PBX vs. VoIP: quali sono le differenze?

Il 24% delle aziende utilizza ancora i servizi telefonici tradizionali, mentre il 36% degli acquirenti di software preferisce le soluzioni Voice over Internet Protocol (VoIP). PBX vs VoIP, quindi, è un dibattito vitale per le comunicazioni aziendali.

Continua a leggere per scoprire tutti i dettagli principali di PBX e VoIP, come si confrontano le due opzioni e quale potrebbe rivelarsi la scelta migliore per la tua azienda.

Punti di forza

• I sistemi PBX (Private Branch Exchange) sono reti telefoniche private on-premises che permettono a un’azienda di ricevere, effettuare e gestire le telefonate.
• I sistemi telefonici VoIP (Voice over Internet Protocol) sono soluzioni basate su software che consentono alle aziende di ricevere, effettuare e gestire le chiamate online tramite internet.
• Le principali differenze tra i sistemi VoIP e PBX riguardano la tecnologia di base, i costi, la qualità delle chiamate, la scalabilità, la flessibilità e la sicurezza.

Cosa sono PBX e VoIP?

Iniziamo spiegando cosa sono in realtà il PBX e il VoIP. Molte persone si confondono e alcune usano i termini in modo intercambiabile. Tuttavia, si tratta di sistemi diversi e distinti.

PBX (Private Branch Exchange)

• Tipo di rete telefonica privata ad uso aziendale
• I centralini tradizionali sono soluzioni on-premises che si basano su hardware e linee telefoniche fisse presso la sede della tua azienda.
• Questo tipo di rete permette ai dipendenti dell’azienda di comunicare sia internamente (con gli altri dipendenti) che esternamente.
• Oltre a permettere agli utenti di effettuare e ricevere chiamate, un centralino ha anche un paio di utili funzioni che non sono disponibili sui telefoni tradizionali, come il trasferimento di chiamata o un menu IVR.
• Utilizzando un centralino, un’azienda può avere molti telefoni installati che sono tutti collegati a un’unica rete.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

• Funziona secondo un principio completamente diverso: le chiamate vengono inoltrate utilizzando Internet.
• Ogni volta che effettui una chiamata, la tua voce viene trasformata e compressa in dati e poi inviata al telefono di destinazione.
• Alcuni anni fa, la qualità delle chiamate VoIP era piuttosto bassa, quindi le aziende hanno scelto il PBX come opzione più affidabile.
• Al giorno d’oggi, la qualità delle chiamate vocali non è diversa da quella di una normale chiamata con il centralino.

Ma anche se la velocità e la qualità delle due reti sono simili, ci sono ancora molte differenze tra loro. Qui di seguito ti illustriamo le differenze più importanti tra PBX e VoIP, in modo che tu possa scegliere l’opzione migliore per le tue esigenze aziendali.

Qual è la differenza tra VoIP e PBX: un’istantanea

Prima di decidere se scegliere il PBX o il VoIP, è fondamentale capire le due opzioni e le loro differenze.

Le differenze principali tra VoIP e PBX sono:

PBX vs. VoIP: le principali differenze in dettaglio

Comprendere le differenze tra la tecnologia alla base del PBX e quella del VoIP è importante. Tuttavia, ciò che probabilmente ti interessa di più sono le differenze tangibili tra la scelta del VoIP o del PBX per la tua azienda:

#1 Costi di installazione iniziale

La differenza maggiore tra PBX e VoIP in termini di installazione e configurazione è il costo.

L’installazione di un sistema telefonico PBX per la tua azienda è piuttosto complicata e costosa:

• Devi pagare in anticipo un alimentatore di sistema, router, apparecchi telefonici compatibili, cuffie e altro hardware
• Anche i costi per l’installazione e la creazione dell’intera infrastruttura (per esempio, l’installazione di linee telefoniche fisse) sono elevati.

Sommando il tutto, il costo complessivo può arrivare rapidamente a migliaia di dollari, quindi solo le aziende più grandi con molti dipendenti possono permettersi le reti PBX.

L’adozione e l’implementazione di una soluzione VoIP, invece, è molto più economica. Se disponi già di una connessione internet, non c’è bisogno di creare un sistema completamente nuovo. Hai bisogno solo di investire in:

• Un router in grado di gestire chiamate VoIP di alta qualità
• Telefoni compatibili con la tecnologia IP (anche se telefoni cellulari, laptop o PC e tablet possono funzionare altrettanto bene).
• Software

Non c’è nemmeno bisogno di assumere un tecnico per installare un sistema VoIP. In molti casi, è sufficiente scaricare software e applicazioni sui dispositivi che hai scelto.

#2 Costi mensili

Un altro aspetto che devi tenere presente quando scegli tra PBX e VoIP è il costo mensile di gestione e manutenzione di ciascun sistema.

