Integrazione CRM VoIP: Una guida completa

Cosa ottieni quando combini il VoIP con un CRM? Costi ridotti fino al 75%, portata globale, migliore accesso ai dati dei clienti, conversioni aumentate del 300% e molto altro ancora.

Le piattaformeVoIP(Voice over Internet Protocol) e di Customer Relationship Management (CRM) sono diventate una pietra miliare delle operazioni dei call center inbound e outbound. E per una buona ragione, considerando tutti i vantaggi che possono offrire.

A tal fine, in questo articolo ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere sull’integrazione VoIP CRM: cos’è, come funziona, cosa può fare per te e come puoi iniziare a usarla se non l’hai ancora fatto.

Punti di forza:

• Le integrazioni telefoniche CRM descrivono la combinazione di piattaforme VoIP e CRM tramite un software proprietario o un’API personalizzata.
• Le integrazioni telefoniche del CRM beneficiano di sincronizzazione automatica, chiamate istantanee, accesso alle registrazioni delle chiamate, opzioni di personalizzazione e altro ancora.
• Le caratteristiche delle integrazioni dei sistemi telefonici CRM ti aiutano a risparmiare tempo e denaro, a migliorare la soddisfazione di clienti e dipendenti, ad amplificare la crescita dei ricavi e molto altro ancora.

Cos’è un’integrazione VoIP?

In poche parole, l’integrazione VoIP è la pratica di combinare due piattaforme: un sistema VoIP, come CloudTalk, con un altro strumento di terze parti. Sebbene i CRM siano le integrazioni VoIP più comuni, esse possono includere anche Helpdesk, E-commerce, Sales Automation, Business Intelligence e altri sistemi.

Le integrazioni VoIP sono generalmente utilizzate per risparmiare tempo e aumentare la produttività unendo parti (o la totalità) dello stack tecnologico di un call center in un’unica interfaccia, snellendo i flussi di lavoro e automatizzando le attività ripetitive.

Esempio:
Invece di far perdere tempo prezioso ai tuoi agenti per chiamare manualmente, usa una delle integrazioni CRM one-click di CloudTalk e sfrutta al massimo la funzione Click-to-Call. Avvia immediatamente le conversazioni e tieni d’occhio i dettagli del cliente.

Come funziona un’integrazione CRM VoIP?

Le integrazioni CRM VoIP utilizzano un software specializzato per facilitare la sincronizzazione dei dati tra il tuo call center e gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti e ti danno accesso a funzioni aggiuntive.

Per utilizzare l’integrazione di un sistema telefonico CRM, ti servono solo due cose:

1. Un abbonamento attivo per entrambi i servizi.
2. Integrazione esistente sul marketplace di uno dei due strumenti / Integrazione personalizzata tramite API.

Ad esempio, supponiamo che tu voglia iniziare a utilizzare una delle oltre 35 integrazioni di CloudTalk. Bastano pochi clic. Innanzitutto, dovrai accedere al tuo account CloudTalk, scaricare l’integrazione per lo strumento desiderato e poi accedere al CRM tramite la finestra pop-up dell’integrazione.

In alternativa, il tuo team di ingegneri può utilizzare la nostra Open API Reference per creare un’integrazione personalizzata per CloudTalk e (quasi) qualsiasi altra soluzione. Stiamo inoltre lavorando per ampliare il nostro mercato con le integrazioni più richieste.

Cosa puoi fare con un’integrazione CRM VoIP?

Abbiamo menzionato alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di un’integrazione telefonica del CRM. Tuttavia, ci sono molti altri casi d’uso di cui non abbiamo ancora parlato. Di seguito troverai altri modi in cui le integrazioni possono semplificare le tue operazioni.

• Sincronizza senza problemi entrambi gli strumenti:
  Mantieni aggiornate le informazioni su entrambi gli strumenti in modo automatico e senza alcuno sforzo aggiuntivo, compresi la cronologia delle chiamate, le note, gli accordi, le registrazioni e i tag.
  
• Effettua chiamate istantanee dal CRM:
  Avvia le chiamate direttamente dal tuo CRM con un semplice clic per dare rapidamente seguito a problemi sensibili al tempo senza la necessità di comporre manualmente.
  
• Accesso immediato alle registrazioni:
  Rivedi le conversazioni passate e ottieni informazioni immediate sugli ultimi sviluppi accedendo alle registrazioni e alle trascrizioni delle chiamate nel tuo CRM.
  
