Cos’è il centralino in hosting, come funziona e perché la tua azienda potrebbe averne bisogno?

La linea telefonica fissa tradizionale sta diventando sempre più obsoleta, al punto che alcuni paesi la stanno abbandonando del tutto. In risposta, molte aziende si sono affidate al centralino in hosting, facendo esplodere le dimensioni del mercato a 63 miliardi di dollari.

E passando al centralino in hosting, stanno raccogliendo alcuni vantaggi molto interessanti: Risparmi sui costi, flessibilità da remoto e funzioni ricche di intelligenza artificiale, ad esempio.

Allora, è arrivato il momento di seguire il tuo esempio? Lascia che ti illustriamo il caso del PBX in hosting per aiutarti a prendere una decisione consapevole.

Punti di forza:

• Un centralino in hosting è un sistema telefonico per la gestione delle chiamate che viene ospitato fuori dalla tua sede aziendale da un provider terzo.
• Per utilizzare le soluzioni PBX in hosting hai bisogno di un provider, di una connessione internet e di un qualsiasi dispositivo abilitato al VoIP (telefono, computer desktop, tablet, ecc.).
• Il centralino in hosting è più facile da configurare, più efficiente dal punto di vista dei costi, più scalabile e più a prova di futuro rispetto a un’alternativa tradizionale on-premise.
• Quando scegli un fornitore di centralini in hosting, devi considerare le caratteristiche, i piani tariffari, l’assistenza e la facilità di integrazione della soluzione con gli altri strumenti aziendali.

Cos’è il PBX in hosting?

Una soluzione PBX in hosting offre una serie di funzionalità e vantaggi che analizzeremo tra poco. Prima, però, per capire cos’è il PBX ospitato devi prima capire cos’è il PBX.

Cos’è un centralino privato (PBX)?

Un Private Branch Exchange è un sistema telefonico aziendale privato che le aziende utilizzano per collegare e instradare le chiamate interne ed esterne.

Più utenti possono essere collegati a un’unica linea e instradati attraverso i loro unici interni. Questo ti permette di effettuare chiamate interne gratuite e di indirizzare le chiamate in entrata al posto giusto attraverso un unico numero di telefono.

I sistemi PBX sono disponibili in tre varianti principali: PBX tradizionale, PBX IP e PBX in hosting.

• Il PBX tradizionale è un sistema on-premises che si collega alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Utilizza linee telefoniche fisiche analogiche per trasmettere i dati vocali.
• L’IP PBX, o centralino digitale, utilizza il VoIP per trasmettere le chiamate attraverso una connessione internet. Può essere installato nel tuo ufficio o presso un provider terzo, dove viene fornito come servizio di centralino IP in hosting.
• E poi ci sono i sistemi telefonici PBX in hosting, che analizzeremo in modo più approfondito qui di seguito.

Cosa significa che un PBX è “in hosting”?

Un centralino in hosting, noto anche come HPBX, è un sistema telefonico virtuale ospitato fuori sede da un fornitore di servizi terzo. Utilizza la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) che consente alle aziende di effettuare e gestire le chiamate via Internet.

Questo significa essenzialmente che il tuo sistema telefonico è ospitato fuori sede da un fornitore di servizi, invece che nella sede fisica della tua azienda.

Il provider in hosting è responsabile dell’installazione, della configurazione, della gestione e della manutenzione, riducendo in modo significativo i costi aziendali e aumentando la produttività.

Cosa fa il PBX e come funziona?

Il compito fondamentale di un centralino telefonico è quello di collegare, instradare e gestire le chiamate interne ed esterne. Per svolgere questo compito, un sistema telefonico PBX in hosting si basa su tre componenti principali: Un provider di centralini in hosting, una connessione internet e dispositivi abilitati al VoIP.

1. Un fornitore di PBX in hosting
   Un fornitore di PBX in hosting è il servizio che utilizza per “ospitare” il tuo sistema PBX. In altre parole, conserva tutte le tue apparecchiature nei suoi centri dati privati. Si occupa delle cose complicate e tecniche come l’installazione, il funzionamento e la manutenzione continua. Inoltre, è responsabile di garantire comunicazioni di alta qualità, sicure e affidabili.
   
2. Una connessione internet
   Per utilizzare i servizi di centralino VoIP in hosting, hai bisogno di una connessione internet affidabile, ad alta velocità e con un’ampia larghezza di banda. Perché? Perché se la tua connessione internet è inaffidabile o lenta, la qualità delle tue chiamate diminuirà e i tuoi clienti saranno frustrati.
   
