מהי תוכנת Call Center ואיך זה עובד?

המרכז הטלפוני הראשון בעולם פתח את שעריו בשנת 1965. כעת, כמעט 60 שנה לאחר מכן, נראה הגיוני שאנשים תאבי חדשנות יפנו לאינטרנט, בחיפוש אחר תחליף לשיחת הטלפון הצנועה. ועדיין, זה לא קרה. אז מה נותן?

נקודות עיקריות:

• תוכנת מוקד טלפונית היא פלטפורמה וירטואלית מאוחדת המיועדת לנהל הן שיחות נכנסות והן יוצאות, והופכת חיונית עבור תמיכת לקוחות וארגונים מוכווני מכירות. הוא ממנף את טכנולוגיית ה-VoIP, מאפשר שיחות מכל מכשיר עם האינטרנט, משפר עבודה מרחוק ומסיר את הצורך בתשתית יקרה.
• היתרונות העיקריים כוללים ניהול משופר של שירות לקוחות, הגדלת מכירות, פרודוקטיביות גבוהה יותר, חיסכון בעלויות ומקצועיות באמצעות אוטומציה וזרימת עבודה יעילה.
• התכונות של תוכנת מוקד טלפוני כוללות תגובה קולית אינטראקטיבית (IVR), מספרי טלפון בינלאומיים, חייגנים חשמליים, אינטגרציות וניתוחים כדי לייעל את פעולות המוקד הטלפוני.
• פתרונות מבוססי ענן מודגשים בשל יכולת ההרחבה, יעילות העלות וקלות השימוש שלהם, במיוחד עבור צוותים מרוחקים, בניגוד לפתרונות מקומיים המציעים שליטה אך מגיעים עם עלויות גבוהות יותר מראש ופחות גמישות.

ההערכות מצביעות על כך שלמעלה מ -70% מהשיחות עם שירות הלקוחות מתרחשות בטלפון. במקביל, איש מכירות B2B ממוצע מבצע כ-35 שיחות ביום . כפי שאתה יכול לדמיין, תמיכת לקוחות ומכירות יוצאות חשובות להצלחה עסקית.

אבל זה רק אומר לנו מדוע חברות ממשיכות למנף פתרונות טלפוניים. השאלה האמיתית היא, מדוע שהאדם הממוצע יבחר בשיחה על פני צ'אט בוט מהיר בהרבה?

ובכן, נראה שזה נובע מהעובדה הפשוטה שבני אדם הם יצורים חברתיים, ונראה שאנחנו מאמינים יותר באדם אחר מאשר במכונה… בינתיים, בכל מקרה. בנוסף, אנחנו אוהבים להרגיש מיוחדים, ושמישהו נותן לנו את הזמן שלו גורם לנו להרגיש כמו יותר מסתם מספר.
אז זו הסיבה. עכשיו, בואו נעבור ל"איך". במאמר זה, נדון במציאות של תקשורת עסקית מודרנית, בטכנולוגיה שמאפשרת זאת ותפקידה בחיי היום יום שלך.

מהי תוכנת Call Center?

באופן כללי, תוכנת מוקד טלפונית היא כל סט של יישומים וכלים שנועדו לייעל את פעילות המוקד. כיום, רוב פתרונות התוכנה למרכז הטלפוני בשוק הם פלטפורמות וירטואליות מאוחדות.

פלטפורמות אלו כוללות פונקציות רבות לניהול וטיפול בשיחות נכנסות ויוצאות. ככאלה, הם הפכו לחלק הכרחי מחסנית הטכנולוגיה עבור מרכזי תמיכת לקוחות, חברות טלמרקטינג וארגונים רבים אחרים בעלי אוריינטציה תקשורתית.
נסקור את התכונות החיוניות ביותר של המרכז הטלפוני בסעיף הבא. כל מה שאתה צריך לדעת כרגע הוא שהתוכנה מספקת פתרונות לניתוב שיחות , אוטומציה של זרימות עבודה וניתוח ביצועים .

מדריך הקונה האולטימטיבי עבור תוכנת Call Center ב 2024

קרא בחינם

מה זה נכנס ויוצא?

