Capire il VoIP in hosting: vantaggi, caratteristiche e importanza

Si prevede che il mercato globale del VoIP raggiungerà quasi 102,5 miliardi di dollari entro il 2026. Questa impennata è dovuta alla crescente preferenza per le soluzioni basate sul cloud. Ma si prevede che i costi dei servizi VoIP aumenteranno solo del 3% nei prossimi due anni. Quindi questo software potrebbe essere proprio quello che stavi cercando.

Nella continua ricerca di sistemi di comunicazione più economici ed efficienti, il VoIP in hosting diventa la chiave per le aziende più intelligenti. Una soluzione di call center in hosting è in grado di gestire tutte le interazioni con i clienti in entrata, in uscita e self-service senza alcuno sforzo, tutto in un unico luogo.

Questo metodo elimina il fastidio di dover gestire un hardware di telefonia complicato all’interno della tua sede. Al contrario, un provider di terze parti si occupa di tutto, offrendo servizi voce scalabili e flessibili che crescono insieme alla tua azienda.

Vuoi scoprire cosa può fare per te questa tecnologia? Continua a leggere!

Punti di forza:

• Il VoIP in hosting è solitamente dotato di più funzioni rispetto ai sistemi tradizionali, come l’inoltro di chiamata, la segreteria telefonica e il dialer intelligente.
• Con un VoIP in hosting puoi risparmiare sui costi delle chiamate interurbane e dell’infrastruttura.
• I call center VoIP in hosting possono facilmente scalare con la tua azienda, aggiungendo o rimuovendo linee con il minimo sforzo.
• La creazione di un call center VoIP in hosting può essere semplice e immediata se supportata dal giusto provider.

Che cos’è il Voip in hosting?

Il VoIP (Voice over Internet Protocol) in hosting è un moderno servizio di telecomunicazione in cui le telefonate vengono effettuate tramite Internet anziché attraverso le tradizionali linee telefoniche in rame.

A differenza della telefonia tradizionale che richiede un hardware Private Branch Exchange (PBX) in sede per instradare le chiamate, il VoIP in hosting semplifica la configurazione delegando i dettagli tecnici a un provider esterno. Ciò significa che non dovrai preoccuparti della manutenzione o dell’aggiornamento dell’hardware.

Nel confronto tra VoIP e telefono fisso o VoIP e telefono cellulare, il VoIP in hosting di solito offre più funzioni rispetto ai sistemi tradizionali, come l’inoltro di chiamata, la Voicemail to Email e il Power Dialer, tutti integrati in un’unica piattaforma.

Queste funzionalità vanno di pari passo con la riduzione dei costi per le chiamate interurbane e per le infrastrutture come i server, le connessioni di rete e le relative apparecchiature. Per questo servizio, un fornitore esterno ospita e gestisce tutti i software e i server VoIP in una sede esterna.

Voip in hosting vs. Voip on-premise

Ottieni una panoramica chiara delle differenze fondamentali tra le soluzioni VoIP in hosting e quelle on-premise. Decidi quale sia la soluzione più adatta alle tue esigenze aziendali.

Come funziona il VoIP in hosting

Il VoIP in hosting funziona convertendo la tua voce in segnali digitali che viaggiano su Internet. Ecco la ripartizione:

• Conversione vocale: Quando parli in un telefono o in un auricolare VoIP, il dispositivo converte il suono analogico della tua voce in pacchetti di dati digitali.
• Trasmissione dei dati: Questi pacchetti vengono inviati via internet a un provider di servizi VoIP. Questa trasmissione può essere effettuata utilizzando una normale connessione internet a banda larga.
• Instradamento delle chiamate: I server del provider VoIP ricevono questi pacchetti digitali e li instradano verso il sistema telefonico del destinatario. Questo avviene quasi istantaneamente.
• Riconversione: Alla fine della ricezione, questi pacchetti digitali vengono riconvertiti in suono.
• Funzioni integrate: Durante questo processo, funzioni aggiuntive come la segreteria telefonica, l’ inoltro di chiamata e l’ID chiamante vengono integrate senza problemi dai server del provider.
  

Per informazioni più dettagliate, leggi qui: Come funziona un voip?

