I 3 migliori strumenti per registrare una telefonata nel 2024 (aggiornato)

Secondo l’indagine Contact Babel, oltre il 90% delle imprese registra le proprie telefonate. Eppure lo stesso studio afferma che solo il 34% di loro sta effettivamente utilizzando le registrazioni per aumentare le loro prestazioni. Forse è considerato troppo dispendioso in termini di tempo. Per rendere il processo più efficiente, avrai bisogno di un sistema di registrazione delle chiamate di qualità. In questo blog, vi presenteremo una selezione dei nostri preferiti.

Perché hai bisogno della registrazione delle chiamate?

Probabilmente avete letto una dozzina di articoli che hanno introdotto i vantaggi più comuni dell’uso della registrazione delle chiamate. Come il monitoraggio delle chiamate per la formazione degli agenti o la garanzia della qualità. Questi sono, senza dubbio, importanti.

Eppure la registrazione delle chiamate ha molti altri vantaggi. Alcuni di essi potrebbero non venirvi in mente. Quindi, esaminiamoli ora.

#1 Supporta l’ascolto attivo

Dio è nei dettagli, sostiene un famoso detto. Eppure, quando si cerca di memorizzare una conversazione, ci mancano questi dettagli. Stiamo ascoltando, ma in realtà non registriamo molte delle cose più importanti che sono state dette.

Provare le note, per esempio, ti impedisce di creare le tue idee e di catturare veramente l’essenza della conversazione.

Grazie alla registrazione delle chiamate, puoi accedere alle tue informazioni in qualsiasi momento. Questo toglie molta pressione dalle spalle tue e dei tuoi agenti. Quando si parla al telefono con un cliente, ci si può concentrare su ciò che è importante. Più gli agenti ascoltano, più i clienti si sentono ascoltati. Questo aumenta significativamente il tuo tasso di soddisfazione dei clienti.

La registrazione delle chiamate può anche aiutare in situazioni che non si possono controllare. Per esempio, un cliente ha un accento molto forte che impedisce agli agenti di capire tutto quello che sta dicendo. Potrebbero anche esserci dei rumori di fondo o delle cattive connessioni.

Consiglio professionale:

Cerca di usare la registrazione delle chiamate durante i colloqui con i candidati al lavoro. Per prima cosa, puoi concentrarti su quello che dicono e su come lo dicono senza preoccuparti di perdere dettagli importanti. In secondo luogo, dato che probabilmente avete decine di candidati, la registrazione vi permette di ricordare chi ha detto cosa, aumentando le possibilità di scegliere il dipendente giusto.

#2 Risolve facilmente le incomprensioni

Acquisire nuovi clienti può essere 5 volte più costoso che mantenere quelli attuali. Quindi questo dovrebbe essere il vostro obiettivo. Non è sempre possibile, eppure a volte, potresti perdere un cliente per degli avvenimenti che potresti facilmente evitare. Come l’incomprensione.

Non importa quanto sia grande il vostro servizio, i clienti possono semplicemente insistere che avete fatto un errore. Sapere cosa hanno detto veramente i vostri agenti può farvi risparmiare un grande cliente.

La registrazione di una chiamata serve come prova incontrovertibile della verità.

Per esempio, un cliente sostiene che il vostro rappresentante gli ha promesso una certa caratteristica che il vostro prodotto non ha. Il tuo rappresentante, al contrario, insiste che non l’ha fatto. Con la registrazione delle chiamate, è possibile scoprirlo facilmente. Pertanto, esso riduce il tempo da dedicare alle controversie e aiuta a recuperare le relazioni professionali. Inoltre, si risparmia un sacco di tempo prezioso.

Consiglio professionale:

Specialmente quando si possiede una piccola impresa, è probabile che si abbiano clienti fedeli con i quali si comunica ripetutamente. Poiché ognuno di loro è un individuo unico, l’ascolto delle registrazioni rivelerà cosa funziona con loro e cosa no. Tu e il tuo team potete quindi creare una strategia di comunicazione che renda felici i clienti.

#3 Aumenta le campagne di marketing

Avere un database strutturato delle vostre interazioni più recenti con i clienti è una miniera d’oro. Puoi ascoltare tutti i loro dolori, opinioni, gusti e antipatie. Il suo team può rivedere queste informazioni per scoprire il più possibile. Per esempio, potresti scoprire chi è un gruppo target ideale per la campagna a cui stai lavorando.

Puoi anche raccogliere parole chiave usate frequentemente per una migliore ottimizzazione. Quindi, rivedere le registrazioni delle chiamate può aiutarvi a eliminare le congetture e ad attrarre la clientela giusta per il vostro business.

