Che cos’è un Cloud Phone System

Quando si gestisce un’azienda, si potrebbe voler utilizzare uno strumento in grado di supportare il sistema telefonico aziendale, l’assistenza clienti, il call center e il team di vendita. Tutti questi aspetti possono essere facilmente potenziati dall’utilizzo di una soluzione basata sul cloud.

Se stai leggendo questo articolo, molto probabilmente sei interessato a investire in un sistema telefonico cloud e ad affrontare molte sfide senza problemi. Grazie allo sviluppo di nuove tecnologie, sul mercato esistono molti sistemi in grado di soddisfare le tue esigenze. Di seguito sono riportate tutte le informazioni essenziali sull’argomento, tra cui la definizione e i vantaggi di tali strumenti.

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Sistema telefonico cloud: definizione

Un sistema telefonico cloud è una piattaforma telefonica aziendale basata sul protocollo VoIP (Voice over Internet Protocol), ospitata e gestita da un fornitore terzo. CloudTalk può essere un ottimo esempio di questo tipo di strumento.

Le differenze cruciali tra il sistema Cloud VoIP e il sistema telefonico on-premise sono le funzioni avanzate, la possibilità di lavorare in remoto e l’accesso da qualsiasi luogo.

Ora che hai un’idea di cosa sia un sistema telefonico cloud, scopri come può essere utilizzato nella tua azienda e perché ne vale la pena. Continua a leggere!

Perché la tua azienda ha bisogno di un sistema telefonico cloud?

Le telecomunicazioni sono il fulcro della comunicazione aziendale. Prima di Internet, le telefonate erano essenziali. Al giorno d’oggi, anche se comunichiamo volentieri via Internet, la telefonata può ancora essere un modo più veloce e personale di trattare con i clienti o di acquisirne di nuovi.

Phone system enables at a minimum to have a main phone number and extensions which allow reaching particular employees. Thanks to Internet phones, everyone can be connected via software to one server over their IP network. Nevertheless, it can be a challenge for small or medium organizations, as installing such a system require human and budget resources, as well as infrastructure. You need to pay attention also to the system’s security and configuration. If you would like to benefit from VoIP system but you do not have a possibility to manage it on your own, you can always find a cloud phone system provider which will handle it professionally so you can focus on achieving your business goals. 

Sistema telefonico cloud: vantaggi

Le nuove tecnologie aprono nuove opportunità e facilitazioni in molti aspetti della tua vita. Come sfruttarli per incrementare gli sforzi della tua azienda?

Risparmia tempo

Una volta deciso di implementare un sistema telefonico in cloud, è possibile risparmiare molto tempo sull’intero processo, compresi la configurazione, gli aggiornamenti e la sicurezza. Poiché si utilizzerà un software esistente, è necessario un tempo minimo per l’implementazione, in modo che il team possa trarre beneficio quasi subito.

La seconda prospettiva, se si considera il risparmio di tempo ottenuto grazie all’utilizzo di un sistema telefonico cloud, è che il team di vendita o di assistenza clienti molto probabilmente migliorerà la propria produttività sfruttando le comode funzioni (continuate a leggere per esplorare tali opzioni).

Costi inferiori

Questo può essere un punto di rottura per la maggior parte delle medie e piccole imprese. Soprattutto, non è necessario investire in installazioni pesanti e costose. Inoltre, non è necessaria la manutenzione delle apparecchiature. Inoltre, non dovrai sostenere i costi di un sistema telefonico tradizionale.

Mobilità

Grazie all’applicazione mobile, i tuoi dipendenti possono ricevere ed effettuare chiamate da qualsiasi parte del mondo. Ciò consente anche di lavorare a distanza, una tendenza che a volte è un’opzione irrinunciabile per le aziende di oggi.

Sicurezza

Quando si ha un’attività in proprio, bisogna sempre pensare a proteggere i propri canali di comunicazione. I sistemi telefonici cloud sono esposti agli hacker che possono prendere il controllo di un VoIP e utilizzarlo per i loro scopi. Un fornitore affidabile presta attenzione alle questioni di sicurezza.

