IP PBX: cos’è, come funziona e quali sono le alternative

Il 47% delle aziende sta abbandonando le soluzioni on-premises per abbracciare i vantaggi del cloud. Per molti, tuttavia, abbandonare il fidato sistema telefonico on-premise è fonte di timore.

Un centralino IP ti permette di mantenere il tuo hardware in sede e di effettuare chiamate via internet. Se non sei pronto per una migrazione completa al cloud, è una soluzione valida.

Ma è la soluzione giusta ? Quali sono i vantaggi e i limiti dell’IP PBX e dovresti invece prendere in considerazione una soluzione telefonica VoIP completamente ospitata nel cloud?

Continua a leggere per scoprirlo.

I punti chiave da cui partire:

• Un IP PBX è un sistema telefonico on-premise dotato di funzionalità di chiamata VoIP.
• La tecnologia principale alla base dell’IP PBX è il trunking SIP, che consente di inviare voce, video e altri contenuti multimediali attraverso una connessione internet.
• Le aziende scelgono il PBX IP perché vogliono mantenere l’hardware esistente. Inoltre, è un sistema a basso costo e meno dissuasivo per i dipendenti non esperti di tecnologia.
• Il centralino IP presenta alcune limitazioni fondamentali: la manutenzione è complicata, il lavoro da remoto è difficile e la scalabilità è quasi impossibile.

Cos’è il PBX IP?

Un centralino IP è un tipo di sistema telefonico aziendale che utilizza il protocollo Internet (IP) per collegare l’infrastruttura e l’hardware del centralino on-premise a Internet.

In questo modo, le chiamate interne ed esterne vengono stabilite e gestite tramite una connessione internet anziché tramite la rete telefonica pubblica commutata (PSTN).

Per chiarire meglio il termine IP PBX, confrontiamolo con altri due tipi di sistemi telefonici: il PBX tradizionale e il PBX basato su VoIP.

Un sistema telefonico PBX tradizionale:

• L’infrastruttura e l’hardware della telefonia sono ospitati e gestiti in loco.
• Include le apparecchiature collegate alla rete PSTN tramite cavi fisici in rame e tutte le chiamate interne ed esterne vengono effettuate su linee analogiche. Questo offre alle aziende le funzionalità di base per le chiamate.

Una soluzione PBX basata sul cloud:

• Offre un’infrastruttura ospitata e gestita da un provider VoIP all’interno di centri dati cloud remoti.
• Come un centralino IP, utilizza la telefonia IP per consentire agli utenti di effettuare e ricevere chiamate tramite Internet.

Si può pensare all’IP PBX come a una via di mezzo tra il PBX tradizionale e i sistemi basati sul VoIP. Ha un hardware ospitato e gestito in loco (come i centralini tradizionali) ma è connesso a internet (come i sistemi ospitati basati sul VoIP).

Diamo un’occhiata più da vicino ai principali elementi tecnologici che supportano i sistemi IP PBX.

Cos’è il “protocollo Internet”?

Il termine “Protocollo Internet” si riferisce a un insieme di regole e metodi che governano l’indirizzamento e l’instradamento dei dati su Internet. Questo include voce, video, fax, messaggi istantanei e altre forme di dati.

Che cos’è un “Private Branch Exchange (PBX)”?

PBX è l’acronimo di Private Branch Exchange e si riferisce alla rete telefonica interna della tua azienda. Gestisce l’instradamento e la commutazione delle chiamate interne ed esterne all’interno della tua rete privata tramite linee analogiche, digitali o VoIP.

A questo punto, come funziona il centralino IP?

Le tecnologie alla base di un centralino IP sono due: il VoIP e il trunking SIP.

Il Voice over Internet Protocol (VoIP) è la tecnologia alla base delle chiamate via internet. Quando effettui una chiamata, i segnali vocali analogici vengono convertiti in dati digitali. Questi dati vengono suddivisi in piccoli pacchetti che vengono etichettati con le informazioni sulla chiamata.

Da lì, la chiamata viene inviata tramite la tua connessione internet al tuo provider VoIP. Il tuo provider utilizza i codec VoIP per comprimere i dati in base alla qualità del suono e poi li inoltra al destinatario. Una volta giunti a destinazione, i pacchetti vengono riassemblati, decompressi e convertiti nuovamente in audio.

Tutto questo avviene dietro le quinte e in modo istantaneo. Puoi pensare che la tua voce sia semplicemente impacchettata in piccoli pacchi, consegnata via internet e ricomposta. Ciò significa che l’altro partecipante alla chiamata può sentirti chiaramente e facilmente.

Tuttavia, le soluzioni IP PBX non possono effettuare chiamate VoIP in modo nativo. È qui che entra in gioco il trunking SIP (Session Initiation Protocol).

Il trunking SIP offre ai sistemi PBX on-premises la possibilità di effettuare chiamate VoIP. In sostanza, collega il tuo sistema PBX legacy e i telefoni fissi IP alla rete PSTN tramite una connessione internet, utilizzando linee virtuali note come trunk SIP. Considerali come la versione digitale di una linea telefonica fissa in rame.

Guarda questo video per una spiegazione visiva:

Gli stessi trunk SIP utilizzano dei session border controller (SBC) virtuali per stabilire questa connettività. Un singolo trunk SIP contiene più canali che ti permettono di effettuare e ricevere chiamate VoIP simultanee.

Puoi anche trasmettere altri tipi di contenuti multimediali, come voce, messaggi, voicemail e fax.

