4 passi per il successo degli incontri 1 a 1
con il tuo manager

Le riunioni periodiche a tu per tu sono un’ottima piattaforma per le conversazioni aperte tra manager e dipendenti. Creano uno spazio per una comunicazione onesta, che aiuta a costruire la fiducia tra il manager e il suo team. Le riunioni a tu per tu sono un ottimo momento per i dipendenti per esprimere le loro emozioni, idee, risultati, frustrazioni e per discutere i loro piani di carriera.

Nel mondo ambizioso di oggi, tutti cercano di ottenere risultati. Le persone vogliono avere un lavoro che gli piaccia. Vogliono sviluppare le proprie competenze e desiderano una crescita professionale. Per ottenere tutti questi risultati, hanno bisogno di sentirsi supportati dai loro manager. La regola numero uno di un manager che ha a cuore il successo e la soddisfazione del proprio team è quella di tenere regolarmente riunioni 1 a 1.

Nel precedente post del blogLeadership: Riunioni 1 contro 1 decisive per il vostro team, abbiamo trattato le riunioni 1 contro 1 dal punto di vista del manager: perché e come dovrebbero essere organizzate e quali vantaggi possono creare. In questo articolo esamineremo le riunioni 1 a 1 dal punto di vista dei dipendenti.

Dopotutto, le riunioni 1-on-1 non riguardano solo il manager. Certo, dovrebbe essere il manager a condurre la conversazione, a porre domande e ad affrontare gradualmente i singoli argomenti (ad esempio, lavoro di squadra, soddisfazione dei dipendenti, obiettivi a breve termine, ecc.) Tuttavia, se un dipendente si sente frustrato o soddisfatto, deve farlo presente. Sfrutta l’opportunità.

Ogni incontro a tu per tu richiede una preparazione. Sì, anche la vostra preparazione. Non partecipare mai a un incontro come fosse una tabula rasa. Gli incontri 1 a 1 servono anche a dare un feedback al tuo manager: cosa hanno migliorato o cosa potrebbe essere migliorato, ma anche quali sono le tue opinioni sul tuo lavoro. Per ottenere risultati positivi dalle tue riunioni periodiche, devi arrivare preparato.

Se non sei sicuro di come dovrebbe essere un incontro a tu per tu e di come prepararti, leggi i 4 consigli che seguono. Ti aiuteranno a sopravvivere facilmente ai tuoi incontri 1 a 1.

1) Prepara tutto quello che vuoi dire

Durante la settimana, scrivi un elenco di argomenti, questioni, idee e suggerimenti che vuoi discutere. Il giorno della riunione, ripassa l’elenco per assicurarti di non aver dimenticato nulla. Gli incontri a tu per tu saranno efficienti e di successo solo se contribuirete e arriverete preparati.

È possibile suddividere gli argomenti in categorie, ad esempio:

Obiettivi a breve termine: Parla al tuo manager delle tue ambizioni, aspirazioni, sfide: prima il manager ne è a conoscenza, prima potrà aiutarti a raggiungere i risultati.
Miglioramento personale: Discuti su cosa sei già bravo a fare e su cosa hai bisogno di aiuto.
Miglioramento del team: Hai delle idee che potrebbero aiutare il tuo team a lavorare meglio? Un incontro 1 a 1 è un’ottima occasione per presentarli.
Rapporti con i colleghi: Hai problemi con un collega? Il vostro manager può fungere da mediatore e guidarvi nel modo di lavorare insieme.
Problemi personali: Ti senti frustrato e sopraffatto o felice e soddisfatto? Pensa al motivo per cui ti senti così. Cerca di individuare potenziali soluzioni da presentare al tuo manager.

Prova a porti le seguenti domande e a trovare le risposte. Dillo al tuo manager in modo che sappia come ti stai comportando al lavoro.

Cosa mi piace di più del mio lavoro?
Cosa non mi piace del lavoro qui?
Se potessi cambiare una cosa del mio lavoro, quale sarebbe?
Quali sono i miei progetti per il prossimo futuro?
Qual è attualmente la sfida più grande che sto affrontando?
C’è qualcosa che mi impedisce di crescere?
Se non avessi questo lavoro, quale lavoro vorrei?
Cosa trovo motivante e demotivante?
Quali progressi ho fatto dagli ultimi incontri?
Ho abbastanza tempo per svolgere i miei compiti?

