Qualità delle chiamate VoIP: i sette modi migliori per migliorare le prestazioni

I sistemi VoIP, come quelli CloudTalk, sono vie di comunicazione più semplici, più efficienti e più sicure rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Ecco perché un numero sempre maggiore di aziende all’avanguardia sceglie questa soluzione. Tuttavia, nonostante i vantaggi, nessuna tecnologia funziona perfettamente. Dato che le chiamate VoIP vengono trasmesse attraverso un canale online, dove sono eseguiti contemporaneamente innumerevoli dati, a volte il software può sperimentare problemi di audio.

Ciò può causare alcune complicazioni nella comunicazione con i tuoi clienti. Ma non preoccuparti, ti proponiamo diverse pratiche VoIP tra le migliori in circolazione per una prestazione di alta qualità. Continua a leggere per saperne di più.

Cos’è un sistema telefonico VoIP?

VoIP – Voice Over Internet Protocol – Voce tramite protocollo internet – trasmette le chiamate vocali usando internet. Si pone all’opposto delle linee telefoniche analogiche che trasmettono la voce tramite cavo.

In sintesi, VoIP è un complesso sistema di chiamate online, un sistema telefonico online basato su cloud.

Come vengono trasferiti i dati VoIP?

Per capire se nel tuo sistema VoIP c’è qualche problema, potrebbe tornarti utile una breve panoramica sul suo funzionamento. Quando avvii una telefonata, tutti i dati sono suddivisi in piccoli blocchi, chiamati pacchetti voce. Questi pacchetti sono il modo in cui il computer organizza il trasferimento delle informazioni su un network. Tutto ciò semplifica il trasferimento dei dati.

I pacchetti sono guidati uno per uno attraverso percorsi diversi, il che rende il trasferimento dei dati il più efficiente possibile. Una volta che tutti i pacchetti arrivano a destinazione, vengono ricomposti. Tutto avviene in qualche millisecondo.

Almeno questo è il processo standard. Tuttavia, si possono verificare complicazioni se qualcosa va storto durante il processo. Più tardi, affronteremo questo argomento.

Monitoraggio della qualità delle chiamate

Considerando i potenziali problemi di audio, le aziende che dipendono fortemente dalla comunicazione VoIP hanno bisogno di rivedere regolarmente la qualità delle loro chiamate. Può essere svolto manualmente, attraverso un monitoraggio personale affiancato. Tuttavia, un metodo più efficace è quello di avere un software che automatizzi molti dei tuoi compiti.

Puoi quindi registrare le tue telefonate e ascoltare le conversazioni in qualsiasi momento. In questo modo, hai la possibilità di ottenere molte informazioni preziose; sulla prestazione del tuo staff, sul modo in cui interagiscono i clienti, le loro preferenze e antipatie e i punti deboli. Le registrazioni delle chiamate mettono in mostra anche la loro chiarezza. Se c’è un problema di audio, offrono un mezzo rapido per riconoscerlo. Così potrai sistemare qualsiasi cosa sia andata storta il prima possibile.

Tipi più comuni di problemi di qualità delle chiamate VoIP

Eco, rumori fastidiosi, parti mancanti della conversazione, audio monodirezionale e chiamate interrotte ostacolano le chiusure dei contratti e delle relazioni che si vengono a costruire tra te e i tuoi clienti. Ecco tre problemi VoIP tra i più comuni che potresti sperimentare:

Latenza

Se ti sei mai trovato in una situazione in cui la risposta è arrivata qualche secondo dopo rispetto al normale, allora hai sperimentato la latenza, o “l’effetto eco”. Non abbassa la qualità audio, tuttavia il suono arriva a intervalli irregolari. Di conseguenza i chiamanti e gli operatori si interrompono costantemente a vicenda, in quanto entrambe le parti interpretano il silenzio come un’opportunità per parlare.

La latenza è causata da pacchetti di dati in arrivo dal mittente al destinatario di una telefonata con un ritardo di più di 50 millisecondi rispetto al normale. A causa di ciò, il suono arriva dal mittente al destinatario con un ritardo.

Distorsione

A differenza della latenza, la distorsione disturba completamente la qualità dell’audio – il discorso è sconnesso. Alcune parti dell’audio potrebbero anche essere “saltate” o andate completamente perse, causando momenti di silenzio imbarazzanti.

