Guida alla risoluzione dei problemi VoIP: Risolvi i 9 problemi più comuni

Il VoIP ha cambiato la comunicazione aziendale con chiamate economiche e configurazioni flessibili. Di conseguenza, 31% delle aziende utilizza attualmente sistemi VoIP.

In questo articolo daremo un’occhiata più da vicino ai problemi più comuni che si verificano nelle reti VoIP e forniremo soluzioni semplici per mantenere la tua comunicazione senza intoppi.

Punti di forza:

• Il VoIP trasforma la comunicazione aziendale, ma problemi come l’eco, il jitter e la caduta delle chiamate persistono. Scopri come le tue aziende possono affrontare queste sfide.
• Nonostante la promessa di affidabilità del VoIP, fattori come la qualità di internet e la congestione della rete possono interrompere le chiamate. Impara strategie efficaci per garantire una comunicazione perfetta.
• L’implementazione di misure proattive, come controlli regolari delle apparecchiature e solidi protocolli di sicurezza, può prevenire le interruzioni del servizio VoIP. Ma quali sono i passi fondamentali per evitare potenziali problemi?

Il VoIP è affidabile?

Prima di addentrarci nell’affidabilità, prendiamoci un momento per capire come funziona il VoIP.

Il VoIP (Voice over Internet Protocol) è una tecnologia che ti permette di effettuare chiamate vocali tramite Internet invece che tramite la tradizionale rete PBX. Funziona così:

1. Un sistema VoIP converte i segnali analogici (cioè la tua voce) ricevuti dal microfono in segnali digitali.
2. I dati vengono suddivisi in piccoli pezzi chiamati pacchetti vocali.
3. I pacchetti vengono instradati singolarmente su percorsi diversi nell’arco di millisecondi.
4. I dati digitali vengono riconvertiti in suoni analogici dal ricevitore.

Questo processo rende il trasferimento dei dati il più efficiente possibile ed è il motivo per cui il VoIP può vantare un’affidabilità del 99,9%. Tuttavia, a seconda della connessione, della posizione, del provider e della congestione della rete, è possibile che si verifichino eco, jitter e persino cadute di chiamate.

Come risolvere i 9 problemi VoIP più comuni

Ora parliamo dei modi migliori per evitare i problemi di cui sopra e garantire la migliore qualità di chiamata possibile.

1 Eco nelle Chiamate VoIP

L’eco nelle chiamate VoIP è noto anche come latenza. I pacchetti vocali arrivano a intervalli di tempo e livelli sonori diversi, rendendo difficile condurre una conversazione produttiva.

Spesso il chiamante non si rende conto dell’eco perché solo il destinatario della chiamata ne sente la maggior parte.

Le cause potenziali dell’interferenza dell’eco possono essere tre: Il dispositivo, il ritardo delle cuffie Bluetooth o la latenza della rete.

Come trattarle:

• Esamina il dispositivo che stai utilizzando

Verifica che il sistema sia aggiornato all’ultima versione. Non dimenticare di controllare anche l’hardware: è tutto collegato correttamente o c’è qualche danno? Dopo una scrupolosa osservazione, fai un test per verificare la funzionalità.

• Fissare il Il ritardo delle cuffie Bluetooth.

Se la configurazione del dispositivo non è una causa, il problema potrebbe risiedere nelle cuffie Bluetooth.

Se noti dei ritardi nelle cuffie Bluetooth ma non nella cornetta con cavo, è possibile risolvere il problema in breve tempo.

Se durante le chiamate VoIP noti un’eco nell’auricolare e nel bocchino del telefono o delle cuffie, è perché il volume dell’auricolare è troppo alto e sovrasta il bocchino.

Cerca di coprire il bocchino del telefono. Se l’eco si riduce, basta abbassare il volume dell’auricolare.

#2 Jitter

Se alcune parti della conversazione mancano, sono confuse o non sono in ordine, si tratta di Jitter. Questo può rendere incomprensibili parti importanti della conversazione, il che non aiuta a migliorare la soddisfazione dei clienti.

