Centralino telefonico multilinea: Tipi, vantaggi e caratteristiche essenziali

Il 90% dei clienti afferma che è essenziale o molto importante che il servizio clienti risponda immediatamente alle loro richieste. Ciò significa che il tuo sistema telefonico deve essere in grado di far fronte a questa richiesta.

Se vuoi migliorare le tue comunicazioni aziendali e gestire un volume maggiore di chiamate, l’utilizzo di un sistema telefonico multilinea può essere un’opzione conveniente.

Se vuoi saperne di più sui tipi di sistemi telefonici multilinea, sui loro vantaggi e sulle caratteristiche principali da ricercare, continua a leggere.

Punti di forza

• Un sistema telefonico multilinea è una soluzione di telefonia aziendale che ti permette di gestire più chiamate contemporaneamente.
• I sistemi telefonici multilinea migliorano l’efficienza e il servizio ai clienti e consentono di risparmiare sui costi.
• Esistono diversi tipi di sistemi telefonici multilinea, come quelli a 2 linee, a 4 linee, a 6-12 linee e le alternative basate sul VoIP. Ognuno di essi è adatto a esigenze e dimensioni aziendali diverse.
• I sistemi telefonici VoIP hanno una serie di funzioni sofisticate e sono scalabili e flessibili.
• Affinché la tua azienda abbia il miglior sistema telefonico multilinea, devi considerare il numero di linee necessarie, le funzioni richieste e le integrazioni necessarie con altri strumenti.

Cos’è un centralino telefonico multilinea?

Un sistema telefonico multilinea è una soluzione di telefonia aziendale che ti permette di gestire più chiamate contemporaneamente. A differenza dei tradizionali telefoni a linea singola, ti permettono di gestire le chiamate in entrata e in uscita su linee diverse, assicurandoti che nessuna chiamata resti senza risposta.

Un sistema telefonico aziendale multilinea aiuta a massimizzare la tua produttività grazie a una serie di funzioni chiave:

• Estensioni multiple per diversi reparti o membri del team
• Funzionalità di instradamento e trasferimento delle chiamate
• Musica di attesa o messaggi
• Caselle vocali per ogni interno

Con un sistema telefonico multilinea, gli agenti del tuo call center possono gestire in modo efficiente un volume maggiore di chiamate, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei clienti. Inoltre, faciliterà le interazioni tra i tuoi dipendenti, rendendo più facile la collaborazione e la condivisione delle informazioni.

Ma anche se la velocità e la qualità delle due reti sono simili, ci sono ancora molte differenze tra loro. Qui di seguito ti illustriamo le differenze più importanti tra PBX e VoIP, in modo che tu possa scegliere l’opzione migliore per le tue esigenze aziendali.

Come funziona un centralino telefonico multilinea?

I sistemi telefonici multilinea possono essere classificati in due tipi: quelli on-premise e quelli basati sul cloud. Ecco un confronto tra i due:

Un sistema telefonico basato sul cloud può essere flessibile, scalabile ed economico, grazie alla tecnologia Voice over Internet Protocol o VoIP.

La tecnologia VoIP converte i segnali vocali in dati digitali e li trasmette tramite internet. Di conseguenza, il tuo team può effettuare e ricevere chiamate praticamente ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet.

Capire i diversi tipi di sistemi telefonici multilinea

Esistono diversi sistemi telefonici multilinea tra cui puoi scegliere per soddisfare le tue esigenze aziendali. Ognuno di questi sistemi ha caratteristiche e vantaggi diversi. Il sistema migliore per te dipende dalle dimensioni della tua azienda, dal numero di chiamate che effettui e dalle tue specifiche esigenze di comunicazione.

Diamo un’occhiata più da vicino ai diversi tipi di sistemi telefonici multilinea:

Telefoni a 2 linee

Un sistema telefonico a due linee è un tipo di sistema telefonico multilinea che fornisce due linee o numeri telefonici separati su un unico dispositivo.

Le caratteristiche principali di un sistema telefonico a 2 linee includono:

• Due linee telefoniche distinte con numeri di telefono separati.
• Possibilità di mettere in attesa una chiamata mentre si risponde o si effettua un’altra chiamata.
• Chiamata in conferenza tra le due linee.
• Suonerie o indicatori separati per ogni linea per identificare facilmente le chiamate in arrivo.
• Trasferimento di chiamate tra le due linee.

Un sistema telefonico a 2 linee è ideale per i piccoli uffici, per le attività domestiche o per chi ha bisogno di gestire solo poche chiamate alla volta. Rappresentano una soluzione economica per gestire più chiamate senza dover ricorrere a funzioni più avanzate o a un numero maggiore di linee.

