Come ottenere un numero di telefono aziendale: Una guida completa

Sapevi che il 72% dei consumatori si fida di più di un’azienda se ha un sistema telefonico professionale? Le telefonate sono ancora uno dei modi più diffusi di interazione tra aziende e clienti. È la tua occasione per fare una prima impressione eccezionale.

Indipendentemente dal fatto che tu operi nel settore B2B o B2C, avere un numero di telefono aziendale riconoscibile può fare la differenza tra un lead che risponde alla tua chiamata o che lascia partire la segreteria telefonica. Un numero di telefono professionale è l’immagine del marchio della tua azienda. Ogni volta che un cliente lo vede, deve pensare alla fiducia, all’affidabilità e al lavoro svolto.

I punti chiave da cui partire:

• Un numero di telefono aziendale è fondamentale per tenere separate la vita professionale e quella personale.
• I numeri di telefono virtuali offrono una configurazione rapida ed economica, perfetta per i team remoti che utilizzano più dispositivi.
• I numeri locali e verdi possono aiutarti a stabilire una presenza affidabile del tuo marchio presso una base di clienti globale.
• CloudTalk offre un’ampia selezione di numeri per ogni scopo, oltre a una piattaforma di potenti funzioni come l’instradamento delle chiamate, la registrazione e l’analisi.

Come impostare un numero di telefono aziendale

Il modo in cui ottenere un numero aziendale dipende interamente dal tipo di sistema telefonico aziendale che scegli. Vediamo come procedere per ciascuna delle tre soluzioni più utilizzate dalle aziende:

Quando si sceglie una linea telefonica fissa

La creazione di numeri telefonici aziendali per una linea fissa in loco può richiedere molto tempo. Soprattutto se devi prima installare le apparecchiature necessarie.

La buona notizia, tuttavia, è che il provider di telecomunicazioni si occuperà di molti di questi aspetti tecnici per te.

In questo scenario, il processo è tipicamente il seguente:

1. Scegli un provider: Scegli un provider di telecomunicazioni affidabile e con un buon supporto.
2. Seleziona un piano: Scegli un piano telefonico che soddisfi le tue esigenze: locale, interurbano o internazionale.
3. Procurati l’hardware: acquista i telefoni fissi e il sistema PBX necessari.
4. Installa: Chiedi al provider di predisporre le linee e di collegarle al tuo PBX.
5. Scegli un numero: il tuo provider ti offrirà un pool di numeri disponibili, oppure potrai fare il porting di un numero esistente. Una volta scelto, il provider lo assegnerà al tuo sistema PBX per indirizzarlo a specifici interni.

Quando desideri un piano di telefonia mobile aziendale

Molte aziende optano per i piani di telefonia mobile perché questi dispositivi dispongono di connessioni internet, funzionalità e-mail/SMS e possono essere utilizzati per effettuare o ricevere chiamate quando sono fuori ufficio.

Può anche eliminare la necessità di acquistare apparecchiature PBX, anche se i costi possono aumentare quando si effettuano chiamate a lunga distanza o si accumulano molti minuti di chiamata.

Se scegli questa strada, il modo migliore per ottenere un numero di telefono aziendale adatto a te è quello di optare per un dispositivo con una eSIM integrata. Queste schede spesso offrono la possibilità di avere più profili e linee attive, il che significa che puoi cambiare numero in qualsiasi momento.

In questo scenario, il processo è il seguente:

1. Scegli un operatore: Scegli un operatore mobile con una buona copertura nella tua zona.
2. Scegli un piano: Trova un piano dati e chiamate adatto alle dimensioni del tuo team e all’utilizzo del cellulare.
3. Ottieni le schede SIM: Procurati schede SIM o eSIM per i dispositivi del tuo team. Le SIM sono dotate di numeri preassegnati, che l’operatore può modificare per trasferire i numeri aziendali esistenti.
4. Assegnazione dei numeri: Collabora con il tuo operatore per attivare le SIM con numeri nuovi o trasferiti per ogni dipendente.
5. Distribuisci i dispositivi: Fornisci i telefoni cellulari aziendali o lascia che i dipendenti utilizzino i propri dispositivi con le nuove schede SIM.

Quando ti abboni a un software VoIP

Quasi un terzo delle aziende ha effettuato il passaggio dalla telefonia tradizionale ai servizi VoIP (che in gergo tecnico significa chiamate via Internet).