La distorsione si verifica quando i pacchetti vengono consegnati dal mittente al destinatario a intervalli irregolari. Alcuni sono troppo veloci, altri troppo lenti. Ecco un esempio pratico: Quando il pacchetto n.4 arriva prima del pacchetto n.1, questo provoca incoerenza nella trasmissione dei dati. Quindi si verifica un’incoerenza del suono.

Nel caso la distorsione diventi estrema, può portare a una perdita di pacchetti; ne parliamo nel prossimo punto.

Perdita di pacchetti

Si verifica quando il pacchetto non arriva proprio a destinazione. Per ascoltare correttamente un audio, hai bisogno di tutti i pacchetti. Quando manca anche solo un pezzo, si perde l’intero pacchetto. Non si sente alcun suono.

Questo fenomeno è noto come caduta della chiamata, ovvero una delle situazioni più dannose nella comunicazione con i clienti.

Come risolvere i problemi relativi alla qualità delle chiamate VoIP

Nonostante la connessione internet sia uno dei motivi più comuni per i problemi di bassa qualità del suono, non si tratta certo dell’unico problema. I disturbi possono essere provocati da malfunzionamenti in qualsiasi altra parte dell’infrastruttura VoIP. Per risolvere questi problemi, devi identificare ciò che non funziona correttamente e trovare il modo di sistemarlo.

#1 Scarsa qualità del suono

Scarsa qualità del suono – distorsione – è uno dei problemi più comuni che colpisce la qualità del suono VoIP. Come risolverlo? Per prima cosa, stabilisci se il problema si verifica costantemente o solo nei momenti in cui utilizzi al massimo la tua rete.

Se si verifica durante l’ora di punta dell’utilizzo della rete, controlla le configurazioni QoS (Quality of Service – Qualità del Servizio) in tutti i dispositivi che trasportano la voce. Come i router e gli interruttori. La QoS dà la priorità a un determinato tipo di traffico, come quello VoIP, prima di quello dei dati standard. Così facendo aumenta la performance delle applicazioni ed evita che la tua rete si sovraccarichi. Previene anche il degrado della qualità del suono.

Verifica che non ci siano code di pacchetti stracolme. Se ci dovessero essere, risolvi il problema implementando in modo appropriato la QoS. Assicurati che non siano trasportate contemporaneamente troppe informazioni.

Puoi anche incrementare la priorità dei pacchetti vocali all’interno del tuo network. Risolvere il problema della distorsione può richiedere l’aumento della tua larghezza di banda (la quantità massima di dati che possono essere trasferiti su internet in un determinato periodo di tempo).

Inoltre, installare i buffer di distorsione può aiutare a distribuire i pacchetti in modo più agevole, raggruppandoli, conservandoli e inviandoli a intervalli regolari. Con i buffer di distorsione, i pacchetti dati saranno più organizzati e offriranno un suono uniforme. Ciò potrebbe provocare dei ritardi minori, quasi impercettibili nella trasmissione vocale. Eppure, si tratta sicuramente di un’esperienza migliore per l’utente rispetto ad avere a che fare con una distorsione.

#2 Ritardi del suono

I ritardi del suono, noti come latenze, potrebbero essere provocati dalla distanza di rete. Ad esempio da un collegamento satellitare. In questo caso, dovresti usare una tecnologia di rete alternata.

Hai anche bisogno di stabilire se la latenza si verifica a causa di un congestionamento, ovvero la formazione di una barriera, che impedisce ai dati di scorrere adeguatamente. Se dovesse essere così, esamina le tue configurazioni della QoS su tutti i collegamenti di rete. Cerca dei buffer di distorsione eccesivamente grandi. Come abbiamo detto, possono provocare un minor ritardo sonoro. Ma se i buffer di distorsione dovessero essere troppo grandi, crescerebbe anche il ritardo sonoro.

Tra le altre procedure di risoluzioni dei problemi possiano annoverare una gestione della rete basata sulla policy, un controllo dell’hardware o la categorizzazione dei pacchetti.

#3 Chiamate interrotte

Dal momento che vengono provocate dalla perdita dei pacchetti, devi scoprire dove si verifica. Sebbene ci possano essere altre cause profonde, i motivi principali per cui accade sono due. Il primo motivo potrebbe essere il congestionamento della rete. In tal caso, allora disponi probabilmente di una QoS inadeguata o mal pianificata. Utilizza la configurazione QoS adeguata su tutti i collegamenti VoIP.

