La comunicazione dei team virtuali: La tua guida definitiva

Secondo Forbes, nel 2023 il 12,7% dei dipendenti a tempo pieno lavorerà da remoto e il 28,2% utilizzerà un modello di lavoro ibrido. Si tratta di una fetta considerevole di dipendenti che trascorrono almeno una parte del loro tempo lontano dal tuo ufficio.

I manager potrebbero guardare questi numeri e rabbrividire. Come puoi garantire lo stesso elevato standard di comunicazione dei team virtuali che gestisci con il tuo personale in ufficio?

Siamo qui per aiutarti a superare queste preoccupazioni con soluzioni pratiche.

In primo luogo, ci occuperemo di ciò che rende così importante un’efficace comunicazione tra team virtuali, prima di considerare alcune delle principali sfide che essa pone e come superarle.

I punti chiave da cui partire:

• La comunicazione tra team virtuali consiste nell’aiutare i team remoti e ibridi a rimanere in contatto e a lavorare come un’unica unità.
• Un’ottima comunicazione virtuale è essenziale per mantenere alti la produttività e il morale e per aiutare i manager a rimanere al corrente dei nuovi sviluppi.
• Per ottenere la giusta comunicazione nei team virtuali è necessario avere gli strumenti e la mentalità giusti.
• CloudTalk è ideale per i team virtuali grazie alla sua facilità d’uso, all’elevata qualità delle chiamate e alle funzioni di monitoraggio e coaching da remoto.

Che cos’è la comunicazione di un team virtuale?

I lavoratori ibridi e remoti devono comunicare con i loro colleghi attraverso soluzioni virtuali, poiché non si trovano nello stesso luogo.

Di per sé, parlare al telefono con qualcuno con cui si lavora non è una vera e propria comunicazione di gruppo virtuale. Il termine descrive invece una collaborazione efficace, spesso tra tre o più compagni di squadra, per lavorare verso un obiettivo comune.

Si può pensare che sia l’equivalente digitale di un forte lavoro di squadra in ufficio, in quanto entrambi si basano sul collegamento chiaro e deliberato con i membri del team per ottenere i migliori risultati possibili.

Perché dovresti preoccuparti della comunicazione efficace nei team virtuali

La comunicazione in un ambiente di lavoro remoto può essere difficile. Anche con il miglior software per videoconferenze, non puoi fare affidamento sulla lettura del linguaggio del corpo degli altri e può essere molto difficile leggere e trasmettere con precisione il tono del testo.

Allora, perché è così importante concentrarsi sulla comunicazione efficace nei team virtuali?

La risposta semplice è che i team remoti e ibridi non andranno da nessuna parte. Secondo una recente ricerca, il 98% dei lavoratori intervistati vorrebbe lavorare da remoto, almeno per una parte del tempo, per il resto della propria carriera.

Ciò significa che saper comunicare efficacemente nei team virtuali sarà importante anche per le aziende che attualmente non incoraggiano il lavoro a distanza.

I team virtuali sono validi quanto il loro lavoro di squadra, ed è per questo che la comunicazione di alto livello è assolutamente vitale. Puoi raggiungere un punteggio eNPS più alto favorendo canali di comunicazione aperti e promuovendo la trasparenza.

Le sfide della comunicazione nei team virtuali: Ostacoli da superare

Non negheremo che nei team virtuali ci sono molte sfide di comunicazione.

Per superare le difficoltà di comunicazione virtuale, devi prima capire quali sono. Quindi, entriamo nel merito.

I membri dei team remoti possono sentirsi isolati

I dipendenti completamente da remoto non hanno la possibilità di avvicinarsi alle scrivanie dei colleghi per una chiacchierata veloce. Si perdono l’elemento sociale che deriva dal lavorare in uno spazio condiviso, soprattutto se lavorano in modo asincrono (non nello stesso momento).

