Cos’è un’estensione telefonica VoIP e in che modo funziona?

Man mano che la tua azienda cresce, inizierai ad assumere più persone. Di solito, è un’ottima cosa. Ma quando inizierai ad avere difficoltà di comunicazione causate dall’assenza di un modo efficace per contattare qualcuno, ben presto diventerà un problema.

Una comunicazione efficace è persino più problematica al giorno d’oggi, dato che è altamente probabile che almeno parte dei tuoi dipendenti lavori a distanza. Considerando che l’84% dei lavoratori da remoto dice di preferire il lavoro da casa, è fondamentale trovare un modo per mantenere la comunicazione fluida a prescindere dalla distanza.

Per fortuna, c’è una pratica funzione che può aiutarti a connettere tutti i tuoi lavoratori ovunque si trovino – ovvero l’estensione telefonica. Per scoprire come funziona e come puoi utilizzarla per semplificare la tua azienda, continua a leggere.

Cos’è un’estensione telefonica VoIP?

Se hai avuto esperienza di gestione o lavoro in un ufficio, ti suonerà familiare il concetto di estensione telefonica. È un breve numero, solitamente di quattro cifre, che puoi assegnare a un singolo dipendente, a una stanza o a un settore. Ciò significa che ognuno che digiti questo numero potrà contattare la persona richiesta.

Le estensioni telefoniche funzionano proprio come le normali linee telefoniche, e sono collegate ai tuoi numeri aziendali standard. Ma il vantaggio principale è che un’estensione può coprire tutti i settori o le persone necessarie senza dover aggiungere ulteriori linee. Inoltre, sono semplicemente convenienti.

Se un membro di un team vuole contattare qualcuno in particolare, avrà solo bisogno di digitare un breve numero per essere immediatamente connesso con la persona desiderata. Lo stesso vale per le persone al di fuori della tua azienda che chiamano un qualsiasi tuo dipendente.

In questo modo, i membri del tuo team possono trasferire le chiamate ai loro collaboratori componendo semplicemente un breve numero interno piuttosto che digitare tutte le cifre. Ciò significa un minor tempo trascorso a chiamare i colleghi, meno errori commessi e una comunicazione interna più fluida.

Le differenze tra un numero telefonico, una linea e un’estensione

Probabilmente già sai benissimo cos’è un numero telefonico – una sequenza di cifre attraverso le quali puoi contattare una persona o un’azienda. Tuttavia, un numero di telefono non funziona senza una linea telefonica.

Nel senso più tradizional, per “linea telefonica” s’intendono i fili della Rete Telefonica Pubblica Commutata (RTPC) che possiamo vedere lungo le strade. Quando digiti un numero, la tua chiamata viaggia come impulso elettrico attraverso i fili, fino al destinatario. Di solito, un numero telefonico è associato a una singola linea telefonica.

Ma mentre il sistema di linea singola funziona abbastanza bene per i singoli utenti, rappresenta un grosso problema per le aziende. Ogni dipendente necessita di una linea separata connessa al proprio telefono fisso per effettuare e ricevere chiamate, il che è sia complicato che costoso.

Le estensioni di chiamata che provengono dal centralino potrebbero risparmiare alle aziende parecchio tempo e frustrazione. Invece di dover impostare linee telefoniche multiple, potrebbero usare solo una linea singola con diverse estensioni. Tuttavia, storicamente questo funzionava solo nella sede centrale dove erano ancora connesse alla linea telefonica principale. Quindi, nel momento in cui un dipendente era lontano dalla propria scrivania, raggiungerlo diventava difficile.

Tuttavia, VoIP risolve questo problema. Invece di avere estensioni che funzionano solo nella tua sede centrale, puoi impostarle in modo tale che funzionino in diversi posti a prescindere dalla posizione fisica. Non importa quanti uffici tu abbia o dove si trovino, il tuo personale potrà comunque raggiungere qualsiasi utente digitando l’estensione corretta.

Una soluzione ideale non solo per la comunicazione in ufficio, ma anche a distanza. Finché un utente dispone di una connessione internet stabile per effettuare e ricevere chiamate, l’estensione di chiamata si comporterà come previsto.

Come funzionano le estensioni telefoniche?

Di solito, le estensioni VoIP sono numeri a quattro cifre, ma molti fornitori ne supportano anche di più brevi.

Grazie alle estensioni VoiP, non importa dove siano i dipendenti – in ufficio, a casa o in giro. Finché avranno una connessione internet stabile sul loro dispositivo, potranno effettuare e ricevere normalmente le chiamate. Inoltre, anche se la persona che si sta contattando è all’estero, non dovranno pagare di più – le chiamate VoIP costano lo stesso sia a livello locale che globale.

