כיצד להפוך פגישות וירטואליות ליותר אינטראקטיביות: המדריך המלא שלך

ארגונים מקדישים כ -15% מזמנם לפגישות, לפי ציפיה. 71% מהפגישות הללו, לעומת זאת, נחשבות לא פרודוקטיביות. 55% מהעובדים המרוחקים, מה עוד, מאמינים שרוב הפגישות שלהם "יכלו להיות דואר אלקטרוני".

פגישות – וירטואליות או אחרות – לא צריכות לכלול רק אדם אחד מדבר והמשתתפים האחרים מקשיבים (או לא!). אם כן, אז הם באמת היו יכולים להיות אימייל.

כיצד להפוך פגישות וירטואליות ליותר אינטראקטיביות, הוא נושא מרכזי עבור כל עסק עם עובדים מרוחקים. שמירה על מעורבות ועניין בפגישות היא מה שיהפוך את הפגישות הללו ליותר פרודוקטיביות. אז איך אתה יכול לעשות את זה?

נקודות חשובות:

• פגישות וירטואליות נפוצות יותר ויותר בעסקים רבים, כאשר עבודה מרחוק והיברידית מתבררת כפופולרית בקרב עובדים וחברות.
• זה יכול להיות מאתגר לשמור על משתתפים וירטואליים מעורבים ומעורבים בפגישות, מכיוון שיש להם יותר הסחות דעת פוטנציאליות ועשויים לסבול מבעיות טכניות.
• כיצד להפוך פגישה וירטואלית לאינטראקטיבית היא שאלה שחשובה לעסקים לשאול את עצמם, מכיוון שהיא עוזרת למעורבות המשתתפים.
• כמה כלי מעורבות שימושיים לפגישות וירטואליות כוללים שוברי קרח, סקרים או סקרים בזמן אמת ועזרים חזותיים רלוונטיים.
• עסקים המתמודדים בהצלחה עם הנושא של איך להעסיק עובדים באופן וירטואלי צפויים לראות אמון רב יותר בתוך הצוותים שלהם, תרבות חברה חזקה יותר ופגישות פרודוקטיביות יותר.

מהם האתגרים הגדולים ביותר של אירוח הפגישות שלך באינטרנט?

איך להפוך פגישות ליותר אינטראקטיביות זה לא אתגר חדש לעסקים. הרבה לפני שפגישות וירטואליות הפכו לדבר שבשגרה, חברות עדיין נאלצו לשקול כיצד לשמור על מעורבות המשתתפים בפגישה.

עם זאת, אפשר לטעון שקשה עוד יותר לקדם מעורבות חזקה בפגישות מרוחקות. זה בגלל האתגרים הייחודיים האלה של פגישות עסקיות וירטואליות: :

• תקלות טכניות, כמו בעיות חיבור או בעיות שמע שאין לך שליטה עליהן יכולות לגרום למשתתפים להחמיץ מידע חיוני. זה מקשה עליהם לעסוק ביעילות עם עמיתיהם.
• כאשר אנו מתקשרים באופן אישי, רמזים חזותיים ושפת גוף ממלאים חלק גדול בהעברת ההקשר. ללא אותם רמזים לא מילוליים, זה יכול להיות קשה יותר לבנות קרבה ואמון בין המשתתפים בפגישה. לכן, ייתכן שהצוותים שלך יהיו מסויגים יותר ומסרבים לחלוק את דעותיהם בפגישות מרוחקות.
• עייפות פגישות וירטואליות היא תופעה פסיכולוגית מוכרת. זמן רב מדי בוועידות וידאו עלול להוביל לתשישות, חוסר פרודוקטיביות ועייפות מתמדת. אם זה משפיע על הצוותים המרוחקים שלך, אז לשמור אותם מעורבים ומעורבים בפגישות יהיה אפילו קשה יותר.

אז מהן כמה דרכים יעילות להגביר את האינטראקציה וההשתתפות בפגישות מקוונות?

האם אתה יודע איך נוכחות טלפונית שונה משיחות ועידה בווידאו?

