La Guida completa all’implementazione del VoIP: Requisiti e configurazione
Entro il 2024, si prevede che il mercato globale del VoIP raggiungerà 194,5 miliardi di dollari grazie alla sua economicità, alla minima necessità di supporto da parte del personale, alla maggiore affidabilità e alle diverse funzionalità.
Tuttavia, per massimizzare i suoi benefici è necessario un approccio strategico fin dall’inizio. Questo comporta un piano metodico e ben studiato, che comprende un’attenta analisi delle esigenze aziendali, degli obiettivi e delle risorse disponibili.
In questo articolo ti guideremo attraverso l’intero processo di implementazione, dai requisiti alla configurazione.
Scopri come iniziare a usare il VoIP in poco tempo.
Punti di forza
- Per un’implementazione VoIP di successo, tieni conto di alcuni requisiti fondamentali come l’implementazione di misure di sicurezza, la garanzia di una larghezza di banda sufficiente e la scelta delle apparecchiature giuste per una comunicazione fluida.
- L’installazione del VoIP richiede la comprensione delle esigenze aziendali, la selezione del giusto provider e la conduzione di test continui per garantire prestazioni ottimali.
- Una migrazione senza problemi al VoIP richiede una pianificazione meticolosa. Valuta la tua attuale infrastruttura, effettua dei test pilota, implementa il software gradualmente e stabilisci dei piani di emergenza per garantire una transizione senza problemi.
Implementazione VoIP: Requisiti essenziali
Per un’implementazione VoIP di successo, è fondamentale seguire questa lista di controllo dei requisiti:
#1 Assicurati un’ampia larghezza di banda
La larghezza di banda si riferisce alla quantità di dati che possono fluire contemporaneamente attraverso una rete.
In termini più semplici, è simile alla capacità di una strada per le automobili. Proprio come un’autostrada più larga può ospitare più veicoli senza congestionare il traffico, una larghezza di banda maggiore permette a più dati di fluire attraverso una rete senza rallentamenti o colli di bottiglia.
Per far sì che il VoIP funzioni senza problemi, ha bisogno di spazio sufficiente sulla rete o di larghezza di banda. Questo dipende dal numero di chiamate contemporanee e dalla qualità della connessione internet.
Pertanto, è fondamentale disporre di un’ampia larghezza di banda per gestire tutte le chiamate senza problemi. Se non è sufficiente, le chiamate potrebbero cadere o avere una qualità audio scadente. Migliorare la connessione a internet o utilizzare una tecnologia migliore può aiutare a risolvere questo problema.
#2 Seleziona una rete a bassa latenza
La latenza è il tempo che impiega la tua voce a raggiungere l’ascoltatore, fondamentale per conversazioni fluide. Una rete veloce, affidabile e a bassa latenza riduce al minimo questo ritardo, assicurando ritardi minimi nella trasmissione dei dati.
Grazie alla bassa latenza, le risposte avvengono quasi istantaneamente, rendendo le conversazioni naturali e facili, senza pause o interruzioni imbarazzanti.
Per gli ambienti professionali e le comunicazioni in tempo reale, come le chiamate in diretta o le chat, è necessaria una latenza di 150 millisecondi o meno per garantire conversazioni fluide.
#3 Privilegia il traffico VoIP rispetto agli altri dati
Dare priorità al traffico VoIP è fondamentale per garantire chiamate vocali e video di alta qualità online.
Quando dai priorità al traffico VoIP, ti assicuri che il tuo sistema abbia abbastanza risorse internet per gestire le chiamate senza problemi, soprattutto se anche altre applicazioni utilizzano la larghezza di banda.
Questo è importante perché le chiamate VoIP devono essere veloci e chiare. Se ci sono troppi ritardi o interruzioni, la qualità della chiamata può risentirne.
L’utilizzo delle impostazioni QoS (Quality of Service) nella configurazione della rete ti permette di dare priorità alle chiamate VoIP, evitando la congestione di internet, i ritardi e la perdita di dati che possono influire sulla qualità della chiamata.
#4 Implementa le misure di sicurezza
La comunicazione VoIP è soggetta a rischi di sicurezza come phishing, malware o virus. Ecco alcuni passi fondamentali per assicurarti che i tuoi dati siano protetti:
- Scegli un provider VoIP affidabile e sicuro.
- Garantire la conformità con gli accreditamenti software (come ISO, PCI/DSS, GDPR).