Esempio di caso d’uso: Questo sistema telefonico è adatto a te se sei un piccolo negozio al dettaglio che ha bisogno di essere disponibile per le chiamate dei clienti e allo stesso tempo per quelle dei fornitori. Oppure se sei un’azienda che lavora a casa e ha bisogno di tenere separate le chiamate personali da quelle professionali.

Telefoni a 4 linee

Un sistema telefonico a 4 linee ha quattro linee telefoniche separate, o numeri di telefono. Questo sistema telefonico è ideale se hai un piccolo team e vuoi che alcuni colleghi possano rispondere ed effettuare chiamate contemporaneamente.

Le caratteristiche principali di un sistema telefonico a 4 linee includono:

• Quattro linee telefoniche distinte con numeri di telefono separati.
• Possibilità di mettere le chiamate in attesa, trasferire le chiamate tra le linee e impostare chiamate in conferenza.
• Suonerie o indicatori separati per ogni linea per identificare facilmente le chiamate in arrivo.
• Funzionalità vivavoce per comunicare a mani libere.
• Sistema di interfono per la comunicazione interna tra gli interni.

Un sistema telefonico a 4 linee è un’ottima scelta per una piccola azienda o un ufficio che ha bisogno di funzioni aggiuntive come l’avviso di chiamata e la capacità di gestire un volume moderato di chiamate in entrata da parte dei clienti.

Migliorano l’efficienza e il servizio clienti permettendo a più membri del team di gestire le chiamate contemporaneamente e di collaborare in modo più efficace.

Esempio di caso d’uso: Questo sistema può fare al caso tuo se gestisci un’agenzia immobiliare che ha bisogno di gestire centinaia di telefonate di clienti ogni giorno, organizzare le visite agli immobili e facilitare la comunicazione tra gli agenti e il personale di supporto.

Telefoni a 6-12 linee

Un sistema telefonico a 6-12 linee è un tipo di sistema telefonico multilinea progettato per soddisfare le esigenze delle aziende più grandi o degli uffici con un elevato volume di chiamate.

Questi sistemi supportano da sei a 12 linee o numeri telefonici individuali, consentendo la distribuzione delle chiamate tra molti reparti o membri del team.

Le caratteristiche principali di un sistema telefonico a 6-12 linee includono:

• Supporto per sei o 12 linee telefoniche distinte con numeri di telefono separati.
• Funzionalità avanzate di instradamento e distribuzione delle chiamate, come l’assistente automatico e l’accodamento delle chiamate.
• Opzioni di inoltro e trasferimento di chiamata personalizzabili.
• Funzionalità di conferenza per più partecipanti.

Esempio di caso d’uso: Questo sistema può fare al caso tuo se gestisci uffici di medie e grandi dimensioni, call center o reparti di assistenza clienti che gestiscono un volume moderato di richieste.

Sistemi telefonici basati su VoIP

Un sistema telefonico basato sul VoIP è un tipo di sistema telefonico multilinea che utilizza internet per effettuare e ricevere telefonate.

Gli elementi chiave di un sistema telefonico basato su VoIP includono:

• Flessibilità e scalabilità: I sistemi VoIP possono supportare un numero illimitato di linee o di interni, rendendo facile l’aggiunta o la rimozione di utenti in base alla crescita della tua azienda.
• Funzionalità avanzate: Come l’analisi delle chiamate, il voicemail-to-email e l’integrazione con il CRM o l’helpdesk.
• Costo-efficacia: È più economico delle linee telefoniche tradizionali per le chiamate a lunga distanza e all’estero. Inoltre, è più facile ed economico da installare e mantenere.
• Mobilità e lavoro a distanza: Gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo dotato di connessione internet, utilizzando uno smartphone, un laptop o un telefono fisso.
• Migliore qualità delle chiamate: Con una connessione internet stabile e una corretta configurazione, i sistemi VoIP possono fornire chiamate vocali di alta qualità con latenza e interruzioni minime.

Esempio di caso d’uso: I sistemi telefonici basati sul VoIP sono adatti ad aziende di tutte le dimensioni. Sono ideali se hai:

• Più sedi o lavoratori remoti che hanno bisogno di strumenti di comunicazione e collaborazione senza soluzione di continuità. Ad esempio, per Finax è stato facile passare al lavoro da remoto grazie alla facilità d’uso di CloudTalk.
• Elevati volumi di chiamate o requisiti complessi di instradamento delle chiamate.
• Budget limitati per le infrastrutture di comunicazione o necessità di ridurre le spese telefoniche mensili.
• Il desiderio di integrare la comunicazione telefonica con altre applicazioni e flussi di lavoro aziendali.