   Fortunatamente, la connessione internet di cui disponi dovrebbe essere sufficiente. Ti consigliamo una velocità minima di 100 kbps per utente.
   
3. Dispositivo abilitato al VoIP
   Un dispositivo abilitato al VoIP è un dispositivo che ti permette di effettuare chiamate via internet. Quindi, oltre ai telefoni fissi e ai cellulari VoIP, puoi utilizzare anche il tuo computer fisso o portatile.

Trunking SIP: Un’alternativa al centralino in hosting

Se stai utilizzando un sistema PBX tradizionale on-premises ma non ti senti pronto per una transizione completa al cloud, puoi rivolgerti al Session Initiation Protocol (SIP) trunking.

Il trunking SIP offre alla tua azienda funzionalità e vantaggi VoIP, senza dover rivedere l’intero centralino in sede. Si tratta di sostituire le linee telefoniche analogiche esistenti con i trunk SIP, che sono essenzialmente linee telefoniche digitali.

I trunk SIP convertono i dati vocali (ma anche video, e-mail, SMS e altro ancora) in pacchetti digitali condensati che vengono inviati alla destinazione finale tramite internet.

I fornitori di trunk SIP ospitano i tuoi trunk SIP nei loro locali. Tuttavia, a differenza di un sistema PBX completamente ospitato nel cloud, tu mantieni e gestisci le tue apparecchiature PBX esistenti. Questo viene spesso definito un sistema PBX ibrido o un PBX ospitato da VoIP.

La configurazione del trunking SIP è più complessa e costosa di quella di un sistema PBX completamente ospitato nel cloud.

Dovrai configurare i tuoi trunk SIP in modo che funzionino con il tuo PBX esistente. Inoltre, dovrai impostare e configurare gli endpoint SIP e l’attraversamento del firewall. Per questo motivo, il trunking SIP è generalmente consigliato alle aziende con sistemi telefonici complessi che desiderano passare facilmente alla migrazione al cloud.

I vantaggi del PBX in hosting

Quali sono i vantaggi del centralino in hosting rispetto alla sua controparte tradizionale? Discutiamone.

È più facile da configurare e mantenere

Per configurare un sistema telefonico tradizionale, devi installare e configurare una serie di costose apparecchiature. Inoltre, se qualcosa si rompe o diventa obsoleto, devi possedere o assumere le competenze necessarie per ripararlo o aggiornarlo. Questo rende complicata l’installazione e la manutenzione.

I fornitori di PBX in hosting eliminano questo stress gestendo per te tutte le impostazioni, le configurazioni e la manutenzione. A differenza di un sistema PBX tradizionale, che può richiedere settimane per essere configurato, un PBX in hosting può essere operativo in pochi giorni.

Con CloudTalk, ad esempio, puoi configurare l’intero sistema telefonico in poche ore, riducendo al minimo i tempi di inattività e aumentando la produttività.

Fornisce un risparmio sui costi

I costi iniziali sono in genere molto più bassi se opti per un centralino in hosting. Non essendo necessaria alcuna infrastruttura in loco oltre ai telefoni e ai router VoIP, puoi sfruttare i vantaggi del VoIP con un budget limitato.

Non c’è bisogno di assumere team IT per configurare e mantenere il tuo sistema PBX in hosting. Inoltre, i tuoi dipendenti possono utilizzare i propri telefoni.

Se opti per un sistema PBX tradizionale, dovrai affrontare un investimento molto oneroso. I server PBX da soli possono costare migliaia di dollari, e poi devi considerare i costi di installazione, configurazione e manutenzione di tutte le apparecchiature in sede.

Naturalmente, il risparmio esatto che otterrai varierà. I servizi di centralino in hosting offrono in genere pacchetti di abbonamento a livelli che includono diverse funzionalità. Quindi, il costo della soluzione dipenderà dalle esigenze della tua azienda.

Perché non dai un’occhiata alla nostra guida approfondita sui prezzi dei sistemi telefonici aziendali per avere un’idea più precisa di come variano i piani tariffari dei vari fornitori?

Offre una gamma di funzioni più ampia

Se vogliono rimanere competitivi, i servizi PBX in hosting devono fornire ai loro clienti un’esperienza di chiamata ottimizzata. Per questo motivo, le soluzioni in hosting offrono una serie di potenti funzionalità che vanno oltre quelle di base dei PBX tradizionali.

