Come Creare una Normativa per il Lavoro da Remoto?

Lavorando con collaboratori da remoto può non essere facile gestire il team con efficienza. Ti piacerebbe che tutti i tuoi collaboratori si sentissero parte del team. Nonostante i tuoi sforzi per offrire loro supporto e pari opportunità, la distanza può rendere le cose difficili.

C’è anche un’altro aspetto che certamente non facilita: la mancanza di una normativa che regoli il lavoro da remoto. In questo articolo, parleremo non solo del perché è necessaria una normativa per il lavoro da remoto, ma anche come è possibile implementarla velocemente.

Che cosa è una Normativa per il Lavoro da Remoto?

A remote work policy outlines the methods and guidelines concerning how employees should conduct their work from home or outside of the office. 

Essa fornisce le basi e le aspettative su cui fare affidamento per lavorare da remoto, e garantisce perciò un senso di ordine e sicurezza ai dipendenti. Il risultato è che i tuoi collaboratori possono dedicarsi ai compiti assegnati con serenità. Perché sanno che tutto il resto sarà gestito dall’azienda secondo le linee guida della normativa che regola il lavoro da remoto.

Creando e mantenendo in funzione una normativa per il lavoro da remoto, i collaboratori riescono più facilmente a raggiungere i loro obiettivi, sono più produttivi e soddisfatti.

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Le normative per il lavoro da remoto stabiliscono i diritti e i comportamenti datori di lavoro e dei dipendenti. Ciò assicura il rispetto degli obiettivi e degli obblighi di entrambe le parti.

Ѐ perciò comprensibile che le aziende richiedano ai propri dipendenti di rispettare queste normative. Quando i datori di lavoro offrono tutti gli strumenti necessari per lavorare da remoto in sicurezza e con efficienza, è naturale che desiderino collaboratori motivati, produttivi e che ottengano i risultati richiesti.

A volte però questo non succede. E in questi casi è opportuno prendere provvedimenti disciplinari nei confronti dei collaboratori che lavorano da remoto. Potrebbe anche essere necessario provvedere alla risoluzione del contratto di lavoro con il dipendente.

Datore di lavoro e impiegati dovrebbero essere consapevoli delle conseguenze, quando non si osservano le regole della normativa per il lavoro da remoto, in modo da sapersi comportare in questa evenienza.

Alla Tua Azienda Serve una Normativa per il Lavoro da Remoto?

Se vuoi assicurarti che tutti nella tua azienda si comportino allo stesso modo, dovresti avere una normativa per il lavoro da remoto.

Questo è il punto: sei sicuro che ti serva? .

Se non tutto il tuo team lavora da remoto, potresti chiederti se la tua azienda ha realmente bisogno di una normativa per il lavoro da remoto.

La risposta è si.

Dato che la nuova generazione di talenti da assumere desidera, ed è perfettamente capace di lavorare da remoto, il mercato del lavoro sta diventando molto più competitivo. Se vuoi far crescere il tuo business, forse può essere utile cercare nuovi collaboratori anche al di fuori della tua area geografica dove lavori. Nel 2021 la prima causa di cambiamento di lavoro è stata la non disponibilità dei datori di lavoro ad accettare il lavoro da remoto.

Occorre tenere in considerazione che potrebbero verificarsi altri lockdown o situazioni di altro tipo non prevedibili che potrebbero causare un aumento della necessità di questa modalità di lavoro.

Il lavoro da remoto è ormai una realtà, indipendentemente dalla forma con la quale si presenti. Anche se è da poco che la tua azienda ha adottato il lavoro da remoto, o pensa di farlo nel prossimo futuro, avrai comunque vantaggi a implementare una normativa per il lavoro da remoto.

Oltre a proteggerti da eventuali difficoltà che dovessero insorgere riguardo all’utilizzo del lavoro da remoto, l’applicazione di una normativa ha anche molti altri vantaggi:

• It facilitates communication between employers and employees
• It can be referred to in case of internal issues
• It is another asset for onboarding
• It helps build a healthy workplace for everyone

Con una normativa per il lavoro da remoto, le aspettative aziendali saranno chiare per tutti e si eviteranno incomprensioni. Il lavoro da remoto si basa sulla fiducia reciproca tra datore di lavoro e collaboratori, è quindi perciò legittimo che entrambe le parti si aspettino onestà e chiarezza di intenti l’una con l’altra.

7 Punti Fondamentali per Implementare con Successo una Normativa per il Lavoro da Remoto

1 Definisci lo scopo della tua normativa per il lavoro da remoto

Prima le cose più importanti. Ci dovrebbe sempre essere un punto in una normativa per il lavoro da remoto dove si spiega perché è importante.

Se rispondi alle domande che seguono avrai un aiuto per definire l’obiettivo della normativa per la tua azienda.