Il jitter si verifica quando milioni di pacchetti di dati viaggiano contemporaneamente sullo stesso indirizzo IP. I buffer per la distorsione acquisiscono i pacchetti di dati e li inviano al ricevente a velocità costante.

Questo assicura una conversazione limpida. Ma a volte possono essere configurati in modo errato, facendo sì che alcuni pacchetti di dati arrivino troppo presto o troppo tardi, a intervalli irregolari.

I buffer di jitter possono essere impostati in modo errato in due modi: o sono troppo grandi o sono troppo piccoli. Quando un jitter buffer è troppo piccolo, potrebbe scartare troppi pacchetti, peggiorando la qualità della chiamata. Al contrario, se è troppo grande, può introdurre ulteriori ritardi, rendendo più difficile la conversazione.

Come trattarle:

• Contatta l’amministratore di rete e chiedigli di effettuare una riconfigurazione in base al tuo problema specifico.
  
• Aggiorna la tua connettività internet tramite ISP (Internet Service Provider) e prova i test di velocità. Se mostra più di 20 ms, il problema è legato all’ISP e potresti pensare di trovarne un altro.
  
• Pensa a trovare un altro tipo di connessione internet. Anche il Wi-Fi potrebbe essere un’altra causa. Di certo non è la soluzione migliore per le chiamate VoIP. Passare a Ethernet è una buona scelta, anche se anche questo passaggio può presentare dei difetti, come ad esempio codici Ethernet errati. Anche i modem obsoleti possono causare jitter.

#3 Chiamate interrotte

Questo problema è estremamente problematico perché il tuo cliente potrebbe pensare che tu abbia riattaccato. Le chiamate interrotte si verificano durante la perdita di pacchetti: alcuni pacchetti non arrivano alla loro destinazione finale.

Sono tutti necessari per una corretta trasmissione dei dati. Anche perderne uno solo, può causare la perdita della somma di tutti i pacchetti. Le chiamate interrotte si verificano di solito in presenza di alti volumi di chiamate in uscita. Potresti anche notare che le chiamate cadono dopo un tempo fisso.

Come trattarle:

• Disconnetti tutti i dispositivi collegati alle reti VoIP e riconnettili uno alla volta. In questo modo, ti potrai accorgere quale di loro è responsabile del problema.
  
• Assicurati che tutti i software, l’hardware VoIP e le apparecchiature siano aggiornati. Attivare gli aggiornamenti automatici potrebbe essere una buona idea.
  
• Incorpora il TCP (Protocollo di controllo della trasmissione) con una funzione di controllo degli errori incorporata. Sospetta che il firewall possa chiudere la connessione e impedirgli di terminare la chiamata.
  
• Contatta il provider: Verifica che il problema non dipenda dalle tue impostazioni. Potresti avere un’impostazione che disconnette automaticamente la chiamata dopo un determinato periodo di tempo per assicurarti che non si tratti di chiamate aperte non valide.

#4 Il sistema di chiamata non funziona

Un altro problema del VoIP è che il sistema di chiamata non può essere attivato, oppure che un sistema non funziona mentre altri lo fanno.

Come trattarle:

• Usa uno switch di rete PoE o collega l’adattatore AC. Se il sistema di chiamata non si accende, è possibile che non si stia utilizzando una connessione PoE (Power over Ethernet). Il PoE richiede un cablaggio di qualità e uno switch di rete adeguato. La soluzione è piuttosto semplice. Assicurati che il cablaggio segua lo schema T568-B raccomandato dall’amministratore di rete. Questo schema si riferisce a una specifica configurazione di cablaggio utilizzata nei cavi Ethernet.
  
• Perdita di pacchetti: A volte, alcune parti della conversazione possono perdersi durante la trasmissione, rendendo l’audio frammentario. Questo accade quando uno o più pacchetti di dati che viaggiano attraverso una rete non raggiungono la loro destinazione, con conseguente perdita di dati.

#5 Audio confuso

Immagina di essere nel bel mezzo di un’importante telefonata d’affari, mentre discuti di dettagli cruciali con un cliente, quando all’improvviso l’audio diventa frammentario e difficile da capire.