Questo vale doppiamente per i lavoratori che trascorrono tutto il tempo in ufficio, dove non hanno la possibilità di comunicare faccia a faccia con i colleghi.

Allo stesso tempo, se solo alcuni membri del tuo team sono remoti, questi dipendenti potrebbero sentirsi esclusi dalla socializzazione del gruppo. Questo può creare difficili dinamiche interne al tuo team.

I membri di un team ibrido possono sentire questo isolamento in modo acuto anche se vanno d’accordo con gli altri membri del team quando li vedono di persona. Il contrasto tra il sentirsi connessi quando si è in ufficio e l’essere isolati quando si è a casa può peggiorare la solitudine.

Questo isolamento evidenzia l’importanza della comunicazione nei team virtuali per mantenere il morale e il benessere dei dipendenti.

Può essere più difficile mantenere la struttura

Mantenere un intero team concentrato, impegnato e produttivo non è un compito facile. Ottenere lo stesso risultato virtualmente è ancora più difficile.

Un ambiente virtuale non si presta bene a un approccio strutturato al lavoro. Questo perché i dipendenti remoti e ibridi spesso amano strutturare le proprie giornate in modo flessibile, il che di per sé non è un problema. La vera sfida inizia quando le idee di ognuno su cosa sia una giornata lavorativa strutturata sono molto diverse.

È fondamentale sapere come valutare i sentimenti e le esigenze del team e creare una struttura che li comprenda tutti. Prestare attenzione in questo modo ti aiuterà anche a migliorare le riunioni virtuali e a mantenere i compagni di squadra impegnati durante i colloqui più lunghi.

I membri del team possono avere stili di comunicazione diversi

Come già detto, i membri del team non pensano sempre allo stesso modo, il che può creare situazioni difficili in un contesto remoto.

Di persona, i compagni di squadra potrebbero comunque avere dei disaccordi a causa dei diversi stili di comunicazione. Tuttavia, quando i compagni di squadra possono semplicemente parlare di persona, le situazioni possono essere facilmente risolte.

Le stesse piccole incomprensioni possono rapidamente trasformarsi in problemi più grandi a distanza. Ad esempio, una cosa apparentemente semplice come l’aggiunta di un emoji a un messaggio può causare confusione.

Una ricerca condotta da Statista ha dimostrato che uomini e donne utilizzano le emoji in modo diverso. Questa piccola differenza nello stile di comunicazione può portare a delle comunicazioni errate, soprattutto se una determinata emoji non viene utilizzata per significare la stessa cosa tra due gruppi diversi.

Costruire la cultura aziendale è più difficile

Quando si considerano i vantaggi e le sfide della comunicazione tra team virtuali, la cultura aziendale è un argomento imperdibile. Essa influenza il modo in cui i dipendenti lavorano, nonché le aspettative e le ricompense che derivano dalla scelta di una determinata organizzazione.

Tuttavia, costruire una cultura aziendale a distanza non è sempre semplice.

Questo perché i team remoti non possono fare affidamento su indicatori culturali convenzionali come i codici di abbigliamento e gli stili di arredamento degli uffici. Senza questi indizi, può essere difficile dedurre il tipo di cultura, soprattutto se i dipendenti interagiscono regolarmente solo con un numero ridotto di colleghi.

La formazione degli agenti è più difficile a distanza

Iniziare gli agenti nel modo giusto li prepara per tutta la loro carriera nella tua azienda. Per questo è fondamentale fornire la migliore formazione possibile agli agenti.

I manager virtuali non possono guardare gli agenti che stanno formando e capire intuitivamente chi è in difficoltà. Spiegare processi complicati o impegnativi richiede più tempo se i tuoi tirocinanti non possono fermarti per fare domande o se sono bloccati da una connessione insufficiente.

Inoltre, è difficile seguire strutturalmente le prestazioni dei nuovi agenti quando li gestisci da remoto. In questo modo è più difficile individuare concretamente le aree che necessitano di lavoro o i punti di forza specifici.