Il secondo motivo più comune delle chiamate interrotte riguarda i problemi relativi alla larghezza di banda di internet. Controlla se non stai raggiungendo il limite quando aumenta il volume delle chiamate. In questo caso, la perdita dei pacchetti è provocata da risorse dati insufficienti. Potresti aver bisogno di ampliare o ridurre le tue attività online.

Se nessuna di queste è la causa, allora ci potrebbe essere un problema con la configurazione della tua apparecchiatura. Potresti considerare l’idea di cambiare le cuffie o il router.

Come migliorare la qualità del suono

Sai già quali potrebbero essere i potenziali problemi sonori e cosa potrebbe provocarli. Ora, diamo un’occhiata ad alcune delle migliori pratiche VoIP per garantire una chiarezza della chiamata eccellente.

#1 Verifica il tuo sistema

Il software VoIP ha bisogno di un monitoraggio frequente. E soprattutto dopo gli aggiornamenti, serve anche una riconfigurazione occasionale. Se il tuo sistema VoIP riscontra dei problemi, fai una ricerca nel sistema per trovare eventuali vulnerabilità che potrebbero essersi verificate nei sistemi operativi o nelle applicazioni. Controlla anche il livello dei protocolli.

Un controllo regolare del tuo sistema previene anche le minacce alla sicurezza. È estremamente utile, dato che alcuni malware possono bloccare tutti i processi di chiamata VoIP. Ma se vuoi semplificarti la vita, potresti iniziare scegliendo un sistema VoIP davvero sicuro.

Con CloudTalk, i tuoi dati e servizi sono sempre al sicuro. Vengono tutti conservati in un centro dati moderno monitorato 24/7. Il nostro software è in conformità con la certificazione di sicurezza ISO 27001:2013.

#2 Acquista un nuovo software di compressione

Le reti VoIP ricevono e inviano segnali digitali. Prima di lasciare il sistema, questi segnali vengono compressi in due possibili modi: compressione senza perdita (riduce la dimensione dei dati senza nessuna perdita di qualità), e compressione con perdita (rimuove i dati dal file originale). La compressione con perdita si sbarazza anche dei rumori di fondo provenienti dalle chiamate VoIP.

Tuttavia, il tuo attuale software di compressione potrebbe essere incompatibile con le chiamate VoIP. Ad esempio, potrebbe essere eccessivamente potente. Ciò potrebbe portare a comprimere troppi dati, facendo in modo che quei segnali dati non abbiano senso per il tuo sistema. Se vuoi garantire un suono VoIP di alta qualità, prova ad acquistare un nuovo software di compressione che sia più compatibile. Uno che sia meno rigido sulle tue chiamate.

#3 Riduci le interferenze

Le interferenze si possono verificare nel caso di telefoni con frequenze Gigahertz (GHz) più elevate. Un normale telefono VoIP funziona a 2,4 GHz. Ma ce ne sono alcuni che funzionano a 5 e 5,8 GHz. Il telefono a 2,4 GHz crea una copertura dei dati più lunga ma li fa viaggiare più lentamente. Un sistema telefonico a 5 GHz fa scorrere più velocemente i dati, tuttavia fornisce una copertura minore.

Per evitare le interferenze dovute a un flusso veloce dei dati con meno copertura, scegli un telefono a 2,4 GHz. Garantisce una perfetta esperienza sonora. Alcuni router offrono la capacità di scegliere se si desidera eseguire uno spettro a 2,4 GHz o a 5 GHz, o persino entrambi contemporaneamente. Questi router ti consentono di scegliere quale traffico verrà eseguito in quale spettro, secondo l’idoneità a situazioni specifiche.

#4 Investi negli auricolari

Finora, abbiamo parlato soprattutto di problemi relativi al software. Tuttavia, una scarsa qualità delle chiamate VoIP può essere anche provocata da un hardware inadeguato. Se possiedi un call center o effettui quotidianamente chiamate di vendita, è probabile che la tua azienda faccia affidamento su di esso. Non cercare di risparmiare sulle cose necessarie. Investire il denaro in auricolari di alto livello è essenziale per avere una qualità VoIP elevata. La qualità del microfono e la durata del materiale, come ad esempio dei cavi resistenti, è estremamente importante. Se questi elementi sono scarsi, non puoi aspettarti una chiarezza della voce eccellente.

Tra i problemi più comuni, causati da una bassa qualità degli auricolari possiamo annoverare: la distorsione del suono (interruzioni) e l’audio monodirezionale. Delle cuffie troppo economiche possono anche disconnettersi dalle applicazioni se gli utenti rimangono in silenzio troppo a lungo. O potrebbero non essere riconosciute da alcuni sistemi operativi.

