27 messaggi vocali di qualità per la comunicazione aziendale

I rapporti mostrano che circa l’80% delle chiamate inviate alla segreteria telefonica non lascia messaggi. Ma un saluto vocale d’effetto li incoraggerà a farlo e tu dovrai solo rispondere.

La segreteria telefonica è molto utile per entrare in contatto con i clienti, quando non è possibile parlare direttamente con loro. Motiva i tuoi clienti a lasciarti un messaggio creando dei saluti telefonici professionali notevoli che nessuno abbandonerà.

Non sai come dovrebbe essere un saluto professionale? Qui di seguito troverai 27 messaggi di auguri realizzati con maestria che potrai utilizzare per diverse occasioni. Continua a leggere!

Punti di forza:

• Personalizza il tuo saluto in modo che rifletta la personalità del tuo marchio e si rivolga al tuo pubblico specifico, facendo sentire ogni chiamante apprezzato.
• La chiarezza è importante: Mantieni il tuo messaggio chiaro e conciso, assicurandoti che i chiamanti sappiano esattamente quali informazioni lasciare e cosa aspettarsi dopo.
• Includi le informazioni essenziali: Indica sempre il nome della tua azienda, il motivo dell’indisponibilità e la richiesta dei dati del chiamante.
• Indirizza i chiamanti in modo appropriato: Offri ai chiamanti modi alternativi per trovare informazioni o assistenza, come ad esempio visitare il tuo sito web.
• Azione tempestiva: Incoraggia i chiamanti a lasciare un messaggio e garantisci loro una risposta tempestiva, mostrando rispetto per il loro tempo e la loro richiesta.

Qual è un buon messaggio vocale per le aziende?

Il saluto ideale è aggiornato, chiaro, preciso e informativo. Dovrebbe includere il nome della tua azienda e un’espressione di rammarico per la mancata chiamata. Inoltre, dovresti invitare il chiamante ad andarsene:

• le loro informazioni di contatto
• il motivo della loro chiamata
• qualsiasi altro dettaglio di cui potresti aver bisogno per dare un seguito efficace.

Inoltre, una buona segreteria telefonica aziendale spesso include una stima dei tempi di risposta, in modo da creare aspettative realistiche per il chiamante.

È utile incorporare metodi di contatto o risorse alternative, come indirizzare i chiamanti al tuo sito web per avere risposte immediate alle domande più comuni. Questo approccio dimostra l’impegno della tua azienda nei confronti del servizio clienti e dell’efficienza.

Perché i saluti della segreteria telefonica sono importanti?

Secondo Nectafy, l’88% delle persone che cercano un’azienda locale chiama o visita l’ufficio entro 24 ore. D’altra parte, se quando chiama ascolta solo un segnale di occupato, molto probabilmente si rivolgerà a qualcun altro.

Naturalmente, non puoi rispondere immediatamente a tutte le chiamate. Ecco perché dovresti avere messaggi professionali di saluto nel tuo telefono.

7 elementi chiave di un saluto telefonico professionale

Un saluto telefonico professionale è la prima occasione per presentare un’immagine positiva ed efficiente di te o della tua azienda. Dà il tono all’interazione e può avere un impatto significativo sulla percezione dell’interlocutore.

I messaggi di saluto nella segreteria telefonica devono avere una precisa struttura di base. Seguirlo può essere la tua base per creare un messaggio perfetto.

Ecco i componenti essenziali da includere per un saluto professionale efficace:

1. Crea un’accoglienza calorosa

Il saluto iniziale deve essere cordiale e caloroso, per dimostrare all’interlocutore che è apprezzato.

Esempio:“Ciao” o“Buon [morning/afternoon/evening]”

2. Presentati

Presenta subito te stesso e la tua azienda o il tuo dipartimento. Questo conferma al chiamante che ha raggiunto il posto giusto e aggiunge un tocco personale.

Esempio: “Hai raggiunto il reparto vendite di CloudTalk. Il mio nome è …”

3. Offrire assistenza

Dopo l’introduzione, esprimi la tua disponibilità ad assistere. Una semplice domanda invita il chiamante a dichiarare il suo scopo e dimostra la tua disponibilità ad aiutare.