Purtroppo questo può accadere e può essere causato da:

• Non c’è abbastanza larghezza di banda: le chiamate VoIP hanno bisogno di un flusso di dati costante per suonare bene. Tutto ciò che consuma la larghezza di banda di internet può peggiorare la qualità della chiamata.
  
• Perdita di pacchetti: A volte, alcune parti della conversazione possono perdersi durante la trasmissione, rendendo l’audio frammentario. Questo accade quando uno o più pacchetti di dati che viaggiano attraverso una rete non raggiungono la loro destinazione, con conseguente perdita di dati.
  
• Problemi di rete: Anche un traffico eccessivo o problemi con l’infrastruttura di rete possono far suonare male le chiamate VoIP.
  
• Problemi con il router: Se il tuo router è vecchio o è configurato male, le chiamate VoIP possono essere disturbate.
  
• Problemi con l’hardware: se i tuoi dispositivi sono vecchi o non funzionano bene, possono causare problemi anche alla qualità delle chiamate VoIP.

Come risolvere i problemi:

• Controlla la tua connessione internet. L’insufficiente velocità di upload/download è la causa più comune delle chiamate VoIP interrotte. Esegui dei test di velocità e assicurati di rispettare le raccomandazioni di larghezza di banda del tuo provider VoIP.
  
• Verifica che la tua rete non abbia problemi: Un’elevata latenza/jitter o la perdita di pacchetti possono causare un audio disturbato durante le chiamate. Se riscontri questi problemi, prendi in considerazione l’aggiornamento del firmware del router o contatta il tuo Internet Service Provider (ISP).
  
• Abilitazione Qualità del servizio (QoS) sul tuo router. In questo modo il traffico VoIP avrà la priorità, eviterà i ritardi dei pacchetti e aiuterà le chiamate ad essere più fluide.
  
• Usa una connessione Ethernet cablata: Le connessioni wireless sono più soggette a interferenze, che possono introdurre latenza e jitter. Le connessioni via cavo sono più affidabili per chiamate cristalline.

• Ripristina la PRAM su Mac o il CMOS su Windows. A volte le impostazioni del sistema o i problemi del firmware possono causare problemi audio. Imparare a resettare la PRAM sul Mac o a cancellare il CMOS su un PC Windows può aiutare a risolvere questi problemi e a migliorare la qualità complessiva delle chiamate.

#6 Problemi di rete e LAN

Quando si utilizza il VoIP per le chiamate su una rete locale (LAN), possono sorgere dei problemi se i dispositivi utilizzano indirizzi IP privati che non possono essere utilizzati sulla rete internet pubblica.

Il NAT (Network Address Translation) cambia l’indirizzo IP locale del dispositivo in uno pubblico, ma a volte non aggiorna tutte le informazioni necessarie nei messaggi.

Ciò causa problemi quando i dispositivi VoIP cercano di capire come inviare l’audio su Internet perché non possono utilizzare l’indirizzo IP privato.

Come trattarle:

• Configurare i sistemi telefonici IP: I sistemi telefonici IP possono essere impostati per cambiare tutti gli indirizzi IP locali in indirizzi pubblici prima di inviare i messaggi.
  
• Utilizzare un firewall/router specializzato: Un’altra opzione è quella di utilizzare un firewall/router speciale che comprenda il VoIP e sia in grado di correggere le informazioni sull’indirizzo IP quando i messaggi lo attraversano.

#7 Vulnerabilità di sicurezza

I rischi più comuni per la sicurezza del VoIP sono gli attacchi DDoS, la manomissione delle chiamate, i firewall obsoleti, il vishing, le frodi VoIP, il malware, il VOMIT (Voice over Misconfigured Internet Telephones), lo SPIT (Spam over IP Telephony) e i sistemi non aggiornati.

I problemi sono dovuti principalmente alla crescente sofisticazione degli attacchi informatici, alla mancanza di aggiornamento delle misure di sicurezza e alla proliferazione di dispositivi e reti connessi a Internet.

Come trattarle:

• Usa l’autenticazione a più fattori: Applicare l’autenticazione per consentire agli utenti legali di accedere alla rete può prevenire gli accessi non autorizzati.
  