• Personalizza con una scheda cliente in tempo reale durante le chiamate:
  La personalizzazione diventa il tuo più grande vantaggio competitivo accedendo alle informazioni di contatto durante le chiamate con un riferimento automatico sullo schermo.
  
• Aumenta la diffusione con le campagne SMS:
  Imposta campagne SMS e aggiungi contatti rilevanti direttamente dal tuo CRM con pochi clic.
  
• Valuta le prestazioni con i Report del Call Center:
  Valuta le prestazioni degli agenti, dei team, dei reparti o dell’azienda nel suo complesso direttamente dal tuo CRM e ottimizza la reportistica.
  
• Personalizza i flussi di lavoro con le automazioni:
  Imposta automazioni su misura che sfruttano sia gli strumenti VoIP che quelli CRM, come l’invio automatico di un SMS quando un contatto non risponde alla chiamata.

10 vantaggi dell’utilizzo di un’integrazione CRM VoIP

È chiaro che le possibilità di integrazione dei sistemi telefonici CRM sono ampie e varie, ma come si riflettono sui processi aziendali e sulle prestazioni complessive? Di seguito troverai i dieci motivi principali per cui dovresti prendere in considerazione l’utilizzo di un CRM VoIP.

1. Risparmiare tempo

Le integrazioni telefoniche del CRM possono migliorare l’efficienza del tuo call center. Grazie alla sincronizzazione bidirezionale, eliminano la necessità di inserire manualmente i dati, danno ai dipendenti accesso immediato alle informazioni e li responsabilizzano attraverso l’automazione.

Inoltre, possono anche accorciare il ciclo di vendita fino al 14%. semplificando la gestione dei dati. Invece di dover smistare infiniti fogli di informazioni, gli agenti possono visualizzare, cercare e condividere le informazioni sui clienti con pochi clic.

2. Risparmiare denaro

Se riesci a fare di più in meno tempo, significa che hai risparmiato un bel po’ di soldi. Anche se dovrai pagare continuamente un abbonamento per entrambi gli strumenti della tua integrazione CRM VoIP, l’aspetto del risparmio economico supera rapidamente il prezzo.

Migliorando la capacità di un singolo agente di portare a termine le operazioni in modo rapido, puoi ottimizzare il suo rapporto prestazioni/stipendio, permetterti di gestire un’operazione efficiente con un team più piccolo, di chiudere un maggior numero di affari e persino di aumentare le dimensioni degli affari.

3. Aumentare la soddisfazione dell’agente

L’inefficienza dei processi aziendali e la frustrazione sono alcune delle ragioni più comuni del burnout, che può portare a un aumento dell’assenteismo e della rotazione dei dipendenti e costare fino al 400% dello stipendio dei tuoi dipendenti.

I modi migliori per contrastare questo fenomeno sono una migliore formazione, più benefit e, naturalmente, l’eliminazione delle fonti di frustrazione. Non c’è posto migliore per iniziare che automatizzare i compiti ripetitivi e velocizzare le operazioni quotidiane.

4. Prevenire gli errori

L’inserimento manuale dei dati e la composizione dei numeri può spesso portare a errori di battitura, informazioni mancanti o inserimenti errati, che possono costare pochi centesimi per una chiamata errata nel migliore dei casi o un intero affare a causa di dati errati nel peggiore.

Automatizzando il trasferimento dei dati tra il tuo CRM e il sistema telefonico, puoi garantire l’accuratezza e la coerenza dei tuoi registri, riducendo al minimo la probabilità di costosi errori.

5. Migliorare la soddisfazione dei clienti

Fornendo ai tuoi agenti un accesso rapido alle informazioni sui clienti durante le chiamate, permetti loro di personalizzare le interazioni, anticipare le esigenze e risolvere rapidamente i problemi, con un aumento fino al 47% della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti.

Funzioni come la registrazione delle chiamate e il call logging aiutano a mantenere una cronologia dettagliata delle interazioni con i clienti, consentendo un follow-up continuo e un’esperienza più personalizzata.

6. Aumenta la produttività

Le integrazioni VoIP CRM snelliscono i flussi di lavoro eliminando la necessità di passare da un’applicazione all’altra o da una piattaforma all’altra, consentendo agli agenti di gestire le chiamate direttamente all’interno dell’interfaccia CRM, risparmiando tempo e riducendo le distrazioni.

Inoltre, la registrazione automatica delle chiamate e la tracciabilità delle attività assicurano che nessun dettaglio importante sfugga, consentendo agli agenti di concentrarsi sul coinvolgimento dei clienti e sulla chiusura degli affari, con un aumento del 41% dei ricavi per agente.

