Configurazione del sistema VoIP: 7 semplici passi per un successo garantito

Il passaggio al VoIP riduce i tuoi costi telefonici medi fino al 50% al mese. Tuttavia, per poter beneficiare di questi notevoli risparmi, è necessario configurare correttamente il sistema VoIP.

Una corretta configurazione VoIP garantisce chiamate vocali e video affidabili e di alta qualità, quindi una pianificazione e un’installazione accurata possono prevenire problemi come la scarsa qualità del suono e la connettività.

Punti di forza:

• I sistemi telefonici VoIP offrono diversi vantaggi come il risparmio sui costi, la scalabilità e la comunicazione multipiattaforma, rendendoli ideali per il lavoro remoto e ibrido.
• Prima di configurare un sistema telefonico VoIP, assicurati di soddisfare i requisiti essenziali, come una larghezza di banda sufficiente e una rete a bassa latenza.
• Segui alcuni passi fondamentali per rendere la tua transizione al VoIP il più agevole possibile. Ad esempio, valuta le tue esigenze aziendali, scegli un provider affidabile e verifica la stabilità della rete.

Perché installare un sistema VoIP?

La tecnologia VoIP consente di effettuare chiamate vocali utilizzando una connessione internet anziché le reti telefoniche tradizionali. Ti permette di effettuare chiamate da diversi dispositivi come computer, smartphone o telefoni VoIP dedicati.

Un sistema VoIP offre diversi vantaggi:

• Risparmia denaro: Il VoIP è spesso più conveniente dei sistemi telefonici tradizionali, soprattutto per le chiamate a lunga distanza o internazionali. Infatti, può ridurre i costi fino al 50% al mese.

• Scalare la tua attività: I sistemi VoIP sono altamente adattabili: di solito puoi aggiungere o rimuovere linee telefoniche in base alle tue esigenze.

• Migliorare la comunicazione multipiattaforma: Il VoIP può integrarsi con altri sistemi come CRM e SMS, migliorando l’efficienza.

Lavora da qualsiasi luogo: Gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate con una connessione internet, utilizzando i softphone sui computer o le applicazioni mobili sugli smartphone. È l’ideale per i team remoti e ibridi.

Requisiti essenziali per l’installazione del VoIP

Prima diimplementare il sistema VoIP, verifica di soddisfare queste condizioni:

#1 Assicurati una larghezza di banda sufficiente

La larghezza di banda necessaria dipende dal numero di chiamate contemporanee e dalla qualità di internet. Se la larghezza di banda non è sufficiente, si possono verificare problemi come la caduta delle chiamate o la scarsa qualità dell’audio. Migliorando la tua connessione internet puoi risolvere questi problemi.

Ad esempio, CloudTalk utilizza fino a 100 kbps per chiamata. È consigliabile che ogni persona abbia una velocità di download e upload di almeno 1 Mbps, idealmente 5 Mbps.

#2 Opta per una rete a bassa latenza

Latenza significa che il suono che viaggia verso l’ascoltatore è ritardato. Di conseguenza, l’ascoltatore sente più tardi di quanto tu parli. Una rete a bassa latenza riduce al minimo questo ritardo, garantendo conversazioni fluide.

Nota: la latenza dovrebbe essere di 150 millisecondi o meno per evitare pause e interruzioni imbarazzanti.

#3 Privilegia il traffico VoIP rispetto agli altri dati

Il VoIP assicura che il tuo sistema fornisca risorse internet sufficienti per chiamate fluide, anche quando altre applicazioni utilizzano la larghezza di banda. Configurando le impostazioni di Quality of Service (QoS) puoi dare priorità ai pacchetti per le chiamate audio o video, garantendo chiamate fluide e ininterrotte anche durante i picchi di traffico della rete.

#4 Applicare misure di sicurezza

La comunicazione VoIP è soggetta a rischi di sicurezza come il phishing e il malware. Per proteggere i tuoi dati, puoi scegliere un provider VoIP affidabile che mette la sicurezza al primo posto e implementa misure come la crittografia dei dati.