Prendi la soluzione di CloudTalk per le chiamate aziendali. Offre una selezione di funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, tra cui Interactive Voice Response (IVR), notifiche di chiamata automatiche, trascrizione delle chiamate e molto altro ancora per soddisfare le moderne esigenze di comunicazione aziendale.

Più adatto al lavoro remoto e ibrido

I fornitori di centralini telefonici in hosting consentono ai dipendenti di scaricare un software sul proprio desktop, laptop o dispositivo mobile. Questo software può trasformare il loro dispositivo remoto in un sistema telefonico aziendale completo con le stesse funzionalità dei telefoni fissi VoIP.
Ciò significa che i dipendenti possono effettuare e rispondere alle chiamate di lavoro da qualsiasi luogo. Puoi anche impostare il trasferimento di chiamata per garantire che le chiamate in arrivo siano sempre indirizzate a un dispositivo disponibile del dipendente, sia esso un telefono fisso o un cellulare.

D’altra parte, un sistema PBX tradizionale incatena i dipendenti alle loro scrivanie. Questo è un grande vantaggio dell’alternativa in hosting se si vuole favorire il lavoro da remoto e ibrido.

Più facile da personalizzare e scalare verso l’alto e verso il basso

I costi nascosti di un software e di un hardware non scalabili possono accumularsi rapidamente. Poiché il centralino in hosting non si basa su un’infrastruttura fisica rigida, è intrinsecamente più scalabile e risponde bene alle fluttuazioni delle esigenze aziendali.

Ad esempio, se hai bisogno di aggiungere utenti durante le stagioni di punta, puoi farlo senza acquistare nuove costose attrezzature. Inoltre, se la domanda diminuisce, puoi ridimensionarla senza preoccuparti dei costi generali.

Puoi anche aggiungere nuove funzionalità e definire nuove regole senza dover essere un esperto, né assumerne uno.

Inoltre, con una soluzione come CloudTalk, non dovrai preoccuparti di una formazione lunga e dispendiosa per i nuovi agenti. La nostra soluzione per le chiamate aziendali è progettata con un’interfaccia facile da usare. Una volta che ti sei ingrandito, i nuovi membri del tuo team possono iniziare a lavorare rapidamente.

Più semplice da integrare con lo stack tecnologico esistente

I fornitori di centralini in hosting offrono in genere integrazioni con gli strumenti aziendali più importanti del tuo stack tecnologico. Ad esempio, CloudTalk ti offre integrazioni con un solo clic con il tuo CRM, il software di automazione delle vendite, gli strumenti di business intelligence e altro ancora.

Perché è così vantaggioso?

Le integrazioni semplificano i flussi di lavoro centralizzando le diverse applicazioni aziendali in un’unica piattaforma. Invece di passare da un’applicazione all’altra, puoi accedere alle funzionalità di cui hai bisogno in un unico luogo facilmente accessibile.

Prendiamo ad esempio l ‘integrazione con HubSpot di CloudTalk. Puoi sincronizzare HubSpot CRM per accedere ai dati dei clienti – dati demografici, acquisti passati, cronologia delle comunicazioni, ecc… – per tutte le tue chiamate in entrata, proprio all’interno di CloudTalk. Inoltre, puoi effettuare e ricevere chiamate direttamente all’interno di HubSpot.

Ti aiuta a rendere il tuo stack tecnologico a prova di futuro

Le reti telefoniche basate su infrastrutture hardware tradizionali (come i telefoni fissi) iniziano a raggiungere la fine della loro vita utile. Sono in funzione da molti anni, soffrono di una notevole usura e sono diventate sempre più costose da mantenere.

I governi di tutto il mondo, quindi, hanno deciso che non è conveniente continuare a mantenere queste reti. Ecco perché il Regno Unito, ad esempio, sta eliminando gradualmente la rete PSTN con uno switch-off completo previsto per il 2025. Fa parte dell’iniziativa del governo britannico per la transizione completa dalle linee telefoniche analogiche a quelle digitali.

E non sono gli unici. L’Australia, la Nuova Zelanda e la Danimarca sono tra gli altri paesi che stanno pianificando l’abbandono della rete PSTN. Se continui a utilizzare il centralino tradizionale, rischi di affidare le tue comunicazioni aziendali a una tecnologia obsoleta.

