Installazione di un centralino telefonico aziendale: Cosa c’è da sapere

Il telefono rimane il canale di assistenza clienti più comune, con un tasso di utilizzo globale del 77%. Quindi, l’installazione del telefono aziendale rimane una considerazione importante e, fortunatamente, non è più così complessa e lunga come un tempo.

Se sei una startup alla ricerca di un nuovo sistema telefonico aziendale o un’azienda consolidata alla ricerca di un aggiornamento, ti starai chiedendo come funziona l’installazione del sistema telefonico per la tua attività.

Ecco tutto quello che devi sapere.

I punti chiave da cui partire:

• Le aziende devono scegliere tra i tradizionali sistemi telefonici on-premise e le soluzioni basate sul VoIP.
• Una delle differenze principali tra i due sistemi è che le soluzioni basate sul VoIP sono in genere più rapide, facili ed economiche da installare e configurare.
• Con una piattaforma ospitata nel cloud come CloudTalk, puoi iniziare a lavorare in poche ore iscrivendosi, scaricando e personalizzando il software.
• Inoltre, l’inserimento e la formazione del personale nell’uso di soluzioni di chiamata basate su software è spesso molto più semplice e veloce rispetto all’introduzione di una configurazione on-premise.

Cos’è un centralino telefonico aziendale?

Un sistema telefonico aziendale è uno strumento di comunicazione che ti permette di gestire le telefonate in entrata e in uscita con clienti, colleghi e stakeholder.

A seconda del tipo di sistema utilizzato, puoi anche eseguire altre funzioni come la messaggistica di testo, il trasferimento di chiamata, le chiamate a tre e altro ancora. Il tipo di sistema telefonico aziendale influisce in modo significativo anche sul processo di installazione.

Diversi tipi di sistemi telefonici aziendali

I sistemi telefonici aziendali possono essere classificati in due tipi principali: Sistemi tradizionali basati su linea fissa e sistemi basati su VoIP. La durata, la complessità e il costo dell’installazione variano in modo significativo a seconda di quale scegli.

Prima di entrare nel merito, diamo una rapida occhiata al VoIP rispetto alla linea fissa:

Sistemi telefonici tradizionali basati su linea fissa

Una linea telefonica fissa tradizionale, nota anche come sistema on-premises, è una configurazione telefonica analogica collegata alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Funziona convertendo l’audio in segnali elettronici che vengono trasmessi tramite fili di rame.

Nonostante la sua longevità, la linea telefonica fissa tradizionale ha dei difetti critici. Non solo manca di caratteristiche e funzionalità moderne, ma è notoriamente difficile da installare.

Sistemi telefonici basati su VoIP

Un sistema telefonico basato sul VoIP è una soluzione di comunicazione digitale. Utilizza la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) per permetterti di effettuare e ricevere telefonate tramite una connessione internet. Può anche trasmettere video, messaggi di testo e altri contenuti multimediali.

Funziona convertendo i dati vocali in segnali digitali che vengono trasmessi su internet. Quindi, non richiede cavi di rame.

La maggior parte dei sistemi telefonici basati su VoIP sono soluzioni cloud hosted. Ciò significa che l’infrastruttura, l’hardware e il software del sistema telefonico sono ospitati nel cloud da una terza parte (il tuo provider VoIP).

Le sfide dell’installazione di un centralino telefonico on-premise

Le aziende si stanno sempre più allontanando dai sistemi on-premise per abbracciare il VoIP. Uno dei motivi di questa migrazione di massa è la difficoltà e il costo di installazione dei sistemi on-premise.

Non solo devi acquistare hardware, licenze software e sale server ad alto costo, ma devi anche assumere esperti specializzati per eseguire l’installazione e la configurazione. Perché? Perché le linee telefoniche fisse tradizionali sono complesse e questo crea un’altra sfida.

La complessità dell’installazione richiede molto tempo. Questo aumenta le possibilità di interruzione del servizio, ostacolando la produttività aziendale e riducendo la soddisfazione dei clienti.

Con un sistema VoIP, il tuo provider ospita l’hardware e si occupa della maggior parte del processo di installazione per te. Quindi, l’installazione è molto più semplice.