Alcuni esempi di sistemi telefonici basati sul VoIP sono:

• Sistemi telefonici in cloudper piccole imprese che offrono una soluzione di comunicazione completa, end-to-end e senza hardware.
• Soluzioni VoIP di livello enterprise che si integrano con l’infrastruttura IT esistente e forniscono le funzionalità avanzate richieste dalle grandi organizzazioni.
• Sistemi VoIP ibridi che combinano una linea telefonica standard con chiamate via internet per ottenere la massima flessibilità e affidabilità.

Qual è l’importanza dei centralini telefonici multilinea?

Scegliere il giusto sistema telefonico multilinea, in particolare una soluzione basata sul VoIP, può offrire numerosi vantaggi alla tua azienda:

Riduzione dei costi e aumento della capacità di chiamata

Uno dei vantaggi più significativi della scelta di un sistema telefonico multilinea è il potenziale risparmio economico. Ad esempio, utilizzare un sistema multilinea basato su VoIP significa eliminare i costi mensili associati alle linee telefoniche cablate o, quantomeno, ridurli.

I sistemi VoIP ti permettono anche di aumentare facilmente la capacità di chiamata senza dover ricorrere a costosi aggiornamenti hardware. Con una soluzione basata sul cloud, puoi aggiungere rapidamente nuove linee o interni se necessario, spesso con pochi clic.

Aumenta l’affidabilità

I sistemi telefonici multilinea sono più affidabili dei tradizionali sistemi di rete fissa. Se la tua connessione internet è stabile e il tuo sistema è configurato correttamente, non dovresti soffrire di tempi morti e potrai godere di chiamate vocali di alta qualità.

La maggior parte dei provider VoIP dispone di una solida infrastruttura, spesso con ridondanza incorporata. Quindi, anche se la rete elettrica locale va in tilt o c’è un’interruzione della rete locale, sarai comunque in grado di utilizzare i tuoi telefoni.

Inoltre, il VoIP è spesso dotato di pratiche funzioni come l’inoltro automatico delle chiamate, l’IVR (Interactive Voice Response) e la segreteria telefonica. Non perderai mai più una chiamata o un messaggio importante.

Rafforza la reputazione del tuo marchio

Le caratteristiche e le funzionalità avanzate di un sistema telefonico multilinea possono aiutare a proiettare un’immagine più professionale e di impatto del tuo marchio.

Funzioni come l’assistente automatico, l’accodamento delle chiamate e la musica di attesa personalizzabile possono creare un’esperienza raffinata ed efficiente per chi ti chiama, rafforzando il tuo impegno per un servizio clienti di qualità.

Inoltre, questi sistemi possono integrarsi con il software CRM e altri strumenti aziendali. In questo modo è possibile effettuare saluti personalizzati e interazioni con i clienti che dimostrano la tua attenzione ai dettagli e il tuo approccio incentrato sul cliente.

Mantenere la flessibilità e la scalabilità

I sistemi telefonici multilinea basati su VoIP offrono una flessibilità e una scalabilità senza pari per la tua azienda. Grazie alla possibilità di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo dotato di connessione internet, il tuo team può lavorare da remoto o in più sedi senza compromettere la qualità o l’efficienza delle comunicazioni.

Man mano che la tua attività si evolve, un sistema multilinea può facilmente adattarsi alle tue esigenze in continua evoluzione. Se hai bisogno di riconfigurare il routing delle chiamate o di integrarti con nuovi strumenti software, avrai la flessibilità necessaria per apportare modifiche in modo rapido ed economico.

Imposta e personalizza le comunicazioni all’istante

Personalizzare un sistema telefonico multilinea basato su VoIP in base alle specifiche esigenze della tua azienda e dei tuoi clienti è più facile e veloce rispetto ai tradizionali sistemi di telefonia fissa. Le interfacce intuitive basate sul web e gli strumenti di configurazione drag-and-drop ti permetteranno di personalizzare il tuo sistema telefonico in pochi minuti.

Questa facilità di personalizzazione ti permette di adattare rapidamente i flussi di comunicazione a circostanze mutevoli, come le fluttuazioni stagionali o il lancio di nuovi prodotti.

Puoi anche creare esperienze utente uniche per diversi segmenti di clienti o reparti. In questo modo, ogni chiamante riceverà l’assistenza più pertinente ed efficace.