למדו עוד

6 טיפים לפגישות אינטראקטיביות נוספות עם הצוות הווירטואלי שלך

משוברי קרח לפגישות וירטואליות ועד דרכים שבהן אתה יכול להזריק קצת כיף, הנה ששת הטיפים המובילים שלנו כיצד להפוך פגישות לאינטראקטיביות:

#1 בחר את ההגדרה הנכונה לפגישה

הלמידה כיצד להפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות מתחילה לפני הפגישות – על ידי חשיבה על הגדרת הפגישה.

אתה רוצה שהמשתתפים שלך ישימו לב לדיון ולא יהיו מוסחים על ידי הסביבה. המטרה שלך צריכה להיות להפוך את הסביבה ואת הרקע שלך למקצועיים ככל האפשר מבלי להיות נוקשים מדי.

כיצד לבחור את הסביבה הנכונה

• כדי למזער הסחות דעת, השתמשו בחדר עם דלת שניתן לסגור.
• מצא מיקום שבו יש מעט רעשי רקע.
• הסתכל מסביב ובחר חדר מואר היטב עם קיר או רקע רגיל, ואור טבעי.
• הגדר את המצלמה בגובה העיניים.
• ודא שהמחשב שלך מחובר וטעון.
• בדוק שיש לך חיבור אינטרנט חזק.

השינויים הקטנים הללו יעשו הבדל גדול לאיכות ולמקצועיות הכללית של הפגישה שלכם, מבלי להידרש למאמץ רב. על ידי מראה מקצועי יותר, סביר יותר שתזכיר ללא הרף למשתתפים בפגישה שהם נמצאים בסביבה עסקית שבה תשומת הלב והמעורבות שלהם היא הכרח (גם אם הם בעצם בבית).

לאחר שהגדרת את הסביבה שלך, הגיע הזמן להכין את מרחב הפגישות הווירטואלי שלך. ודא שכל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע זה את זה בבירור.

בהתאם לפלטפורמות הפגישה הווירטואלית האינטראקטיבית שבחרת, ייתכן שתרצה להתאים את התצוגה כך שתתאים לזיהוי החזותי של המותג שלך. לדוגמה, על ידי שימוש ברקע וירטואלי ממותג. אתה יכול גם להוסיף כמה תכונות כדי לשפר את חווית המשתתפים כמו חדרי בריחה, כמו גם להגדיר תפקידים ואפשרות הקלטה (במידת הצורך) .

כמובן, אם אתה רוצה להשתמש בשיחות ועידה ליותר מסתם פגישות (עבור סמינרים מקוונים או השקות מוצרים, למשל) , עליך לשקול גם את הצרכים הללו.

אם אתה מתכנן מראש, אתה יכול להפוך את מרחב הפגישות הווירטואלי שלך לפרודוקטיבי ומרתק כמו כל פגישה אישית, וזה מסדר אותך בצורה מושלמת לקיום פגישה מקוונת אינטראקטיבית.

#2 השתמש בשוברי קרח בתחילת הפגישה

מהי אחת הדרכים להגביר את האינטראקציה במהלך פגישה וירטואלית? על ידי תחילת הפגישה בצורה שתניח את המשתתפים בנוח והופך אותם לנוח יותר לשתף את הרעיונות והתובנות שלהם.

במצבים כאלה, צור כמה שוברי קרח בשרוול שלך כדי לעזור לכולם להירגע וליצור סביבה פתוחה ומחוברת יותר לתקשורת צוות וירטואלית .

שוברי קרח וירטואליים צריכים להיות מהירים וקלים להצטרף אליהם. בחר אחד שכולם מהנוכחים אוהבים או ניסו בעבר כדי שהם ירגישו בנוח מההתחלה. משכו את תשומת לבם מיד, שברו את המחסומים, ותראו שכל הפגישה עוברת חלק.

שובר קרח יכול להיות פשוט כמו פרק זמן קצר בדיבור על נושאים שאינם עובדים. לחלופין, תוכל לנסות אחת מהאפשרויות הבאות כדי לעודד כנס או פגישה וירטואלית אינטראקטיבית יותר.