Approfondiremo più avanti il perché di questa scelta, ma per ora ti basti sapere che se stai cercando un modo semplice per impostare un numero di telefono aziendale, un sistema basato sul VoIP è una scelta intelligente.

In questo scenario, il processo è il seguente:

1. Ricerca i fornitori: Cerca fornitori di servizi VoIP affidabili, come CloudTalk.
2. Scegli un piano: Scegli un piano che offra funzioni utili come l’assistente virtuale, la registrazione delle chiamate e altro ancora.
3. Iscriviti: Iscriviti al servizio e crea il tuo account aziendale.
4. Scegli i numeri: Seleziona una serie di numeri dall’ampio pool del provider o trasferisci i numeri aziendali esistenti alla nuova piattaforma VoIP. Puoi anche tornare a questa fase se vuoi creare un nuovo numero virtuale in un secondo momento.
5. Configura i dispositivi: Configura i telefoni IP, i client desktop o le applicazioni mobili per il tuo team, assicurandoti che tutti i numeri siano instradati correttamente e che la qualità delle chiamate sia eccellente.

Ottieni facilmente numeri telefonici aziendali con CloudTalk

Ora che sai come funzionano i numeri di telefono aziendali, entriamo nei dettagli.

Impostare un numero di telefono con CloudTalk è semplice:

1. Vai alla tua dashboard CloudTalk e clicca sulla scheda “Numeri”.
2. I tuoi numeri di telefono attuali sono elencati qui. Clicca su “Acquista un numero” in alto.
3. Scegli il tipo di numero – locale, mobile, nazionale o numero verde – e vedi i prezzi mensili.
4. Inserisci il prefisso o la quantità di numeri di cui hai bisogno, se desideri località specifiche o numeri multipli.
5. Conferma la tua selezione per vedere il banner di conferma dell’ordine. Un’e-mail confermerà il tuo acquisto.

Hai bisogno di mantenere il tuo numero esistente? Puoi trasferirlo facilmente a CloudTalk. Invia la tua richiesta via e-mail a porting@cloudtalk.io con l’oggetto “Richiesta di portabilità”, insieme alle seguenti informazioni:

• Il numero (o i numeri) da portare in formato internazionale. Ad esempio, +442012345678.
• L’attuale fornitore di servizi telefonici e l’intestatario del numero.
• La persona o la società a cui sono registrati i numeri e il loro indirizzo completo.
• Una fattura recente del numero o dei numeri che stai trasferendo.

Dopo aver ricevuto la tua richiesta, verificheremo se i numeri possono essere trasferiti. In caso affermativo, riceverai una Lettera di Autorizzazione (LOA) da compilare, firmare e restituire. Per maggiori dettagli sui tempi e sui costi previsti per questa procedura, consulta la nostra tabella sulla portabilità dei numeri (che può variare a seconda della tua località).

CloudTalk rende la portabilità semplice. Una volta firmata la LOA, ci occupiamo noi del lavoro tecnico, passando il tuo numero dal vecchio provider al nostro sistema senza problemi. Potrai utilizzarlo come al solito senza preoccuparti di tempi di inattività o di altri problemi che mettono a rischio la tua attività.

È così facile!

Diversi tipi di numeri di telefono aziendali

I numeri di telefono aziendali possono essere classificati in due modi principali:

• In base alla tecnologia che li sostiene (telefoni fissi, cellulari o numeri virtuali)
• In base allo stile del numero (numero verde, locale, internazionale, ecc.), con il quale puoi effettuare e ricevere chiamate tramite ciascuno dei tipi di tecnologia sopra citati.

Faremo una rapida carrellata dei diversi tipi, a partire da quelli classificati per tecnologia, che abbiamo già toccato. Poi ci occuperemo dei diversi stili:

Linee telefoniche fisse tradizionali

I numeri di telefono fissi sono collegati a linee telefoniche fisiche installate presso la tua sede. Si collegano direttamente alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN).

Il numero, quindi, è legato alla sede specifica, per cui di solito ne serve (almeno) uno per ogni ufficio o filiale aziendale. La loro configurazione è costosa e richiede molto tempo.

La ragione più valida per utilizzare le linee telefoniche fisse tradizionali è quando hai già l’infrastruttura preinstallata nel tuo ufficio. Se stai partendo da zero, stai passando a un modello di lavoro ibrido o vuoi accedere a funzioni che aumentino la produttività, la scelta migliore è un sistema VoIP.