הזכרנו נכנסות ויוצאות כמקרי שימוש מרכזיים עבור תוכנת מוקד טלפוני. אבל מה זה אומר? אם אתה תוהה את זה, הכנו מדריך סקירה מהיר זה כדי לעדכן אותך.

• Inbound בהקשר של Telco מתייחס לכל אינטראקציה (בדרך כלל בקשת שירות לקוחות או פעילות מכירה) שיוזמת הלקוח הפוטנציאלי/הלקוח ללא כל הנחיה מהחברה עצמה.
  
  מקרה שימוש זה הוא בעל ערך במיוחד לעסקים מכיוון שהוא מאפשר להם לבנות קרבה , לשפר את נאמנות הלקוחות , להניע באופן אורגני הפניות חיוביות מפה לאוזן ולהגביר את המכירות ללא יותר מדי מאמץ.
  
  תוכנת מוקד טלפונית יכולה לסייע ליוזמות אלה על ידי יצירת אפשרויות התאמה אישית לשירות לקוחות , ניתוח ביצועים , מתן מספרים ללא תשלום , ואפילו פישוט אימון סוכנים באמצעות הקלטות ותמלילים אוטומטיים של שיחות .

• Outbound in telco מתייחס לכל אינטראקציה שיזמה החברה ללא כל הנחיה מוקדמת מהלקוח הפוטנציאלי/הלקוח. פעילויות מכירות כגון שיחות קרות ומיילים הן הנפוצות ביותר, אך הן יכולות לכלול גם יוזמות הסברה אחרות (ביקורות, משוב).
  
  כפי שניתן לצפות, מקרה שימוש זה חיוני לעסקים שרוצים להגדיל את המכירות, לייצר הכנסות, להכשיר לקוחות פוטנציאליים חדשים ולהגדיל את ערך החיים של הלקוחות באמצעות מכירה נוספת .
  
  תוכנת מוקד טלפונית שעוזרת להגביר את הביצועים של יוזמות אלו היא בעלת ערך רב, שכן שיעור ההמרה הממוצע למכירות יוצאות הוא בסביבות 30% , אך רק 2% עבור שיחות קרות.
  
  פתרונות זמינים משיגים את המטרות הללו על ידי ייעול זרימות העבודה , הסרת משימות שחוזרות על עצמן , ניתוח ביצועי סוכן , מינוף תובנות לקוחות באמצעות CRM ואפשרות שיתוף פעולה יעיל בין נציגי מכירות .

כיצד פועלת תוכנת Call Center?

רוב פתרונות התוכנה המודרניים של מוקד טלפוני בנויים על מסגרת ה-VoIP (Voice over Internet Protocol). בניגוד לגישה המסורתית של PBX (קווית), VoIP אינו דורש ציוד מיוחד , תשתית נרחבת או עלויות יקרות מראש .

כל מה שצריך זה מכשיר חכם המצויד במיקרופון (מחשב נייד, טאבלט, סמארטפון), וניתן להתקשר וירטואלית מכל מקום ומכל זמן, וזה לא יסולא בפז בעידן הנוכחי של עבודה מרחוק.

להלן סקירה מהירה של אופן הפעולה של הטכנולוגיה:

1. האפליקציה מתחברת לאינטרנט ויוזמת שיחה בין שני צדדים (או יותר).
2. המכשיר קולט את הקול שלך דרך המיקרופון והופך אותו לאותות דיגיטליים.
3. האפליקציה מפרקת את האותות לחבילות נתונים ומעבירה אותם למתקשר השני.
4. המכשיר של המתקשר מפענח את מנות הנתונים והופך אותם לצליל נשמע.
5. התהליך חוזר על עצמו עד לסיום השיחה.

ראוי להזכיר שטכנולוגיה זו אינה מגבילה אותך לשיחות מקוונות בלבד. תוכנת מוקד טלפונית יכולה להגיע לכל טלפון ברשת סלולרית או אפילו לטלפון קווי. וההיבט הזה הוא שהופך את הפתרונות לבעלי ערך רב כל כך לקידום המכירות.

היבט נוסף של תוכנת מוקד טלפוני שיש לקחת בחשבון הוא תכונות אחרות שלה, כגון חייגני מכירות, הפצת שיחות אוטומטית (ACD) ואוטומציה של זרימת עבודה, אם להזכיר כמה. אלה יכולים להיות פנימיים או משולבים .