Ricorda: il tuo manager non legge nel pensiero. Se non dici loro cosa ti rende turbato o soddisfatto, non aspettarti che lo sappiano.

2) Prepara le risposte alle potenziali domande

Prima dell’incontro, dovresti prenderti un po’ di tempo per pensare alle risposte che il tuo manager potrebbe chiederti. Non dimenticare le domande che fanno parte di ogni incontro. Non c’è niente di peggio che arrivare impreparati! Nessun manager vuole estrarre le risposte dai propri dipendenti o vederli seduti in silenzio a pensare alla risposta per anni. Non fa una buona impressione.

Ad esempio, pensare alle seguenti domande:

Sei soddisfatto del tuo lavoro? Puoi dirmi perché o perché no?
Cosa ti piace di più del tuo lavoro?
Che tipo di progetti ti piace realizzare?
A quali progetti saresti interessato a lavorare in seguito?
Ti senti come se stessi imparando cose nuove? Cosa ha imparato di recente?
Quali sono i settori che vorresti conoscere meglio?
C’è qualcuno nel team con cui è difficile lavorare? Perché?
Pensi di ricevere un feedback sufficiente? Anche gli altri vi danno un feedback?

Se ti prepari in anticipo per l’incontro 1 a 1, puoi usare il tempo in modo efficiente e concentrarti sulle cose che contano davvero.

3) Parlare dei propri obiettivi di carriera a lungo termine

Lo scenario è sempre lo stesso: il tuo manager ti chiede quali sono i tuoi obiettivi. Si discute di ciò che si vuole ottenere e di come si vuole crescere. Poi, passa un po’ di tempo e non cambia nulla. Non sorprende che la mancanza di crescita e di sviluppo sia il motivo più frequente per cui le persone cambiano lavoro.

Se hai a cuore il tuo lavoro e vuoi fare progressi, non scoraggiarti. In ogni incontro individuale con il vostro manager, dedica tempo sufficiente a una conversazione sullo sviluppo e la crescita: quali competenze vuoi raggiungere, cosa vuoi migliorare, cosa vuoi imparare o in quale progetto vorresti essere coinvolto. Discuti dei tuoi progressi per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Il tuo manager probabilmente è a conoscenza di opportunità all’interno dell’azienda di cui non hai idea. Ecco perché la crescita della carriera e delle competenze dovrebbe far parte di ogni incontro 1 a 1, perché è più probabile che si arrivi dove si vuole. Questo può anche aprire nuove opportunità.

4) Rapporti di riunione – una parte importante della riunione 1 a 1

I dipendenti odiano quando il manager chiede: “Mi scusi, di cosa abbiamo parlato l’ultima volta?”. Ogni manager è impegnato e il tuo incontro 1 a 1 è solo una delle tante conversazioni che hanno avuto quella settimana o addirittura quel giorno. È difficile per loro ricordare le cose di cui avete parlato se non sono state scritte.

I resoconti delle riunioni sono una parte essenziale di riunioni 1 a 1 efficaci e significative. Scrivi sempre un breve verbale della riunione subito dopo la conclusione della sessione. In questo modo ricorderai gli argomenti importanti che hai trattato e potrai tenere traccia dei tuoi progressi. I resoconti delle riunioni devono includere i passi successivi e il piano d’azione per il periodo successivo. Invia sempre il resoconto della riunione via e-mail al tuo manager.

I rapporti possono essere utilizzati anche nelle riunioni future: puoi iniziare la riunione successiva rivedendo gli argomenti discussi e concordati durante la precedente.

Le aziende di tutti i settori e di tutte le dimensioni dovrebbero capire che riunioni regolari e di alta qualità sono fondamentali per la salute della loro azienda e per la soddisfazione dei loro dipendenti. Gli incontri 1 a 1 aumentano il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti sul lavoro.