L’importanza della
comunicazione aziendale –
definizione, tipi e consigli

Le persone comunicano tra loro continuamente. Senza la comunicazione, non saremmo in grado di fare nulla. È difficile pensare a una situazione nella quale non si abbia bisogno di alcun tipo di comunicazione. Senza quest’utile abilità, molte delle mete che abbiamo raggiunto finora come esseri umani sarebbero solo sogni.

Esiste un tipo specifico di comunicazione che dovrebbe essere di particolare interesse per i proprietari delle aziende, dipendenti e datori di lavoro, imprenditori e praticamente chiunque si occupi quotidianamente di affari – la comunicazione aziendale.

Cosa ti aspetti di imparare da quest’articolo? Daremo una definizione del termine comunicazione aziendale e dei suoi diversi tipi fornendo esempi, accenneremo ai tre mezzi della comunicazione aziendale e ti forniremo una lista di utili consigli e accorgimenti su come padroneggiare la tue abilità di comunicazione aziendale da professionista. Senza ulteriori indugi, andiamo subito al sodo!

Cos’è esattamente la comunicazione aziendale

Per capire cos’è la comunicazione aziendale, concentriamoci prima sul termine ‘comunicazione’.

Che cosa significa?

Solitamente il termine comunicazione si riferisce all’atto del parlare, dello scrivere o dell’inviare informazioni a un’altra persona. L’idea generale di comunicazione è molto complessa e si concentra su vari aspetti, molti dei quali includono:

• garantire che il messaggio abbia raggiunto il target di riferimento
• garantire che il destinatario del messaggio capisca e risponda, se necessario
• garantire, come mittente, di comunicare in modo educato e con una precisione e chiarezza adeguata

Il ruolo della comunicazione negli affari

La comunicazione aziendale comporta ogni tipo di comunicazione che si verifichi all’interno di un particolare ambiente aziendale. Questa comunicazione contribuisce allo sviluppo dell’abilità di influenzare gli altri, provoca cambiamenti negli atteggiamenti e punti di vista delle persone, aumenta la motivazione, così come crea e mantiene relazioni professionali.

Molti studiosi e imprenditori concordano sul fatto che sia l’abilità di base più importante per chiunque nel mondo del lavoro. Prova solo a pensare al tuo primissimo incontro con un’azienda con la quale stai attualmente lavorando. Avresti ottenuto il lavoro senza una comunicazione professionale?

In questi tempi di globalizzazione in rapida evoluzione e di una crescente richiesta del lavoro di squadra, le capacità di comunicazione sono assolutamente fondamentali per il successo di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni. Aiutano a semplificare i flussi di lavoro e a evitare di sovraccaricare di lavoro i dipendenti, il che potrebbe portare a cattive abitudini del sonno e a scarse capacità decisionali. Un dipendente riposato è un lavoratore produttivo!

Ora che sappiamo cos’è una comunicazione aziendale e quanto sia importante, esaminiamo i diversi tipi dando un’occhiata a degli esempi:

Tipi di comunicazione aziendale con esempi

Abbiamo diviso la comunicazione in due principali categorie: interna ed esterna. Entrambe possono essere ulteriormente suddivide in due forme diverse: ascendente e discendente. Esaminiamole tutte:

#1 Interna ascendente

Si riferisce a qualsiasi informazione che viene trasferita da un singolo individuo che lavora in un’azienda fino alla gerarchia organizzativa, ad esempio da un subordinato fino a un manager. Questi ultimi hanno spesso bisogno di vari tipi di messaggi da parte delle persone che lavorano nei team da loro gestiti. Quando i membri del team forniscono ai propri manager qualsiasi tipo d’informazioni, la consideriamo una comunicazione interna ascendente.

Esempi:

• Rapporti di vendita
• Sondaggi
• Modelli
• Riassunti
• Moduli di sistema
• Moduli di feedback, reclami e controversie

#2 Interna discendente

La comunicazione interna discendente è l’opposto di quella ascendente e si verifica quando un superiore comunica con uno o più subordinati. Ad esempio, manager che contattano i dipendenti da loro gestiti.

È più comunemente usata per trasferire informazioni fondamentali, fornire istruzioni, incoraggiare discussioni tra le persone, motivare lo staff e aumentare la produttività.