- Crittografa tutti i dati (comprese le chiamate, i contatti, i registri delle chiamate, i media, le informazioni sulle carte di credito e le password).
- Controlla regolarmente lo stato del tuo provider (ad esempio, puoi trovare lo stato di Cloudtalk su status.cloudtalk.io).
- Sapere chi contattare in caso di attacco informatico.
#6 Scegli l’attrezzatura giusta
Quando configuri un sistema telefonico VoIP basato sul cloud, non avrai bisogno di molte altre apparecchiature, ma assicurati di avere l’essenziale:
- Una connessione internet stabile e ad alta velocità.
- Un dispositivo che funziona con il VoIP, come un telefono IP, un computer o un telefono cellulare.
- Cuffie di qualità con microfono. L’utilizzo di cuffie con cancellazione attiva del rumore (ANC) può migliorare la qualità dell’audio e ridurre il rumore di fondo durante le chiamate VoIP.
Lista di controllo per l’implementazione del VOIP
Per garantire un’installazione VoIP di successo, è fondamentale affrontare gli aspetti chiave delineati nella Lista di controllo per l’implementazione VoIP prima, durante e dopo l’implementazione. Analizziamo ogni fase in dettaglio.
#1 Tieni conto delle tue esigenze aziendali
Prima di implementare il VoIP nella tua azienda, considera questi aspetti:
- Come comunicano attualmente i tuoi dipendenti e i tuoi clienti. Se la tua forza lavoro comprende lavoratori a distanza o in più sedi, o se la tua azienda effettua spesso chiamate interurbane, il VoIP potrebbe rappresentare una soluzione più conveniente ed economica rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.
- Assicurati che il sistema VoIP sia in grado di soddisfare le esigenze attuali della tua azienda e di adattarsi a un’espansione futura. Valutare fattori come il numero di utenti, i volumi di chiamate e i piani di crescita potenziale. Optare per una soluzione VoIP scalabile permette di integrare senza problemi nuove funzionalità e altri utenti man mano che la tua azienda cresce, riducendo la necessità di costose revisioni o aggiornamenti del sistema.
#2 Considera i diversi tipi di VoIP
Esistono tre tipi principali di sistemi VoIP da prendere in considerazione. Ognuna ha le sue caratteristiche e i suoi vantaggi:
- PBX on-premises: il PBX (Private Branch Exchange) si riferisce a una rete telefonica privata all’interno di un’organizzazione, situata fisicamente presso la sede dell’azienda, che richiede investimenti in attrezzature e software e spesso necessita di competenze tecniche per la gestione.
- VoIP basato su dispositivi: queste soluzioni sono installate su dispositivi come computer, laptop e smartphone. Consentono agli utenti di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo dotato di connessione a Internet, il che li rende ideali per le piccole imprese o i lavoratori a distanza.
- PBX basato sul cloud: questo sistema VoIP è ospitato nel cloud invece che nella sede fisica della tua azienda. Offre molte delle stesse funzionalità del PBX on-premise, ma con costi iniziali inferiori e maggiore scalabilità.
Scopri le informazioni dettagliate su questi tipi di sistema nella tabella seguente:
PBX on-premises
VoIP basato su dispositivi
PBX basato sul cloud
Costo
Alto
Moderato
Moderato-basso
Vantaggi
Maggiore controllo, personalizzazione e traffico vocale indipendente da internet locale.
Effettua e ricevi chiamate da qualsiasi luogo. Non è richiesto un grande investimento iniziale.
Costi ridotti e scalabilità. Non è richiesto un grande investimento iniziale.
Svantaggi
Investimento iniziale più elevato e minore flessibilità. Richiede personale tecnicamente esperto per la gestione.
La qualità del servizio può dipendere dalla connessione a Internet.
Meno controllo e personalizzazione rispetto al PBX on-premise.
Dipendenza dalla connessione a Internet.
Meno controllo.
Adatto per
Grandi aziende con risorse ed esigenze specifiche.
Piccole imprese e lavoratori a distanza.
Aziende di tutte le dimensioni che cercano flessibilità e risparmio.
#3 Controlla la connessione a Internet e la rete
Oltre a scegliere una rete a bassa latenza e a garantire una larghezza di banda adeguata, verifica quanto segue:
- Velocità e stabilità di Internet: Prima di configurare il VoIP, è fondamentale assicurarsi che la connessione internet sia veloce e stabile per garantire chiamate chiare e di alta qualità. Assicurati di testarlo in anticipo.