Come configurare un centralino telefonico aziendale in modo moderno

L’installazione di un sistema telefonico per aziende e piccole imprese è molto più semplice con il VoIP. Tuttavia, ci sono ancora dei passaggi chiave e delle best practice che devi seguire se vuoi che l’installazione sia il più indolore possibile.

Per aiutarti a farlo bene, abbiamo creato questa guida passo passo:

#1 Definisci chiaramente le tue esigenze aziendali

Non c’è niente di più frustrante che scegliere un operatore telefonico per poi scoprire che manca di funzioni essenziali.

Quindi, inizia il processo sedendoti con gli stakeholder e i team. In modo collaborativo, cerca di stabilire esattamente ciò che la tua azienda ha bisogno di un sistema telefonico.

Considera i seguenti elementi:

• Caratteristiche: Ci sono funzioni indispensabili di cui hai assolutamente bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi? Crea una lista di controllo delle caratteristiche del sistema telefonico aziendale a cui fare riferimento durante la tua ricerca.

• Budget: Qual è il budget del tuo sistema telefonico aziendale? Considera la configurazione iniziale e i costi a lungo termine.

• Connessione a Internet: Stabilisci la velocità della tua connessione internet in modo da sapere se soddisfa le raccomandazioni del provider che hai scelto. Mentre la maggior parte delle chiamate VoIP utilizza una velocità di upload/download di circa 100 kbps per linea, l’ideale sarebbe avere una velocità di download/upload di almeno 1Mbps per linea.

• Utenti e numeri di telefono: Di quanti utenti e numeri di telefono hai bisogno? Avrai bisogno di numeri internazionali? Considera le tue esigenze a breve e a lungo termine per tenere conto della scalabilità.

Integrazioni: Se vuoi che il tuo sistema telefonico si integri con altri strumenti aziendali, come il CRM o l’helpdesk, definisci chiaramente quali sono i tuoi requisiti di integrazione per assicurarti che il tuo fornitore li supporti.

#2 Ricerca e prova accuratamente i potenziali sistemi

Armato delle tue esigenze aziendali ben definite, fai una ricerca sui diversi sistemi VoIP disponibili presso i vari provider.

Questo processo dovrebbe richiedere del tempo, in quanto dovrai confrontare e testare diversi fattori: Tra gli aspetti principali da tenere in considerazione ci sono:

• Caratteristiche: La soluzione offre le caratteristiche e le funzionalità indispensabili di cui hai bisogno? Fai riferimento alla lista di controllo delle caratteristiche essenziali per determinare quali fornitori e pacchetti sono in grado di soddisfare le tue esigenze.

• Piani tariffari: In genere i fornitori offrono piani tariffari differenziati. Quindi, dai un’occhiata a ciascun piano per determinare quale ha le caratteristiche e le funzionalità di cui hai bisogno. Confronta piani simili tra i vari provider per capire quale offre un miglior rapporto qualità-prezzo.

• Assistenza clienti: Se hai una domanda o un problema, quanto è facile contattare l’assistenza clienti? Su quali canali è possibile raggiungerlo e quando?

• Facilità d’uso: La piattaforma è abbastanza intuitiva e facile da usare da consentire un rapido inserimento dei tuoi agenti?

Puoi verificare fattori come la qualità delle funzioni e la facilità d’uso approfittando delle prove gratuite e/o delle demo offerte in genere dai provider. Ad esempio, puoi provare la prova gratuita di 14 giorni di CloudTalk per testare tutte le sue caratteristiche principali.

Anche i siti di comparazione di software e le recensioni di terzi da parte di utenti esistenti possono fornire informazioni utili, quindi assicurati di controllare anche quelle.

#3 Iscriviti al fornitore che hai scelto

Una volta trovato il provider più adatto alle tue esigenze aziendali, procedi con la sottoscrizione del pacchetto di abbonamento che desideri.

Ricorda che con un sistema VoIP non c’è alcuna installazione fisica. Non hai nemmeno bisogno di acquistare telefoni fissi. Puoi iniziare subito con i PC, i laptop e i telefoni cellulari che già possiedi.