Numeri di cellulare

I numeri di cellulare per le aziende funzionano come i numeri di cellulare personali, ma sono legati a un piano di telefonia mobile specifico per l’azienda.

Questi dispositivi consentono al tuo team di accedere a chiamate, messaggistica e dati affidabili anche in mobilità. Ricorda che i tuoi dipendenti possono usare i dispositivi mobili per rispondere alle chiamate ovunque si trovino, ad esempio durante i viaggi di lavoro, i pendolari o in situazioni di emergenza fuori dall’ufficio.

Numeri virtuali

I numeri virtuali non hanno una posizione geografica fissa e non richiedono una carta SIM fisica.

I provider VoIP (Voice over Internet Protocol) assegnano invece questi numeri come parte del software telefonico aziendale. Puoi accedervi tramite applicazioni su più dispositivi, come un laptop o un’applicazione mobile, il che è ideale per i team remoti.

Inoltre, puoi ottenere un numero VoIP per diverse regioni senza bisogno di una presenza fisica in loco.

Numeri verdi

I numeri verdi sono convenienti per i tuoi clienti: significa che possono chiamare la tua azienda gratuitamente o a un prezzo molto ridotto. Sono perfetti per il servizio clienti o per le linee di vendita, perché incoraggiano un maggior numero di chiamate e rafforzano un’immagine del marchio favorevole al cliente.

Tieni presente che i numeri verdi variano da paese a paese.

Ecco alcuni esempi:

• 800 negli Stati Uniti, in Turchia, a Puerto Rico e in Costa Rica
• 0800 nel Regno Unito, in Germania, in Belgio e in Brasile.
• 80 in Danimarca
• 01800 in Messico e Colombia
• 900 in Spagna e Lussemburgo

Numeri locali

I numeri locali aiutano a stabilire la tua presenza in una specifica città o regione. I clienti sono spesso più disposti a chiamare o a rispondere alle chiamate dei numeri locali.

Questo perché li riconoscono e si sentono più tranquilli nel contattare un’azienda vicina. È nella natura umana avere più fiducia in qualcosa di familiare. Inoltre, sappiamo tutti che i numeri insoliti o, peggio ancora, non registrati, hanno la reputazione di essere comunemente utilizzati per le chiamate di disturbo.

Alcuni esempi popolari sono 020 per Londra, 212 per New York e 030 per Berlino.

Inoltre, questo tipo di numero di telefono sta diventando sempre più popolare perché i moderni smartphone indicano al destinatario da dove proviene esattamente la chiamata. In questo modo, anche se un cliente non riconosce il prefisso di una città, può comunque fare un’ipotesi sull’identità del cliente prima di rispondere al telefono, aumentando così il tasso di accettazione delle chiamate.

Numeri internazionali

I numeri internazionali hanno come prefisso il codice di chiamata di un paese, come +1 negli USA o +44 nel Regno Unito. Sono una scelta popolare per le aziende che dispongono di un sistema telefonico virtuale, perché possono utilizzarli anche se la loro sede si trova in un altro paese (come nel caso di un call center negli Stati Uniti che ha il compito di raggiungere il mondo).

Con le oltre 160 opzioni di numeri internazionali di CloudTalk, la tua azienda può avere numeri in tutto il mondo, dall’Europa all’America Latina e oltre. Questo è utile se vuoi espandere la tua attività in nuovi mercati senza dover aprire filiali fisiche in tutti i luoghi in cui hai clienti.

Numeri di selezione diretta (DID)

I numeri DID (Direct Inward Dialing) sono numeri specifici assegnati a persone o reparti della tua azienda. Funzionano come gli interni, ma sono numeri separati che permettono ai clienti di raggiungere direttamente il team o la persona giusta senza dover navigare in un complesso menu telefonico.

Ad esempio, il tuo reparto vendite potrebbe avere un proprio numero DID, mentre l’assistenza clienti ne usa uno diverso.

I vantaggi di un numero di telefono aziendale virtuale

Passare a un numero di telefono virtuale può essere la scelta migliore per una serie di motivi:

Risparmia sui costi

Veniamo al dunque: il costo di un sistema telefonico aziendale è l’aspetto principale che interessa alla maggior parte delle aziende. E ti sveliamo un segreto: un numero virtuale è quasi sempre più economico.