- Monitora la perdita di pacchetti: Tienila al di sotto dell’1% per mantenere una buona qualità delle chiamate.
- Jitter: Mantieni livelli di jitter pari o inferiori a 30 ms per garantire una qualità audio costante durante le chiamate VoIP.
#4 Predisponi un budget
Quando decidi il tuo budget, tieni a mente questi aspetti:
- Pensa ai costi iniziali di installazione e alle spese ricorrenti a lungo termine.
- Considera tutti i costi legati alla comunicazione aziendale.
- Calcola i potenziali risparmi con il VoIP. Questo ti aiuterà a individuare le aree in cui puoi tagliare i costi e migliorare l’efficienza.
#5 Scegli il giusto fornitore VoIP
Una volta definito il tuo budget e stabilito quale sia la configurazione VoIP più adatta alle tue esigenze, il passo successivo è quello di scegliere il fornitore di software.
Quando prendi questa importante decisione, tieni presente quanto segue:
- Caratteristiche e funzionalità: Assicurati che il provider offra tutte le funzionalità di cui hai bisogno, come ad esempio Power Dialing, Call Flow Designing, Numeri Internazionali o Intelligenza Artificiale. Verifica se il loro software funziona con la tua configurazione attuale.
- Affidabilità e qualità: Cerca un fornitore rinomato per l’affidabilità del servizio con tempi di inattività minimi o nulli.
- Scalare: Vuoi un fornitore che possa crescere di pari passo con la tua attività. Dovrebbero permetterti di aggiungere o rimuovere utenti e funzionalità ogni volta che ne hai bisogno.
- Prezzi: Trova un provider con opzioni di prezzo flessibili che si adattino al tuo budget e al tuo utilizzo.
Cloudtalk offre piani adatti a tutte le tasche, compresa un’opzione personalizzabile in cui puoi selezionare le funzionalità di cui hai bisogno.
- Servizio clienti: È inoltre fondamentale che il provider offra un supporto tecnico e un servizio clienti di prim’ordine. Dovrebbero essere presenti per aiutare a risolvere qualsiasi problema tecnico e rispondere alle domande durante l’installazione e dopo.
- Reputazione ed esperienza: Scegli un provider con una solida reputazione nel mercato VoIP. Cerca le recensioni di altri clienti per vedere quanto sono soddisfatti.
Una guida completa alla selezione del pacchetto VOIP più adatto alla tua azienda
#6 Installa il nuovo sistema VoIP
L’installazione di un sistema VoIP varia a seconda del provider e del sistema scelto.
Per il VoIP basato su dispositivi, dovrai collegare i telefoni al modem utilizzando degli adattatori o utilizzare i telefoni IP, che si collegano a internet tramite Wi-Fi o cavi Ethernet.
Per il VoIP on-premise sono necessarie un’installazione e una configurazione professionali, in genere da parte di elettricisti VoIP certificati.
Optare per un VoIP basato su software o su cloud semplifica notevolmente il processo.
Con Cloudtalk, ad esempio, la configurazione del sistema VoIP è semplice. Semplicemente:
- Crea un account con Cloudtalk.
- Scarica l’applicazione sul tuo laptop o smartphone.
- Attiva la prova gratuita di 14 giorni.
- Configura la gestione delle chiamate in base alle tue preferenze (ad esempio, l’inoltro di chiamata).
- Imposta i numeri per le chiamate in entrata e in uscita.
- Seleziona il tuo numero VoIP.
#7 Ottieni o conserva il tuo numero di telefono
I provider VoIP offrono la flessibilità di ottenere nuovi numeri o di mantenere quelli esistenti.
Per ottenere nuovi numeri, considera:
- Numeri locali: Questi numeri sono identificati da codici di area specifici per regioni, città o stati.
- I numeri virtuali, come i numeri verdi, permettono ai clienti di mettersi in contatto con te senza dover sostenere spese.
Se vuoi mantenere i tuoi numeri attuali, puoi anche richiedere la portabilità del numero.
#8 Formare il tuo team
Sfruttare le funzionalità e le sessioni di formazione di reparto sono componenti fondamentali per massimizzare l’efficienza e la produttività dell’implementazione del VoIP all’interno di un’azienda.