#4 Configura il tuo nuovo centralino aziendale

Ora vediamo come installare un sistema telefonico aziendale e configurarlo secondo le tue esigenze in modo semplice e veloce.

Scarica software e applicazioni

I fornitori di sistemi telefonici VoIP dispongono di un’applicazione softphone che puoi scaricare e installare sui tuoi dispositivi. Le app softphone trasformano computer, tablet e cellulari in telefoni aziendali completi che puoi utilizzare da remoto, consentendo al tuo team di lavorare da qualsiasi luogo e con il dispositivo che preferisce.

Potrebbe anche essere necessario scaricare il browser corretto e le relative estensioni. Il tuo provider dovrebbe guidarti in quest’area.

Porta e acquisisci numeri di telefono

Cambiare il numero di telefono della tua azienda è una seccatura, per te e per i tuoi clienti. La maggior parte dei provider offre un servizio di portabilità del numero che consente di migrare i numeri telefonici esistenti sul nuovo sistema telefonico.

CloudTalk può trasferire i tuoi numeri locali, nazionali, mobili e verdi in appena 2-3 settimane. Devi solo fare una richiesta e il nostro team si metterà subito al lavoro.

Inoltre, se hai bisogno di altri numeri di telefono VoIP o di numeri internazionali, puoi ottenere anche quelli. CloudTalk offre oltre 160 numeri internazionali, in modo che tu possa stabilire una presenza locale in ogni paese che servirai.

Aggiungere e organizzare gli utenti

Il fornitore scelto dovrebbe avere una dashboard centralizzata dove gli amministratori possono aggiungere nuovi utenti al tuo account. Una volta aggiunti i tuoi utenti, organizzali in gruppi a seconda del reparto, del team, delle attività e altro ancora.

Ad esempio, potresti creare gruppi diversi per il marketing, le risorse umane, le vendite, l’assistenza clienti e la finanza.

Configurazione delle caratteristiche e delle funzioni principali

Ora è il momento del divertimento: imposta le tue funzioni e personalizzale in base alle tue esigenze.

Ecco i compiti principali su cui devi concentrarti:

• Progetta i flussi di chiamata: Traccia un flusso di chiamate che visualizzi il percorso dei tuoi clienti nel passaggio dalla connessione alla risoluzione del problema. CloudTalk ha lo strumento perfetto per questo: un Call Flow Designerinterattivo cheti permette di creare flussi personalizzati per ottimizzare le esperienze.

• Imposta l’instradamento delle chiamate: Ci sono molti modi diversi per instradare le chiamate: Routing basato sulle competenze, routing round-robin, routing least-idle e altri ancora. Imposta le regole di instradamento delle chiamate per ciascuno dei tuoi gruppi in base alle loro esigenze specifiche.
• Registra messaggi vocali: Registra un messaggio che accolga i tuoi clienti nella casella vocale e li inviti a lasciare i loro dati. Se sei un call center in uscita, vale la pena di impostare una funzione come il voicemail drop, che ti permette di preregistrare messaggi vocali da inviare automaticamente ai clienti potenziali.
• Imposta gli orari di lavoro: Dovrai configurare gli orari di lavoro del sistema telefonico in modo che sappia cosa fare durante le ore di riposo (ad esempio, inviare la chiamata alla segreteria telefonica). Regola le regole di instradamento fuori orario per i tuoi uffici e numeri specifici e imposta delle eccezioni per le festività.
• Assegnazione di interni: Assegna interni unici a dipendenti, team o uffici specifici, in modo che colleghi e clienti possano mettersi rapidamente in contatto con la persona giusta.

Se hai scelto un provider con una piattaforma intuitiva e un’offerta flessibile, tutte queste caratteristiche e funzionalità dovrebbero essere abbastanza semplici da configurare. Noi raccomandiamo CloudTalk proprio per questo motivo, e lo stesso vale per gli utenti di CloudTalk:

“Il vantaggio principale di CloudTalk è la sua impareggiabile flessibilità nel gestire le nostre richieste. Sia che avessimo bisogno di nuovi numeri, di verificare l’ID del chiamante o di impostare la portabilità del numero, hanno reso tutto incredibilmente facile ed efficiente. I loro processi semplificati e i tempi di risposta rapidi ci hanno fatto risparmiare molto tempo e risorse, permettendoci di concentrarci sulle nostre attività principali.”