Questo perché non devi investire in nessuna delle infrastrutture fisiche necessarie per i sistemi di telefonia tradizionali. Stiamo parlando di unità PBX, cablaggi, switch di rete, alimentazione, telefoni, e l’elenco continua…

Consenti ai tuoi team di lavorare da remoto

Il lavoro a distanza è sempre stato un osso duro, soprattutto a causa delle limitazioni logistiche. Non essere nella stessa stanza dei tuoi colleghi può complicare le cose.

Le telefonate possono sembrare la scelta più ovvia per superare questo ostacolo, ma la dura verità è che la telefonia tradizionale non è adatta al lavoro remoto e ibrido.

Con i sistemi tradizionali, devi affrontare colli di bottiglia come i pedaggi internazionali, i problemi di inoltro delle chiamate, il blocco dei dispositivi (quando non puoi cambiare facilmente operatore telefonico) e il supporto limitato a più dispositivi, per citarne solo alcuni.

Ecco perché i telefoni virtuali sono ormai lo standard per il lavoro a distanza. Questi sistemi sono facili da configurare. Tu e il tuo team potete utilizzare i numeri virtuali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Inoltre, i sistemi telefonici VoIP sono dotati di utilissime funzioni aggiuntive, come vedremo più avanti in questa pagina.

Aumenta la produttività integrando il Calling con altri strumenti

Il secondo grande vantaggio dei sistemi telefonici aziendali virtuali è che possono aumentare la produttività.

Il software VoIP può integrarsi con una moltitudine di strumenti aziendali, dal software CRM (Customer Relationship Management) alle applicazioni di calendario o ai tracker di produttività.

Immagina di avere un unico pulsante “click-to-call” nel tuo CRM che i tuoi dipendenti possono toccare ogni volta che un cliente registra un reclamo o lascia una recensione negativa.

Anche una piccola operazione come la composizione di un numero di telefono può comportare ore di perdita di produttività ogni settimana. I numeri di telefono virtuali abbattono queste barriere e rendono la comunicazione istantanea.

Migliorare la diffusione stabilendo presenze locali

I numeri di telefono aziendali virtuali vanno di pari passo con il commercio locale su scala globale.

I numeri virtuali possono essere “localizzati” ovunque tu voglia. Ad esempio, se un potenziale cliente ha sede in Svezia e tu lo chiami dagli Stati Uniti, potrebbe allarmarsi un po’ se riceve una chiamata da un numero con prefisso +1. Tuttavia, se li chiami da un prefisso locale +46, è molto più probabile che rispondano alla tua chiamata.

Si tratta di psicologia umana di base. I clienti vedono un numero familiare, lo riconoscono e provano un senso di connessione con il chiamante prima ancora di alzare la cornetta.

Questo equivale a migliori tassi di risposta alle chiamate in uscita, il che ti dà un vantaggio in ogni aspetto della comunicazione aziendale, che si tratti di proporre un prodotto, concludere una vendita o fornire un eccellente servizio clienti.

Vai oltre i numeri virtuali con queste funzioni telefoniche

Un numero aziendale virtuale è solo l’inizio. Se stai cercando un servizio VoIP, potresti prendere in considerazione altre funzioni incluse nel pacchetto software, che possono fare la differenza per la produttività del tuo call center.

Ecco alcune delle principali funzioni telefoniche disponibili con CloudTalk:

#1 Call Flow Designer

Il Call Flow Designer di CloudTalk è un’interfaccia visiva che ti permette di creare o modificare i percorsi delle chiamate in entrata. Puoi gestire facilmente il percorso delle chiamate dal momento in cui entrano nel tuo sistema telefonico al momento in cui vengono risolte, indipendentemente dal loro percorso.

#2 Customizable Call Routing

L’instradamento delle chiamate personalizzabile ti permette di indirizzare le chiamate in arrivo al team o alla persona giusta della tua organizzazione. I clienti devono solo memorizzare il tuo numero di telefono aziendale principale e una volta che lo chiamano, un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) li guida al posto giusto, con passaggi come “Per le vendite, premere 1”.

Con CloudTalk, l’IVR e l’instradamento delle chiamate sono integrati nel Call Flow Designer. Puoi impostare regole personalizzate in base agli orari di lavoro, al reparto o alla priorità del chiamante. Ad esempio, puoi indirizzare le chiamate alle vendite durante il giorno e all’assistenza clienti fuori orario la sera. Oppure puoi indirizzare i clienti VIP direttamente al loro account manager.