Il centralino in hosting utilizza la moderna tecnologia VoIP per consentire le chiamate via internet. Non solo, ma i provider aggiornano continuamente i loro sistemi per fornire agli utenti le caratteristiche più recenti e le funzionalità più richieste.

Di conseguenza, i sistemi PBX in hosting sono a prova di futuro e ti aiutano a raggiungere la sostenibilità, la competitività e la crescita a lungo termine.

PBX On-Premises vs. PBX Hosted

Il centralino on-premise è una soluzione costosa e rigida, con funzionalità di chiamata limitate, che fatica a soddisfare le esigenze dell’ambiente aziendale moderno.

Il centralino in hosting è conveniente, flessibile e ricco di funzioni avanzate che supportano le comunicazioni collaborative e incentrate sul cliente.

Ecco un confronto fianco a fianco per aiutarti a capire le differenze:

Cosa considerare quando si sceglie un fornitore di PBX in hosting

Cosa devi cercare in un host PBX? Vediamo quali sono gli aspetti principali da considerare quando confronti i fornitori di PBX in hosting:

Presta attenzione alla qualità delle chiamate

Con l’attenzione rivolta a offrire un’esperienza di chiamata veloce e conveniente, è facile che la qualità delle chiamate passi in secondo piano.

Tuttavia, abbiamo analizzato l’importanza della qualità delle chiamate per le aziende e abbiamo scoperto che il 42% dei clienti eviterà di chiamare l’assistenza clienti della tua azienda dopo aver riscontrato problemi di qualità audio.

E non sono solo i tuoi clienti che possono rinunciare, ma anche i tuoi dipendenti. I problemi di qualità audio distraggono e frustrano i dipendenti. Rovinano la loro concentrazione e la loro efficienza, rendendo più difficile lo svolgimento di conversazioni produttive.

In effetti, la scarsa qualità delle chiamate potrebbe costare alla tua azienda 6.000.000 di dollari all’anno solo per la perdita di lavoro.

Scegli un provider di centralini in hosting che dia costantemente priorità alla qualità delle chiamate. I migliori fornitori dovrebbero avere un’infrastruttura di server distribuita a livello globale, offrire un monitoraggio in tempo reale della qualità delle chiamate e adottare misure per garantire una bassa latenza e ridurre al minimo i tempi di inattività.

Assicurati di avere un’ampia scelta di numeri telefonici aziendali

Non è necessario avere una sede fisica in un paese per stabilire una presenza locale. Tutto ciò che ti serve è un numero di telefono locale. Ma il tuo provider di PBX in hosting offre numeri locali e numeri verdi nei paesi in cui operi?

Cerca un provider con un’ampia disponibilità di numeri telefonici aziendali. CloudTalk è attualmente leader del mercato con numeri di telefono disponibili in oltre 160 paesi.

Esplora le caratteristiche e le funzionalità disponibili

Prima di iniziare a confrontare i fornitori, scrivi un elenco delle caratteristiche e delle funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno in un sistema PBX in hosting.

Identifica le caratteristiche essenziali e quelle da non perdere, in modo da verificare che i tuoi preferiti abbiano le caratteristiche necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

E ricorda che la soluzione con più funzioni non è necessariamente la migliore. Se stai pagando di più per un mucchio di funzioni sofisticate che non userai mai, non otterrai il massimo per il tuo denaro.

Esamina i piani tariffari e il loro rapporto qualità/prezzo

La maggior parte dei fornitori di centralini in hosting offre tre o quattro piani tariffari per soddisfare esigenze e budget diversi. Ad esempio, possono avere un PBX per le piccole imprese, un PBX per le medie imprese e un PBX per le grandi aziende, tutti con caratteristiche diverse.

Fai un po’ di shopping per trovare il piano che offre il miglior rapporto qualità-prezzo.

Guarda oltre il costo dell’abbonamento mensile per determinare il valore a lungo termine. La soluzione ha caratteristiche che snelliscono le operazioni e consentono di risparmiare sui costi? Che ne dici di funzionalità basate sull’intelligenza artificiale che migliorano l’esperienza dei clienti, la loro soddisfazione e le loro entrate?

Ricorda che puoi sempre fare un upgrade o un downgrade a seconda delle tue esigenze aziendali. Quindi, valuta tutti i piani tariffari offerti dal provider che hai scelto per assicurarti che sia in grado di supportare le tue esigenze di crescita.

