni e sui risultati che otterrai. Vediamo alcuni degli aspetti principali che dovresti cercare in una piattaforma per riunioni virtuali:

Chiamate affidabili e di alta qualità

Una buona qualità delle chiamate è indispensabile quando si organizzano riunioni a distanza. Cerca un software che dia priorità all’alta qualità delle chiamate, senza latenza, jitter o distorsione.

CloudTalk lavora duramente per mantenere le reti pulite e affidabili. Il nostro tasso di jitter è estremamente basso: solo 17,8 millisecondi sull’intera rete distribuita. Questo significa che puoi fare affidamento su CloudTalk per avere una qualità di chiamata chiara e nitida ovunque tu sia nel mondo.

Registrazione chiamata

La registrazione delle chiamate ti permette di rivedere i momenti più importanti delle riunioni e le discussioni, oltre a rendere più facile chiarire qualsiasi confusione.

Inoltre, una registrazione audio di una riunione può aiutare chi non ha potuto partecipare a recuperare quanto deciso.

Trascrizione automatica e riassunti

La trascrizione automatica delle chiamate è una funzione basata sull’intelligenza artificiale che consente di convertire in testo le conversazioni delle riunioni. Puoi utilizzare le trascrizioni per verificare rapidamente i punti di azione delle riunioni o condividere facilmente il contenuto delle riunioni con i colleghi che non hanno potuto partecipare.

CloudTalk è in grado di rilevare e trascrivere le chiamate in un massimo di 145 lingue diverse e consente di importare facilmente queste trascrizioni in altri strumenti e piattaforme (ad esempio il tuo CRM).

Integrazioni con altri strumenti

Le integrazioni con gli altri strumenti aziendali sono un altro must quando si parla di software per riunioni online.

Ad esempio, vuoi una soluzione che si integri con il tuo CRM. In questo modo puoi accedere rapidamente alle informazioni sui clienti quando questi chiamano la tua azienda e aggiornare i loro dati (con note sulla chiamata e altro) in modo molto più semplice.

Non devi cercare solo le integrazioni con il CRM. Ad esempio, l’integrazione con Krisp di CloudTalk aiuta a mantenere le chiamate chiare e senza distrazioni. Nel frattempo, le integrazioni del calendario possono semplificare la fissazione degli appuntamenti e garantire che nessuno si perda le tue riunioni.

Migliori pratiche per le riunioni virtuali: Se sei tu a gestire la riunione

Anche il modo in cui gestisci le tue riunioni virtuali avrà un grande impatto sul loro successo. Ecco cinque best practice per le riunioni virtuali che ti aiuteranno a gestire riunioni efficaci, produttive e coinvolgenti:

Prepara un’agenda in anticipo

In questo modo puoi risparmiare molto tempo e rendere le tue riunioni molto più efficienti.

Se tutti hanno una copia dell’ordine del giorno, non perderai tempo all’inizio per spiegare il tema della riunione. In parole povere, se non c’è un ordine del giorno, non organizzare una riunione.

Invita solo chi deve essere presente

Le riunioni sono una parte essenziale della gestione dei team remoti, ma non è necessario che tutti partecipino a ogni singola riunione. Quindi, assicurati di invitare solo persone che hanno davvero bisogno di essere presenti. Pensa a chi beneficerà dell’incontro e a chi ha cose importanti da dire.

Stabilisci le regole della riunione

Le regole aiutano a mantenere la riunione organizzata e in linea con l’argomento.

Pensa a cose come:

• Se le persone dovrebbero spegnere i loro microfoni quando non stanno parlando
• Se hai bisogno di un aiuto virtuale quando qualcuno ha qualcosa da dire
• Come seguire l’agenda
• Come evitare che le persone si parlino addosso.

Mantenere il coinvolgimento dei partecipanti

Una riunione che coinvolge le persone sarà più produttiva e divertente per tutti. Quindi, cerca di coinvolgere tutti i partecipanti. Pensa di aggiungere supporti visivi alle presentazioni e di porre occasionalmente delle domande per cercare attivamente dei suggerimenti.