Ibrahim Imam – Co-fondatore, Group Co-CEO, CEO MENA & APAC di PlanRadar

#5 Inserimento e formazione dei tuoi team

Una volta che tutto è stato configurato nel sistema, puoi iniziare a coinvolgere il tuo personale. L’obiettivo è quello di farlo il più rapidamente possibile per massimizzare il valore e la produttività fin da subito.
Ancora una volta, CloudTalk eccelle per quanto riguarda la facilità d’uso. Non solo è stato progettato per essere intuitivo, ma abbiamo anche un intero portale di onboarding con consigli approfonditi e video tutorial.

Dalle guide su come installare il tuo sistema telefonico aziendale ai video che ti spiegano come utilizzare determinate funzioni, abbiamo tutto ciò che serve. In questo modo, anche gli agenti che non hanno esperienza in campo informatico e tecnologico saranno in grado di utilizzarlo senza problemi.

Quanto costa l’installazione di un centralino telefonico aziendale?

La maggior parte del costo dell’installazione deriverà dall’abbonamento al sistema telefonico aziendale. I sistemi telefonici basati sul VoIP funzionano in abbonamento e si pagano mensilmente o annualmente.

Attenzione: i costi variano molto a seconda del fornitore e del pacchetto che scegli.

Come puoi vedere dalla nostra guida ai prezzi dei sistemi telefonici aziendali, i pacchetti partono da circa 3,99 dollari al mese per utente e salgono fino a 140 dollari al mese per utente.

La maggior parte dei provider offre pacchetti a livelli. I pacchetti più economici sono più adatti alle piccole imprese, mentre quelli più costosi si rivolgono alle aziende più grandi.

In genere, più sono le caratteristiche e le funzionalità incluse nel pacchetto, più alto è il prezzo.

La spesa dipende dal tuo budget, dalle dimensioni dell’azienda e dalle funzionalità richieste. Ad esempio, fornitori come Skype e Microsoft Teams offrono gli abbonamenti più economici, ma non dispongono delle funzioni aziendali necessarie per stare al passo con le comunicazioni moderne.

CloudTalk ha quattro piani che vanno da 25 a 50 dollari (25-50 euro) per utente/mese con fatturazione annuale. Grazie alle numerose caratteristiche e funzionalità che si adattano alle diverse dimensioni delle aziende, siamo una delle soluzioni di sistema telefonico più convenienti in circolazione.

A parte questo, l’acquisto dei telefoni è l’unico altro costo di configurazione. Ed ecco un consiglio: implementa una politica BYOD (bring-your-own-device) per permettere ai dipendenti di utilizzare i loro dispositivi personali come telefoni aziendali. In questo modo la tua azienda può risparmiare ancora di più.

Ma qual è il prezzo dell’installazione di un sistema telefonico aziendale tradizionale rispetto al VoIP?

Per configurare un sistema tradizionale, dovrai investire migliaia di dollari solo per l’hardware. Inoltre, dovrai assumere esperti specializzati per installare e configurare il sistema per te.

E poi ci sono le licenze software e il costo dei telefoni (non puoi adottare una politica BYOD come nel caso del VoIP).

L’installazione di un centralino telefonico aziendale è facile e veloce

Sia che tu stia passando da una linea telefonica fissa tradizionale o che tu stia cercando il sistema di comunicazione perfetto per la tua startup, l’installazione di un sistema telefonico aziendale è semplice con il giusto fornitore.

Se scegli CloudTalk, puoi configurare un intero contact center in soli cinque minuti, direttamente dal tuo browser web.

Ci occupiamo di tutto, dalla configurazione alla portabilità del numero, in modo che tu possa concentrarti sulle cose interessanti (come la creazione di flussi di chiamate e regole di routing). Inoltre, grazie alla nostra app per softphone, i tuoi dipendenti possono utilizzare i dispositivi che già possiedono, senza dover spendere troppo per i telefoni fissi.

Ma non fidarti solo della nostra parola. Prova tu stesso CloudTalk con la nostra prova gratuita di 14 giorni, senza vincoli.