Come funziona il PBX in hosting?

L‘Hosted PBX, o Private Branch Exchange, è un tipo di sistema telefonico gestito fuori sede da un provider di servizi VoIP. Ecco come funziona in genere:

• Configurazione della connessione: Ti connetti al servizio PBX in hosting via internet utilizzando telefoni IP o telefoni basati su software su computer o smartphone.
• Instradamento delle chiamate: Quando viene effettuata una chiamata, il sistema di indirizzamento delle chiamate attraverso internet verso l’interno o la linea esterna appropriata. Questa operazione viene gestita dai centri dati del fornitore di servizi, assicurando che le chiamate vengano indirizzate correttamente, sia che si tratti di chiamate in entrata, in uscita o interne.
• Integrazione di funzioni: I sistemi PBX in hosting sono dotati di una serie di funzioni come la segreteria telefonica, l’inoltro di chiamata, l’avviso di chiamata e le conferenze. Queste funzioni sono integrate nel sistema dal fornitore e possono essere personalizzate tramite un’interfaccia web.
• Manutenzione e aggiornamenti: Il fornitore di servizi è responsabile della manutenzione della tecnologia PBX, compresi gli aggiornamenti e le patch di sicurezza, garantendo che il sistema sia stabile, sicuro e aggiornato.

L’intera configurazione elimina la necessità di ospitare e gestire il proprio hardware PBX, riducendo le esigenze IT e i costi generali e garantendo al contempo scalabilità e flessibilità.

Scopri di più sui sistemi di comunicazione VoIP e PBX.

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I vantaggi del VoIP in hosting per le aziende

Il VoIP in hosting offre diversi vantaggi quando vuoi migliorare i tuoi sistemi di comunicazione:

• Costi sicuri: Non dovrai sostenere spese per l’acquisto, la manutenzione e l’aggiornamento delle apparecchiature PBX in loco. Inoltre, non dovrai pagare extra per le chiamate interurbane e internazionali. La nostra guida ai prezzi dei call center in hosting ti dà un’idea dei costi da prevedere.
• Scalare la tua azienda senza sforzo: Il VoIP in hosting si adatta facilmente alla crescita della tua azienda o ai cambiamenti della domanda. Puoi aggiungere nuove linee o funzionalità senza dover apportare modifiche sostanziali alla tua infrastruttura, come investire in linee telefoniche o hardware aggiuntivi.
• Migliora il lavoro a distanza con le soluzioni VoIP flessibili: Il VoIP in hosting consente ai tuoi dipendenti di accedere al sistema telefonico aziendale da qualsiasi luogo dotato di connessione internet, perfetto per il lavoro a distanza e per i team distribuiti.
• Abilita le funzionalità avanzate: Il VoIP in hosting offre una serie di funzionalità avanzate come l’assistente automatico, la segreteria telefonica e l’inoltro di chiamata, spesso non disponibili con i sistemi telefonici tradizionali.
• Semplificare la gestione: Essendo gestito dal fornitore di servizi come CloudTalk, il VoIP in hosting riduce il carico di lavoro dell’IT. Puoi gestire le tue impostazioni specifiche attraverso un’interfaccia facile da usare.
• Garantire un servizio costante: I fornitori di servizi spesso offrono un alto livello di affidabilità e robustezza delle loro reti per ridurre al minimo i tempi di inattività e garantire un servizio costante.
• Migliora l’esperienza del cliente: Puoi ottimizzare funzioni come l’instradamento delle chiamate, le code di chiamata e i messaggi di attesa per migliorare l’esperienza del cliente, rendendo le interazioni più fluide e professionali.

Le migliori caratteristiche del VoIP in hosting

CloudTalk offre una serie di funzioni VoIP in hosting che soddisfano le esigenze delle aziende moderne.