דוגמאות לשוברי קרח שתוכלו לנסות:

• בדיחות "צוות" – שוברי קרח נועדו לגרום אחד לשני להרגיש בנוח, אז בדיחות או הערות עליצות שהן אישיות לצוות שלך הן נהדרות. אולי אתה תמיד מתגרה בעמית על מזג האוויר שבו הוא נמצא או מציע עדכונים על תחביב משותף.
• שאלות "להכיר אותך" – אחת מפורצות הקרח הפשוטות ביותר לפגישות וירטואליות, שאלות "להכיר אותך" עוזרות לצוותים להרגיש מחוברים יותר. פשוט בחר שאלה מעניינת, כמו "מה האוכל האהוב עליך?" או "איפה חופשת החלומות שלך?", והסתובבו בין המשתתפים לתשובה.
• אמת אחת ושני שקרים – עוד אחת קלה. אתה פשוט מסתובב בקבוצה ומבקש מכל אדם לספר לך אמת אחת ושני שקרים על עצמו. לאחר מכן, שארכם מנסים לנחש מי זה איזה.
• מופעים וירטואליים – הנה שובר קרח לפגישות וידאו אינטראקטיביות. בחר אחד או שניים מהמשתתפים שלך כדי להציג מצעד לשאר חברי הקבוצה לנחש. אם אתה רוצה לשמור על דברים קצת יותר ממוקדים בעסק, בחר ביטויים לפעולה הרלוונטיים לעבודה שלך.
• הצג וספר – בחר משתתף אחד בכל פגישה כדי להתחיל דברים על ידי הצגת לקבוצה משהו מעניין או חשוב עבורה. אולי זו תהיה מזכרת מהנה שהם יאספו או אולי זה יהיה הכלב שלהם. מה שזה לא יהיה, זה יעזור לשאר הצוות להכיר אותם קצת יותר טוב.

#3 כלול עזרים חזותיים בכל מצגת

לאחר ששוברי הקרח הקלילים יסתיימו, הגיע הזמן לחשוב כיצד להפוך פגישות וירטואליות למהנות ואינטראקטיביות, גם כאשר אתם משתפים מידע חשוב.

קשה לשמור על תשומת הלב של קבוצה אם כל מה שאתה עושה זה לדבר אליהם. זה אפילו קשה יותר כשאתה מנהל צוותים מרוחקים . לא ייקח יותר מדי זמן עד שהמשתתפים שלכם יתחילו להיסחף ולהסתכל על ערימת הגיהוץ בפינת הסלון שלהם או אפילו יתחילו לבדוק את המיילים שלהם.

הוספת עזרים חזותיים למצגות בפגישות שלך עוזרת לשמור על תשומת הלב. בנוסף, אנשים רבים הם לומדים חזותיים, כלומר הם קולטים מידע בקלות רבה יותר כשהם יכולים לראות אותו. אז, לא רק שעזרים חזותיים יכולים לשמור על מעורבות רבה יותר של המשתתפים בפגישה, הם גם יכולים לעזור להם לזכור את מה שאתה אומר להם.

הנה כמה עזרים ויזואליים לדוגמה שכדאי לקחת בחשבון ככלים אינטראקטיביים לפגישות וירטואליות:

עזרים חזותיים שתוכלו להשתמש בהם בפגישות אינטראקטיביות

• גרפים ותרשימים – אלה נהדרים עבור פגישות וירטואליות שבהן אתה מפרק תוצאות או ביצועים. גרפים ותרשימים עובדים כהדמיות מעניינות של מה שיכול להיראות כמו מספרים יבשים או משעממים. עדיף עדיין אם הגרפים מצביעים כולם בכיוון הנכון!
• מצגות או חפיסות – כמה שקופיות פשוטות עם נקודות המפתח שאתה מנסה להעביר הן דוגמה נוספת לעזר ויזואלי שימושי. בנוסף, יש לו את הבונוס הנוסף של להזכיר לך את כל מה שאתה צריך לכסות.
• סדר יום פגישה – אולי אין נתונים להפוך לגרף ואין לך זמן ליצור שולחן שקופיות מלא. אפילו שיתוף המסך שלך והצגת סדר היום של הפגישה יכולים לעבוד כאלמנט ויזואלי לפגישה שלך.

