Come scegliere un sistema telefonico VoIP per le piccole imprese: Caratteristiche da tenere d’occhio

Entro la fine del 2025, il Regno Unito spegnerà tutte le funzionalità delle linee telefoniche analogiche. Mentre significa la chiusura effettiva dei telefoni fissi per tutto il paese, ha ripercussioni particolari per le imprese.

Ci sono molte aziende nel mondo che sono rimaste attaccate ai telefoni fissi per anni – nonostante i costi e gli inconvenienti. Avevano un modo per fare chiamate, e qualsiasi cambiamento sembrava rischioso.

Ora, quando la rivoluzione dei sistemi di telefonia è inevitabile, inizia una caccia alle alternative. E, per molte ragioni, il VoIP è uno dei migliori sistemi telefonici per aziende di tutte le dimensioni.

Cos’è un sistema VoIP per piccole imprese?

In breve, il sistema VoIP (Voice over InternetProtocol) è una tecnologia che permette di fare telefonate su internet. Poiché utilizza una connessione esistente invece di una serie complicata di cavi e dispositivi, l’intero sistema può essere impostato in pochi minuti. E per una frazione dei costi delle linee telefoniche tradizionali.

Per le piccole imprese che lavorano regolarmente con un budget limitato, passare a un servizio VoIP a basso costo ma potente potrebbe essere proprio quello di cui hanno bisogno. In questo modo, possono migliorare la loro produttività e ridurre le loro bollette telefoniche.

Anche i costi delle chiamate sono molto più bassi. Secondo un sondaggio di Tech.co, le piccole imprese che passano al VoIP possono risparmiare fino al 40% sulle chiamate locali e fino al 90% su quelle all’estero.

Con il VoIP, i proprietari di piccole imprese possono approfittare ulteriormente di molte caratteristiche avanzate. Questi includono:

• Menu IVR,
• Code di chiamata,
• Gruppi di anelli,
• Messaggi personalizzati in attesa,
• Videoconferenza,
• Analitica,
• E molti altri.

Tutte queste caratteristiche sono disponibili dal momento in cui si installa un’applicazione VoIP. Con CloudTalk, per esempio, li avete senza costi aggiuntivi.

Ma prima di continuare con i benefici, scopriamo prima cosa rende le chiamate VoIP diverse da quelle analogiche.

Come funzionano i sistemi VoIP?

I telefoni analogici si basano su impulsi elettrici che trasmettono i suoni attraverso un’infrastruttura di fili di rame. D’altra parte, le piattaforme VoIP utilizzano una connessione internet per fare e ricevere chiamate.

Ogni volta che fate una chiamata, una piattaforma VoIP converte la vostra voce in segnali digitali e li comprime in pacchetti di dati. Questi pacchetti sono poi inviati su Internet per chiamare il dispositivo del destinatario. Una volta arrivati a destinazione, i pacchetti vengono disimballati e riconvertiti in suono in modo che il destinatario possa capire il messaggio.

Ciò che preoccupa molte piccole imprese, però, è la qualità del suono.

Per fortuna, i tempi delle frasi statiche e difficili da capire quando si parla attraverso internet sono passati da un pezzo. Poiché il tempo che impiega un pacchetto di dati a viaggiare da un punto all’altro avviene in millisecondi, non c’è praticamente nessuna differenza tra una chiamata VoIP e una normale.

Here, you can watch our brief video guide on VoIP technology:

Quali sono i vantaggi dei sistemi VoIP?

Sapevi che circa il 74% dei dipendenti delle piccole imprese utilizzano le applicazioni VoIP mobili per effettuare le loro chiamate di lavoro? Dato che le tariffe delle chiamate via internet sono molto più basse che attraverso una linea fissa o mobile, fare chiamate internazionali o locali regolari non è più un problema anche per i budget ridotti delle piccole aziende.

Il VoIP è diventato popolare anche grazie all’aumento delle connessioni internet ad alta velocità.

Al giorno d’oggi, l’affidabilità di internet è migliorata in modo massiccio. Il VoIP ora ha abbastanza larghezza di banda per gestire le chiamate online senza problemi. Dalle imprese alle aziende locali e alle start-up, le imprese si sono rivolte al VoIP. Sia per ridurre le loro bollette telefoniche che per lavorare comodamente da casa.

Ora, diamo un’occhiata a esempi specifici di vantaggi del VoIP.

#1 Qualità di chiamata eccellente

Le piattaforme VoIP utilizzano una combinazione di codec a banda larga che possono darvi chiamate dal suono molto più naturale, riducendo anche tutti i rumori di fondo.