7. Decisioni basate sui dati del carburante

Le integrazioni telefoniche CRM ti danno accesso a funzionalità complete di analisi dei dati e di reportistica, che puoi utilizzare per monitorare le metriche delle chiamate, le interazioni con i clienti e le performance di vendita in tempo reale.

In questo modo il tuo team può identificare le tendenze, individuare le opportunità e prendere decisioni informate per favorire la crescita del business. Dando priorità alle attività, allocando le risorse e ottimizzando le strategie in modo efficiente, puoi ottenere il 300% di conversioni in più.

8. Amplificare la generazione di ricavi

Facilitando la comunicazione e la condivisione delle informazioni tra i team che si occupano delle entrate, è possibile aumentare l’allineamento e consentire un’attività di sensibilizzazione mirata, basata sulle conoscenze dei clienti per ottenere il massimo profitto.

I flussi di lavoro automatizzati per l’acquisizione e la nutrizione dei lead snelliscono la pipeline di vendita, mentre le analisi avanzate identificano le opportunità di alto valore e ottimizzano i tassi di conversione, portando a cicli di vendita più rapidi e a un potenziale di trattativa più elevato.

9. Migliorare la gestione dei dati

Gestire i dati dei clienti in modo efficace è fondamentale per costruire relazioni solide e guidare il successo aziendale. Le integrazioni CRM VoIP centralizzano tutte le comunicazioni e le informazioni sui clienti in un’unica piattaforma, eliminando i silos e la ridondanza.

Questo semplifica la gestione dei dati e ne garantisce l’integrità e la coerenza all’interno della tua organizzazione grazie all’archiviazione sicura nel cloud e alle solide funzionalità di backup. In questo modo, puoi essere certo che i tuoi dati siano sempre accessibili e protetti.

10. Migliorare la collaborazione

La centralizzazione dei canali di comunicazione e dei dati dei clienti permette ai tuoi dipendenti di condividere facilmente informazioni, coordinare le attività e collaborare ai progetti in tempo reale, il che spesso porta a un aumento del 50% della produttività del team.

Sia che si tratti di coordinare le chiamate di follow-up, di condividere importanti aggiornamenti sui clienti o di collaborare a transazioni complesse, i sistemi CRM VoIP permettono ai team di lavorare insieme in modo più efficiente ed efficace, portando in ultima analisi a migliori risultati aziendali.

I 10 migliori CRM che puoi integrare facilmente con il VoIP

La gestione delle relazioni con i clienti è uno dei settori software in più rapida crescita, con 1853 fornitori di CRM attivi solo negli Stati Uniti, secondo IBISWorld. Pertanto, scegliere quello giusto per te può essere una bella sfida.

Ecco perché parleremo dei dieci più popolari CRM VoIP-ready disponibili oggi sul mercato. Queste includono:

1. Salesforce

• Piattaforma CRM in cloud altamente personalizzabile.
• Offre una suite di strumenti per le vendite, il marketing e il servizio clienti.
• Utilizzato da aziende di tutte le dimensioni per gestire.

2. HubSpot:

• CRM per il marketing, le vendite e il servizio clienti.
• Offre strumenti per l’email marketing, i social media, il lead-gen e l’assistenza.
• Soluzione integrata per tutti i casi d’uso.

3. Pipedrive:

• CRM incentrato sulle vendite.
• Aiuta il team di vendita a gestire le pipeline e a chiudere gli affari.
• Offre una gestione visiva della pipeline, fasi di vendita personalizzate e funzioni di automazione.

4. Zendesk Sell:

• CRM per l’automazione delle vendite
• Aiuta il team di vendita a gestire lead, contatti e offerte.
• Offre tracciamento dei contatti, integrazione delle e-mail, previsioni di vendita e reportistica.

5. Zoho CRM:

• CRM in cloud
• Aiuta ad automatizzare le vendite, il marketing e l’assistenza clienti.
• Offre gestione dei lead, gestione dei contatti, automazione del flusso di lavoro e analisi.

6. MS Dynamics 365:

• Si tratta di una suite di applicazioni aziendali basate sul cloud che include funzionalità CRM ed ERP.
• Offre moduli per le vendite, il marketing, il servizio clienti e le operazioni.
• È completamente integrato con Microsoft Office e altri strumenti di produttività.

7. Rame:

• CRM progettato per lo spazio di lavoro di Google.
• Si integra perfettamente con Gmail, Google Calendar, Drive, ecc.
• Permette agli utenti di gestire i contatti, tenere traccia degli accordi e automatizzare le attività.