7 passi per configurare un sistema VoIP

L’installazione di un sistema VoIP è solitamente semplice grazie alle interfacce user-friendly e ai processi di installazione semplificati. Tuttavia, abbiamo preparato una guida in 7 passi per rendere la transizione ancora più agevole:

#1 Valuta le tue esigenze aziendali

Ogni azienda è unica, con i suoi requisiti specifici. E il tuo sistema VoIP deve soddisfarli, non il contrario. Quindi, prima di scegliere quale implementare, considera questi aspetti:

• Numero di utenti: Definisci il numero di dipendenti che devono accedere.

• Modello di lavoro: Se il tuo team è composto da membri remoti, ibridi o con più sedi, dovresti puntare su una soluzione basata sul cloud.

• Volume delle chiamate: Stima il numero di chiamate contemporanee per capire la larghezza di banda e la capacità necessarie.

• Scalabilità: È importante che il sistema VoIP sia in grado di soddisfare le esigenze attuali e future della tua azienda. Optare per una soluzione VoIP scalabile permette di integrare senza problemi nuove funzionalità in base alla crescita della tua azienda, riducendo la necessità di costosi aggiornamenti.

#2 Scegli il tuo fornitore di servizi VoIP

Una volta che sai quali sono le tue esigenze, è il momento di scegliere il software VoIP più adatto. Considera questi aspetti per prendere una decisione intelligente:

• Affidabilità: Cerca fornitori che abbiano una solida reputazione in termini di tempi di attività e di soddisfazione dei clienti. Puoi controllare i portali di recensioni, come G2 o Capterra.
• Caratteristiche: Valuta la gamma di funzioni offerte, come il Power Dialer, il Call Flow Designer, la Strong Analytics o la Dashboard in tempo reale.
• Compatibilità: Assicurati che i servizi del fornitore siano compatibili con l’infrastruttura esistente, come i sistemi CRM o i dispositivi.
• Assistenza clienti: Dai priorità all’assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per garantire che il fornitore sia sempre presente. Potranno risolvere i problemi tecnici, rispondere alle domande e aiutarti con la configurazione in qualsiasi momento.

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#3 Verifica la connessione alla rete e a Internet

Prima di configurare un sistema VoIP, è fondamentale assicurarsi che la tua connessione internet sia veloce e stabile per effettuare chiamate chiare e di alta qualità.

Segui queste best practice per verificare il funzionamento della tua rete e della connessione internet:

• Esegui dei test rapidi per verificarne la qualità.

• Monitora la perdita di pacchetti utilizzando gli strumenti di SolarWinds VoIP e Network Quality Manager. Assicurati che la perdita di pacchetti sia inferiore all’1% per mantenere una buona qualità delle chiamate.
• Mantieni livelli di jitter di 30 ms o meno per garantire una qualità audio costante.

#4 Selezionare il giusto hardware VoIP

I sistemi VoIP aiutano a risparmiare sull’hardware, ma è importante investire in buone apparecchiature per una comunicazione chiara e un’esperienza positiva per i clienti. Ecco alcuni consigli per risparmiare:

• Scegli il telefono VoIP giusto: Per un uso intensivo del telefono o per tutto il giorno, opta per telefoni di alta qualità o multilinea, assicurati che siano compatibili con il tuo servizio VoIP e prendi in considerazione opzioni preconfigurate per una configurazione più semplice.
• Ottimizza il tuo portatile per il VoIP: si consiglia un minimo di 4 GB di RAM, ma 8 GB o più sono l’ideale per ottenere prestazioni fluide. Inoltre, assicurati che il sistema operativo sia compatibile con il software VoIP che intendi utilizzare. La maggior parte dei software VoIP supporta Windows, macOS e Linux.
• Investi in cuffie di alta qualità: Le cuffie con cancellazione attiva del rumore (ANC) possono migliorare la qualità dell’audio e ridurre il rumore di fondo durante le chiamate VoIP. Le cuffie con cancellazione del rumore vanno dagli 80 ai 500 dollari.
• Acquista un adattatore VoIP: Se vuoi utilizzare i tuoi vecchi telefoni fissi, puoi farlo con un adattatore telefonico analogico (ATA), così non dovrai acquistare nuovi telefoni.

#5 Ottieni un numero di telefono VoIP

Una volta scelto il provider, è il momento di ottenere un numero VoIP. Un numero di telefono VoIP è un vero e proprio numero di telefono assegnato a un utente specifico, non una linea telefonica particolare come i numeri di telefono tradizionali.

Ma come fare per ottenerne uno?