Esempio:“Come posso aiutarti oggi?“

4. Offrire una guida chiara

Guida i chiamanti a capire cosa fare dopo. La chiarezza è fondamentale, sia che si tratti di navigare in un menu telefonico o di esplorare opzioni di contatto alternative.

Esempio: “Se stai chiamando per un ordine già esistente, premi 1. Se vuoi essere aiutato ad effettuare un nuovo ordine, premi il tasto 2.“

5. Menziona i tempi di risposta e lancia un appello all’azione.

È utile che il chiamante sappia quando può aspettarsi di essere contattato. Pertanto, indica un tempo di risposta previsto. Inoltre, fornisci un invito all’azione, come lasciare un messaggio o richiedere l’identità del chiamante e il motivo per cui ti ha contattato.

Esempio: “Ti risponderò entro 24 ore”. / “Per favore, lasciate un messaggio dopo il segnale. Indica il tuo nome e lo scopo della tua chiamata“.

6. Semplificare e focalizzare

Mantieni il tuo saluto chiaro e diretto. Cerca di condividere ciò che è necessario entro 20-25 secondi ed evita frasi troppo complesse o gergo industriale che potrebbero confondere l’interlocutore.

7. Usa un tono professionale

Usa un tono professionale per tutto il tuo saluto. Questo significa essere educati, usare un linguaggio corretto e mantenere un atteggiamento positivo.

Potresti anche includere i seguenti elementi, a seconda della situazione:

• Le scuse per la tua indisponibilità e una breve spiegazione;
• Ringrazia il chiamante per aver trovato il tempo di lasciare un messaggio;

SUGGERIMENTO PRO: se i tuoi interlocutori hanno fusi orari diversi, assicurati di includere i tuoi orari di lavoro e il tuo fuso orario, in modo da comunicare con precisione e stabilire le aspettative.

27 script di saluti professionali per la segreteria telefonica aziendale

Esplora la nostra collezione curata di 27 messaggi professionali per la segreteria telefonica aziendale, ciascuno realizzato per trasmettere efficienza, calore e professionalità. Questi esempi fanno sì che si sentano apprezzati anche quando non puoi rispondere al telefono.

Saluti della segreteria telefonica aziendale

1. Messaggio vocale aziendale standard

Si tratta di un saluto che viene riprodotto quando sei al lavoro ma al momento non sei disponibile per qualsiasi motivo. Per esempio, quando sei in un meeting.

Puoi mantenerlo più a lungo, ma sempre al ritmo consigliato di massimo 30 secondi.

ESEMPIO: “Ciao, hai raggiunto il sito <nome dell’azienda>. Siamo spiacenti, ma non possiamo rispondere al momento. La invitiamo a lasciare un messaggio, i dati per poterla contattare, e il motivo della chiamata. Un operatore la richiamerà il prima possibile. Puoi anche visitare il nostro sito web [company website URL] per ulteriori opzioni. Grazie per averci contattato”.

2. Messaggio vocale personalizzato in attesa

Questo è ciò che il cliente sente quando è in coda, poiché tutti i tuoi agenti stanno gestendo un altro caso. I clienti possono aspettare, o abbandonare la chiamata.

ESEMPIO: “Gentile chiamante, siamo spiacenti ma tutti i nostri agenti sono attualmente occupati. La preghiamo di rimanere in linea e un agente risponderà alla sua chiamata il prima possibile. Puoi anche scegliere di lasciare un messaggio. Grazie per la sua pazienza”.

3. Messaggio vocale fuori ufficio

Se il tuo team non è al lavoro, ti consigliamo di creare un messaggio per questo scopo specifico. Questo è particolarmente utile se vuoi far sapere ai clienti che il tuo ufficio è disponibile in particolari orari lavorativi. In questo modo i clienti sapranno quando contattarti e non deluderai le loro aspettative.

ESEMPIO: “Ciao, hai raggiunto il sito <nome dell’azienda>. Al momento non siamo in grado di rispondere alla tua chiamata. I nostri orari di apertura standard sono dalle 9.00 alle 17.00, dal lunedì al venerdì.

