I dialer in uscita spiegati: Tipi, vantaggi e buone pratiche

Il tasso medio di conversione delle chiamate a freddo è del 2%. Ma se l’obiettivo è quello di aumentare le vendite in uscita, come si fa? Fai più chiamate e meglio, più velocemente, con un combinatore telefonico in uscita.

I dialer in uscita non sono tutti uguali. Ne esistono di diversi tipi, ognuno con i propri vantaggi e i migliori casi d’uso. Oggi ti raccontiamo tutto su di loro. Continua a leggere per scoprire il miglior dialer in uscita per te!

Punti di forza:

• I dialer in uscita possono essere suddivisi in quattro tipi fondamentali in base alla complessità e ai casi d’uso: Combinatori automatici, combinatori predittivi, combinatori di potenza e combinatori intelligenti.
• L’utilizzo di un software di dialer per un call center in uscita ti permette di ottimizzare l’efficienza del team, il coinvolgimento dei clienti, la gestione dei lead, i tassi di conversione e così via.
• L’abbinamento del miglior dialer outbound al tuo caso d’uso può aumentare le chiamate andate a buon fine del 400%, aiutarti a raggiungere 3 volte più contatti al giorno e ridurre i tempi di chiamata del 50%.

Cos’è un dialer in uscita?

I dialer in uscita sono un termine generico comunemente usato per indicare tutti i tipi di sistemi di composizione automatica (ADS). Come suggerisce il nome, si tratta di soluzioni software che automatizzano il processo di composizione delle chiamate in uscita, in genere le chiamate a freddo per le vendite.

Sebbene esistano diversi tipi di combinatori automatici, tutti condividono alcune caratteristiche comuni che li rendono una pietra miliare delle moderne strategie di vendita in uscita.

Soprattutto, eliminano la necessità di comporre manualmente i numeri, velocizzando in modo significativo il processo di chiamata, consentendo il massimo utilizzo della forza lavoro, la composizione di team più piccoli e un numero di chiamate effettuate al giorno fino a tre volte superiore.

Perché dovresti usare un dialer in uscita?

Dopo aver accennato all’argomento nella sezione precedente, è giusto dedicare un po’ di tempo all’esplorazione completa dei vantaggi dell’utilizzo di un dialer in uscita. Ecco cosa ti aspetta dopo l’inserimento di qualsiasi tipo di ADS nelle tue attività.

• Maggiore efficienza operativa:

I dialer in uscita aumentano notevolmente l’efficienza dei team di vendita automatizzando il processo di composizione. Invece di comporre manualmente ogni numero, gli agenti possono concentrarsi sul coinvolgimento dei potenziali clienti, ottenendo 3 volte più chiamate al giorno e maggiori opportunità di conversione.

• Migliorare il coinvolgimento dei clienti:

Semplificando il processo di chiamata, i dialer in uscita consentono agli agenti di dedicare più tempo alla creazione di relazioni con i potenziali clienti. Grazie a funzioni come la registrazione delle chiamate e l’integrazione con il CRM, gli agenti possono personalizzare le interazioni e fornire un servizio migliore, migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti.

• Miglioramento della gestione dei lead e dei tassi di conversione:

I dialer in uscita aiutano a gestire i contatti in modo più efficace, organizzando gli elenchi di contatti, programmando le chiamate di follow-up e monitorando le interazioni. Questo approccio strutturato è in grado di offrire un’accuratezza del 98% nella verifica dei numeri e garantisce che nessun lead venga trascurato, con conseguenti tassi di conversione e ricavi più elevati.

• Riduzione dei tempi di inattività degli agenti:

Con i combinatori in uscita, gli agenti passano meno tempo ad aspettare tra una chiamata e l’altra, perché il sistema compone automaticamente il numero successivo non appena è disponibile. In questo modo si riducono al minimo i tempi morti e si mantiene la produttività degli agenti per tutto il turno.

