Come automatizzare i tuoi processi di vendita
e perché

Iniziamo con la domanda più ovvia: è davvero necessario automatizzare i processi di vendita? Dopo tutto – e qualsiasi venditore appassionato sottoscriverebbe queste parole – ogni vendita può essere considerata di per sé un processo individuale e creativo. Una forma d’arte, addirittura. Di questi tempi, comunque, l’automazione sembra più una necessità che un’opzione.

È così indispensabile anche per i processi di vendita? Risposta breve: sì. Risposta lunga: continua a leggere e scopri il perché.

La realtà è che, in media, i venditori trascorrono solo un terzo della propria giornata sulle interazioni con i clienti. Il resto del tempo viene preso da compiti amministrativi inefficaci e dispendiosi in termini di tempo. Le soluzioni di integrazione CRM sono progettate per ridurre parte di quel carico di lavoro. Tuttavia, non sempre si tratta di una soluzione completa a causa delle peculiarità dell’infrastruttura informatica di ogni azienda e le caratteristiche uniche dei suoi processi aziendali.

L’orario giornaliero dalle 9 alle 5 del reparto vendite è disseminato di dozzine di attività di routine, e nonostante i progressi tecnologici, la maggior parte dei lavoratori continua a trascorrere un’enorme quantità di tempo a inserire e a cancellare dati, ad aggiornare i database del CRM e persino a correggere gli errori. Non c’è da meravigliarsi che l’attività di multitasking sia una realtà stressante per i venditori e che spesso sia responsabile del lavoro in arretrato.

Parecchie attività all’interno dell’ufficio vendite sarebbero diverse se i processi di routine fossero automatizzati. Ora esamineremo alcuni di questi processi di routine per vedere se possiamo trovare dei modi per automatizzarli.

Cosa intendiamo veramente quando parliamo di automazione?

Implementare l’automazione significa utilizzare strumenti di software che simulano un insieme specifico di azioni umane. L’automazione è la soluzione adatta per eliminare le attività di routine, ripetitive e dispendiose in termini di tempo e che non inficeranno la qualità anche se svolte da un programma. Queste attività sono distribuite per tutta la giornata lavorativa di un venditore e possono prendere la forma di qualsiasi cosa, dal registrare una fattura fino a rovistare sul web per trovare gli ultimi lead.

Il prezioso reparto vendite di certo non dovrebbe spendere tempo su questo genere di lavori. Tuttavia, le cose possono andare diversamente nel mondo reale, e ogni reparto aziendale dispone della propria lista di attività di routine, ripetitive, persino le vendite.

La differenza sta nel fatto che il loro profitto tragga o meno vantaggio da quelle ripetizioni. Nel caso del reparto vendite, in genere si tratta della seconda opzione, dato che l’automazione rappresenta un grande potenziale per incrementare le entrate e ridurre i costi.

Quali processi di vendita possono essere automatizzati?

Una ricerca interfunzionale del McKinsey Global Institute indica che approssimativamente un terzo delle operazioni di vendita possono essere facilmente automatizzate con la tecnologia. Lo stesso studio dice che dal 13% al 50% delle funzioni di vendita possono essere automatizzate, con il 13% in situazioni in cui un venditore svolge un ruolo fondamentale (ad esempio identificare e qualificare i lead), e il 50% un ruolo minore (come la gestione degli ordini).

Va notato che l’acquisizione di nuovi clienti avviene spesso all’intersezione di due aree: marketing e vendite. E mentre il marketing ha fatto molta strada nell’implementare l’automazione dei flussi di lavoro, le prestazioni di vendita dipendono ancora ampiamente dal fattore umano. Tuttavia, ci sono tonnellate di attività nelle vendite che possono essere automatizzate. Alcune di loro (ad esempio la gestione degli ordini), nonostante siano quelle più dispendiose in termini di tempo, potrebbero persino non avere un impatto diretto con le vendite.

#1 Automazione nel processo di comunicazione

Dalla complessità alla semplificazione e a una maggiore fidelizzazione dei clienti

Di questi tempi i sales manager devono prestare sempre più attenzione alle esigenze dei clienti, devono strutturare il loro lavoro ad ogni singola PoC (Proof of Concept – Prova di concetto) con il cliente, il che porta ad aumentare il numero di attività ripetitive. L’automazione permette al tuo team di concentrarsi sulla costruzione di relazioni con i clienti affidando il lavoro di routine all’intelligenza artificiale conversazionale o alle chatbot (come vengono chiamate dalla maggior parte delle persone). Ad esempio, avere a che fare con le FAQ di un dato prodotto 24/7 365 giorni l’anno mentre le persone si concentrano sulle fasi successive della canalizzazione.

Un altro esempio è quando un potenziale cliente ristagna nella canalizzazione. Una chatbot potrebbe essere una facile opportunità per ricordargli del proprio interesse verso la tua azienda portando a termine l’affare. E con facile opportunità intendiamo che la chatbot contatterà automaticamente il cliente tramite il canale migliore (email o SMS), parlandogli in un modo che abbia davvero senso (grazie all’elaborazione del linguaggio naturale integrato) e, se necessario, passando a una persona in carne ed ossa.

Ciò fa sì che il cliente non abbia più bisogno di un venditore che gli dedichi tempo e risorse. Un venditore può prendere il controllo in qualsiasi momento o di solito quando il cliente è pronto a comunicare altre informazioni.