Puoi visitare il nostro sito web per avere informazioni in merito. Se vuoi lasciarci un messaggio, ti preghiamo di indicare il tuo nome, il numero e il motivo della tua chiamata. Ti risponderemo. Grazie”.

4. Saluti della segreteria telefonica per le chiamate ricevute dopo l’orario di lavoro

Per quei momenti in cui i clienti o i committenti chiamano al di fuori dei tuoi orari di lavoro, è fondamentale avere un saluto che li informi su quando possono aspettarsi una risposta.

ESEMPIO: “Grazie per aver chiamato [company name]. Al momento il nostro ufficio è chiuso. I nostri orari di lavoro sono i seguenti [start time] a [end time]Dal lunedì al venerdì.

Lasciate il vostro nome, numero di telefono e un breve messaggio: vi richiameremo alla riapertura del nostro ufficio. Per maggiori informazioni, visita il nostro sito web all’indirizzo [website URL]. Grazie!”

5. Saluti in segreteria per il tuo numero di cellulare aziendale

Quando usi un cellulare aziendale, vuoi un saluto che sia professionale ma personale. Questo esempio raggiunge il giusto equilibrio:

ESEMPIO: “Ciao, hai raggiunto il sito [your name] con [company name]. Al momento non sono disponibile a rispondere alla tua chiamata. Lascia il tuo nome, il tuo numero e un messaggio dettagliato e ti richiamerò il prima possibile. Ti ringrazio per averci contattato e mi auguro di parlare presto con te”.

6. Risposta tempestiva alle e-mail Voicemail

Se l’e-mail è il tuo metodo di contatto preferito, fai in modo che la tua casella vocale lo rifletta per incoraggiare gli ascoltatori a usarla.

Questo script promuove l’invio di e-mail come canale di comunicazione più veloce ed efficiente, guidando i chiamanti verso di esso.

ESEMPIO: “Ciao, sono [name] di [company]. Per una risposta immediata, inviami un’e-mail a [insert email address] e ti garantisco una risposta entro il giorno lavorativo successivo. Se il tuo problema non è urgente, lascia i tuoi recapiti e ti risponderò. Ti auguro una bella giornata”.

7. Messaggio vocale per l’indirizzamento di domande specifiche

Per evitare di perdere tempo in chiamate che potrebbero essere gestite meglio da qualcun altro o con mezzi diversi, questo messaggio vocale offre indicazioni chiare per le domande più comuni.

ESEMPIO: “Salve, sono[your name]. Per richieste di informazioni su [X reason], dovresti rivolgerti a [alternate contact] oppure [visita il nostro sito web, invia un’e-mail].. Per tutto il resto, lascia il tuo nome e un breve messaggio e ti prometto che ti richiamerò entro [one to three] giorni lavorativi“.

8. Script Voicemail informativo per richieste di informazioni generali

Questo script di segreteria telefonica dovrebbe indirizzare in modo efficiente i chiamanti alle informazioni più richieste, facendo risparmiare tempo sia al chiamante che al tuo team. Fornisce un percorso diretto per ottenere informazioni, pur offrendo la possibilità di un contatto personale se necessario.

ESEMPIO: “Ciao, ti sei collegato con [company]. Per maggiori dettagli su [X], la nostra [pagina Facebook, sito web aziendale, ecc.] è una grande risorsa. Sei interessato a saperne di più su [Y]? Scopri [pagina specifica sul nostro sito, il nostro canale YouTube, ecc.]

Se hai ulteriori domande o semplicemente desideri parlare con qualcuno del nostro team, ti preghiamo di lasciare il tuo nome e il tuo numero di contatto e ti risponderemo prontamente”.

9. Richiesta di un orario di richiamo conveniente

Informa i tuoi interlocutori del tuo desiderio di entrare in contatto con loro chiedendo loro di lasciare un orario di preferenza per la tua richiamata, dimostrando così il tuo impegno a non perdere l’occasione di una conversazione.

ESEMPI: “Ciao, sono [company name]. Ci dispiace aver perso la tua chiamata! Saremo lieti di risponderti. Lasciaci il tuo nome, il numero di telefono, il motivo della tua chiamata e l’orario migliore per richiamarti: vogliamo essere sicuri di raggiungerti la prossima volta. Non vedo l’ora di parlare presto con te”.