Strumenti di comunicazione per team virtuali: Le soluzioni che mettono in contatto i lavoratori a distanza

Per superare le sfide è necessario prepararsi al successo, cosa che puoi fare utilizzando le migliori tecnologie di comunicazione per i team virtuali.

Vediamo quali sono i diversi tipi di strumenti di comunicazione per i team virtuali e a cosa sono più adatti. In questo modo avrai un’idea chiara di quali strumenti ti servono per aiutare i tuoi team remoti e ibridi a prosperare.

Software per call center virtuali

I call center sono l’interfaccia tra il tuo marchio e i clienti, quindi assicurarsi che utilizzino gli strumenti giusti ti aiuta a fornire la migliore esperienza a quei clienti.

Il software per call center virtuali è una necessità per le aziende con team di agenti e manager di call center remoti. I migliori esempi di software per call center, come CloudTalk, offrono una qualità audio chiara e nitida, indipendentemente dalla posizione fisica dei tuoi agenti.

Questo aiuta a fornire un’esperienza professionale all’utente e, allo stesso tempo, mette gli agenti in condizione di fornire a tutti i chiamanti un servizio eccellente ogni volta.

Quando le aziende hanno bisogno di un software per call center virtuale

Che tu sia un manager di call center di lunga data o che tu stia avviando un call center virtuale per la prima volta, il giusto software per call center virtuale farà la differenza per la tua attività.

Questo tipo di software crea uno spazio di lavoro virtuale per i tuoi dipendenti, dove i manager possono tenere traccia delle chiamate e i membri del team possono connettersi sia con i colleghi che con i clienti.

Gli spazi di lavoro virtuali avvicinano i team. Facilitano la collaborazione e la risoluzione reciproca dei problemi, aumentando la produttività. Inoltre, sono altamente scalabili per natura, il che significa che scegliendo uno strumento di call center virtuale la tua azienda sarà in grado di crescere facilmente.

Soluzioni per le chiamate aziendali

Le telefonate sono tra i canali di comunicazione più vantaggiosi per i team virtuali. Sono istantanee, il che significa che puoi parlare in tempo reale e allo stesso tempo possono essere registrate per riferimenti futuri o per essere condivise in modo più ampio.

Le moderne soluzioni per le chiamate aziendali utilizzano in genere la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). Ciò significa che instradano le chiamate utilizzando internet, anziché i tradizionali telefoni fissi o i segnali cellulari.

Le chiamate basate sul VoIP sono ideali per la comunicazione interna e la collaborazione, perché ti permettono di effettuare chiamate locali e internazionali con la stessa facilità. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a internet.

Quando le aziende hanno bisogno di soluzioni per le chiamate commerciali

Se i tuoi team comunicano regolarmente attraverso le telefonate, hai bisogno di una soluzione per le chiamate aziendali.

Queste soluzioni consentono ai membri del tuo team di comunicare facilmente tra loro. Consentono ai manager di controllare i membri del team tramite chiamate rapide, ricordando a tutti i membri del team che sono più legati di quanto possano pensare.

Questo rafforza i legami di squadra, facilitando notevolmente la comunicazione e la collaborazione a distanza.

Client di posta elettronica

Un altro elemento che vedrai spesso nella lista dei migliori strumenti di comunicazione nei team virtuali è il client di posta elettronica.

Questi ti permettono di scrivere e inviare e-mail, fornendo ai tuoi team una forma di comunicazione testuale più lenta rispetto alla messaggistica istantanea (di cui parleremo tra poco).

I client di posta elettronica devono offrire ai membri del tuo team molte opzioni per redigere e classificare la posta digitale. È particolarmente importante poter creare etichette e sottocartelle personalizzate, in modo che le caselle di posta di tutti siano ben organizzate. Inoltre, è indispensabile avere la possibilità di contrassegnare le e-mail come ad alta priorità, in quanto ciò aiuta a stabilire le priorità dei compiti.