Quanto è facile aggiungere estensioni?

Se hai mai dovuto aggiungere una nuova linea telefonica nel tuo ufficio perché hai assunto una nuova persona, saprai bene quanto tempo, sforzo e denaro può costare. Per fortuna, aggiungere nuove estensioni VoIP è molto più facile, veloce ed economico. Soprattutto con CloudTalk.

Ecco in che modo puoi aggiungere un’estensione all’interno dell’app:

1. Trova la Scheda dell’operatore nel pannello di controllo e clicca “Aggiungi Operatore” nell’angolo in alto a destra.
2. Poi aggiungi nome, cognome e indirizzo email dell’operatore. I nomi saranno usati per identificare l’operatore nella cronologia delle chiamate e nella lista dei contatti interni. Invece, gli indirizzi email, saranno usati per le iscrizioni, notifiche delle email e per ricevere messaggi vocali.
3. Ora, puoi configurare l’estensione per il nuovo dipendente. Clicca su “Vuoi configurare un’estensione?”, e così facendo comparirà un nuovo campo. Lì, potrai aggiungere qualsiasi estensione a quattro cifre che desideri utilizzare per le chiamate interne. Se lasci il campo vuoto, verrà poi riempito da CloudTalk.
4. Infine, avrai bisogno solo di creare una password per l’account (che i tuoi operatori potranno cambiare successivamente) e impostare l’autorizzazione. Ecco fatto, i tuoi operatori possono iniziare immediatamente a usare l’account e l’estensione.

Inoltre, su CloudTalk, puoi aggiungere tutte le estensioni che vuoi. Ciò significa che puoi continuare ad aggiungere nuove estensioni man mano che la tua azienda cresce.

Anche rimuovere un’estensione è altrettanto facile. Bisogna semplicemente andare nella sezione della gestione degli utenti, selezionare l’utente di cui si desidera rimuovere l’estensione, e poi cliccare su Rimuovi. Il sistema ti chiederà di confermare se desideri rimuovere questa estensione dal tuo numero aziendale. Questo è tutto.

Quali sono i vantaggi di avere le estensioni?

Se non hai ancora molte persone a lavorare nella tua azienda, allora disporre di una linea telefonica singola senza nessun tipo di estensione potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se il numero del personale della tua azienda continua a crescere, o se hai bisogno di un modo per contattare i dipendenti a distanza, allora le estensioni di chiamata ti recheranno molti vantaggi:

Si risparmia tempo

Risparmiare qualche secondo di volta in volta mentre si digita un numero, a prima vista potrebbe non sembrare granché. Ma quando sommi tutto il tempo risparmiato da tutto il tuo personale, allora la differenza diventa rapidamente considerevole.

Crea una migliore esperienza del cliente

Quando un cliente ti chiama, di solito cerca una rapida risoluzione a qualsiasi problema stia riscontrando. Quindi, se sei in grado di indirizzarlo a qualcuno che possa aiutarlo il prima possibile, ti sarà ancora più grato.

Semplifica il lavoro dei tuoi operatori

Le chiamate basate su cloud possono migliorare la vita professionale dei tuoi dipendenti, in quanto possono collegare dispositivi multipli alla stessa linea grazie a estensioni illimitate. Ad esempio, se un operatore usa un cellulare aziendale, un dispositivo personale, un telefono fisso in ufficio e un’app softphone sul proprio PC, può collegare tutti questi dispositivi a un’unica linea telefonica ed essere così raggiungibile ogni volta.

Inoltre, con le estensioni VoIP, i dipendenti non si dovranno più preoccupare di gestire i diversi prefissi quando si chiamano a vicenda. Invece, tutto quello che servirà è digitare un’estensione a quattro cifre per connettersi con un collega, indipendentemente dal fatto che si trovi in un altro settore o lavori in una filiale in un altro paese.

Conclusione

Se stai cercando un modo per migliorare la comunicazione tra i membri del tuo team e aumentare la loro produttività, potresti prendere in considerazione l’uso delle estensioni di chiamata.

Invece di pagare molti soldi per aggiungere linee telefoniche aggiuntive, il tuo team sarà in grado di contattarsi a vicenda immediatamente. Quando si tratta di fornire un’assistenza clienti eccezionale o risolvere i problemi in un lampo, quei secondi risparmiati conteranno di sicuro.

E considerando che CloudTalk ti consente di aggiungere facilmente una quantità illimitata di estensioni, ci vorrà solo qualche minuto per cambiare il modo in cui il tuo team collabora.
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