Esempi:

• Istruzioni lavorative inviate dai direttori ai manager
• Moduli inviati dai dipendenti di gestione di livello medio a quelli di livello basso
• Procedure e pratiche
• Moduli di feedback sulle prestazioni
• Presentazioni della strategia aziendale e dei valori fondamentali presentati ai nuovi dipendenti durante l’orientamento

#3 Esterna ascendente

La comunicazione esterna ascendente avviene tra i dipendenti all’interno di un’organizzazione e tra le parti interessate al di fuori di essa, posizionate più in alto nella gerarchia. Tra le parti interessate esterne si possono includere partner aziendali, funzionari governativi, residenti della comunità, amministratori esterni, ecc.

Esempi:

• Fatture
• Rapporti annuali
• Ordini di acquisto
• Newsletters
• Riviste

#4 Esterna discendente

In modo simile, una comunicazione esterna discendente si verifica tra un’azienda e le sue parti interessate esterne, ma questa volta il soggetto più in alto nell’azienda è quello che inizia la comunicazione. La comunicazione esterna include in genere le brochures, email, newsletter e manifesti, tutto intenzionato ad attrarre potenziali clienti, partner e fornitori.

Esempi:

• Formazione sui prodotti e comunicazione di supporto
• Documentazione promozionale e di marketing
• Comunicazione con i canali di vendita e di distribuzione

Mezzi di comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale può svolgersi in molti modi, e in quest’articolo ne esamineremo tre:

Verbale

La comunicazione verbale è in pratica qualsiasi tipo di comunicazione orale sotto forma di lingua parlata, atta a inviare informazioni ad altre persone. In questo tipo di comunicazione, non solo le persone comunicano con le parole, ma spesso includono emozioni, sensazioni, pensieri e idee, sia intenzionalmente che non.

Hai mai sentito parlare della regola 7-38-55? Si tratta della teoria di Albert Mehabrian sulla comunicazione delle emozioni. Secondo questo concetto, il 7% del significato viene comunicato attraverso le parole pronunciate, il 38% con il tono di voce e il 55% attraverso il linguaggio del corpo. Potresti ricordarlo la prossima volta che ti imbatterai in una conversazione importante con il tuo capo in merito a un aumento!

Scritta

La comunicazione scritta, come dice il nome stesso, consiste in tutti i tipi di condivisione dell’informazione sotto forma di messaggi scritti come: email, lettere, report, telegrammi, bollettini, manuali, annunci cartacei e molto altro. Al contrario della comunicazione verbale, ci vuole un po’ più di sforzo per comunicare emozioni e sentimenti con la comunicazione scritta.

Tra i fattori da considerare quando si usa una comunicazione scritta ci sono: scegliere il livello corretto di formalità, essere consapevoli dell’ortografia e degli errori grammaticali, così come della chiarezza appropriata per il destinatario.

A distanza

Di sicuro ti sarà familiare il termine ‘lavoro a distanza’, che molti dipendenti stanno ancora attualmente sperimentando a causa della pandemia da COVID-19, ma conosci il termine ‘comunicazione a distanza?’ Si verifica a distanza, per lo più attraverso strumenti elettronici. Grazie alla comunicazione a distanza, puoi lavorare da remoto senza avere interazioni faccia a faccia.

Ci sono molti strumenti in circolazione che consentono una comunicazione a distanza. Eccone alcuni:

• Chiamate telefoniche, come le soluzioni di call center
• Email
• Sistema di ticketing via email
• Chat e conferenze online
• Sistemi operativi di lavoro
• Videoconferenze, come webinar

Come padroneggiare le tue abilità di comunicazione aziendale – i nostri sette consigli e trucchi fortunati!

Ora che sai cos’è una comunicazione aziendale, così come i diversi tipi e metodi è arrivato il momento di condividere con te alcuni dei nostri segreti.