Dovrai inoltre disporre di un eccellente filtro antispam integrato per proteggere i membri del team remoto durante l’invio e la ricezione delle e-mail.

Quando le aziende hanno bisogno di client di posta elettronica

I client di posta elettronica brillano davvero quando è il momento di condividere un messaggio più lungo con almeno un compagno di squadra o un manager.

Poiché non sono istantanee, le e-mail possono essere modificate e perfezionate fino a ottenere l’aspetto che desideri. Questo ti permette di curare l’immagine che proietti attraverso le e-mail, il che aiuta a stabilire la personalità e l’atteggiamento professionale in un contesto di team virtuale.

I client di posta elettronica sono utili anche se il tuo team invia molti inviti, ad esempio per chiamate di vendita o riunioni con i clienti, in quanto questi possono essere distribuiti e accettati o rifiutati via e-mail.

Strumenti di messaggistica istantanea

Quando stai pensando a come migliorare la comunicazione di un team virtuale, è importante guardare oltre i canali audio e video. I client di posta elettronica sono molto utili in questo senso, ma è necessaria anche una controparte più veloce e immediata.

È qui che entrano in gioco gli strumenti di messaggistica istantanea.

Quasi il 90% di tutti gli adulti statunitensi in un sondaggio Statista del 2021 ha dichiarato di utilizzare Facebook Messenger, e questa è solo un’app di messaggistica istantanea. Questi strumenti non sono solo popolari, ma sono una necessità del luogo di lavoro moderno, soprattutto per i lavoratori a distanza.

Quando le aziende hanno bisogno di strumenti di messaggistica istantanea

Gli strumenti di messaggistica istantanea consentono agli agenti di chiedere aiuto per un ticket difficile. Permettono a gruppi di agenti di mettere in comune le proprie conoscenze per fornire le migliori soluzioni alle richieste. Aiutano i manager a controllare i membri del team in modo semplice e non invasivo.

Soprattutto, creano uno spazio sociale in cui anche il lavoratore più isolato può ascoltare i colleghi, sapendo di non essere mai solo.

Gli strumenti di messaggistica istantanea sono quasi sempre dotati di funzioni di chat di gruppo, ottime per discutere di argomenti specifici in spazi appositi o per unire gruppi di dipendenti. Questo è fondamentale per i team remoti.

Soluzioni di videoconferenza

Alcune riunioni si svolgono meglio faccia a faccia, il che può essere difficile nel contesto di un team virtuale. È qui che entrano in gioco le soluzioni di videoconferenza.

Uno strumento di videoconferenza esiste per facilitare le interazioni in tempo reale tra membri che si trovano in luoghi fisici diversi. Ti permette di vedere e sentire gli altri partecipanti alla chiamata, che a loro volta possono vedere e sentire anche te.

In breve, uno strumento di videoconferenza è la risposta digitale alle riunioni di persona.

Quando le aziende hanno bisogno di soluzioni di videoconferenza

Sapevi che esistono sette espressioni facciali universali che possono essere riconosciute in tutte le culture, senza bisogno di parole?

Inoltre, ci sono tonnellate di microespressioni e reazioni che la maggior parte delle persone è in grado di riconoscere l’una nell’altra. Con l’aiuto delle soluzioni di videoconferenza, i membri del tuo team virtuale potranno comunicare in modo non verbale, oltre che a parole.

Le soluzioni di videoconferenza aiutano i compagni di squadra a sentirsi parte di un insieme più grande, piuttosto che di un’entità senza volto. Sono molto utili anche per i colleghi disabili che potrebbero non essere in grado di scrivere bene o affatto, e per i membri del team che parlano nel linguaggio dei segni.

Strumenti di gestione del progetto

Infine, anche gli strumenti di gestione dei progetti sono molto importanti per la comunicazione dei team virtuali.