Integrazioni

I centralini telefonici cloud possono essere facilmente integrati con molti strumenti aziendali, come il CRM. Grazie a ciò, il tuo team può avere un accesso facile e veloce ai dati dei clienti e fornire loro un’assistenza più accurata o preparare offerte personalizzate. Ogni chiamata e informazione sarà salvata nella cronologia di un contatto. Può essere estremamente utile per le attività di e-commerce. L’integrazione in tempo reale può cambiare le carte in tavola nella comunicazione con i clienti attuali e potenziali.

Intuitività

Anche se un sistema telefonico cloud ha molte funzioni, non è complicato da usare. È possibile gestire facilmente il sistema, aggiungere nuovi membri del team e personalizzare il pannello con pochi clic. In questo modo la configurazione del sistema può essere più rapida e realizzata senza il coinvolgimento di un reparto IT.

Funzionalità

In running a business, it is necessary to focus on the big picture. Lascia che siano gli strumenti a gestire molte attività operative e lascia che la tua azienda cresca. CloudTalk, come esempio di sistema telefonico cloud, è ricco di pratiche funzioni che aumenteranno l’efficacia del tuo team. Tra le funzioni più utili vi sono laregistrazione e l’accodamento delle chiamate, le richiamate automatiche, le etichette dei numeri telefonici interni, isaluti personalizzati, la segreteria telefonica e le etichette dei contatti.

Per quanto riguarda le opzioni più avanzate, è possibile creare un menu di risposta vocale interattiva (RVI)a più livelli che guidi i chiamanti attraverso le possibili opzioni per raggiungere un determinato reparto o agente. Una caratteristica interessante è la possibilità di scegliere un agente preferito dai chiamanti, in modo che vengano sempre indirizzati a questa persona. In questo modo i dipendenti possono instaurare un rapporto con i clienti e chiudere più facilmente le trattative o semplicemente essere più utili perché conoscono già il caso.

Analisi potenti

Uno degli aspetti più importanti, ma ancora sottovalutato, è quello dell’ analisi. Con i sistemi telefonici cloud hai il controllo su tutte le chiamate. È possibile monitorarne la durata e l’efficacia e trovare un margine di miglioramento. Analizzando le chiamate registrate è possibile individuare i punti di forza e di debolezza della comunicazione con i clienti e lavorarci su con il proprio team. Hai anche accesso a una dashboard in tempo reale che ti mostrerà una panoramica aggiornata della produttività del tuo team.

Scalabilità

Il VoIP permette di crescere insieme alla crescita della tua azienda. Non avendo bisogno di alcuna infrastruttura, puoi semplicemente decidere di espandere la capacità del tuo software per call center in qualsiasi momento. Ciò è utile anche per i lavoratori remoti, che possono accedere al sistema in qualsiasi momento e ovunque, semplicemente utilizzando la connessione a Internet. Non ci sono limiti!

Non è necessario uno spazio fisico

Un sistema telefonico in cloud non richiede alcuna apparecchiatura, quindi non è necessario sprecare spazio. Inoltre, l’assenza di apparecchiature significa un minor consumo di energia e, quindi, una riduzione dell’impronta di carbonio della tua azienda.

Come scegliere il miglior sistema telefonico cloud?

Come ogni servizio, l’implementazione di un sistema telefonico cloud è un investimento. In primo luogo, è importante che comprendiate le esigenze della tua azienda in questo settore. Tra i diversi fornitori di sistemi telefonici cloud le funzioni di base sono probabilmente le stesse, quindi prestate attenzione ai dettagli e alle caratteristiche aggiuntive che potrebbero essere utili per il tuo team.

Confronta le offerte a seconda che tu debba gestire un call center, un servizio clienti o un team di vendita. Naturalmente, può capitare di aver bisogno di tutte le funzioni: probabilmente CloudTalk ha un pacchetto completo. Puoi anche provare alcuni strumenti prima di prendere una decisione definitiva. In questo modo potrai scoprire se i sistemi forniti sono sufficientemente intuitivi e soddisfano le tue esigenze.

Come si può notare, un sistema telefonico cloud può incrementare in modo significativo la produttività e l’efficacia della tua organizzazione a molti livelli. Non esitare a provare CloudTalk per la tua azienda. Puoi iscriverti a una prova gratuita di 14 giornie testare le sue opzioni per scoprire tutto il suo potenziale.