Sebbene le chatbots siano ottime per semplici e pratiche domande, non sono all’altezza quando si tratta di chiudere un affare di vendita. Nessuno sta dicendo che dovremmo affidare tutte le comunicazioni ai robot, anche se alcune potrebbero essere svolte ottimamente. Tuttavia, alcune parti noiose dell’organizzare il processo di comunicazione sono decisamente automatizzabili.

I numeri di Hubspot del 2021 dicono che i team di vendita trascorrono il 21% della giornata a scrivere email, il 17% a inserire i dati, un altro 17% a sondare e cercare i lead, il 12% partecipa alle riunioni interne e un altro 12% programma chiamate. C’è un modo per semplificare l’organizzazione delle comunicazioni?

Esistono appositi software che funzionano come assistenti virtuali, assumendosi la parte noiosa del lavoro, come effettuare le chiamate nel call center o ricevere le chiamate in arrivo tramite una risposta vocale automatica, dando così ai responsabili delle vendite la capacità di garantire un’alta qualità di servizio clienti. Tutto ciò, insieme a campagne email automatizzate, possono costruire una solida base per una precisa strategia multicanale, una canalizzazione dei lead efficace e una crescente soddisfazione dei clienti.

#2 Automazione della canalizzazione di vendita

Raccogliere i dati dei nuovi lead – da copia-incolla infiniti fino all’estrazione dei dati

Speaking of an efficient lead funnel – it’s one thing to work with existing contacts, but a whole other to be looking for new ones. Here’s where one of the most accessible ways of automated data gathering can fit in, to the point you might not even realize it’s actually automation. It’s called web scraping.

Ecco come funziona: se un venditore mira a creare un’intera nuova lista di aziende logistiche in città, il primo passo dovrebbe essere quello di cercarle e, se fortunato, trovare una directory ben compilata con tutti i contatti importanti. L’unico problema è che i siti web possiedono dozzine di pagine con quei contatti. Ed è qui che inizia la routine, così come la perdita di tempo prezioso per compiti banali. Il nostro addetto alle vendite dovrà affronta il processo apparentemente infinito di copia-incolla per creare dozzine di ingressi in moduli CRM, assicurandosi di non commettere errori e mantenere le cose in ordine. Chi poteva sapere che a volte un lavoro nelle vendite potesse rivelarsi così.

Le aziende di web scraping come Apify offrono programmi piuttosto semplici, che possono individuare tali dati da un sito web e raccogliere tutto in un unico file. I dati possono riferirsi a qualsiasi cosa: dalla compilazione di dati di contatto occasionali (come nell’esempio qui sopra) fino al monitoraggio giornaliero dei prezzi della tua concorrenza.

Puoi andare sullo Store di Apify per esplorare la gamma sempre più ampia per una semplice automazione. Forse i web scrapers non genereranno direttamente i lead per la tua canalizzazione, ma potranno raccogliere e strutturare tutte le informazioni necessarie in pochi minuti. Tutto ciò che rimarrà da fare al venditore sarà finire il proprio caffè, caricare il file nel CRM e iniziare a lavorarci.

#3 Automazione nella gestione e comunicazione dei dati

Da un eccesso di informazioni a una strategia di vendita e pianificazione strategica chiara

Infine – nel reparto vendite, l’informazione scorre perennemente in tali volumi che a volte nemmeno un direttore delle vendite di prim’ordine sarebbe in grado di elaborarla, figuriamoci costruirci su un rapporto decente. Senza l’aiuto di strumenti di automazione, tenere in considerazione ogni aspetto importante è quasi impossibile. Ciò si ripercuote anche nelle strategie. Dati sparsi portano a un reportage sparso, il che conduce a scarse visioni imprenditoriali e previsioni. La difficoltà sta anche nel fatto che il rapporto richiede un po’ di tempo per essere pronto.

Un rapporto preciso e tempestivo è uno degli aspetti chiave di una buona gestione del team. L’automazione terrà i manager informati sul lavoro quotidiano dei mebri del team di vendita, e li aiuterà anche a creare rapporti più precisi in un tempo più breve. Di conseguenza, saranno in grado di costruire una strategia di vendita affidabile basata su una prestazione attuale e sui dati. Quindi gli strumenti di automazione consentono alle vendite non soltanto di ridurre i compiti amministrativi ripetitivi ma anche di analizzare e identificare i flussi di lavoro inefficaci che devono essere migliorati.

Per riassumere, l’automazione delle vendite consente di:

• Creare una clientela, di alta qualità e ben organizzata che incrementerà le vendite
• Ottenere una visione a 360° della canalizzazione delle vendite nonché delle modalità di svolgimento delle fasi di vendita
• Soddisfare le richieste dei clienti e aumentare potenzialmente la loro soddisfazione
• Analizzare il lavoro del reparto vendite, prendere nota degli aspetti problematici e lavorarci su per migliorarli
• Facilitare il processo della gestione del reparto vendite
• Migliorare la prestazione dei rappresentanti di vendita e raggiungere nuove vette di efficienza e profitto
• Pianificare e immaginare il futuro dell’azienda avendo a disposizione tutti i dati

È importante ricordare che la tecnologia è qui per aiutarci, migliorare i nostri obiettivi e le aspirazioni commerciali. Tutto dipende da come decidiamo di usarla. Le soluzioni di automazione possono assumersi alcuni dei compiti più estenuanti e restituire al tuo team tempo prezioso che può essere speso efficacemente su attività di loro competenza e interesse: vendite attive, comunicazione con i clienti, e miglioramento del servizio clienti.

Biografia dell’autrice:

Natasha Lekh è un copywriter tecnico di Apify. Scrive di web scraping, estrazione dei dati e automazione del web.