Di solito, un Customer Success Manager (CSM) ti assisterà nell’ottenere il tuo numero VoIP.

Puoi scegliere tra diversi tipi di numeri telefonici VoIP:

• Numeri internazionali: Se la tua azienda opera in diversi Paesi, puoi avere un numero di telefono per ognuno di essi. Avere numeri locali riduce la probabilità che i tuoi clienti o clienti rifiutino le tue chiamate.

• Numeri verdi: Questo tipo di numero telefonico virtuale permette ai tuoi clienti di chiamarti gratuitamente o di dividere il prezzo tra te e loro.
• Numeri di telefono locali: Sono hanno una struttura di cifre legata a una specifica area geografica, che ti permette di ingrandire ulteriormente e di puntare a regioni o città importanti, come Londra e Madrid. Ad esempio, il numero di Madrid sarebbe +34 (91) 123 4567, mentre per Londra sarebbe +44 (020) 123-4567.

#6 Installa il tuo centralino VoIP

Il processo di configurazione di un sistema VoIP dipende dal provider e dal tipo di VoIP scelto. Ci sono tre aspetti principali che devi conoscere:

• PBX on-premises: si trovano presso la sede dell’azienda e richiedono un investimento in attrezzature e competenze tecniche.
• VoIP basato su dispositivi: questo tipo di VoIP viene installato su dispositivi come computer e smartphone, il che lo rende ideale per le piccole imprese o i lavoratori a distanza.
• PBX basati sul cloud: sono ospitati nel cloud, quindi devi solo installare il software sul tuo dispositivo. Sono più convenienti del VoIP basato su dispositivi perché non necessitano di hardware aggiuntivo e hanno costi di manutenzione inferiori, riducendo la necessità di personale IT interno.

Poiché un sistema VoIP basato sul cloud non richiede hardware, la configurazione è anche più semplice. Gli utenti possono gestire tutto attraverso una semplice interfaccia online.

Configurare il tuo sistema VoIP con CloudTalk è incredibilmente semplice. Devi solo seguire questi passaggi:

• Crea un account con Cloudtalk.
• Scarica l’applicazione sul tuo laptop o smartphone.
• Attiva la prova gratuita di 14.
• Configura la gestione delle chiamate in base alle tue preferenze (ad esempio, l’inoltro di chiamata).
• Imposta i numeri per le chiamate in entrata e in uscita.
• Seleziona il tuo numero VoIP.

#7 Insegna al tuo team a lavorare con il VoIP

Se i tuoi dipendenti sanno come usare il sistema telefonico VoIP, ne sfrutteranno al massimo i vantaggi e saranno più produttivi.

Segui questi consigli per imparare ad addestrarli correttamente:

• Organizza sessioni interattive: Organizza delle sessioni di formazione in cui il personale possa confrontarsi con il nuovo sistema e ricevere indicazioni.
• Concentrati sulle funzioni principali: Personalizza la formazione in modo da coprire le funzioni essenziali che il tuo team utilizzerà quotidianamente, come le impostazioni della segreteria telefonica o il trasferimento di chiamata.
• Enfatizza le migliori pratiche di sicurezza: Spiega perché la sicurezza è essenziale e insegna le migliori pratiche, come la creazione di password forti. Inoltre, guida i tuoi agenti sui problemi più comuni e su come risolverli.
• Offri un supporto continuo: Incoraggia il tuo team a fornire un feedback sulle loro esperienze e utilizza queste informazioni per migliorare e aggiornare continuamente il materiale formativo.
• Implementare la formazione di reparto: Personalizza le sessioni di formazione per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun team, assicurando che i dipendenti ricevano indicazioni pertinenti ai loro ruoli e responsabilità.

Il modo più semplice per configurare un sistema VoIP

In conclusione, l’installazione di un sistema VoIP offre molti vantaggi, tra cui il risparmio economico, la scalabilità e la flessibilità per il lavoro a distanza.

Assicurandoti che il tuo nuovo VoIP soddisfi i requisiti essenziali e seguendo i passi che ti abbiamo indicato, tu e il tuo team potrete effettuare una transizione senza problemi e massimizzare l’efficienza.

Configurare il VoIP con CloudTalk è molto semplice. Inizia oggi stesso e prova tu stesso la facilità e l’efficienza.