8. Nocrm:

• CRM minimalista incentrato sulla semplicità e sulla facilità d’uso.
• Progettato per i team di vendita che gestiscono lead e contratti.
• Evita la complessità dei CRM tradizionali.

9. KommoCRM:

• CRM su misura per le piccole imprese.
• Offre la gestione dei contatti, il monitoraggio delle pipeline, la gestione delle attività e l’integrazione delle e-mail.
• Aiuta le aziende a ottimizzare le vendite e la gestione dei clienti.

10. Freshsales:

Si tratta di un software CRM che aiuta le aziende a gestire la pipeline di vendita e a coinvolgere lead e clienti. Offre funzioni come il lead scoring, il tracciamento delle e-mail, la cattura delle attività e strumenti di comunicazione telefonica ed e-mail integrati.

• CRM incentrato sulla gestione della pipeline di vendita e sul coinvolgimento dei clienti.
• Offre funzioni di lead scoring, tracciamento delle email e cattura delle attività.
• Sfrutta gli strumenti di comunicazione telefonica e via e-mail integrati.

Come funzionano le integrazioni CRM VoIP con CloudTalk

Indipendentemente dal CRM che sceglierai come fiore all’occhiello, l’esperienza complessiva sarà in gran parte la stessa quando lo integrerai con CloudTalk.

Ecco cosa puoi aspettarti:

1. Configurazione: Se hai attivo sia l’abbonamento a CloudTalk che quello al CRM, devi solo trovare l’integrazione corrispondente sul nostro marketplace e attivarla con pochi clic. Per saperne di più, leggi qui di seguito.
   
2. Sincronizzazione: Dopo aver integrato il tuo CRM in CloudTalk, i due strumenti sincronizzeranno automaticamente i contatti e inizieranno a tracciare le tue attività, comprese le registrazioni delle chiamate, le informazioni sui contatti, i tag, le campagne SMS e altro ancora.
   
3. Composizione: Grazie alla funzione Click-to-Call di CloudTalk, i tuoi agenti potranno chiamare i contatti semplicemente cliccando sul loro numero di telefono all’interno dell’interfaccia CRM o aggiungendoli alle code di chiamata automatiche del nostro Power Dialer.
   
4. Su chiamata: Una volta che il tuo agente entra in contatto con un potenziale cliente, può utilizzare i tuoi script di chiamata personalizzati per gestire la conversazione o personalizzare ulteriormente l’interazione con la scheda cliente in tempo reale, utilizzando i dati di contatto del CRM.
   
5. Post-chiamata: Al termine della chiamata, l’agente può aggiungere Tag di Chiamata e note che saranno associate al contatto e a quella specifica chiamata. Allo stesso tempo, l’intelligenza artificiale di CloudTalk eseguirà l’analisi del sentiment, trascriverà automaticamente la chiamata e molto altro ancora.
   
6. Preparazione: Una volta che tutto è stato detto e fatto, l’agente può valutare le proprie prestazioni tramite le analisi direttamente nel CRM, rivedere le conversazioni passate, lavorare sulle proprie capacità e prepararsi per le prossime chiamate con ulteriori informazioni.

Come impostare un’integrazione CRM VoIP in CloudTalk

Aggiungere una delle integrazioni CRM di CloudTalk con un solo click è davvero facile come 1-2-3-4. Il processo può essere completato in pochi minuti.

Ecco come iniziare:

1. Accedi al tuo account CloudTalk
2. Vai su Account > Integrazioni nella barra laterale.
3. Trova il tuo CRM e clicca su “Aggiungi integrazione”.
4. Accedi al tuo account CRM e clicca su “Aggiungi per tutti gli utenti”.

Considerazioni finali sulle integrazioni CRM VoIP

Il panorama generale del customer-facing sta cambiando. I clienti si aspettano come minimo esperienze stabili, personalizzate e di alta qualità. Gli studi dimostrano che fino al 44% dei clienti potenziali ignora completamente le proposte di vendita non preparate.

Quindi, se vuoi rimanere competitivo, devi velocizzare e snellire i tuoi processi per offrire il trattamento che i clienti si aspettano. Sebbene le piattaforme VoIP e CRM siano entrambi ottimi punti di partenza, le integrazioni CRM VoIP sono il punto di forza.

In questo articolo abbiamo trattato tutto ciò che devi sapere su questa tecnologia, compresi i casi d’uso, i vantaggi, i migliori fornitori e anche i modi più semplici per integrarla.

Il resto dipende da te. Buona integrazione!