#4 קבל משוב בזמן אמת

הטיפ הזה כיצד להפוך פגישות וירטואליות ליותר אינטראקטיביות הוא אחד מהפשוטים יותר. אם אתה רוצה את הקלט שלהם ולגרום להם להתארס, שאל אותם!

אל תתייחס לפגישות שלך כאל רחוב חד סטרי. ודא שכולם יודעים שהם יכולים – וצריכים – לחלוק את דעותיהם ורעיונותיהם. איך אתה עושה את זה בצורה מדויקת תלוי בך, אם תבחר ליצור ולשתף קוד QR או קישור לטופס משוב.

חלק מפלטפורמות הפגישות המקוונות האינטראקטיביות עשויות לאפשר לך להריץ סקרים או סקרים בזמן אמת בזמן שהפגישות שלך מתקיימות, וזה נהדר. עם זאת, זה לא חייב להיות כל כך מסובך.

בנקודות רלוונטיות בפגישה, פשוט עצור, ושאל את עמיתיך שאלות.

מה אתה יכול לשאול את הקולגות הווירטואליים שלך

• יש משהו (עוד) שאתם רוצים לדון בו?
• מה דעתך על הרעיון הזה? האם יש דרך שנוכל לעשות את זה טוב יותר?
• האם מסגרות הזמן הללו מציאותיות, או שעלינו לתת לעצמנו יותר זמן?
• האם אתה חושב שאנחנו צריכים לקבוע פגישה נוספת כדי לדון בנקודה זו הלאה?

#5 האצל תפקידים ומשימות בפגישה

לעתים קרובות, אינטראקטיביות ומעורבות קשורות להשתתפות. דרך נוספת להפוך את הפגישות הוירטואליות שלך ליותר אינטראקטיביות, לפיכך, היא להקצות למשתתפים תפקידים ומשימות במסגרת הפגישה.

בהתאם לאופי הפגישה, יש כמה דברים שאתה יכול לבקש מהקולגות שלך לעשות:

משימות להשלמת המשתתפים בפגישה

• רשום הערות או פרוטוקולים – סביר להניח שתרצה תיעוד של הפגישה שלך, כך שתוכל להטיל על משתתף אחד לשמור הערות. אתה יכול גם לבקש מהם להפוך את ההערות האלה לסט מאורגן יותר של דקות לפגישה לאחר סיום. עם זאת, אם אתה חושש שזה עלול להסיח את דעתם מהפגישה, תוכנות מסוימות של מוקד טלפוני וירטואלי יכולות לטפל בזה עבורך באמצעות תמלול אוטומטי וסיכומי שיחות.
• פעל כמנחה – מנחה של פגישה אחראי על שמירה על הסדר והנושא. יש להם את האג'נדה לפניהם ויוכלו להתערב כדי לנתב מחדש את הדיון אם הוא יתחיל אי פעם בשיק.
• היה שומר הזמן – אם אתה צריך להבטיח שהפגישה הוירטואלית שלך לא תופיע באיחור של אפילו כמה שניות, שומר זמן יכול לעזור. הודע להם לפני הפגישה כמה זמן תצטרך לדון בכל נושא בסדר היום. לאחר מכן, הם יכולים להזהיר את כולם אם משהו לוקח יותר מדי זמן ולהמשיך את הדיון.

# 6 הצג אלמנט של כיף

בתקשורת בעבודה מרחוק אין לעתים קרובות את הסוג של אינטראקציות מזדמנות ובלתי פורמליות שרגילות בסביבה במשרד. עובדים מרוחקים מפספסים, למשל, צ'אטים מהירים עם עמיתים כשהם עוברים על שולחן העבודה שלהם או דיונים במקרר המים בטלוויזיה של סוף השבוע.

