Cos’è Cloud PBX e in che modo giova alle piccole imprese?

I sistemi PBX on-premise tradizionali hanno servito bene le aziende in passato e le imprese erano soddisfatte di quello che le proprie piattaforme on-premise potevano offrire… almeno fino a poco tempo fa.

La pandemia ha reso evidente ciò che molte aziende avevano già iniziato a notare – le capacità on site dei sistemi PBX sono fin troppo limitate. E con l’improvviso passaggio al lavoro a distanza, molte aziende hanno incominciato a considerare l’idea di aggiornare molti dei propri attuali sistemi PBX con quelli moderni basati su cloud.

Ma nonostante le piattaforme basate su cloud (o hosting) abbiano molti vantaggi, come l’essere molto più flessibili e offrire più funzionalità che persino i sistemi PBX di categoria premium non avrebbero potuto fornire, alcune aziende continuano a essere abbastanza titubanti. Alcune tra esse si preoccupano che i propri dati non saranno al sicuro se memorizzati in un server online invece che nella sede principale dell’azienda. Alcune dubitano del fatto che i sistemi PBX online siano affidabili quanto le vecchie connessioni su rete fissa. Stavi pensando anche tu la stessa cosa?

Allora questo articolo fa al caso tuo – esploreremo i pro e i contro di adottare un sistema telefonico aziendale basato su cloud e come potrai trarre vantaggio dal passaggio da un sistema PBX tradizionale a uno molto più avanzato basato su cloud.

Cos’è un Cloud PBX?

La più grande differenza è che Cloud PBX fa affidamento su una connessione internet invece che su un’infrastruttura in rame installata in ufficio. Questo rende Cloud PBX un’opzione incredibilmente conveniente, in quanto la piattaforma può essere usata dovunque e su qualsiasi dispositivo, a patto che ci sia l’accesso a una connessione a internet – i tuoi dipendenti possono prendere ed effettuare le chiamate direttamente dai loro computer.

E dato che quelle piattaforme non richiedono hardware aggiuntivi, depositi separati, chilometri di fili o manutenzione informatica, anche le imprese più piccole che hanno budget limitati potranno iniziare a usare i sistemi PBX nei loro uffici. Gli unici costi che dovranno sostenere sono i canoni di abbonamento ed eventualmente l’aggiornamento delle connessioni internet, in caso non fossero in grado di gestire le chiamate VoIP.

Cosa c’è all’interno di una piattaforma Cloud PBX?

L’aspetto principale che le aziende noteranno quando confronteranno il proprio sistema attuale con uno PBX basato su cloud, sono le funzionalità. Molte delle funzioni avanzate saranno disponibili anche immediatamente senza costi aggiuntivi. Quindi quali sono le capacità di CloudPBX utili soprattutto alle aziende?

• Registrazione delle chiamate – attraverso piattaforme basate su cloud, le aziende possono registrare e memorizzare automaticamente tutte le proprie telefonate. Oltre a garantire agli operatori di non perdersi un singolo dettaglio dalle proprie telefonate, si tratta anche un ottimo strumento per i manager per monitorare l’attuale prestazione degli operatori e per formarne di nuovi.
• Mascheramento delle chiamate – con questa funzione, il numero di telefono effettivo dei tuoi operatori verrà nascosto da uno temporaneo che funzionerà proprio come qualsiasi altro numero, con l’unica differenza che scadrà dopo un certo lasso di tempo. Se i tuoi operatori devono effettuare molte chiamate nell’arco della giornata (ad esempio, se lavorano nelle consegne) potranno semplicemente usare numeri telefonici temporanei per contattare i propri clienti, invece di rivelare l’ID effettivo del cellulare.
• Menù IVR – aiuta i tuoi chiamanti a trovare gli operatori giusti per le proprie esigenze, guidandoli attraverso diverse opzioni. Li indirizza anche verso i reparti corretti e consente loro di trovare le informazioni richieste, come gli orari d’ufficio o gli stati dell’ordine.
• Gruppo di chiamata – può aiutare a ridurre i tempi di attesa dei clienti, mandando una notifica a tutti gli operatori che appartengono a un gruppo specifico e collegando il primo operatore pronto a rispondere.
• Trascrizione dei messaggi vocali – ogni messaggio vocale che ricevi può essere automaticamente trascritto e inviato nella posta in arrivo della tua email come file di testo.
• Report e Analisi– le piattaforme Cloud PBX sono ricche di strumenti analitici che consentono alle aziende di tracciare i parametri critici per le loro attività. Ad esempio, i manager del call center possono rapidamente controllare il numero delle chiamate giornaliere effettuate e quelle andate perse, la quantità di tempo speso per una chiamata, il numero delle chiamate risposte da ogni operatore, ecc.
• Monitoraggio delle chiamate – consente ai manager di ascoltare qualsiasi conversazione telefonica in tempo reale effettuata da uno dei propri operatori, al fine di fornire loro informazioni senza essere ascoltati dal chiamante, o di unirsi addirittura alla chiamata se l’operatore è in difficoltà.