• Implementa l’autenticazione a due fattori: Può impedire l’accesso non autorizzato al sistema VoIP, in quanto richiede agli utenti di fornire una seconda forma di autenticazione, come un codice inviato al cellulare.
  
• Usa le reti private virtuali (VPN) per l’accesso remoto: Può ridurre il rischio di cadere vittima di hackeraggio VoIP, in quanto cripta i dati trasmessi su internet.
  
• Scegli un provider VoIP affidabile e sicuro: Assicurati che il provider VoIP disponga di solide misure di sicurezza, come la crittografia di alto livello, l’autenticazione a più fattori e la gestione avanzata degli account. Verifica se sono in regola con gli accreditamenti software (ISO, PCI/DSS, conformità GDPR).

#8 Nessun suono dopo la chiamata

Significa che non riesci a sentire nulla dopo aver effettuato una chiamata, anche se il timer della chiamata indica che è ancora in corso.

Questo problema potrebbe essere causato da problemi di Network Address Translation (NAT), che influenzano il modo in cui l’audio viaggia nelle chiamate VoIP. Tra i segni di problemi NAT ci sono l’audio unidirezionale delle chiamate o l’audio che funziona solo per le chiamate nella stessa località.

Come trattarle:

• Controlla le impostazioni audio per assicurarti che siano selezionati i dispositivi giusti.
• Aggiorna i driver audio del computer alla versione più recente.
• Assicurati che il microfono e gli altoparlanti siano collegati correttamente.
• Riavvia il computer per eliminare qualsiasi problema temporaneo.
• Tieni aggiornato il tuo software VoIP per evitare problemi di compatibilità.
• Se il problema persiste, potresti dover contattare l’assistenza del software VoIP o il produttore del tuo computer per ricevere ulteriore aiuto. Alcuni punti chiave per la risoluzione di questo problema:

#9 Sfide con il fax

Questo accade perché la tecnologia fax tradizionale si basa su segnali analogici, mentre il VoIP utilizza pacchetti digitali.

Quando i fax cercano di lavorare con le reti VoIP, possono incontrare problemi nella conversione dei segnali analogici in dati digitali.

Questo può portare a problemi come perdita di dati, ritardi e problemi con dispositivi che utilizzano protocolli diversi.

Come risolvere i problemi:

• Verifica la compatibilità delle apparecchiature: Assicurati che il tuo fax e il sistema di sicurezza siano compatibili con le apparecchiature VoIP. In caso contrario, prendi in considerazione l’installazione di dispositivi di compatibilità come un fax bridge.

• Riduci la velocità del fax: per migliorare il successo della trasmissione, imposta la velocità del fax su lenta o standard. Questa impostazione si trova solitamente nei menu del fax o delle impostazioni del pannello di controllo della stampante.

• Riduci il traffico internet: Riduci al minimo l’attività internet su altri dispositivi connessi alla rete, in quanto può interferire con il fax VoIP. Riavvia il router e il modem per risolvere i problemi del servizio internet.

• Controlla la connessione del fax: Assicurati che i cavi del fax siano collegati correttamente alle porte corrette e che la linea telefonica sia collegata alla porta 1-LINE. Verifica la presenza di un tono di chiamata collegando un telefono alla presa a muro ed effettuando una chiamata, controllando che non ci siano interferenze da parte di apparecchi elettrici vicini.

• Regola le impostazioni del fax: Verifica le impostazioni del fax, tra cui il tipo di composizione (a toni o a impulsi) e la risoluzione del fax. Abilita la segnalazione degli errori per stampare un rapporto in caso di errori.

Le migliori pratiche per prevenire i problemi VoIP futuri

Sebbene il VoIP offra numerosi vantaggi per la comunicazione nell’odierna era digitale, non è immune da occasionali intoppi.

Tuttavia, l’implementazione delle migliori pratiche è fondamentale per prevenire futuri problemi VoIP e garantire un’esperienza di comunicazione più fluida.