Questi strumenti aiutano i manager a tenere sotto controllo i propri collaboratori. Aiutano a delegare i compiti, a collaborare virtualmente e a tracciare i progressi, evidenziando chi ha bisogno di aiuto e quali sono le priorità da assegnare per rispettare le scadenze e rimanere produttivi.

Quando le aziende hanno bisogno di strumenti di gestione dei progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti sono più utili per i team virtuali che lavorano su molti progetti insieme o che danno priorità al lavoro collaborativo rispetto ai progetti individuali.

Sono un must per i manager che vogliono evitare il micromanagement, pur controllando regolarmente per fare la differenza nella vita lavorativa quotidiana dei compagni di squadra.

10 metodi comprovati per migliorare la comunicazione dei team virtuali

Poi parleremo delle migliori pratiche per la comunicazione dei team virtuali che ti aiuteranno a migliorare la collaborazione tra i team e a promuovere una cultura di squadra accogliente e ben collegata.

#1 Investi negli strumenti giusti

Il primo consiglio che abbiamo da condividere è quello di cercare strumenti di collaborazione per i team virtuali e di assicurarti di scegliere quelli giusti.

Dovrai leggere molte recensioni prima di prendere una decisione definitiva. Le persone si lamentano delle nuove funzionalità o solo di quelle che sono state risolte anni fa? Come viene valutato il servizio clienti di ciascun fornitore?

I prezzi sono un altro fattore importante. Prenditi il tempo necessario per verificare cosa includono i pacchetti di ciascun fornitore e quali sono le funzionalità per le quali dovrai pagare separatamente. A volte, un pacchetto leggermente più costoso è in realtà la scelta più conveniente, a patto che includa più di ciò che stai cercando.

Vale anche la pena di approfittare delle demo e delle prove gratuite, che ti permettono di provare il prodotto in prima persona e di capire se è adatto alle tue esigenze.

#2 Definisci obiettivi e aspettative chiare

Se i tuoi compagni di squadra non sanno rispondere alla domanda “perché la comunicazione è importante nei team virtuali?”, è segno che non sei stato abbastanza chiaro nel definire obiettivi e aspettative.

Tutti devono sapere quali sono gli orari di lavoro principali e cosa significa “essere disponibili”. Devono avere ben chiaro quali dispositivi sono consentiti e quali no, nonché a chi riferire e dove ottenere consigli.

Essendo il più chiaro possibile fin dall’inizio, puoi assicurarti che tutti inizino sulla stessa lunghezza d’onda e che i dipendenti o gli agenti non si perdano in seguito.

#3 Fai il check-in regolarmente, ma non fare il microgestore

Quando gestisci dei dipendenti a distanza, devi camminare su una linea sottile tra l’essere troppo assente e il fare da micromanager.

Gli strumenti giusti ti aiuteranno in questo senso.

Caratteristiche come l’analisi integrata, il monitoraggio delle chiamate e le funzionalità di coaching rendono più facile mantenere una struttura di monitoraggio delle prestazioni quando si lavora da remoto. Permettono ai manager di controllare in modo discreto, in modo che gli agenti sappiano di essere supportati ma non si sentano costantemente osservati.

#4 Incoraggia il feedback a due vie

Uno dei modi migliori per migliorare la comunicazione nei team virtuali è chiedere un feedback e agire di conseguenza.

I manager devono far sapere ai loro team come stanno andando, così come i dipendenti devono poter segnalare ciò che non funziona per loro.

In questo modo, puoi adottare un modello di crescita continua che supporta sia i manager che i dipendenti.

#5 Creare l’onboarding e la formazione per supportare il lavoro a distanza

Abbiamo detto che la formazione a distanza può essere difficile. Puoi mitigare questa difficoltà creando moduli di onboarding e di formazione specifici per i lavoratori a distanza.

Questo è facile da fare con uno strumento come CloudTalk, che ti permette di inserire nuovi agenti in un solo giorno. In questo modo, possono iniziare a rispondere alle chiamate dopo sole 24 ore.