Nella sezione finale, ti forniremo sette consigli e trucchi perfetti per padroneggiare le tue abilità di comunicazione aziendale. Andiamoli a conoscere:

Lavora sul tuo linguaggio del corpo

Il tuo linguaggio del corpo, così come il tuo aspetto, svolge un ruolo significativo nel modo in cui vieni percepito durante le comunicazioni aziendali. Presta attenzione al linguaggio che usi quando interagisci con le persone in un ambiente aziendale, prenditi cura del tuo aspetto e assicurati di attenerti al dress code appropriato. Infine, ricordati della teoria 7-38-55 menzionata in precedenza.

Ascolta attentamente

Per comunicare efficacemente, devi tenere le orecchie aperte. La comunicazione funziona in entrambe le direzioni, e dovresti sempre prendere nota di ciò che un’altra persona vuole comunicarti. Questo atteggiamento dimostra rispetto e impegno.

“Se pensi che la comunicazione consista solo nel parlare, allora non hai ascoltato.” – Ashleigh Brilliant

Pratica le tue abilità di comunicazione generale.

La pratica rende perfetti. Se pensi che ti manchino alcune abilità comunicative fondamentali in un ambiente aziendale, cerca di praticarle al di fuori del tuo contesto lavorativo. Fai discorsi, chatta con gli amici su vari temi, impegnati in discussioni e ascolta podcast. Vedrai in fretta grandi risultati!

Utilizza i canali giusti per diversi tipi di comunicazione

È estremamente importante utilizzare i canali giusti per diversi tipi di discussioni e conversazioni che si verificano all’interno di un ambiente aziendale. Fissa chiare linee guida, assicurati che tutti le conoscano e attieniti ad esse. Ciò contribuirà a mantenere un ambiente di lavoro ben organizzato con spazi dedicati alla professionalità così come a discussioni non relative al lavoro.

Impostare tali canali potrebbe valere anche per il tuo servizio clienti. Potresti, ad esempio, gestire una linea di assistenza clienti attraverso uno strumento di call center. Al giorno d’oggi, i call center sono ancora molto apprezzati dai clienti, quindi potrebbe essere una buona opzione per la tua azienda. Ci sono molti strumenti validi dai quali scegliere, ma CloudTalk è l’unica alternativa se stai cercando la soluzione migliore in circolazione. Offri ai tuoi clienti un’esperienza personalizzata e risolvi rapidamente ogni problema grazie a interazioni persona a persona.

Espandi il tuo vocabolario commerciale

Se lavori in un mercato di nicchia, avrai bisogno di familiarizzare con un vocabolario e gergo che sia specifico. Ottieni maggiori informazioni in merito alla tua azienda, guarda film, ascolta podcast e chatta con i tuoi colleghi. Tutto richiede del tempo, ma alla fine ci arriverai.

Preparati per le riunioni per evitare lo stress

Lo stress può immobilizzare il cervello, quindi assicurati di prepararti sempre in anticipo per le tue riunioni aziendali. Non c’è niente di peggio che dover pensare alle pubblicità, soprattutto se stai già facendo fatica a comunicare in modo efficace. Evita di farlo preparandoti bene e sii rilassato quando arriva il momento di fare il discorso.

Impegnati nelle discussioni

Impegnarsi in conversazioni vivide e vivaci sarà di grande stimolazione per la tua mente e per le tue abilità comunicative. Più interagisci con altre persone, più migliorerai nel farlo. La comunicazione aziendale non è così spaventosa come sembra!

La comunicazione aziendale messa a nudo!

Eccoci! Più ricchi di conoscenza e consigli preziosi.

La comunicazione aziendale svolge un ruolo significativo in ogni azienda, e dovrebbe essere sempre uno degli elementi chiave fondamentali per il successo. Eccellenti abilità di comunicazione all’interno di un ambiente aziendale contribuiscono molto alla crescita personale, aumentano la qualità della prestazione a lavoro e la soddisfazione complessiva.

In quest’articolo abbiamo:

• spiegato il termine ‘comunicazione aziendale’
• fornito esempi dei vari tipi e metodi di comunicazione
• offerto consigli preziosi su come migliorare le tue abilità di comunicazione aziendale

Tieni a mente che la comunicazione è molto importante ovunque, ma soprattutto negli ambienti professionali. Segui questa guida e il nostro blog per ulteriori contenuti sulla comunicazione, in modo specifico quelli che riguardano i call center e i servizi di assistenza telefonici.