“Grazie per aver chiamato [your company]. Non vediamo l’ora di parlare con te. Fatti richiamare non appena saremo disponibili lasciando il tuo nome, le informazioni di contatto e il motivo della tua chiamata. Buona giornata”.

Ferie, vacanze e saluti in segreteria

10. Messaggio vocale per le vacanze

Le aziende di solito non lavorano durante le festività, come Natale o Pasqua. Occorre informare i clienti sulla data di rientro al lavoro.

Questo saluto può anche essere un po’ più informale, dato che le feste sono momenti allegri dell’anno.

ESEMPIO: “Ciao, <nome della società/nome della squadra> è fuori fino a quando [date]. Ci assicureremo di richiamarti subito al nostro ritorno. Se la tua richiesta è urgente, inviaci un’e-mail all’indirizzo [company email address]. Grazie. Le auguriamo buone feste.”

11. Segreteria telefonica per il congedo parentale

Ah, la gioia di accogliere un nuovo membro della famiglia! Se hai ricevuto un congedo parentale, prendi in considerazione l’idea di utilizzare un messaggio vocale che indirizzi i chiamanti verso un altro punto di contatto e che mostri un po’ della tua personalità.

Non è necessario attenersi a un tono formale; sentiti libero di personalizzare il messaggio per riflettere il tuo stile.

ESEMPIO: “Ciao, hai raggiunto il numero di telefono [your name and title]. Attualmente sono in congedo parentale fino a quando [date]. Nel frattempo, ti preghiamo di indirizzare tutte le telefonate a [alternate contact name] a [phone number] e le email a [email address]. Grazie e ci vediamo a [month you’ll be back in the office].”

12. Messaggio vocale per vacanze avventurose

Per dare un tocco di umorismo al tuo messaggio vocale per le vacanze, sentiti libero di personalizzare l’esempio riportato. È un modo divertente per far conoscere le tue scappatelle a chi ti chiama. Ricordati di dire quando tornerai per riconnetterti.

ESEMPIO: “Ciao, sono [your name]. Sto per partire per un’avventura, forse [trekking in Sud America, navigazione nelle fitte giungle del Borneo, snorkeling con le balene alle Galapagos] – o forse [lotta contro un forte jet lag, ricerca di “Gli scorpioni neri sono mortali” o ricerca di un doposole extra forte].

Sarò fuori portata fino a quando [date]. Lascia il tuo nome e il motivo della tua chiamata e ti contatterò non appena sarò richiamata”.

13. Segreteria telefonica per le dimissioni

Quando si tratta di passare a nuove opportunità, è utile avere pronto uno script per la segreteria telefonica della tua ex azienda che informi i chiamanti della tua partenza in modo positivo e informativo. Includere una nota personale su “inseguire nuove avventure” aggiunge un tocco amichevole e trasmette l’entusiasmo per il tuo prossimo capitolo.

ESEMPIO: “Ciao, [Person’s name] sta vivendo nuove avventure e non è più con te . [Company name]. Inoltrare tutte le richieste future a [new or interim person’s name] a [phone number]. Grazie per aver chiamato!”.

Saluti vocali per aziende specifiche

14. Saluti in segreteria per i professionisti delle vendite

Creare la giusta impressione è essenziale per i professionisti delle vendite.

Questo saluto incoraggia i potenziali clienti a lasciare i loro dati per un rapido follow-up:

ESEMPIO: “Salve e grazie per aver chiamato il reparto vendite di [company name]. Tutti i nostri addetti alle vendite stanno assistendo altri clienti o hai chiamato al di fuori dei nostri orari di lavoro abituali, che sono i seguenti [start time] a [end time].

Lasciaci il tuo nome, le tue informazioni di contatto e un breve messaggio su ciò che stai cercando: saremo lieti di richiamarti e di assisterti. Grazie per aver preso in considerazione [company name] per le tue esigenze”.

15. Saluti della segreteria telefonica per gli uffici medici

In uno studio medico, un messaggio vocale deve bilanciare l’urgenza con le istruzioni per le situazioni non urgenti.