Cerca le integrazioni con gli strumenti aziendali esistenti

La maggior parte dei servizi di centralino in hosting offre integrazioni native. Ma il tuo fornitore copre tutti gli strumenti aziendali essenziali del tuo stack tecnologico? Questo è un aspetto che dovrai scoprire prima di investire in una soluzione.

Prendiamo ad esempio il tuo CRM. È lo strumento più potente per la gestione dei dati dei clienti, che ti permette di offrire esperienze personalizzate lungo l’intero ciclo di vita del cliente e di promuovere la fedeltà su scala.

Quasi tutti i settori aziendali hanno bisogno di un CRM (il che spiega perché il mercato globale dei CRM vale 65 miliardi di dollari). I fornitori di servizi PBX ospitati lo sanno bene, ed è per questo che i migliori di essi offrono in genere facili integrazioni con i CRM più diffusi sul mercato.

Tuttavia, alcuni fornitori supportano solo le integrazioni con i nomi più importanti del settore, come Salesforce e HubSpot. Se non hai voglia di cambiare il tuo CRM, cerca un provider che offra integrazioni con il CRM che già utilizzi. Oltre a Salesforce e HubSpot, CloudTalk supporta integrazioni con Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper e altri ancora; inoltre, è facile utilizzare Zapier per creare integrazioni personalizzate.

Quando studi il sito web di un potenziale fornitore, cerca informazioni sulle sue integrazioni native e se offre anche delle API. Se parli direttamente con un fornitore, assicurati di chiedergli con quali strumenti funziona la sua soluzione. O, meglio ancora, digli quali sono le tue attuali soluzioni di cui non puoi fare a meno.

Pensa bene alla sicurezza e all’affidabilità

È un malinteso comune che i sistemi PBX in cloud siano meno sicuri delle alternative on-premise. In realtà, il passaggio a una soluzione PBX ospitata nel cloud può proteggere i tuoi dati dalle minacce meglio delle soluzioni on-site, a patto che tu scelga il servizio PBX giusto.

I fornitori di PBX in hosting affidabili hanno misure e protocolli di sicurezza rigidi integrati nel cuore delle loro soluzioni. Verifica che il provider che scegli abbia implementato misure e pratiche di sicurezza solide e affidabili come:

• Crittografia delle chiamate end-to-end.
• Registrazione sicura delle chiamate.
• Autenticazione a più fattori.
• Certificazioni di sicurezza e conformità, come PCI, SOC e STIR/SHAKEN.
• Patch e aggiornamenti regolari.
• Test di penetrazione e audit costanti.

Non dimenticare di verificare l’affidabilità di queste misure di sicurezza leggendo le recensioni verificate dei clienti.

Esplorare la disponibilità e la qualità del supporto offerto

Ogni minuto di inattività costa alla tua azienda. Vuoi essere sicuro che, in caso di problemi, il tuo provider di hosting PBX sia disponibile e facilmente raggiungibile.

Verifica quindi il livello di assistenza offerto dal tuo provider. Verifica:

• Disponibilità: Il tuo fornitore offre un’assistenza 24/5 o 24/7?
• Canali: Puoi ricevere assistenza via telefono, e-mail e/o live chat?
• Tempi di risposta: In quanto tempo puoi ricevere assistenza dal tuo fornitore? Comunicano tempi di risposta garantiti per l’assistenza? Il tempo medio di risposta di CloudTalk è inferiore a un minuto.
• Risorse self-service: Esiste un’ampia scelta di risorse self-service facilmente accessibili, come guide alla risoluzione dei problemi, articoli su come fare e FAQ?

Scegli il centralino in hosting per aumentare la produttività e tagliare i costi

Vuoi passare al cloud ma non vuoi farlo da solo? Un centralino ospitato nel cloud è la scelta perfetta per le aziende che vogliono ridurre i costi e sfruttare tutti i vantaggi del cloud PBX massimizzando la produttività.

Lascia che il tuo provider si occupi di tutto, dalla configurazione all’installazione, dalla manutenzione alla sicurezza. Il tutto consentendo ai tuoi dipendenti di lavorare in remoto, di comunicare meglio e di ottenere integrazioni che aumentano la produttività.

Allora, pensi di essere pronto a passare a un centralino in hosting? Se sì, perché non ci chiami?