#3 Call Forwarding

La funzione di inoltro delle chiamate consente ai tuoi agenti di reindirizzare le chiamate a un’altra persona della tua organizzazione. È utile per le chiamate difficili che richiedono l’intervento di un supervisore o nel caso in cui un cliente si sia semplicemente perso nel menu dell’IVR.

Le chiamate possono anche essere inoltrate al dispositivo mobile di un dipendente, a un’altra sede dell’ufficio o persino a una casella vocale designata. Tutti scenari ragionevoli se un agente non risponde al telefono dopo diverse chiamate in entrata da parte di un cliente.

#4 Trascrizioni e registrazioni delle chiamate

La registrazione delle chiamate crea registrazioni audio delle tue conversazioni telefoniche con i clienti. È un’ottima soluzione per la formazione dei dipendenti, per la conformità alle leggi o semplicemente per richiamare ciò che è stato detto in una chiamata precedente.

La funzione Call Transcripts di CloudTalk, alimentata dall’AI, è particolarmente utile per comprendere i punti chiave di una conversazione con una rapida occhiata.

#5 Smart Dialer

Uno Smart Dialer velocizza le chiamate in uscita e permette agli agenti di non dover comporre i numeri da soli. Se il destinatario non è disponibile (perché la sua linea è occupata o scollegata), compone automaticamente il contatto successivo nell’elenco.

È l’ideale per le chiamate a freddo di vendita, perché i tuoi rappresentanti possono raggiungere un maggior numero di contatti in meno tempo. È anche comunemente utilizzato dai contact center, ad esempio quando c’è un elenco di ticket di assistenza clienti da elaborare. Non solo aumenta la produttività, ma elimina anche l’arduo compito di digitare continuamente i numeri di telefono, cosa che i tuoi agenti apprezzeranno sicuramente.

#6 Power Dialer

Un Power Dialer compone semplicemente il numero successivo dell’elenco non appena termina la chiamata in corso. Si tratta di una funzione che permette di risparmiare secondi su ogni interazione, il che equivale a ore di produttività risparmiate dal tuo team ogni settimana lavorativa.

#7 Call Monitoring

Il monitoraggio delle chiamate consente ai supervisori di ascoltare le chiamate in diretta per garantire la qualità e la formazione.

Possono monitorare silenziosamente le chiamate senza che l’agente o il cliente se ne accorgano o fornire un feedback attraverso il “coaching sottovoce”, dove solo l’agente sente i loro consigli. Esiste anche l’opzione “barge-in”, che consente ai supervisori di partecipare direttamente alle chiamate, se necessario.

#8 Phone Extensions

Gli interni telefonici creano numeri brevi unici, consentendo ai chiamanti di raggiungere rapidamente persone o reparti specifici.

Ad esempio, i clienti possono comporre il numero della sede principale e poi inserire un interno per connettersi direttamente e saltare il menu IVR. È utile anche quando le chiamate si interrompono e devi ristabilire la linea.

#9 Voicemail

La segreteria telefonica consente ai chiamanti di lasciare messaggi vocali quando non c’è nessuno disponibile a rispondere. Puoi personalizzare i saluti, impostare caselle di posta diverse per i vari reparti e persino ricevere i messaggi vocali come file audio o trascrizioni di testo via e-mail.

#10 Analisi integrate

Il bello dei servizi di telefonia virtuale è che tutte le informazioni sulle chiamate possono essere tradotte in dati grezzi e centralizzate in un unico posto.

Con CloudTalk puoi tenere traccia di parametri come il volume totale delle chiamate, il tempo medio di gestione e il tasso di soddisfazione dei clienti. Puoi applicare dei filtri per restringere i criteri di ricerca e concentrarti sulle prestazioni dei singoli agenti. Questo aiuta i tuoi supervisori a offrire una formazione personalizzata al tuo team.

Ottieni un numero di telefono aziendale che faccia la giusta impressione

Il tuo numero di telefono potrebbe essere la prima cosa che un cliente vede quando interagisce con la tua attività, quindi vale la pena di dedicargli un po’ di impegno.

Dopo tutto, la prima impressione conta. Se il tuo cliente vede un numero locale che lo chiama, è molto più probabile che risponda al telefono. Questo aggiunge un tocco di familiarità e fiducia prima ancora che tu abbia pronunciato una parola, mettendo la conversazione sulla strada giusta.

Sei pronto per iniziare? CloudTalk ti permette di ottenere facilmente il tipo di numero di telefono che desideri, con la portabilità senza problemi di tutti i numeri esistenti nella tua azienda. prova gratuita oggi stesso!