ESEMPIO: “Grazie per aver chiamato [medical office/doctor’s name]. Al momento non siamo disponibili a rispondere alla tua chiamata. Se si tratta di un’emergenza medica, chiama il 911 o recati al pronto soccorso più vicino.

Per gli appuntamenti e per tutte le altre richieste di informazioni, ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero di telefono e un breve messaggio: ti contatteremo il prima possibile. I nostri orari di ufficio sono [hours and days]. Grazie per aver chiamato [medical office/doctor’s name].”

16. Saluti in segreteria per agenti immobiliari

Per gli agenti immobiliari, un buon saluto in segreteria può essere l’inizio di un nuovo rapporto con i clienti. Questo esempio invita i potenziali acquirenti e venditori a lasciare i loro dati:

ESEMPIO: “Ciao, hai raggiunto il numero di telefono [your name]il tuo agente immobiliare di fiducia a [real estate company]. Al momento sto assistendo un altro cliente o sono fuori ufficio.

La tua chiamata è molto importante per me. Lascia il tuo nome, le informazioni di contatto e i dettagli della proprietà a cui sei interessato e ti risponderò al più presto. Grazie per aver scelto [real estate company]dove trasformiamo la casa dei tuoi sogni in realtà”.

17. Saluti in segreteria per studi legali

In uno studio legale, i saluti della segreteria telefonica devono trasmettere professionalità e riservatezza. Ecco un esempio che fa entrambe le cose:

ESEMPIO: “Grazie per aver chiamato [law firm name]. Il nostro ufficio è attualmente chiuso oppure siamo in consultazione. Lascia il tuo nome, le informazioni di contatto e la natura della tua richiesta legale dopo il segnale acustico.

Trattiamo ogni chiamata con riservatezza e priorità. Ti richiameremo durante il nostro prossimo orario di lavoro, che è il seguente [hours and days]. Grazie per aver scelto [law firm name]dove le tue esigenze legali sono la nostra massima priorità”.

18. Saluti alla segreteria telefonica per piccole imprese e startup

Per le piccole imprese e le startup, ogni telefonata è una potenziale opportunità per costruire relazioni, far crescere la tua rete o fare una vendita. Un saluto conciso e amichevole nella casella vocale può fare una grande differenza, mostrando professionalità e calore anche quando non puoi rispondere al telefono.

È la tua occasione per lasciare un’impressione positiva, incoraggiare un ulteriore coinvolgimento e trasmettere le informazioni chiave in modo sintetico.

ESEMPIO: “Buongiorno! Hai raggiunto [Your Business Name]. Siamo tutti impegnati in questo momento per portarti il meglio [product/service] possibile, e non può rispondere al telefono.

Lascia il tuo nome, il tuo numero e un breve messaggio. Siamo ansiosi di chiacchierare con te! Inoltre, visita il nostro sito web all’indirizzo [Website URL] per informazioni rapide. Grazie per aver chiamato [Your Business Name], dove grandi idee e grandi servizi si incontrano. Ci sentiamo presto!”

19. Saluti in segreteria telefonica per l’industria alberghiera e dei servizi

Un saluto ben fatto può rassicurare i tuoi interlocutori sul fatto che la loro soddisfazione e il loro comfort sono la tua massima priorità, anche quando non puoi rispondere al telefono.

È un’opportunità per trasmettere calore, professionalità e l’essenza del tuo servizio, fornendo allo stesso tempo informazioni essenziali.

ESEMPIO: “Grazie per aver chiamato [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]dove la tua esperienza è la nostra massima priorità. Purtroppo non possiamo rispondere al momento. Probabilmente stiamo assistendo altri ospiti o clienti.

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero di telefono e il motivo della tua chiamata. Se stai chiamando per effettuare o modificare una prenotazione, per informarti sui nostri servizi o per qualsiasi richiesta speciale, vogliamo sentirti e ti promettiamo di risponderti il prima possibile.

Per ricevere assistenza immediata o per saperne di più sui nostri servizi e sulle nostre offerte, visita il nostro sito web all’indirizzo [Website URL]. Grazie per aver scelto [Your Company Name]e non vediamo l’ora di rendere la tua esperienza eccezionale. Ti auguro una splendida giornata!”.