Ascoltando la persona dall’altra parte della telefonata, potreste avere la sensazione che il vostro cliente si trovi nell’edificio accanto e non in un altro continente. Tutto questo grazie alla funzione audio HD, offerta anche da Cloudtalk.

#2 Costi telefonici ridotti

L’implementazione di una soluzione VoIP può abbassare i costi di creazione di una nuova piccola impresa fino al 90%. Ci sono un paio di ragioni per questo.

Il primo posto dove le aziende possono risparmiare una parte significativa del loro budget è nei costi di installazione. Non c’è bisogno di comprare diversi pezzi di hardware e chiedere a un tecnico di impostare tutto. Tutto ciò che serve per far funzionare la tecnologia VoIP è una connessione internet stabile nell’edificio, un auricolare e un router che può gestire le chiamate VoIP.

Il VoIP è piuttosto conveniente e i risparmi sono particolarmente visibili se si sta passando da un sistema PBX tradizionale. I costosi add-on, i costosi dispositivi compatibili e le enormi bollette per le chiamate internazionali non si applicano quando si usa il VoIP.

Puoi usare qualsiasi dispositivo che desideri per effettuare le chiamate e chiamare praticamente da qualsiasi posto nel mondo.

#3 Migliora la produttività con l’analisi delle informazioni sul chiamante.

Gli strumenti analitici e di performance erano di solito disponibili solo nei piani PBX di livello enterprise e avevano un prezzo elevato. Questo fondamentalmente ha messo queste caratteristiche fuori dalla portata delle piccole imprese o delle start-up.

Le piattaforme VoIP, nel frattempo, vi danno accesso a un intero pacchetto di strumenti analitici, disponibili fin dall’inizio. Statistiche dettagliate delle chiamate, prestazioni degli agenti e dashboard personalizzabili in tempo reale sono solo alcuni esempi dei vari strumenti analitici che si possono trovare all’interno di una piattaforma VoIP.

Con questi dati, puoi scoprire quando esattamente il tuo business ha “ore di punta” e assegnare più persone a lavorare in quel momento. Puoi usarlo per tenere d’occhio i tuoi dipendenti e premiare quelli che lavorano meglio. Le possibilità sono quasi infinite.

#4 Fai una grande prima impressione.

Non importa quanto sia grande il tuo business, puoi ancora fare una grande impressione sui tuoi clienti con quanto sia facile e fluida la comunicazione con te.

Grazie ad alcune funzionalità VoIP, come la scheda cliente in tempo reale, i vostri agenti hanno la possibilità di vedere tutti i dati del cliente e la cronologia delle chiamate precedenti prima ancora di rispondere alla chiamata. Sapere chi è il chiamante rende molto più facile per i rappresentanti fornire un’assistenza clienti eccezionale.

E che ne dite di avere il vostro assistente automatico che lavora 24 ore su 24, 7 giorni su 7? Strumenti come ACD (Automatic Call Distribution) possono instradare le chiamate agli agenti più qualificati. La RVIavanzata ( Risposta vocaleinterattiva) può rispondere a domande semplici per i vostri clienti.

Semplicemente, grazie alle caratteristiche delineate, puoi far apparire il tuo business professionale e dedicato alla tua causa.

I sistemi VoIP stanno trasformando la comunicazione delle piccole imprese

A causa dei vantaggi del VoIP, non è sorprendente che questo modo di fare chiamate stia prendendo d’assalto il mondo degli affari.

Soprattutto nel mondo delle piccole imprese, grazie al suo equilibrio tra prezzo e valore. È come se le piattaforme VoIP fossero fatte per livellare il campo di gioco tra le aziende locali e le imprese. Le caratteristiche che una volta erano disponibili solo per i clienti aziendali con sistemi PBX premium sono ora disponibili anche per le piccole imprese e le start-up.

Scegli il miglior sistema VoIP per la tua piccola impresa

Dal momento che alla fine diremo addio alle linee analogiche per sempre, potrebbe essere un buon momento per preparare la vostra piccola impresa per una migrazione a un servizio VoIP. Potrebbe sembrare una grande decisione, ma i vantaggi di fare chiamate attraverso internet parlano da soli.

Hai problemi a decidere il miglior sistema per le tue esigenze, considerando quante piattaforme e caratteristiche ci sono là fuori? Prova CloudTalk oggi stesso! Provalo per 14 giorni completamente gratis per scoprire perché il VoIP è il futuro del tuo business.