Nel caso del PBX, questo dipende dalla tua configurazione. In genere, devi sommare le bollette telefoniche, la manutenzione del sistema e qualsiasi altro costo generato da problemi di manutenzione (come la necessità di sostituire o aggiornare le apparecchiature). Dovrai anche pagare le licenze software e telefoniche.

Il VoIP, invece, è tipicamente un servizio in abbonamento. Il costo mensile dipenderà dallo strumento e dal piano di chiamata che utilizzerai. I costi dei sistemi telefonici aziendali VoIP tendono ad aggirarsi tra i 25 e i 180 dollari al mese per utente, con i fornitori che spesso offrono pacchetti differenziati. Ad esempio, noi di CloudTalk abbiamo quattro modelli di prezzo, da un piano iniziale che costa solo 25 dollari al mese per utente a un piano su misura per le aziende.

#3 Qualità delle chiamate

Con il centralino, la qualità delle chiamate dipende principalmente dall’hardware, che comprende i router e i modelli di telefono. Se il sistema è configurato in modo appropriato e i modelli di telefono sono di alta qualità, anche le chiamate lo saranno.

Nel caso del VoIP, la situazione è un po’ più complicata, in quanto le cause della bassa qualità del suono possono essere molteplici. Una delle ragioni più comuni è una connessione internet lenta o instabile. Se il router non è configurato correttamente, questo potrebbe causare ritardi e intoppi nelle chiamate, al punto da rendere il VoIP inutilizzabile. Anche le cuffie dei tuoi dipendenti o il software di chiamata potrebbero influire sulla qualità delle chiamate.
Tuttavia, con la giusta infrastruttura e il giusto provider VoIP, la qualità delle chiamate può essere pari o superiore a quella dei sistemi PBX tradizionali. CloudTalk, ad esempio, garantisce un’elevata qualità delle chiamate grazie a un’infrastruttura di server distribuiti a livello globale. Ciò significa un jitter medio di soli 17,8 millisecondi e una latenza media di soli 23ms.

#4 Scalabilità e facilità di aggiornamento

Aggiornare o scalare un sistema VoIP non è un problema. Se ne hai bisogno, puoi facilmente passare a un piano VoIP di valore superiore, ordinare più telefoni o aggiungere nuovi utenti.

Se hai bisogno di un altro numero telefonico (persino uno internazionale) nella tua azienda, puoi aggiungerne uno in soli pochi minuti e usarlo immediatamente.

Se stai pensando di cambiare il tuo attuale router o telefono con modelli più recenti, anche questo non è un problema. Puoi persino utilizzare lo stesso piano VoIP in uffici diversi! Inoltre, puoi facilmente rimuovere i numeri di telefono o passare a un piano inferiore.

VoIP è fornito anche di numerose funzionalità che non sono disponibili per i telefoni PBX o che sono molto costose da aggiungere. In aggiunta, potrai anche chiedere al tuo fornitore VoIP di aggiungere funzioni personalizzate in base alle esigenze della tua azienda.

Nel frattempo, scalare un sistema PBX può essere problematico, per non dire costoso. Se ti trasferisci in un nuovo ufficio, devi costruire l’infrastruttura PBX da zero. Anche una cosa apparentemente semplice come l’aggiunta di altri utenti al PBX è una sfida. Potresti scoprire che prima hai bisogno di nuove linee che richiedono un modulo diverso e che tale modulo richiede una capacità molto maggiore.

Per tutte queste cose, avrai bisogno di un tecnico esperto. E una volta che hai già pagato un nuovo hardware o hai firmato un contratto di licenza a lungo termine, tornare alle impostazioni precedenti è praticamente impossibile. Lo stesso vale per l’aggiunta di nuove funzionalità. Questo potrebbe essere costoso e difficile da fare, perché avrai bisogno di un tecnico informatico esperto.

#5 Flessibilità

La mancanza di flessibilità dei telefoni PBX è un altro aspetto che può causare problemi.

I telefoni PBX sono solitamente proprietari, il che significa che sono legati a un determinato sistema o a un fornitore. Vuoi passare a un modello di telefono o a un fornitore diverso? Può succedere che tu debba sostituire l’intera apparecchiatura, perché i modelli attuali non sono compatibili.

Ecco un altro problema evidente, soprattutto ora che il lavoro remoto e ibrido è sempre più diffuso. I telefoni PBX possono essere utilizzati solo all’interno del tuo ufficio e solo con modelli di telefono compatibili. Questo significa che le chiamate a distanza sono fuori discussione.

Con i sistemi VoIP invece, hai molte più opzioni:

• Puoi usare qualsiasi telefono, purché il tuo provider offra un’applicazione mobile.
• Puoi anche usarli ovunque ci sia una connessione internet stabile.
• I tuoi agenti possono gestire le chiamate direttamente da un’applicazione per computer.