דרך מצוינת נוספת לעודד מעורבות רבה יותר בפגישות הוירטואליות שלך, אם כן, היא להזרים מחדש חלק מהאינטראקציות המהנות והסתמיות הללו.

לצד שוברי הקרח שדיברנו עליהם קודם, יש המון דברים אחרים שאתה יכול לנסות גם:

אלמנטים מהנים לפגישות הוירטואליות שלך

• התקדמות פשוטה – זה לא חייב להיות מדע טילים. התחל את הפגישות הווירטואליות שלך בכך שתשאל מה שלומו של הצוות שלך או מה הם עשו בסוף השבוע.
• חידוני טריוויה – הקדישו קצת זמן במפגש מזדמן לחידונים מהנים. אולי פעם בחודש, קבל משתתף אחר להעלות את השאלות ולבדוק את הקולגות שלו.
• משחקי בניית צוות – תכנן כמה משחקים וירטואליים כדי שהקבוצות שלך ישחקו יחד. אולי אתה יכול לנסות Pictionary וירטואלי, שבו כולם צריכים לנחש מה עמית מצייר? או, אולי, לשחק במשחק כן או לא שבו מישהו צריך לנחש אדם מפורסם רק עם שאלות של כן או לא.

היתרונות של פגישות וירטואליות אינטראקטיביות

נגענו ביתרונות של לדעת איך להפוך פגישות וירטואליות ליותר אינטראקטיביות לאורך כל הדרך. עם זאת, כדאי לסכם אותם שוב כאן, כדי שתוכלו לראות מדוע כדאי להתאמץ:

• פגישות פרודוקטיביות יותר – פגישות שהן יותר אינטראקטיביות הן תמיד פרודוקטיביות יותר. אם רק אתה תורם לפגישה, אז אלו רק התובנות והרעיונות של אדם אחד שמניעים את הפגישה הזו. כאשר כולם מעורבים, לעומת זאת, היצירתיות, פתרון בעיות ועוד עולים רמה.
• בניית אמון וקרבה – אם הם יתקשרו ויתקשרו באופן קבוע, הצוותים המרוחקים שלכם יבנו אמון רב יותר. לעמיתים יהיה יותר נוח לשאול זה את דעתו או לבקש עזרה. זה עוזר למורל בכל העסק שלך וגם משפר את שיתוף הפעולה.
• שיפור תרבות החברה – בגלל האמון והקרבה הגדולים יותר שנבנו באמצעות פגישות פרודוקטיביות יותר, תרבות החברה הכללית שלך תהיה בריאה יותר. העובדים ירגישו שהם עובדים בעסק שבו יש להם חברים קרובים וששם עזרה או תמיכה נמצאים במרחק של כמה קליקים או שיחת טלפון.

הפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות והפק יותר מהצוות המרוחק שלך

איך להפוך פגישות וירטואליות למרתקות יותר, יש לקוות שעכשיו נראה כמו חידה הרבה יותר פשוטה לפתרון. ארסנל הכלים שעומד לרשותכם בשנת 2024 הופך את אירוח פגישות וירטואליות אינטראקטיביות לקל יותר.

הפיכת הפגישות הוירטואליות שלך לאינטראקטיביות ופרודוקטיביות יכולה להיות מחליף משחק עבור הצוות שלך. זה מאפשר לכולם לחתום בתחושה שהם ניהלו שיחה משמעותית, מוכנים להתמודד עם המטרה הבאה שלהם – כבר לא מרגישים שהפגישה הייתה יכולה להיות אימייל!

השתמש בעצות המפורטות למעלה כדי להפוך את הפגישות הווירטואליות שלך לחוויה כדאית שהעובדים שלך יכולים לצפות לה. ואם אתה מחפש את הכלי האחד שיעזור לפגישה הוירטואלית הבאה שלך להתנהל בצורה חלקה כמו חמאה, הירשם היום לניסיון חינם וראה את שפע התכונות שאנו מציעים.

צור קשר עם צוות המכירות הידידותי שלנו כדי ללמוד עוד.

צור קשר עם המכירות