20. Saluto della segreteria telefonica per gli istituti scolastici

Per gli istituti scolastici, la segreteria telefonica è un importante punto di contatto per gli studenti, i genitori e il personale, in quanto fornisce loro informazioni essenziali e rassicurazioni quando non è possibile comunicare direttamente.

È un’opportunità per esprimere l’impegno dell’istituto nei confronti dell’istruzione e del supporto, guidando i chiamanti verso i passi successivi.

ESEMPIO: “Grazie per aver chiamato [School/College/University Name]. Al momento non siamo disponibili, ma ti risponderemo appena possibile. Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, le informazioni di contatto e il motivo della chiamata.

Per ricevere assistenza immediata, visita il nostro sito web all’indirizzo [Website URL] per le FAQ e ulteriori informazioni. Ti ringraziamo per la tua chiamata e non vediamo l’ora di sostenere il tuo percorso formativo”.

Saluti in segreteria per i diversi reparti

21. Saluti in segreteria per i ricevimenti

La prima impressione conta e il saluto della segreteria telefonica è spesso la prima interazione che qualcuno ha con la tua azienda. Rendilo accogliente e utile:

ESEMPIO: “Pronto, hai raggiunto la reception di [company name]. Al momento siamo impegnati in un’altra chiamata o fuori ufficio.

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero e lo scopo della tua chiamata e ci assicureremo che la persona appropriata ti richiami il prima possibile. Grazie per aver chiamato [company name]dove il tuo interesse è apprezzato”.

22. Saluti della segreteria telefonica per il numero di telefono del Servizio Clienti

Il servizio clienti consiste nel far sì che i tuoi clienti si sentano ascoltati e aiutati, anche se si tratta di un messaggio vocale.

Questo saluto dà il giusto tono all’assistenza clienti:

ESEMPIO: “Hai chiamato il servizio clienti di [company name]. Ci dispiace di aver perso la tua chiamata. Il nostro team è disponibile da [start time] a [end time]Dal lunedì al venerdì.

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero di telefono e il motivo della tua chiamata e uno dei nostri rappresentanti del servizio clienti ti richiamerà al più presto. Grazie per aver scelto [company name].”

Saluti della segreteria telefonica delle vendite

23. Messaggio vocale per il reparto vendite

Questo saluto non solo sottolinea la dedizione del team di vendita al successo dei clienti, ma accenna anche in modo sottile all’elevata richiesta e all’efficacia dei loro servizi.

È un modo intelligente per comunicare la proposta di valore dell’azienda e gestire le aspettative dei chiamanti.

ESEMPIO: “Pronto, hai chiamato il reparto vendite di [Company name]. I membri del nostro team stanno attualmente assistendo altri clienti, aiutandoli a [inserire obiettivo, ad esempio “ottenere una crescita del 25% attraverso la semplificazione delle operazioni HR”], e non posso rispondere alla tua chiamata in questo momento.

Lasciaci il tuo nome, il nome della tua azienda e il tuo numero di telefono e ti contatteremo al più presto. Ti ringraziamo per la tua chiamata!”.

24. Evidenzia le promozioni nella tua segreteria telefonica

Informa i tuoi interlocutori sulle promozioni in corso, sugli aggiornamenti o sul lancio di nuovi prodotti. In questo modo potresti rispondere in anticipo ad alcune delle loro richieste.

ESEMPIO: “Grazie per esserti rivolto a [company name]. Sembra che tu sia interessato alla nostra ultima novità [nuovo prodotto, affare, offerta]. Anche noi ne siamo entusiasti!

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero di telefono e l’orario più comodo per richiamarti. Siamo ansiosi di rispondere a tutte le tue domande e di condividere con te gli ultimi aggiornamenti di [company name] con te. Non vediamo l’ora di parlare con te e ti auguriamo una splendida giornata!”.

25. Segreteria telefonica per i risultati delle vendite

Utilizzare la tua casella vocale per coltivare potenziali contatti è una mossa intelligente per ogni professionista delle vendite. Uno script di questo tipo ti permette di evidenziare brevemente il tuo valore aggiunto per i clienti, ricordando a chi chiama la tua proposta di vendita unica.