Perché le aziende scelgono il centralino IP?

Poiché il PBX tradizionale diventa obsoleto, abbiamo accennato al fatto che le aziende hanno due scelte principali: PBX IP o PBX ospitato nel cloud. Ecco perché potresti optare per un centralino IP:

#1 Mantieni l’hardware esistente

I sistemi PBX on-premise richiedono un ampio hardware fisico: server PBX IP, linee telefoniche, telefoni fissi e altro ancora. Un passaggio completo al cloud significa che tutti gli investimenti in queste apparecchiature vengono sostanzialmente ammortizzati.

Con un centralino IP, puoi mantenere l’hardware esistente pur godendo dei vantaggi del VoIP. Questo è particolarmente interessante per le grandi aziende con infrastrutture PBX complesse e costose.

#2 Minimizza il cambiamento

Passare da un centralino tradizionale a un sistema completamente basato sul cloud è un cambiamento enorme e a volte intimidatorio.

Potrebbero esserci delle resistenze da parte dei dipendenti che si sentono a proprio agio con il vecchio sistema. Oppure, il nuovo sistema potrebbe avere una curva di apprendimento molto ripida. In ogni caso, questo può portare a disagi e perdite di produttività.

I sistemi IP PBX riducono al minimo il cambiamento. I dipendenti possono utilizzare i sistemi e le interfacce con cui si sentono a proprio agio e allo stesso tempo accedere a nuove funzionalità. Questo le rende un perfetto ripiego se non sei pronto a far passare i tuoi team a una soluzione cloud.

#3 Costi più bassi

Una soluzione IP PBX non è così conveniente come un sistema telefonico VoIP completo. Detto questo, in genere sono più economici dei sistemi PBX tradizionali grazie al SIP trunking.

Il trunking SIP consente il VoIP, il che significa che puoi usufruire di chiamate interurbane e internazionali a basso costo. Puoi anche centralizzare il tuo sistema telefonico per consentire chiamate interne gratuite tra più uffici, riducendo notevolmente i costi operativi.

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I limiti del PBX IP

Un centralino IP aziendale potrebbe essere migliore di un centralino tradizionale, ma presenta comunque alcune lacune rispetto a una soluzione VoIP in hosting:

#1 Manutenzione dell’infrastruttura On-Premises

Per mantenere un’infrastruttura on-premise, hai bisogno di competenze specializzate. Qualcuno nella tua organizzazione deve gestire le configurazioni, le integrazioni, gli aggiornamenti e una serie di altri compiti. In genere questo richiede l’assunzione di un team di ingegneri dedicati, che può diventare costoso.

L’infrastruttura on-premise è anche soggetta a singoli punti di guasto. Se il tuo PBX centrale incontra difficoltà tecniche, può causare interruzioni e tempi di inattività molto ampi per le tue comunicazioni telefoniche.

Con un sistema VoIP completamente ospitato nel cloud, la storia è diversa. Tutto, dalla manutenzione agli aggiornamenti e alle riparazioni di emergenza, viene gestito interamente dal tuo provider come parte del tuo abbonamento.

Inoltre, il tuo hardware di telefonia è ospitato in reti ridondanti e distribuite a livello globale. Se qualcosa va storto, puoi comunque comunicare in modo altrettanto efficace.

#2 Il lavoro a distanza si complica

Anche se dotati di connettività IP, i sistemi PBX in sede non sono semplicemente costruiti per supportare il lavoro a distanza.

In genere il sistema telefonico deve ancora essere utilizzato tramite l’hardware del PBX in sede. Per facilitare le comunicazioni a distanza, dovrai eseguire dei complicati workaround (e non c’è alcuna garanzia che abbiano successo).

Se vuoi permettere di lavorare da remoto, è meglio che tu scelga un sistema telefonico completamente ospitato nel cloud. Sono progettati per consentire agli utenti di comunicare con colleghi e clienti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

#3 La tua scalabilità è limitata

I sistemi on-premise sono notoriamente difficili e costosi da scalare.

Se il tuo team cresce, dovrai acquistare altre attrezzature e linee. Questo rende un sistema IP PBX per piccole imprese particolarmente resistente alla crescita.

I sistemi ospitati in cloud sono intrinsecamente scalabili. Puoi aggiungere nuovi utenti, uffici e funzioni al tuo sistema telefonico come e quando vuoi, con il minimo sforzo. Inoltre, puoi ridimensionare la tua attività in caso di necessità senza l’onere di sprecare denaro in attrezzature inutilizzate.

Ottieni tutti i vantaggi del centralino IP e molto di più con CloudTalk

Un centralino IP è un utile ripiego per le aziende che non sono pronte a migrare completamente al cloud. Ma se vuoi ottenere tutti i vantaggi della telefonia via internet senza le limitazioni, opta per un sistema telefonico VoIP.

La soluzione di CloudTalk per le chiamate aziendali basata sul VoIP offre gli stessi vantaggi di un IP PBX: chiamate via internet, risparmio e flessibilità. Inoltre, è dotato di funzioni di comunicazione avanzate che non puoi ottenere con un centralino IP, come la trascrizione automatica delle chiamate, l’analisi del sentiment dei clienti e altro ancora.

Soprattutto, un sistema VoIP in hosting supera le comuni limitazioni dell’IP PBX. Non dovrai occuparti della manutenzione, potrai aumentare o diminuire le dimensioni quando ne avrai bisogno e gli utenti potranno lavorare da PC, laptop o dispositivi mobili da qualsiasi parte del mondo.

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