• Do you hope to increase the performance of your remote team by introducing new rules?
• Is creating a remote work policy mandated by stakeholders or pushed by coworkers? 
• Would you like to specify how your organization plans to combine on-site, remote, and hybrid work? 
• Are there any particular issues you would like to address by having a remote work policy in your organization?

Identificare l’obiettivo non è importante solo per il datore di lavoro, ma anche per la motivazione dei dipendenti.

Una normativa per il lavoro da remoto è molto più che uno strumento di lavoro. Ti aiuta a capire come dare supporto ai tuoi collaboratori non solo perché siano più produttivi, ma anche più soddisfatti. In qualsiasi situazione si trovino: in ufficio, da remoto, oppure in modalità ibrida.

Fondamentalmente, una normativa per il lavoro da remoto fornisce al tuo team le regole di comportamento per lavorare in questa modalità e per operare in certe situazioni. Ma offre anche il vantaggio della chiarezza per tutti all’interno dell’azienda.

Crediamo sia opportuno presentare l’obiettivo della normativa per il lavoro da remoto all’inizio del documento, affinché tutti sappiano subito la motivazione per cui la normativa stessa è stata creata. Oltre a chiarire a tutti l’obiettivo, ciò è utile per far sapere a tutti i dipendenti che stanno lavorando con obiettivi comuni.

Un esempio di premessa per la normativa:

Questo documento contiene la normativa di (cita la tua azienda) per il lavoro da remoto e per situazioni ibride (remoto/ufficio).

Ѐ una guida per i responsabili aziendali e i dipendenti, ed entrambe le parti devono confermare di aver letto e capito il contenuto.

Eventuali domande, commenti e suggerimenti dovranno essere indirizzate al reparto Risorse Umane.

2 Identifica lo scopo della tua normativa per il lavoro da remoto

Il lavoro da remoto rimane un’incognita, fino a che non si descrive in dettaglio in che cosa consiste. Se non lo si fa, potrebbe generarsi confusione anche in quelle organizzazioni abituate a lavorare non in remoto con grande efficienza.

Prima di adottare il lavoro da remoto, la tua azienda dovrebbe specificare quanto segue:

• remote work rules that cannot be broken (for example, ignoring daily standups when working remotely)
• a list of duties that may be fulfilled when working remotely (If some tasks require supervisors, onsite presence, or access to sensitive information, they often cannot be performed remotely)
• days off and sick leave when working remotely (remote workers may wish to continue working despite being ill or on vacation – make sure your remote work policy outlines how you feel about this as an employer)

Un piano dettagliato riduce le possibilità del presentarsi di problematiche Ѐ necessario offrire ai tuoi collaboratori linee guida. Altrimenti, se non hanno linee guida precise, non sapranno come comportarsi in certe situazioni. Senza una normativa per il lavoro da remoto, potrebbe essere difficile per i tuoi collaboratori raggiungere i propri obiettivi.

3 Stabilisci le procedure d’ufficio standard

Potrebbe non esserci omogeneità tra le procedure d’ufficio standard e la normativa per il lavoro da remoto, particolarmente se un’azienda lavora completamente da remoto. Le procedure d’ufficio comunque influiranno in modo negativo sugli ambienti di lavoro ibridi.

Nella normativa per il lavoro remoto della tua azienda, sarebbe utile specificare le seguenti procedure d’ufficio:

• rules concerning visiting and meeting in certain office locations for remote and hybrid employees (e.g. if your office has limited desk space, some spontaneous meetings could be troublesome)
• adoption of office practices such as meeting standups or taking lunch for remote employees
• benefits related to remote work, such as telecommuting policies and mileage reimbursement
• office presence requirements, so that your remote employees will know if and when they are needed onsite (if applicable) 

Ci sono molte cose da discutere riguardo al lavoro da remoto. Ma se si sono stabilite le procedure d’ufficio, ogni collaboratore, sia da remoto sia in sede, avrà chiaro in mente quali sono i requisiti per collaborare con efficienza.

4 Programma il lavoro e le disponibilità

Dato che il lavoro da remoto spesso si svolge al di fuori dei normali orari lavorativi, dichiarare la propria disponibilità e programmare l’attività da svolgere è fondamentale per lo sviluppo di un ambiente di lavoro produttivo.

Se credi che sia importante programmare l’attività dei tuoi collaboratori, allora è opportuno che tu prenda in considerazione un software per monitorare i tempi di lavoro del tuo team. Questo è utile per assicurarsi che ognuno lavori per le ore richieste.

A questo punto, dovresti porti queste domande:

• Are remote workers expected to check in on a daily basis, or should they respond as soon as possible?
• Do the same principles apply for both remote and onsite employees? (e.g. working from 8:30am until 4:30pm)
• Do you need to schedule your remote employee’s availability a few hours in advance?
• Are your remote employees allowed to work from anywhere? 

Quest’ultimo punto richiede particolare attenzione

Il lavoro da remoto potrebbe non essere adatto a chi ha compiti specifici. Per esempio, chi lavora in ambito finanziario o nelle Risorse Umane potrebbe avere bisogno di lavorare in ufficio, data l’alta confidenzialità delle informazioni che tratta.