Quali sono gli altri vantaggi di Cloud PBX?

#1 Completa flessibilità

Qual è il maggiore problema del PBX on site? Pochissima flessibilità. Adattare il sistema alle tue esigenze aziendali è un processo lungo e complicato, durante il quale dovrai adeguare la tua azienda al sistema PBX, e non il contrario.

Aggiungere nuove funzioni o nuovi operatori al sistema, oltre che a richiedere molto tempo, significa di solito anche costi aggiuntivi – per non parlare di cambiare fornitori o sostituire i dispositivi prima che scada il tuo contratto!

Invece, le piattaforme Cloud PBX sono settate per essere più flessibili e personalizzabili. Abbiamo già detto che i tuoi dipendenti possono lavorare ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo desiderino.

Dato che l’intera piattaforma è nel cloud, non c’è più bisogno che rimangano incollati alle proprie scrivanie per prendere o effettuare qualsiasi chiamata, possono lavorare anche da casa o da una caffetteria. Puoi anche personalizzare la piattaforma in qualunque modo tu voglia – che ti servano funzioni specifiche, nuovi dispositivi, numeri telefonici da aggiungere o più posti per i tuoi operatori, l’intero procedimento richiederà solo un paio di click. Il dashboard di reporting può anche essere regolato appositamente per la tua azienda – utilizzando filtri di ordinamento, potrai visualizzare i dati di cui hai bisogno nel modo che preferisci.

#2 Affidabilità

I sistemi on-premise sono noti per la loro affidabilità, mentre le chiamate via internet lasciavano molto a desiderare. Non c’è da stupirsi se molte aziende dubitano che le chiamate VoIP possano veramente sostituire le proprie reti fisse tradizionali. Inoltre, se le piattaforme basate su cloud fanno affidamento su una connessione internet e sull’elettricità per funzionare, ciò non dovrebbe comportare un rischio molto più elevato di interruzioni?

Non c’è motivo di preoccuparsi – le piattaforme basate su cloud sono affidabili almeno quanto quelle on site, con un’operatività di solito non inferiore al 99.99%.

Com’è possibile tutto ciò, dato che il servizio si trova nel cloud e non nel tuo ufficio? Beh, i fornitori seri di Cloud PBX non fanno affidamento solo su un centro dati operativo – invece, dispongono di diversi centri in località separate. CloudTalk, ad esempio, disponde di nove centri dati distribuiti a livello globale – quindi se anche uno tra questi non fosse operativo per vari motivi, o la qualità della chiamata scendesse al di sotto di un intervallo specifico, la nostra piattaforma passerebbe semplicemente a uno degli altri server disponibili senza che nemmeno tu te ne accorga.

E cosa succederebbe se si verificasse un problema dalla tua parte, come un’improvvisa interruzione di corrente nella tua zona? Puoi configurare il sistema PBX in modo da passare tutte le chiamate in arrivo ad altri numeri telefonici – reti fisse o mobili – per non perderne neanche una.

#3 Non è necessaria manutenzione

One massive advantage of cloud platforms is that there’s no need to buy additional hardware or compatible devices – your employees can use their laptops, mobiles, or softphone apps. But what’s even better is that you don’t need to worry about taking care of the PBX platform either. 