• תכונות פנימיות הן יישומים המובנים בתוכנה. הם פתרונות יציאה מהקופסה שכל משתמש יכול למנף כל עוד הוא נרשם לתוכנית התשלומים הספציפית הזו.
  
• בינתיים, אינטגרציות הן כלים של צד שלישי הניתנים להורדה בדרך כלל מהשוק של תוכנת המוקד הטלפוני או זמינים באמצעות API פתוח . אלה יכולים לכלול CRMs , ERPs , Helpdesks ועוד.

לבסוף, בואו נסתכל על תוכנת המוקד הטלפוני עצמה. ברוב המקרים מדובר בפתרונות מבוססי ענן המארחים "שרת" פרטי לכל חברה שמשתמשת בהם. עובדים בודדים יכולים ליצור אינטראקציה עם מידע זה באמצעות הפעלות שיוזמו מהאפליקציה המקומית שלהם (מחשב שולחני, מחשב נייד, טלפון).

זה מאפשר לכולם לגשת לאותם נתונים ותכונות בו זמנית מבלי להוריד קבצים גדולים למכשיר שלהם או להפריע למשתמשים אחרים. זה גם מה שהופך את תוכנת המוקד הטלפוני לפתרון נהדר עבור צוותים מרוחקים.

מהם היתרונות של תוכנת Call Center?

כפתרונות מוכווני ביצועים ואוטומציה, תוכנת מוקד טלפונית מציעה מגוון רחב של יתרונות לעסקים המעוניינים לשפר את ביצועי הסוכנים שלהם ואת הפרודוקטיביות הכוללת.

חמשת היתרונות העיקריים של תוכנת מוקד טלפוני כוללים:

1. ניהול שירות לקוחות משופר:
   לקוחות מצפים לפתרון כמעט מיידי לבעיותיהם. ולמרות שתוכנת מוקד טלפונית לא יכולה להבטיח זאת, היא יכולה להאיץ משמעותית את התהליך כולו עם זמינות 24/7, פרופילי לקוחות ומשאבים פנימיים.
2. עוד עסקאות מכירות נחתו :
   מכירות מוצלחות דורשות פניה אפקטיבית ומענה בזמן לבקשות נכנסות. תוכנת מוקד טלפונית עוזרת בשניהם. חייגני מכירות יכולים להגדיל את מספר השיחות היומיות שלך עד פי 3 , לעזור לך למצוא אנשי קשר קליטים וזמינים ולהחמיץ פחות שיחות.
3. פרודוקטיביות גבוהה יותר :
   בין אם מדובר במכירות או תמיכה, תוכנת מוקד טלפונית יכולה לשפר את הפרודוקטיביות של כל עובד. אוטומציה טקטית של משימות שחוזרות על עצמן והצעת תובנות רלוונטיות באופן יזום מאפשרת למשתמשים לנצל את זמנם ביעילות ולהתמקד במשימות החשובות ביותר.
4. חיסכון עלויות :
   עם היעילות מגיעות עלויות נמוכות יותר. תוכנת מוקד טלפונית מאפשרת לך לעשות יותר עם פחות עובדים וכלים עצמאיים. יתר על כן, זה גם חוסך לך כסף על קווים קוויים יקרים אחרת ועלויות שיחות (במיוחד למרחקים ארוכים).
5. מקצועיות גבוהה יותר :
   יצירת חווית לקוח יוצאת דופן (נכנסת או יוצאת) היא רק חלק אחד מהפאזל. תוכנת מוקד טלפונית מעניקה לך את הכלים לבנות מערכות יחסים טובות יותר ולגרום להם להחזיק מעמד על ידי הגנה על האינטרסים של כולם עם אבטחה ברמה גבוהה.

תכונות עיקריות של תוכנת Call Center

כעת, לאחר שציירנו לכם תמונה רחבה יותר של כמה מהיתרונות שתוכנת המוקד הטלפוני יכולה לספק; זה הזמן להוציא את משקפי ההגדלה שלנו ולהתקרב לתכונות הפופולריות ביותר ותרומתם לתהליכים שלך.