• Conformità e gestione del rischio:

I dialer in uscita sono dotati di funzioni che garantiscono la conformità a normative come il Telephone Consumer Protection Act (TCPA) e le liste Do Not Call (DNC). Il software di composizione aiuta a mitigare il rischio di non conformità e di potenziali problemi legali grazie allo screening automatico dei numeri e alla registrazione del consenso.

Tipi di dialer in uscita

Il mercato dei dialer in uscita è ampio e variegato, con diversi tipi di software in offerta, ognuno con i propri vantaggi, svantaggi, best practice e casi d’uso ideali. Quindi, per aiutarti a districarti in questo problema, abbiamo preparato questa utile tabella.

#1 Auto Dialer

Il tipo più elementare di dialer in uscita. Chiama il numero successivo nella coda al termine dell’ultima chiamata.

Caso d’uso: Operazioni di chiamata a basso costo e ad alto volume per vendite semplici.

Controlla quanto costa il dialer automatico.

Come puoi confrontare il dialer automatico con quello predittivo?

#2 Predictive Dialer

Un combinatore telefonico in uscita in grado di valutare e anticipare la capacità del call center. Può avviare più chiamate contemporaneamente per ogni agente per massimizzare l’utilizzo delle risorse.

Caso d’uso: Campagne di chiamate ad alto volume per piccoli team con risorse limitate.

#3 Power Dialer

Un combinatore telefonico in uscita che effettua una chiamata per agente alla volta. Offre un livello di controllo superiore sulle code di chiamata designate. È semplice da usare e non richiede algoritmi complessi per funzionare.

Caso d’uso: Campagne di chiamate bilanciate ottimizzate sia per la portata che per la personalizzazione.

Quanto costa Power Dialer?

Scopri perché dovresti scegliere Power Dialer rispetto a Predictive Dialer.

#4 Smart Dialer

Il più complesso di tutti i dialer in uscita. Può essere utilizzato per creare code di chiamata e campagne altamente personalizzate e adattive. Può essere integrato con strumenti di terze parti (CRM, Helpdesk, ecc.) e Click-to-Call.

Caso d’uso: Campagne di chiamate di medio valore ottimizzate per il CSAT.

Scopri il prezzo di Smart Dialer.

Come scegliere il miglior dialer in uscita (per te)

Come dovrebbe essere chiaramente evidente, nonostante condividano la stessa denominazione dei dialer in uscita, ogni tipo è molto diverso. Se vuoi trovare quello che fa per te, devi considerare i seguenti aspetti.

#1 Valuta le esigenze e gli obiettivi della tua azienda:

Prima di investire in un combinatore telefonico in uscita, prenditi il tempo necessario per riflettere sulle esigenze e sugli obiettivi della tua azienda. Considera fattori come le dimensioni del tuo team di vendita, la natura delle tue campagne outbound e il tuo pubblico di riferimento.

Ti concentri sulle chiamate a freddo ad alto volume o dai priorità alle interazioni personalizzate con i contatti? Comprendere le tue esigenze specifiche ti aiuterà a restringere le opzioni e a scegliere un dialer che soddisfi i tuoi obiettivi aziendali.

#2 Capire il volume delle chiamate e la capacità degli agenti:

Valuta il tuo volume di chiamate e la capacità degli agenti per determinare i requisiti di scalabilità ed efficienza del tuo dialer in uscita.

Se prevedi alti volumi di chiamate e hai un team numeroso di agenti, potresti trarre vantaggio da un power dialer in grado di regolare automaticamente le tariffe di composizione in base alla disponibilità degli agenti.

Al contrario, se hai un team più piccolo o un volume di chiamate variabile, un combinatore progressivo o un combinatore di potenza possono essere più adatti per regolare le chiamate in modo da adeguare la capacità degli agenti in modo efficace.

#3 Considera le integrazioni di terze parti:

L’integrazione con le piattaforme CRM (Customer Relationship Management) e software esistenti è essenziale per garantire la continuità delle operazioni e la gestione dei dati.