Inoltre, alcune normative sensibili all’IP potrebbero rendere alcuni programmi non disponibili da remoto perché sono eseguiti solo sull’indirizzo IP di una certa posizione. In questi casi, chi lavora da remoto potrà lavorare solo da casa. Non avrebbe la possibilità di lavorare dovunque voglia, a meno che utilizzi una VPN.

5 Decidi i canali di comunicazione e l’etichetta

Un lavoro da remoto produttivo si basa sulla comunicazione. Non sorprende quindi che ciò sia specificato nella normativa per il lavoro da remoto. In questo ambito puoi decidere di stabilire regole scritte, ma ci sono anche alcune pratiche che sono da seguire spontaneamente:

• Determine how your remote team will communicate. It can be really helpful to have remote coffee chats and daily check-ins with remote teams. 
• Unify the way your company communicates. It is important, for example, to identify a specific communication platform that will be used throughout the organization. 
• Encourage or require the use of simple email threads or quick video calls to stay in touch at all times.  
• Include instructions about how to stay connected with the team during working hours. For example, when using some online communicator tools, you can introduce a special system for statuses (meeting, call, OOO, do not disturb, etc.)

Una solida normativa sul lavoro da remoto delinea le regole relative ai canali di comunicazione, al diritto alla privacy e ai fusi orari per la pianificazione delle riunioni. Assicura inoltre che i collaboratori da remoto capiscano cosa ci si aspetta da loro riguardo alla disponibilità durante e al di fuori dell’orario di lavoro.

Ad esempio, nella tua normativa per il lavoro a distanza, potresti specificare che qualsiasi prestazione al di fuori dell’orario di lavoro è considerata straordinaria e sarà pagata.

Una normativa che regola il lavoro da remoto protegge anche i beni aziendali. Inoltre previene problematiche di comunicazione tra chi opera da remoto e i colleghi, perché definisce chiaramente ruoli e disponibilità di ognuno.

6 Elenca (e fornisci) l’attrezzatura necessaria

Working remotely without appropriate equipment is essentially impossible. Employees must have easy access to tools and software in order to work from home .  

La normativa per il lavoro da remoto dovrebbe perciò specificare quale attrezzatura sarà fornita dalla tua azienda. La lista potrebbe includere:

• laptop and desktop computers 
• extra hardware (such as monitors, mouse pads, keyboards, and adapters)
• Reliable software
• licenses for various softwares
• access to company files
• desks
• ergonomic chairs

Se si sceglie di lavorare da remoto, potrebbe essere difficoltoso procurarsi tutto questo materiale. Le aziende spesso destinano una parte del loro budget per pagare queste spese destinate ai loro dipendenti che lavorano da remoto.

E in aggiunta a volte fanno anche di più, e rimborsano ai collaboratori anche altre spese. Come per esempio i costi della bolletta dell’energia elettrica, e per l’installazione e l’utilizzo di Internet. A volte anche per l’aria condizionata.

Se includi tutti questi elementi nella normativa, sarai sulla buona strada per creare un ambiente di lavoro da remoto dove i tuoi dipendenti saranno felici di lavorare.

7 Stabilisci regole per la sicurezza

E ora parliamo di sicurezza

Il lavoro da remoto apre nuovi scenari in materia di sicurezza Ѐ perciò importante definire regole chiare per l’accesso, la condivisione di dati e assicurarsi un elevato livello di sicurezza.

Questo è un passaggio che pone molte domande e problematiche che occorre affrontare:

• roles eligible for remote access
• permission required to remotely connect or log in
• the length of remote sessions
• access to passwords
• sensitive data protection rules
• guidelines for sharing data internally and externally
• resources available remotely

Nella normativa per il lavoro da remoto, è importante includere non solo le regole da seguire ma anche le conseguenze quando non sono rispettate.

La tua azienda potrebbe aumentare o al contrario diminuire la sua reputazione, perciò è necessario assicurarsi che le problematiche che riguardano le sicurezza siano affrontate nel modo corretto. Le violazioni delle regole sulla sicurezza divrebbero essere punite con adeguati provvedimenti disciplinari.

Anche se questa azione può sembrarti eccessiva, è in realtà molto importante, per evitare che si ripresentino gli stessi problemi in futuro.

Sulla Creazione della Tua Normativa per il Lavoro da Remoto

Perciò, alla fine, quale normativa per il lavoro da remoto piacerà di più ai tuoi dipendenti?

Quella che gli creerà meno confusione.

Perciò, per consentire a tutti di familiarizzare con la normativa per il lavoro da remoto, è importante che essa sia semplice, chiara e concisa, Più informazioni aggiungi alla normativa, meno problemi avrai in futuro. Se non hai ancora attivato una normativa per il lavoro da remoto, questo è il momento di farlo.