Consiglio professionale:

Registrare le telefonate aiuta anche a vedere come la comunicazione aziendale si evolve nel tempo. Mantenendo un database di registrazione delle chiamate, è possibile confrontare i problemi dei clienti precedenti e attuali. Questo ti aiuta a fare molti cambiamenti necessari e a migliorare i processi interni di formazione degli agenti.

#4 Protegge dalle cause legali

La registrazione delle telefonate ha una regolamentazione legale significativa. In diversi paesi, ci sono diverse leggi riguardanti le politiche sulla privacy. Pertanto, è estremamente importante assicurarsi che la vostra azienda sbagli sul lato della cautela. In alcune regioni, può diventare completamente illegale registrare le telefonate, o la registrazione delle telefonate può avere alcune restrizioni specifiche.

In altre regioni, può essere persinorichiesto per legge di registrare le chiamate commercialie di conservare queste registrazioni per un certo periodo di tempo. Se sorge una causa legale su ciò che è stato detto attraverso la comunicazione telefonica, le autorità legali possono chiedere di rilasciare una registrazione come prova.

Questo di solito si rivela essere una buona cosa, però.

Se si viene accusati ingiustamente, la registrazione serve come una prova della sua innocenza. Puoi anche risolvere la questione con la terza parte e rimanere fuori dal tribunale. Questo è significativamente più economico che passare attraverso una lunga causa legale, che ha il potenziale di rovinare finanziariamente anche le aziende più prospere.

Suggerimento professionale

Non graffiare solo la superficie. Approfondisci sempre i dettagli specifici dei regolamenti di registrazione delle chiamate per la tua regione.

Scopri di più sui regolamenti legali in questo blog.

Come scegliere lo strumento giusto

Prima di immergerci nei 3 migliori strumenti per la registrazione delle chiamate, è importante spiegare perché è necessario puntare alla massima qualità. Ecco una rapida panoramica di quali rischi si possono affrontare, così come una lista di controllo di cosa prendere in considerazione.

Aspetti negativi della scelta di un sistema scadente

• Guasti del software: in strumenti con configurazioni di sistema scadenti, le registrazioni delle chiamate possono essere cancellate, inaccessibili o non registrate affatto a causa di problemi tecnici.
• Scarsa esperienza dell’utente: i sistemi che sono difficili da navigare sottraggono tempo prezioso al tuo team. Aumenta anche la possibilità di errore umano. I dipendenti devono essere sicuri di poter fare pieno affidamento sul sistema.
• Sicurezza: Questo è forse l’aspetto numero uno da prendere in considerazione. Le aziende conservano tonnellate di informazioni riservate. Una fuga di notizie può far crollare tutto il tuo business.

Cosa considerare prima dell’acquisto

• Lo strumento ha un’interfaccia facile da usare?
• Lo strumento è conforme alle esigenze della tua azienda?
• Lo strumento è sicuro?
• Rientra nel tuo budget?
• Il prezzo è uguale al valore che lo strumento fornisce?

I 3 migliori strumenti per la registrazione delle chiamate nel 2023

Dai molti sistemi di qualità che ci sono da considerare, abbiamo scelto 3 dei nostri preferiti.

#1 CloudTalk

Caratteristica di punta: Sistema complesso di gestione delle chiamate

Prova gratuita:14 giorni

Demo: Sì + specialista del successo del cliente dedicato

Prezzi: I piani partono da $25

Applicazione per telefono: Sì, funziona sia su Android che su iOS

Informazioni generali

Naturalmente citeremo noi stessi. Ma non perché vogliamo importi la nostra soluzione. È perché CloudTalk è un sistema complesso che, oltre alla registrazione delle chiamate,fornisce ogni sorta di altre funzioni di gestione delle chiamate. Questi ti sostengono durante l’intero processo di comunicazione.

Il nostro software di telefonia basato sul cloudfunziona bene per aziende di tutte le dimensioni. Siamo anche orgogliosi della nostra interfaccia utente amichevole, che comprende quasi 70 funzioni e oltre 40 integrazioni.

CloudTalk funziona come estensione del browser, applicazione desktop e applicazione telefonica (CloudTalk Go) per iOS e Android. Puoi usare il nostro sistema su tutti i dispositivi – laptop, tablet o smartphone.

Funzioni

Per prima cosa, concentriamoci su ciò che è al centro di questo blog:la registrazione delle chiamate.. CloudTalk automatizza l’intero processo. E una volta che la chiamata finisce, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser internet. Ovunque e in qualsiasi momento. Il monitoraggio delle chiamate con CloudTalk migliora significativamente le interazioni e la soddisfazione dei clienti.