Scegli un dialer in uscita che offra solide funzionalità di integrazione con i sistemi CRM più diffusi, come Salesforce, HubSpot o Zoho CRM.

In questo modo il tuo team di vendita può accedere alle informazioni rilevanti sui clienti, tenere traccia delle interazioni e sincronizzare i dati senza sforzo, snellendo il flusso di lavoro e migliorando la produttività.

#4 Tieni d’occhio la conformità:

La conformità alle normative, come abbiamo già detto, è fondamentale se vuoi realizzare campagne outbound efficienti, soprattutto a livello internazionale. Pertanto, è fondamentale cercare un fornitore che soddisfi tutti i requisiti nei paesi di destinazione.

Le caratteristiche principali da ricercare sono l’eliminazione automatica delle liste DNC (Do Not Call), la gestione del consenso alla registrazione delle chiamate e i meccanismi di opt-out. Tuttavia, è bene che tu tenga d’occhio anche i solidi protocolli di crittografia e l’archiviazione sicura dei dati.

Le 3 migliori pratiche per le chiamate in uscita

#1 Addestra e attrezza il tuo team:

Fornisci una formazione completa al tuo team di vendita per assicurarti che siano abili nell’uso del software di composizione in uscita e dotati delle competenze necessarie per coinvolgere efficacemente i potenziali clienti.

La formazione deve riguardare vari aspetti, tra cui la navigazione nell’interfaccia del dialer, la comprensione dei flussi di chiamata, la gestione delle obiezioni e l’utilizzo delle funzioni di integrazione del CRM.

Inoltre, assicurati che il tuo team sia istruito sulle norme di conformità e sulle politiche aziendali per ridurre i rischi e mantenere la professionalità durante le interazioni.

#2 Investi tempo nello scripting e nella pianificazione delle chiamate:

Sviluppa script e piani di chiamata ben fatti per guidare il tuo team di vendita durante le campagne di chiamata in uscita.

I copioni forniscono un quadro di riferimento per le conversazioni, incoraggiando l’autenticità e la flessibilità per adattarsi alle esigenze e alle preferenze uniche di ogni cliente. Incorpora i punti chiave del discorso, le proposte di valore e le strategie di gestione delle obiezioni nei tuoi copioni per mantenere le interazioni focalizzate e d’impatto.

Rivedere e perfezionare regolarmente i copioni in base ai feedback e alle metriche di performance per migliorare continuamente l’efficacia.

#3 Monitora e analizza le metriche delle chiamate:

Controlla e analizza regolarmente le metriche delle chiamate per valutare le prestazioni delle tue campagne di composizione in uscita e identificare le aree di miglioramento. Traccia le metriche chiave come i tassi di connessione delle chiamate, i tassi di conversione, la durata media delle chiamate e l’utilizzo degli agenti per valutare l’efficacia della campagna e la produttività degli agenti.

Sfrutta gli strumenti di reportistica e di analisi forniti dal tuo software di dialer outbound per ottenere informazioni sulle tendenze delle chiamate, identificare le strategie più performanti e affrontare tempestivamente eventuali problemi o colli di bottiglia.

Utilizza i dati per ottimizzare i parametri di composizione, perfezionare gli script e allocare le risorse in modo efficace per massimizzare i risultati.

Avvicinarsi alla fine

A questo punto non ci si dovrebbe meravigliare più di tanto del fatto che molte aziende apprezzino così tanto i software di composizione in uscita. E considerando i recenti miglioramenti nella sfera dell’IA e dell’automazione, probabilmente diventerà sempre più efficace.

Ma i dialer non sono tutto ciò che serve per effettuare chiamate in uscita efficaci. Se vuoi ottenere il massimo dai tuoi sforzi, dovrai implementare molte best practice del settore e strategie di esperti. Fortunatamente CloudTalk ha pensato a questo.