In questo modo, non importa se sono bloccati in un ingorgo o se lavorano in modalità home-office, gli agenti possono rispondere alle chiamate come se fossero in ufficio.

#6 Affidabilità e sicurezza

Se installato e mantenuto correttamente, un sistema PBX è affidabile e sicuro. Poiché si basa su una tradizionale rete telefonica pubblica commutata ( PSTN ) piuttosto che su una connessione internet, non c’è il rischio di attacchi da parte di hacker.

Le reti PSTN, tuttavia, possono subire interruzioni a causa di condizioni meteorologiche estreme o di altri eventi che possono danneggiare la rete in generale. Ad esempio, se un veicolo si schianta contro un palo telefonico e lo fa cadere, la tua azienda potrebbe perdere la linea telefonica fino a quando non verrà riparata.

I sistemi VoIP, invece, dipendono da internet. Ciò significa che se la tua azienda perde completamente la connessione a internet, potrebbe perdere anche la possibilità di effettuare e ricevere chiamate.

Tuttavia, le soluzioni di chiamata basate su software funzionano su una vasta gamma di dispositivi. Quindi, anche nella peggiore delle ipotesi, il tuo personale potrebbe comunque accedere al sistema con il proprio cellulare o da una sede diversa.

Con il giusto provider, le soluzioni VoIP sono anche incredibilmente sicure. CloudTalk, ad esempio, implementa rigorosi standard di sicurezza per garantire una protezione end-to-end dei tuoi dati e di quelli dei tuoi clienti.

Scegliere tra PBX e VoIP: i pro e i contro

Sei pronto a scegliere il tuo sistema di comunicazione aziendale? Se hai bisogno di ulteriore aiuto, ecco un riepilogo dei pro e dei contro di PBX e VoIP:

Pro e contro del centralino tradizionale

Pro:

• Se la tua azienda ha già un sistema PBX tradizionale, mantenerlo significa non sprecare quanto investito nell’hardware e nell’infrastruttura.
• A volte puoi avere un maggiore controllo sulla personalizzazione o sull’adattamento del sistema, in quanto è interamente tuo. Tuttavia, per farlo occorrono tempo e risorse significative.
• L’utilizzo di hardware familiari, come i telefoni fissi, può essere più comodo per alcuni lavoratori.

Contro:

• Il centralino tradizionale si basa sulla rete PSTN e in molti paesi la rete PSTN sta per essere eliminata. Ciò significa che il tuo sistema telefonico non sarà a prova di futuro.
• I costi sono in genere molto più elevati. Devi pagare di più per l’installazione e poi dovrai sostenere anche i costi di manutenzione.
• Le funzionalità sono in genere molto più limitate. È anche molto più difficile, se non impossibile, integrare un sistema PBX tradizionale con CRM e altri strumenti aziendali basati su software.

Pro e contro del VoIP

Pro:

• Le soluzioni basate sul VoIP sono in genere facili e veloci da installare e configurare. Una volta che i tuoi team hanno scaricato il software, spesso possono iniziare a lavorare in pochi minuti.
• Le soluzioni vengono addebitate in base a un abbonamento mensile. Ciò significa che il costo è costante, prevedibile e spesso inferiore a quello di un’alternativa basata sulla rete fissa.
• La gamma di funzioni disponibili è molto più ampia, con funzioni avanzate basate sull’intelligenza artificiale offerte dai migliori fornitori. Inoltre, spesso è facile integrare il sistema telefonico con i CRM e altri strumenti.

Contro:

• Se hai una connessione internet debole o inaffidabile, il jitter e la latenza possono influire sulle chiamate effettuate tramite VoIP.
• Alcuni provider VoIP includono costi nascosti nei loro prezzi o rendono le funzioni utili solo nei piani più costosi. Scegliendo il fornitore giusto, però, potrai evitare tutto questo.
• Essendo una soluzione basata su internet, il VoIP può essere vulnerabile ai cyberattacchi. Tuttavia, le soluzioni migliori sono protette da rigorose misure di sicurezza.

PBX vs VoIP: capire entrambi e scegliere il migliore per te

Sia PBX che VoIP hanno i propri vantaggi e svantaggi.

Il PBX è familiare, sicuro e può offrire un’elevata qualità delle chiamate. Tuttavia, sia la configurazione iniziale che la manutenzione continua del sistema sono costose. Inoltre, la rete su cui si basano i sistemi PBX tradizionali – la PSTN – è sempre più in via di dismissione in tutto il mondo.

Le soluzioni VoIP, invece, sono molto flessibili e scalabili e i costi di installazione e gestione sono molto più bassi rispetto alle linee tradizionali. Le prestazioni del VoIP dipendono molto dalle capacità della connessione internet, ma la maggior parte delle aziende moderne dispone di una connessione forte.

Hai già un centralino tradizionale? Cloudtalk può aiutarti a passare da un centralino obsoleto al VoIP e offrirti tutti i vantaggi.

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