Eccone alcuni che spiccano:

• Combinatore intelligente: Compone automaticamente i numeri da un elenco predefinito, massimizzando l’efficienza delle campagne di chiamate in uscita. Questa funzione è particolarmente utile quando vuoi aumentare il volume delle tue chiamate.
• Registrazione delle chiamate: Registra le chiamate per garantire la qualità, la formazione o la conformità legale. Questa funzione ti permette di rivedere le interazioni e di mantenere alti gli standard di servizio.
• Risposta vocale interattiva (IVR): Indirizza i chiamanti attraverso un sistema di menu verso il reparto o l’agente appropriato, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei clienti.
• Accodamento delle chiamate: Gestisce in modo efficiente le chiamate in arrivo mettendole in coda fino a quando non è disponibile l’agente successivo. Assicura che le chiamate dei clienti vengano evase in modo ordinato.
• Segreteria telefonica: puoi rivedere e rispondere ai messaggi in arrivo direttamente attraverso l’app e persino farti inviare la trascrizione della segreteria telefonica direttamente nella tua e-mail.
• Scheda cliente in tempo reale: Visualizza le informazioni sui clienti durante le chiamate, fornendo a te o ai tuoi agenti un contesto e uno storico. Può portare a interazioni più personalizzate ed efficaci.
• Numeri internazionali: Fornisce numeri locali per diversi paesi, rendendo più facile la presenza locale e la connessione con i clienti a livello globale.
• Statistiche e rapporti: Fornisce informazioni dettagliate sui registri delle chiamate, sulle prestazioni degli agenti e sulle interazioni con i clienti, aiutandoti a prendere decisioni informate sulla base dei dati reali.

Come configurare un call center VoIP in hosting

La configurazione di un call center VoIP in hosting è piuttosto semplice, soprattutto se si segue un chiaro processo passo dopo passo.

Ecco come fare:

1. Scegli un fornitore di servizi VoIP in hosting:

• Ricerca i fornitori: Cerca un provider che risponda alle tue esigenze aziendali in termini di funzionalità, affidabilità, assistenza clienti e prezzo. Per esplorare una serie di opzioni che potrebbero essere adatte alla tua azienda, visita la nostra guida completa sulle alternative VoIP.
• Valuta le funzionalità: Assicurati che il provider offra le funzionalità VoIP richieste dalla tua azienda, come l’inoltro di chiamata, la Voicemail-to-Email e le chiamate in conferenza.

2. Pianifica il tuo sistema VoIP

• Determina le esigenze: Valuta quanti utenti hai, il numero di chiamate contemporanee che ti aspetti e qualsiasi esigenza specifica come le chiamate internazionali.
• Seleziona l’attrezzatura: Decidi se utilizzare l’hardware esistente (eventualmente con adattatori telefonici analogici) o se acquistare nuovi telefoni IP compatibili con il tuo provider.

3. Imposta il tuo account e configura le impostazioni

• Crea account: Iscriviti al provider scelto e crea il tuo account.
• Configura le impostazioni: Usa il portale web del provider per configurare le impostazioni del sistema, gli account utente e le opzioni di indirizzamento delle chiamate in base al tuo flusso di lavoro aziendale.

4. Installare l’apparecchiatura VoIP

• Configurazione dell’hardware: Collega l’hardware VoIP alla rete. Questo potrebbe comportare l’inserimento di telefoni IP nella rete o la configurazione di adattatori ATA per i telefoni tradizionali.
• Installare il software: se utilizzi i softphone, è necessario installare il VoIP sui computer o sui dispositivi mobili.

5. Test e formazione

• Esegui test: Effettua delle chiamate di prova all’interno della tua rete e verso numeri esterni. Controlla che tutto funzioni correttamente. Assicurati che l’audio sia chiaro e che tutte le funzioni funzionino correttamente.
• Formare il tuo team: Istruisci i tuoi dipendenti su come utilizzare il nuovo sistema VoIP, evidenziando le caratteristiche principali e risolvendo i problemi di base.

Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata alla nostra guida definitiva sul VoIP.

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Conclusioni

Il VoIP in hosting può migliorare notevolmente il modo in cui la tua azienda comunica. Offre risparmio, scalabilità, flessibilità e funzioni avanzate, segnando un cambiamento importante rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.

Adottando questa tecnologia, ottimizzerai le comunicazioni e sosterrai la crescita della tua azienda adattandola alle mutevoli esigenze. Che tu voglia migliorare l’interazione con i clienti o semplificare le comunicazioni interne, il VoIP in hosting offre una soluzione potente e adatta all’ambiente aziendale moderno.