10 Caratteristiche e funzionalità dei centralini telefonici multilinea

I sistemi telefonici multilinea possono avere una serie di funzioni avanzate che ti aiutano a migliorare le comunicazioni aziendali:

#1 Code di chiamata

L’accodamento delle chiamate è una funzione essenziale per le aziende che ricevono un elevato volume di chiamate. Quando tutti gli agenti disponibili sono occupati, le chiamate vengono messe in coda e rispondono nell’ordine in cui sono arrivate o secondo altre regole predefinite.

Le code possono essere personalizzate con musica di attesa, messaggi informativi e tempi di attesa stimati. Questo riduce la frustrazione di chi chiama e migliora l’esperienza complessiva del cliente.

Registrazione delle chiamate #2

La registrazione delle chiamate ti permette di catturare e memorizzare l’audio delle conversazioni telefoniche. Questa funzione è preziosa per il controllo qualità, la formazione, la conformità legale e la risoluzione delle controversie.

#3 Instradamento delle chiamate

Le funzioni avanzate di instradamento delle chiamate ti permettono di indirizzare le chiamate in arrivo all’agente, al reparto o alla sede più appropriata. L’instradamento può basarsi su fattori quali l’ID del chiamante, l’ora del giorno o le competenze dell’agente. I chiamanti ricevono l’aiuto di cui hanno bisogno più velocemente, aumentando così i tassi di risoluzione delle prime chiamate e la soddisfazione dei clienti.

#4 Numeri internazionali e numeri verdi

Con un sistema telefonico multilinea basato su VoIP, è facile acquistare e gestire numeri internazionali e numeri verdi. In questo modo è possibile estendere il raggio d’azione della tua azienda e fornire un maggior grado di accessibilità professionale e 24 ore su 24 ai clienti, indipendentemente dalla regione o dal paese.

#5 Assistente automatico

Si tratta di una sorta di receptionist virtuale che risponde alle chiamate e presenta opzioni per collegare i chiamanti al reparto o all’agente giusto. Questa funzione può instradare automaticamente le chiamate per ridurre i tempi di attesa e dare alla tua azienda un’impronta professionale.

#6 Voicemail

Alcune funzioni avanzate della casella vocale, come la trascrizione da casella vocale a casella vocale e le interfacce visive della casella vocale, rendono più facile la gestione e la risposta alle chiamate perse e ai messaggi. Questo aiuta a garantire che le comunicazioni importanti non vadano perse e possano essere gestite in base alle necessità.

#7 Personalizzazione

I sistemi telefonici multilinea basati su VoIP ti permettono di personalizzare il sistema telefonico in base alle tue esigenze aziendali. Questo include la creazione di saluti personalizzati, la configurazione di regole di instradamento delle chiamate e l’impostazione di interni telefonici per singoli utenti o reparti.

#8 Analytics

L’analisi delle chiamate ti fornisce informazioni sui modelli di comunicazione, sulle prestazioni degli agenti e sul comportamento dei clienti. Queste informazioni possono aiutarti a identificare le opportunità di formazione e a prendere decisioni basate sui dati per migliorare il servizio clienti o le vendite.

#9 Approfondimenti sull’AI

Alcuni sistemi telefonici multilinea avanzati utilizzano l’intelligenza artificiale (AI) per fornire approfondimenti e automazione ancora più sofisticati.

Ad esempio, l’analisi del sentiment alimentata dall’AI può aiutare a identificare i livelli di soddisfazione dei clienti e ad avvisare i supervisori di potenziali problemi. L’instradamento intelligente delle chiamate, invece, utilizza algoritmi di apprendimento automatico per abbinare dinamicamente il chiamante con l’agente più appropriato.

#10 Integrazioni

I sistemi telefonici multilinea possono integrarsi con una serie di strumenti e software aziendali, come sistemi CRM, software di helpdesk e suite di produttività. Questo aiuta a creare flussi di lavoro più fluidi e interazioni personalizzate con i clienti, fornendo al contempo una visione unificata dei dati dei clienti nei vari punti di contatto.

Scegli il miglior centralino telefonico multilinea per la tua azienda

Un sistema telefonico multilinea ben progettato ottimizza la tua forza lavoro, snellisce le operazioni e fornisce informazioni utili sulle tue abitudini di comunicazione.

Le funzioni di accodamento e instradamento delle chiamate, insieme alle analisi basate sull’intelligenza artificiale, garantiscono che ogni chiamante riceva risposte tempestive e adeguate. Questo riduce i tempi di attesa e aumenta la produttività degli agenti.

Non accontentarti di strumenti di comunicazione obsoleti o limitati: fai il primo passo verso la trasformazione della tua azienda con un sistema telefonico multilinea potente e ricco di funzioni.

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