È anche un modo intelligente per informare le persone che potrebbero aver chiamato il tuo numero per errore su ciò che fai.

ESEMPIO: “Pronto, hai chiamato il sito[your name] all’indirizzo [your company]. Al momento sto assistendo altri, possibilmente dando loro potere. [type of company] per ottenere [risultati X, come “raddoppiare i contatti in 50 giorni”, “reclutare talenti ingegneristici di alto livello”, “aumentare la conversione dei clienti del 25%”].

Lasciaci i tuoi recapiti e vediamo come replicare questi successi per la tua azienda”.

Saluti vocali brevi e divertenti

26. Saluto semplice per la segreteria telefonica

I tuoi clienti sono impegnati, e anche tu lo sei. Opta per questi brevi saluti vocali per arrivare rapidamente all’essenziale e spingerli a lasciare un messaggio.

ESEMPI: “Ciao! Grazie per aver chiamato [company name/your name]. Lasciaci un breve messaggio e ti risponderemo al più presto. Buona giornata!”

“Hai raggiunto [company name]. Non possiamo rispondere in questo momento, lasciati richiamare! Lasciaci il tuo nome, il numero di telefono, il motivo della tua chiamata e l’orario migliore per richiamarti: non vogliamo perderti di nuovo. Ci sentiamo presto”.

27. Messaggio vocale divertente

Quando parliamo in modo informale, puoi provare a usare l’umorismo nel tuo messaggio. Questo approccio è davvero efficace per mantenere l’attenzione dei clienti, che di solito si divertono e vogliono sapere dove vuoi arrivare.

Considera comunque se questo è un modo che si adatta all’immagine della tua azienda. Può funzionare con le industrie creative ma non con quelle strettamente professionali, come la finanza.

ESEMPI: “Ciao, hai raggiunto il sito <il tuo nome> su <nome della società>. Siamo impegnati a salvare il mondo <aggiungi ciò che la tua azienda sa fare meglio>. Se ti interessa sapere come lo facciamo, lasciaci il tuo nome e numero di telefono, e ti richiameremo non appena avremo compiuto la nostra missione. Cosa che dovrebbe accadere presto. Grazie!

“Questo è Bond. James Bond. Ok, non è Bond, anche se vorrei esserlo. È davvero [your last name], [your first name], [your last name]. Al momento sono in missione, forse non per salvare il mondo con l’MI6, ma prometto di richiamarti al più tardi domani. Spero che tu stia passando una bella giornata”.

8 buone pratiche per i saluti telefonici

La prima impressione è fondamentale, soprattutto al telefono, dove la tua voce e il tuo modo di fare definiscono il tono dell’intera conversazione. Un saluto professionale e cordiale può fare la differenza nel servizio clienti, nelle relazioni commerciali e nella comunicazione quotidiana.

Ci sono diverse caratteristiche dei saluti telefonici aziendali di alta qualità che devi tenere a mente.

1. Sii puntuale e positivo

Rispondi al telefono entro i primi squilli e inizia con un tono caldo e positivo. Un saluto veloce e allegro dimostra che apprezzi il tempo del chiamante e crea un’atmosfera accogliente. Sorridi mentre registri il tuo saluto telefonico. Può sembrare una sciocchezza, ma quando sorridi gli ascoltatori ti percepiscono come ottimista, aperto e amichevole.

2. Presenta te stesso e la tua azienda

Fai capire subito a chi ti chiama che ha raggiunto il posto giusto, indicando il tuo nome e quello dell’azienda. Questo non solo conferma al chiamante che ha composto il numero corretto, ma personalizza anche l’interazione fin dall’inizio.

3. Parla in modo chiaro e lento

La chiarezza e il ritmo sono fondamentali. Parla in modo chiaro e a velocità moderata per assicurarti che l’interlocutore capisca ogni parola. Questo è particolarmente importante in un contesto professionale, dove una comunicazione errata può portare a confusione o frustrazione.

4. Preparati ad assistere

Segnala la tua disponibilità ad aiutare chiedendo come puoi aiutare il chiamante. Frasi come“Come posso aiutarla oggi?” dimostrano il desiderio di fornire supporto e di indirizzare la conversazione in modo produttivo.