Anche se alcuni problemi possono essere inevitabili, seguendo questi consigli potrai evitare diversi grattacapi in futuro:

• Implementa un monitoraggio proattivo: Usa strumenti di monitoraggio della rete per controllare le prestazioni del tuo sistema VoIP. L’individuazione precoce delle irregolarità può evitare che molti problemi si aggravino.

• Stabilisci un solido protocollo di sicurezza: Proteggi il tuo sistema VoIP da accessi non autorizzati e minacce informatiche implementando forti misure di sicurezza, tra cui firewall, crittografia e password sicure.
  
• Sessioni di formazione regolari: Tieni il tuo team informato sulle ultime funzionalità VoIP, sulle potenziali minacce alla sicurezza e sui suggerimenti per la risoluzione dei problemi VoIP attraverso sessioni di formazione regolari.
  
• Ottimizza la gestione della larghezza di banda: Assicurati che la tua rete abbia una larghezza di banda sufficiente per il VoIP e le altre applicazioni. Considera i servizi internet di livello business che danno priorità al traffico VoIP.
  
• Pianifica i controlli di routine delle apparecchiature: Ispeziona e testa regolarmente l’hardware VoIP e le relative apparecchiature di rete per individuare e correggere qualsiasi usura o tecnologia obsoleta prima che si verifichino interruzioni del servizio.
  
• Stabilisci un piano di emergenza: Crea un piano di emergenza e forma i dipendenti su come gestire le crisi per mitigare l’impatto delle violazioni della sicurezza inaspettate.

Quando contattare il tuo provider VoIP per chiedere aiuto

Anche se molti problemi VoIP possono essere risolti autonomamente, a volte è meglio rivolgersi al proprio provider per ricevere assistenza:

• Interruzioni del servizio: Se si verifica una perdita completa del servizio o frequenti interruzioni del servizio VoIP, è essenziale contattare il proprio provider per ricevere assistenza. Possono aiutarti a risolvere i problemi VoIP e a ripristinare il servizio.
  
• Assistenza per la configurazione: Se hai problemi a configurare i dispositivi VoIP, le funzioni o le impostazioni di rete, puoi contattare il tuo provider per ricevere assistenza.
  
• Problemi di sicurezza: Se sospetti un accesso non autorizzato, un’attività insolita o una violazione della sicurezza nella tua rete VoIP, è fondamentale informare immediatamente il tuo provider per adottare le misure di sicurezza necessarie.
  
• Richieste di funzionalità o aggiornamenti: Se hai bisogno di ulteriori caratteristiche, funzionalità o aggiornamenti per il tuo servizio VoIP, come la registrazione delle chiamate o l’integrazione con altre piattaforme software, contattare il tuo provider può aiutarti a esplorare le opzioni disponibili e le possibilità di personalizzazione.
  
• Problemi di hardware o di apparecchiature: Se riscontri guasti hardware, problemi di compatibilità o malfunzionamenti con i telefoni VoIP, gli adattatori, i router o altre apparecchiature, il team di assistenza tecnica del tuo provider può assisterti nella risoluzione dei problemi VoIP o organizzare la sostituzione.
  
• Formazione e assistenza: Se tu o i membri del tuo team avete bisogno di formazione o assistenza per utilizzare in modo efficace le funzioni, le applicazioni o gli strumenti di amministrazione VoIP, il tuo provider può offrire sessioni di formazione, documentazione o risorse online per supportare le tue esigenze.

Scegli con saggezza per prevenire i problemi

In sintesi, è fondamentale comprendere le principali problematiche del VoIP e come affrontarle in modo efficace.

Come ultimo consiglio, scegli un provider VoIP affidabile che offra un eccellente servizio clienti e che dia priorità alla sicurezza. sicurezza è altrettanto essenziale.

Una migliore qualità delle chiamate e tempi di attesa più brevi sono fondamentali per offrire ai clienti un’esperienza eccellente. Questo aiuta ad attirare più clienti e a favorirne l’acquisizione, come puoi apprendere dalla storia di PlanRadar.

Prendere una decisione informata è fondamentale per ottimizzare il tuo sistema VoIP e migliorare la comunicazione aziendale.

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