Se vuoi qualche idea in più, abbiamo un’ottima guida su come rendere le riunioni virtuali più interattive che può aiutarti nel tuo percorso.

Definire i punti d’azione post-riunione

Anche la riunione più coinvolgente non sarà produttiva se tutti dimenticano ciò che è stato deciso.

Mantieni lo slancio definendo i punti d’azione e inviandoli a tutti dopo la riunione.

Le funzioni di trascrizione e registrazione delle chiamate di CloudTalk sono utili in questo caso, consentendoti di rivedere facilmente ciò che è stato discusso e di riassumere i punti d’azione concordati.

Migliori pratiche per le riunioni virtuali: Se sei un partecipante

Non è solo il leader di una riunione ad avere la responsabilità di assicurarsi che sia produttiva. Ecco alcune cose che dovresti fare come partecipante:

Preparati completamente

Assicurati di essere completamente preparato per la riunione prima dell’inizio. Il responsabile o il coordinatore della riunione dovrebbe aver inviato un ordine del giorno. Leggilo attentamente e assicurati di essere aggiornato su tutto ciò che verrà discusso.

Se devi fornire informazioni o aggiornamenti, prepara tutto il materiale necessario e assicurati di sapere esattamente cosa devi dire.

Controlla la tua tecnologia

I problemi tecnici che si verificano da parte tua possono causare l’interruzione dell’intera riunione. Quindi, assicurati che tutta la tua tecnologia sia in buono stato.

Controlla che:

• Il tuo microfono funziona
• La tua connessione internet è forte
• La tua webcam è preparata correttamente (se si tratta di una riunione video).

Usa sempre sfondi professionali

Sfondi poco professionali possono sminuire una riunione e riflettersi negativamente su di te. Evita di avere dietro di te biancheria sporca o disordine mentre parli con i tuoi colleghi. Cerca uno sfondo che sia sensato, non distragga e dimostri la tua professionalità.

Se non hai uno sfondo dall’aspetto professionale nel luogo in cui stai lavorando, aggiungi uno sfondo virtuale o sfuma semplicemente lo sfondo.

Arriva in tempo

Essere puntuali alle riunioni è importante sia virtualmente che nella vita reale. In caso contrario, le persone dovranno aspettarti, il che è frustrante e può influire sulla produttività della riunione o farla durare più a lungo.

Presta la massima attenzione

Uno degli svantaggi delle riunioni a distanza è che è più facile che la tua attenzione vada alla deriva. Cerca di rimanere pienamente coinvolto nella riunione. Ecco alcuni consigli utili:

• Non aprire altre schede
• Non giocare sul telefono
• Non controllare le e-mail
• Ripeti le frasi dei tuoi colleghi nella tua testa per rimanere concentrato.

Sii cortese con gli altri partecipanti

Ci sono molte cose che facciamo automaticamente di persona e che non sono altrettanto facili da fare virtualmente. Ad esempio, di persona è molto più facile capire quando qualcuno sta per parlare ed evitare di parlargli sopra.

In un ambiente virtuale, devi lavorare un po’ di più per mantenere gli standard di cortesia di base. Quindi, sforzati di essere gentile e premuroso con gli altri partecipanti.

Aumenta la produttività dei team remoti con le riunioni virtuali

La gestione di team remoti può essere impegnativa, ma le migliori piattaforme per riunioni virtuali o le migliori soluzioni di conference calling possono aiutare a mantenere i team impegnati, connessi e produttivi.

Con CloudTalk puoi comunicare senza problemi con team, dipendenti e clienti di tutto il mondo. L’ampia gamma di integrazioni rende semplice qualsiasi operazione, dalla cancellazione del rumore alla sincronizzazione dei calendari, mentre l’alta qualità delle chiamate ti permette di collaborare senza problemi, indipendentemente da dove ti trovi tu o i tuoi partecipanti.

Per saperne di più su come CloudTalk può aiutare ad aumentare la produttività dei tuoi team remoti, perché non ti iscrivi alla nostra prova gratuita di 14 giorni?