Offriamo anche un complessomonitoraggio delle chiamate che vi dà una panoramica completa delle vostre telefonate in qualsiasi momento. Puoi accedere facilmente a tutte le informazioni sulle tue chiamate e ottimizzare i tuoi servizi.

Dopo ogni chiamata, il tuo team puòvalutare l’umore dei clienti scegliendo una delle 5 emoji con l’analisi delle emozionidi CloudTalk. Al giorno d’oggi, questa funzione èuna delle tendenze principali nell’analitica e nella raccolta dei dati.

E infine, quando le circostanze lo richiedono, si può facilmente aggiungere una terza persona alla linea con uno strumento di chiamata a 3 vie. Avere il supporto di un altro specialista rende l’interazione con il cliente fluida ed efficiente.

Ciò che si può anche apprezzare è il livello di ottimizzazione che offre CloudTalk. È possibile integrarlofacilmente con sistemi esterni tramite API.

Recensioni:

G2

Capterra

#2 CallRail

Tratto distintivo: tracciamento delle chiamate

Prova gratuita: 14 giorni

Demo:Sì

Prezzi: A partire da $45

Applicazione per telefono: Sì, funziona su iOS

Sito Web

Informazioni generali

Questa soluzione di monitoraggio delle chiamate è dedicata principalmente ai commercianti. Tiene traccia dei processi o delle spese, risponde ai lead e quindi aiuta a conquistare più clienti. Fornisce una visione chiara di tutti gli sforzi di marketing digitale.

Caratteristiche:

La caratteristica più forte è il tracciamento delle chiamate, che include il tracciamento a livello di parole chiave. Inoltre, CallRail offre la registrazione delle chiamate con archiviazione illimitata in tutti i piani.

L’interfaccia utente è particolarmente amichevole. Puoi ascoltare le tue telefonate direttamente dalla dashboard Un altro vantaggio è che puoi scaricare le tue registrazioni o creare unURL personalizzato. In questo modo, puoi anche riprodurre i file audio direttamente dal browser.

CallRail offre inoltre la configurazione istantanea del numero, messaggi di saluto, reportistica avanzatae altro ancora.

Una funzione speciale che dobbiamo menzionare è la funzione “whisper message” che dà agli agenti il contesto da cui provengono le chiamate. Per esempio nel caso della promozione o delle campagne di marketing.

Un possibile svantaggio: CallRail non ha un’API.

Recensioni:

G2

Capterra

#3 Callcap

Tratto distintivo:Monitoraggio delle chiamate

Prova gratuita:30 giorni

Demo:Sì

Prezzi:Su richiesta

Applicazione per telefono:Sì, funziona su Android

Sito Web

Informazioni generali

Se vuoi migliorare il ROI, l’efficacia e le prestazioni dei tuoi agenti, Callcap può essere una buona scelta per te. È una soluzione ideale per le start-up che traccia e monitora le vostre chiamate. Le registrazioni sono disponibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. È principalmente usato per scopi di formazione, per identificare le opportunità perse e per monitorare il personale.

Caratteristiche principali

Con Callcap, si ottiene un servizio di registrazione delle chiamate a cui si può accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Naturalmente, non manca la segnalazione delle chiamate, così come l’interfaccia condati facilmente accessibilio avvisi quasi in tempo reale.

Tuttavia, ciò che rende Callcap veramente unico è il monitoraggio da parte di terzi. Puoi condividere le tue chiamate e ottenere una valutazione esperta da un team di professionisti.

Gli esperti vi forniscono i seguenti servizi:

• Catalogo del tracciamento degli articoli basato sugli articoli discussi durante la chiamata
• Punti chiave delle conversazioni
• Note su come le sue chiamate sono state gestite male
• Opportunità di lead
• Schede di valutazione personalizzate

Recensioni:

G2

Capterra: N/A

Conclusioni

Che siate proprietari di una start-up o di una società internazionale, registrare le telefonate è un must. Ti porta più di un semplice modo di monitorare le prestazioni. Ascoltando le interazioni con i vostri clienti, potete sostenere l’ascolto attivo, prevenire incomprensioni dannose, potenziare le campagne di marketing o addirittura proteggere la vostra azienda da una causa devastante.

Ma per farlo, avete bisogno di uno strumento di registrazione delle chiamate di alta qualità. Fai la tua ricerca prima di prendere un impegno finanziario. Considera i rischi e poniti delle domande cruciali sulle tue esigenze aziendali.

Vi abbiamo appena presentato tre dei nostri preferiti per la registrazione delle chiamate. Forse hai trovato lo strumento giusto in quella lista. Forse continuerai a cercare.

Qualunque cosa tu faccia, ci auguriamo che tu possa trovare quello che più ti si addice.