In questo modo, potrai ottimizzare e perfezionare il tuo processo di onboarding fino a condensarlo in un’unica ed efficiente giornata di onboarding.

#6 Rendi le informazioni facilmente accessibili

Non tutte le comunicazioni devono essere istantanee o veloci. Infatti, l’apprendimento asincrono può essere uno dei modi migliori per comunicare con i team virtuali, in quanto permette a tutti di leggere e acquisire informazioni al proprio ritmo.

Ecco perché dovrai assicurarti che i membri dei team virtuali possano accedere alle unità condivise per i documenti, le basi di conoscenza, le directory e altre fonti di informazioni.

Più le informazioni sono facilmente accessibili, meno è probabile che le persone facciano più volte le stesse domande. Questo snellisce le comunicazioni e permette ai dipendenti di aiutarsi da soli.

#7 Scegli i giusti metodi di comunicazione

Non tutte le informazioni si prestano agli stessi metodi di comunicazione.

Ad esempio, se hai una lista di controllo per il team di vendita a distanza da condividere con il tuo team, un’e-mail potrebbe essere più efficace di una riunione. I membri del team possono rileggere un’e-mail per familiarizzare con la lista di controllo, mentre le informazioni verbali potrebbero non essere memorizzate con la stessa facilità.

Valuta attentamente ogni informazione che vuoi trasmettere e come comunicarla. Soprattutto, considera il modo in cui vorresti essere ricevuto quelle informazioni.

#8 Non trascurare il benessere dei tuoi team

Di persona, puoi individuare facilmente se qualcuno è fuori forma. I team manager virtuali, invece, devono fare un passo in più e lavorare attivamente per notare i comportamenti insoliti.

Puoi contribuire a colmare questo divario concentrandoti consapevolmente sul benessere.

Ad esempio, può essere utile imporre delle pause obbligatorie, in modo che i dipendenti non si esauriscano facilmente. Anche i check-in programmati regolarmente sono utili.

Potresti anche offrire l’accesso a strumenti per il benessere mentale, come applicazioni dedicate che consentono ai dipendenti di registrare e parlare dei propri sentimenti in uno spazio virtuale sicuro e privato.

#9 Incoraggia le attività non lavorative

Uno dei migliori consigli di comunicazione per i team virtuali è quello di creare alternative digitali alle attività di gruppo in ufficio.

Mentre i team in ufficio possono andare al bar o al ristorante dopo il lavoro, o anche solo chiacchierare al distributore d’acqua, i team virtuali non hanno questa comunicazione di team-building integrata nella loro struttura.

Tuttavia, queste attività extra-lavorative sono fondamentali per la cultura e il morale, quindi incoraggiale se vuoi che il tuo team si senta legato e coeso.

#10 Valutare e migliorare continuamente i processi

Il mondo del lavoro a distanza è in continuo cambiamento ed evoluzione, il che significa che devi crescere con esso.

Vengono creati e adottati sempre nuovi strumenti e processi, quindi anche il tuo approccio ai processi di lavoro a distanza deve cambiare. Continua a monitorare e a modificare le cose fino a quando non le trovi corrette. Poi, quando arrivano nuovi cambiamenti, ricomincia il processo da capo.

Una buona comunicazione tra team virtuali è fondamentale per la produttività

Perfezionando le pratiche di comunicazione dei team virtuali, puoi portare la produttività dei tuoi lavoratori a distanza a nuovi livelli.

Ecco perché vale la pena investire tempo e risorse per ottimizzare la comunicazione dei team virtuali: Senza di essa, i tuoi team non possono dare il meglio di sé.

Una comunicazione forte permette di creare team efficaci e motivati che riescono a fare tutto in tempo e con standard elevati, ogni volta.

Con CloudTalk puoi iniziare a rivoluzionare la comunicazione del tuo team virtuale in pochi minuti. Basta iniziare con una demo e sarai pronto a cambiare!