Con un sito PBX on site, dovevi chiamare un tecnico ogni volta che si verificava un problema, o chiedere al tuo reparto informatico di fare manutenzione dei dispositivi, fili e tutto ciò che era collegato al sistema. Entrambe le opzioni erano probabilmente piuttosto costose. Ora, il tuo team informatico, se ne possiedi uno, potrà concentrarsi su altre mansioni, dato che tutto ciò che è collegato alla piattaforma cloud viene gestito dal provider – dal monitoraggio e la risoluzione dei problemi di sicurezza fino all’implementazione di nuove funzionalità che rispondano a qualsiasi problema. E come bonus, avrai l’accesso a tutte le funzioni e le capacità del nuovo sistema subito dopo essere state implementate, senza bisogno né di un tecnico né di costi aggiuntivi.

#4 Sicurezza eccezionale

Con la mole di notizie che ci sono su hacker, tentativi di riscatto e fughe di dati aziendali, è normale che tu sia preoccupato e ti chieda se le piattaforme che funzionano sul cloud siano effettivamente sicure o meno, o se riescano a proteggere adeguatamente i tuoi dati.

Ma non c’è nulla di cui preoccuparsi – i provider di Cloud PBX sanno bene come rendere impenetrabili i propri server, mantenendo al sicuro i tuoi dati. Oltre a eseguire regolarmente dei test di sicurezza e correggere immediatamente eventuali difetti del sistema, i dati che si trovano al suo interno sono completamente criptati – e lo stesso vale per le tue chiamate. Se utilizzi anche delle password complesse oltre alla crittografia dei dati, allora il rischio che qualcuno possa intercettare le tue chiamate o ottenere l’accesso ai tuoi dati personali diventa quasi nullo.

#5 Costi sensibilmente più bassi

E dulcis in fundo, il Cloud PBX può far davvero risparmiare alla tua azienda una bella somma di denaro, che altrimenti spenderesti per far funzionare il tuo sistema on-premise. Impianto di cablaggio per tutto l’ufficio? Non è necessario – hai solo bisogno di installare il software, creare un account e configurare le opzioni della piattaforma PBX.

Contratti costosi a lungo termine? Non qui – con le tariffe di CloudTalk, puoi iniziare ad utilizzare la piattaforma a partire da 25$ al mese con un piano iniziale senza contratto (quindi te ne puoi andare in qualunque momento), o acquistare un abbonamento annuale con uno sconto del 25%. Acquistare nuovi dispositivi che siano compatibili con la piattaforma PBX on-premise? Lo diciamo nuovamente; non è richiesto, in quanto puoi utilizzare i computer del tuo ufficio o i telefoni che hai già installato.

Bollette esorbitanti per le chiamate internazionali? Quando utilizzi VoIP, la distanza non conta, quindi puoi effettuare quante chiamate intercontinentali o internazionali desideri. Vuoi avere qualche funzione aggiuntiva, ulteriori posti o linee telefoniche? Aggiungerle ti richiederà al massimo qualche minuto. Spese collegate alla manutenzione, riparazione e aggiornamento del tuo sistema PBX? Nessuna che ti riguardi, in quanto è il fornitore che se ne occupa.

Ricapitolando, i risparmi sul tuo budget saranno abbastanza evidenti: un motivo in più per aggiornare il tuo sistema.

Conclusione

Ora che viviamo nell’epoca del lavoro a distanza, delle videoconferenze, e delle esigenze aziendali in continua evoluzione, il tuo sistema PBX tradizionale è più un ostacolo che un aiuto. Può sembrare una grande decisione, e abituarti al nuovo sistema potrebbe richiedere del tempo, ma dopo un po’, noterai sicuramente quanto un PBX basato su cloud sia più intuitivo e favorevole alle imprese, paragonato al goffo sistema on-premise a cui eri abituato.

E la parte migliore è che spostare la tua intera azienda su cloud è molto più facile di quanto si possa pensare. Se hai qualsiasi dubbio o domanda riguardo l’aggiornamento del tuo attuale sistema telefonico in uno basato su cloud, ti basta chiamare il team di assistenza di CloudTalk. Ti guideremo attraverso l’intero processo e ci assicureremo che tu e il tuo team non dobbiate fare nient’altro che utilizzare il nuovo Cloud PBX – del resto ci occupiamo noi.