Sfrutta al meglio le funzionalità
Funzioni come il monitoraggio delle chiamate, la registrazione delle chiamate e le analisi svolgono un ruolo fondamentale nel semplificare il processo di formazione.
Sfruttando queste caratteristiche, i supervisori possono personalizzare le sessioni di formazione per rispondere alle esigenze specifiche di team e individui.
Monitoraggio delle chiamate per identificare le aree in cui alcuni team potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o coaching, Registrazione delle chiamate per mostrare le migliori pratiche e fornire esempi reali durante le sessioni di formazione, e Analytics per tracciare le metriche delle prestazioni, adattando le sessioni di formazione e mettendo in evidenza le strategie dei top performer.
Implementa la formazione di reparto per migliorare le competenze del team
Adattando le sessioni alle esigenze specifiche di ciascun team, i dipendenti ricevono indicazioni mirate che si applicano direttamente ai loro ruoli e alle loro responsabilità, assicurando che siano ben equipaggiati per sfruttare efficacemente il sistema VoIP nelle loro attività quotidiane.
Ad esempio, se un reparto di assistenza clienti sta passando a un nuovo sistema VoIP, la sessione di formazione del reparto potrebbe includere esercitazioni pratiche su come utilizzare il sistema per gestire le richieste dei clienti, gestire in modo efficiente le code di chiamata e utilizzare funzioni avanzate come il trasferimento di chiamata.
#9 Prova il tuo nuovo sistema VoIP
Quando provi un nuovo sistema VoIP, prendi in considerazione la possibilità di cercare fornitori di servizi VoIP che offrano prove gratuite.
Una volta installato e configurato il sistema, procedi con i seguenti test:
- Effettuare chiamate di prova, sia internamente che esternamente, per valutare la qualità e la funzionalità delle chiamate.
- Familiarizza con le funzioni del sistema VoIPcome il Routing basato sulle competenze, il monitoraggio delle chiamate, il Tag di Chiamata e la registrazione delle chiamate.
- Verifica le integrazioni con Salesforce, Zendesk o HubSpot per garantire la sincronizzazione dei dati e la reportistica senza soluzione di continuità.
- Valuta l’affidabilità della connessione a internet effettuando test di chiamata in vari momenti della giornata.
#10 Mantieni la salute del tuo sistema VoIP
Per assicurarti che il tuo sistema VoIP funzioni senza problemi, segui regolarmente questi passaggi. Questo aiuterà a mantenere un’esperienza di chiamata fluida e le prestazioni generali del sistema.
Ecco come mantenere il tuo sistema VoIP in buona forma:
- Controlla regolarmente la tua larghezza di banda per assicurarti che sia in grado di gestire chiamate di qualità.
- Verifica frequentemente la qualità delle chiamate per individuare e risolvere rapidamente eventuali problemi.
- Monitora costantemente le prestazioni del tuo sistema per risolvere i problemi in modo tempestivo.
- Tieni aggiornati sia l’hardware che il software per migliorare le prestazioni e la sicurezza.
- Forma il tuo team sulla sicurezza VoIP per prevenire gli attacchi.
- Usa password forti e firewall per proteggere le tue chiamate dalle minacce informatiche.
4 buone pratiche per una transizione VoIP senza problemi
Il passaggio al VoIP può rivoluzionare la comunicazione della tua azienda, ma richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione.
Ecco i passi fondamentali per garantire una migrazione senza problemi:
- Valuta la tua infrastruttura attuale: Valuta la tua rete, i dispositivi e il software per determinare se sei pronto per l’integrazione VoIP. Sviluppare un piano dettagliato che delinei le tempistiche, i budget e le risorse necessarie.
- Conduci un test pilota: Prima dell’implementazione completa, conduci una prova con un piccolo gruppo di utenti per identificare i potenziali problemi e perfezionare il processo di implementazione del VoIP.
- Implementalo gradualmente: Implementa il VoIP gradualmente, iniziando da reparti o team selezionati. Espandi la distribuzione gradualmente per ridurre i rischi e garantire l’adozione da parte degli utenti.
- Stabilire piani di emergenza: Sviluppa protocolli per affrontare emergenze o problemi tecnici, come interruzioni di corrente o di rete. Mantenere i backup dei dati e le procedure di ripristino per ridurre al minimo i tempi di inattività.