5. Offrire alternative se non disponibili

Se la persona che sta cercando di contattare non è disponibile, è fondamentale offrire metodi di contatto alternativi o accettare un messaggio. Fornire delle opzioni dimostra considerazione per le esigenze del chiamante e garantisce che la sua richiesta verrà gestita.

6. Sii originale

Alcune frasi, come “La sua chiamata è importante per noi“,sono state utilizzate così tante volte che non fanno più una buona impressione su chi chiama. Il tuo messaggio di saluto deve essere originale. Un po’ di simpatia e humor non guasta.

7. Rendi più facile l’ascolto

Assicurati che non ci siano rumori di fondo durante la registrazione. Altrimenti, potrebbe essere difficile capire bene il tuo messaggio. Inoltre, mantieni i tuoi saluti personali e facili da ascoltare. Parla in modo chiaro e lentamente. Non essere troppo robotico.

8. Sii breve ed efficiente

Non dimenticare che uno degli scopi della segreteria telefonica è anche quello di far risparmiare tempo ai clienti. Evita di registrare un messaggio di saluto di 2 minuti che contiene elementi inutili. Usa la sintesi e vai al punto. La lunghezza che ti consigliamo è di 24-30 secondi al massimo, perchè se no il cliente chiuderà la comunicazione a metà saluto.

SUGGERIMENTO PRO: se necessario, puoi garantire la qualità dei tuoi saluti utilizzando dei doppiatori professionisti.

Imposta i saluti telefonici aziendali con un centralino telefonico virtuale

Se sei alle prese con i saluti della segreteria telefonica, non preoccuparti. Oggi puoi contare su un software di call center virtuale, come CloudTalk, per darti una mano. Grazie a numerosi strumenti e funzioni che non puoi avere quando usi un telefono fisso, può rendere il lavoro tuo e del tuo team di assistenza clienti molto più semplice.

Con un centralino telefonico virtuale puoi:

• Imposta gruppi specifici in base alle tue esigenze e smista le chiamate in arrivo in gruppi(reindirizzamento delle chiamate). Il chiamante sarà quindi reindirizzato all’agente giusto per il suo problema.
• Con questa app puoi stabilire le tue ore di lavoro. Puoi anche programmare il reindirizzamento delle chiamate e dei messaggi che arrivano dopo l’orario di lavoro a un determinato numero.
• Registra tutte le chiamate in modo da poterle analizzare in seguito.

Con CloudTalk potrai anche creare quanti messaggi di saluto professionali desideri e programmare quando devono essere utilizzati.

I sistemi telefonici virtuali ti permettono di preparare vari altri tipi di messaggi, ad esempio:

• Saluto di benvenuto: un messaggio vocale standard che i clienti sentono quando chiamano il tuo call center.
• Interactive Voice Response (IVR) – un menu di facile utilizzo che fornisce informazioni rilevanti ai chiamanti o li aiuta a scegliere l’agente/reparto giusto per un determinato problema.

Hai bisogno di un centralino telefonico virtuale potente ma facile da usare per la tua azienda?

CloudTalk è un software di tipo avanzato che porterà i tuoi messaggi di saluto in segretaria a un nuovo e più elevato livello. Il nostro è un sistema adatto alle aziende grandi e alle piccole in crescita. Scopri tutte le funzioni avanzate di CloudTalk e provalo gratuitamente!

Conclusioni

Avere una segreteria telefonica professionale è parte integrante del sistema di comunicazione della tua azienda. Il messaggio giusto può migliorare notevolmente l’immagine della tua azienda, rassicurare i chiamanti sulla loro importanza e snellire il processo di assistenza ai clienti.

Scegliendo o personalizzando uno dei 27 saluti professionali per la segreteria telefonica che abbiamo condiviso, non solo stabilisci uno standard elevato per l’interazione con i clienti, ma ti assicuri anche che ogni chiamata, anche quelle perse, contribuisca positivamente alla reputazione della tua azienda.

Ricorda che l’obiettivo dei tuoi saluti vocali è quello di far sentire ogni chiamante ascoltato e rispettato, aprendo la strada a fruttuosi contatti futuri.