#5 Passa a un router VoIP ottimizzato

Molte aziende, soprattutto quelle più piccole, usano lo stesso router per le chiamate vocali e per i dati. Se disponi di un router potente, allora può far fronte a questa quantità di traffico. Tuttavia, se non è sufficientemente potente, utilizzare lo stesso router per tutto potrebbe causare dei problemi del suono. Lo spazio della larghezza di banda per la trasmissione delle chiamate è influenzato da tutti gli altri utenti della rete.

La scelta migliore per i call center è un router VoIP ottimizzato. Quando è necessario, concederà la priorità al traffico VoIP sulla comunicazione dei dati. È altrettanto importante che il tuo router supporti SIP (Session Initiation Protocol – Protocollo di Inizio Sessione). SIP aiuta a fornire i dati in modo affidabile attraverso il server. Potresti anche prendere in considerazione il supporto VLAN (Virtual Local Area Network) che raggruppa e disperde i dati nel punto in cui la latenza è più bassa.

Se ti trovi a casa o in ufficio e stai usando una soluzione VoIP che consenta al tuo staff di lavorare da qualsiasi luogo, assicurati di cercare un router dotato di una funzione QoS. In questo modo sarà più semplice per gli utenti regolare autonomamente il dispositivo. Questo router ti consente di scegliere un tipo di traffico e garantire che ottenga la priorità.

#6 Cerca di evitare il WiFi

Chiamare attraverso il WiFi aumenta la possibilità di sperimentare problemi di qualità VoIP. La copertura WiFi è instabile e imprevedibile. Non puoi davvero fare affidamento sulla sua costanza. Inoltre, il WiFi non è progettato per l’utilizzo di applicazioni in tempo reale. Oltretutto, è probabile che ci siano altri dispositivi connessi allo stesso WiFi. In questo modo, il tuo VoIP dovrà contendersi la banda.

Per avere una connessione di altissima qualità, usa l’ethernet. Aiuta a bypassare i problemi di interferenza. È in grado anche di eliminare le microonde e le luci fosforescenti vicine al tuo input audio, che a volte provocano anche delle interruzioni del suono.

#7 Riduci l’utilizzo della larghezza di banda

Finora abbiamo menzionato diverse volte la larghezza di banda. Non a caso. Uno spazio sufficiente di larghezza di banda rientra tra i requisiti più importanti per un perfetto flusso di pacchetto dati VoIP. Per evitare i problemi di chiamata, hai bisogno di circa 100 kbps (kilobyte al secondo) in entrambe le direzioni.

Come abbiamo già detto, puoi acquistare un router VoIP ottimizzato. Tuttavia, c’è un’altra soluzione più semplice e più economica per ampliare lo spazio di larghezza di banda. Dovrai semplicemente ridurre gli altri processi, come ad esempio l’esecuzione di più applicazioni contemporaneamente.

Puoi farlo integrando il tuo sistema VoIP, ad esempio con il CRM. Poi dovrai solo aprire una piattaforma alla volta, dato che tutto è disponibile all’interno di un unico spazio. Noi di CloudTalk offriamo molteplici opzioni di integrazione dalle quali scegliere, come Zendesk, HubSpot, Intercom, ecc.

Per ampliare lo spazio di larghezza di banda, potresti anche limitare i download durante le chiamate VoIP. Inoltre, esegui gli aggiornamenti importanti di notte.

Conclusioni

Anche le tecnologie più impeccabili possono sperimentare degli inconvenienti. Ritardi del suono, una scarsa qualità dell’audio o continue chiamate interrotte possono provocare inconvenienti nel chiudere i contratti. Così come nel costruire le relazioni con i clienti. Se ti dovessi trovare in questa situazione ci sono molti modi per migliorare la prestazione VoIP. Ecco alcune tra le migliori pratiche VoIP per migliorare il suono: verificare quotidianamente il tuo sistema, investire su auricolari di qualità o acquistare un router VoIP ottimizzato, evitare di effettuare chiamate usando il WiFi e molto altro.

Tuttavia, il modo migliore per ottenere una prestazione VoIP di alta qualità è quello di utilizzare un sistema VoIP eccezionale. CloudTalk garantisce chiamate perfettamente chiare. Offriamo anche più di 50 funzioni aggiuntive, inclusa un’integrazione perfetta.

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