La comunicazione senza interruzioni inizia con l’implementazione di un VoIP intelligente
In conclusione, con una corretta implementazione e configurazione della tecnologia VoIP, puoi ottenere numerosi vantaggi, come una migliore qualità delle chiamate, una maggiore flessibilità e mobilità e un significativo risparmio sui costi rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.
Come abbiamo visto nell’articolo, è fondamentale soddisfare i requisiti specifici per l’implementazione del VoIP e valutare le opzioni più adatte alle tue esigenze.
Se stai pensando di implementare una soluzione VoIP a breve, CloudTalk offre una solida piattaforma che elimina i limiti della telefonia tradizionale, consentendo alle aziende di comunicare senza problemi in oltre 160 paesi.
Stai cercando un provider VoIP? Controlla come funziona in CloudTalk.
Domande frequenti sull’implementazione del VoIP
Quali sono le cause delle cadute, degli echi e dei disturbi del VoIP?
Le due probabili cause di un’implementazione VoIP che presenta dropout, echi o glitch sono l’alta latenza e l’alto jitter.
L’alta latenza è un ritardo eccessivo nella trasmissione dei dati, che può causare la caduta dei dati vocali, l’eco o altri problemi. Per risolvere la latenza elevata, puoi verificare la stabilità della tua connessione VoIP e della rete facendo un test di velocità VoIP, eseguire un test di valutazione della rete, ridurre la congestione della rete spegnendo i sistemi inutilizzati o chiudendo le applicazioni che consumano capacità,
Un jitter elevato è una variazione eccessiva del ritardo che può causare l’arrivo di pacchetti vocali fuori sequenza, con conseguente audio spezzettato o distorto. Per risolvere il problema del jitter elevato, puoi aggiornare il router, utilizzare cavi ethernet, assicurarti una connessione internet ad alta velocità o effettuare dei test sulla larghezza di banda.
Quali sono i problemi VoIP più comuni che le aziende devono affrontare?
Ecco alcuni problemi comuni del VoIP:
– Eco nelle chiamate VoIP: Significa che c’è un ritardo nella trasmissione dei dati vocali, con conseguente sovrapposizione del parlato e difficoltà di comunicazione.
– Jitter: Significa che i pacchetti di dati arrivano a intervalli irregolari, causando interruzioni nel flusso di comunicazione.
– Chiamate interrotte: Significa che le chiamate vengono interrotte o scollegate bruscamente a causa di problemi come la perdita di pacchetti o l’instabilità della rete.
– Indisponibilità a effettuare chiamate: Significa che gli utenti non sono in grado di avviare chiamate in uscita a causa di problemi tecnici o restrizioni.
– Chiamate perse: Significa che le chiamate in arrivo non raggiungono i destinatari o vengono reindirizzate automaticamente senza notifica.
Come posso controllare la mia connessione VoIP?
Per verificare la tua connessione VoIP, puoi:
– Assicurati una larghezza di banda sufficiente per le chiamate VoIP: Ad esempio, CloudTalk utilizza fino a 100 kbps per chiamata e si consiglia di avere una velocità di download e upload di almeno 1 Mbps per persona, con l’obiettivo ideale di arrivare a 5 Mbps.
– Usa i test di velocità per verificare la larghezza di banda di internet.
– Assicurati di soddisfare i requisiti di sistema e di rete. Eg. utilizzando il browser Google Chrome.
– Evita la VPN: disattiva la VPN o non usarla quando usi il VoIP per evitare problemi di connessione.
Come funziona un sistema VoIP?
Il VoIP ti permette di effettuare telefonate tramite internet anziché tramite le linee telefoniche tradizionali. Funziona trasformando la tua voce in pacchetti di dati digitali, consentendoti di effettuare chiamate convenienti da qualsiasi luogo con accesso a internet.
Il VoIP funziona come una normale trasmissione di dati su Internet, consentendo la comunicazione tra vari dispositivi.
Inoltre, i sistemi VoIP archiviano i dati nel cloud, rendendoli facilmente accessibili e personalizzabili tramite dashboard online.
Quali sono i protocolli VoIP?
I protocolli VoIP sono un insieme di regole che disciplinano la trasmissione dei dati vocali su internet. Tra questi c’è il SIP (Session Initiation Protocol), che è un sottoinsieme del VoIP.
Il SIP viene utilizzato per stabilire, mantenere e terminare sessioni in tempo reale che coinvolgono video, voce, messaggistica e altre applicazioni e servizi di comunicazione tra due o più endpoint su reti IP.