5 תכונות התוכנה הפופולריות ביותר של מרכז טלפוני כוללות:

1. תגובה קולית אינטראקטיבית (IVR):
   הכשיר וחלק ביעילות את המתקשרים בין המחלקות השונות שלך עם מערכת מענה אוטומטית. צור את זרימת השיחה הייחודית שלך עם עד 10 שלבים והפחת את משך השיחה הממוצע בעד 40%.
2. מספרי טלפון בינלאומיים:
   התקשר כמו מקומי על פני 160+ שווקים בינלאומיים והרחיב את השפעת העסק שלך. השג תעריפי איסוף גבוהים יותר עם פורמט מספר מקומי והימנע מחיובים יקרים עם תעריפים ומספרים מקומיים שמתחילים ב-$6 בלבד.
3. חייגן כוח:
   נצלו היטב את זמנם של הסוכנים שלכם והגיעו לפי 3 לקוחות פוטנציאליים בכל יום. הקצה קמפיינים להתקשרות עם תסריטי שיחה וסקרים לסוכנים וייעל עבודה אדמיניסטרטיבית שצורכת זמן רב או חוזרת על עצמה.
4. אינטגרציות:
   הרחב את ערימת הטכנולוגיה המקצועית שלך עם למעלה מ-35 אינטגרציות חינמיות והפוך את תוכנת המוקד הטלפוני שלך לפלטפורמה עסקית מרכזית. מערכות CRM, ERP, מוקדי עזרה, בינה עסקית ופתרונות AI בלחיצה אחת בלבד.
5. ניתוח:
   איחוד כל הנתונים שלך במקום אחד. גש לכל מה שאתה צריך לדעת לגבי הביצועים והסטטיסטיקות של השיחות של הסוכן שלך, צור דוחות מותאמים אישית משלך, בצע תחזיות ובצע אופטימיזציה של האסטרטגיה שלך.

סוגי תוכנות Call Center

תלוי את מי תשאלו, ייתכן שתקבלו תשובות שונות מאוד לשאלה, "מהם הסוגים השונים של תוכנות מוקד טלפוני?". אנו בוחנים את ההגדרה הרחבה ביותר ודנים בשני סוגים עיקריים, מכיוון שיש ביניהם את ההבדלים המהותיים ביותר.

#1 תוכנת מוקד טלפוני מקומי

כפי שהשם מרמז, תוכנת מוקד טלפונית מקומית היא פתרון המותקן פיזית בחצרי החברה. הוא יכול להשתמש בתשתית קיימת, כולל קווים קוויים, כבלי נתונים ושרתים, אם הם כבר קיימים.

אחרת, זה עשוי לדרוש מאמצי הגדרה נרחבים.

יתרונות

• שליטה והתאמה אישית: שליטה מלאה בתשתיות ואפשרויות התאמה אישית.
• אבטחה מקוונת: נתפסת אבטחה גבוהה יותר הודות לניהול פנימי.
• עלויות נמוכות יותר לטווח ארוך: עלויות תחזוקה לטווח ארוך עשויות להיות זולות יותר מאלו של מנוי SaaS.
• תשתית קיימת: ניתן לשלב בקלות עם מערכות ומסדי נתונים קיימים.

חסרונות

• גמישות מוגבלת: דורש עבודה מקיפה כדי להוסיף תכונות ופתרונות חדשים.
• איומים מקומיים: פגיע לאיומים באתר ודורש אמצעים חזקים כדי למנוע אותם.
• עלויות ראשוניות משמעותיות : יצירת התשתית הדרושה דורשת הרבה כסף וזמן.
• אילוצים גיאוגרפיים: יכולים להיות מגבילים עבור עסקים עם מספר מיקומים או צוותים מרוחקים.

#2 תוכנת מוקד טלפון בענן

כדי לרענן את מה שאמרנו בסעיף הקודם, תוכנת מוקד טלפוני בענן, הנקראת לפעמים גם תוכנת אירוח או SaaS, היא סוג של פתרון המתארח בשרתים חיצוניים של צד שלישי הנגישים לכל אחד מכל מכשיר חכם עם האפליקציה הנכונות ואישורי התחברות.

במקום שהחברה תהיה אחראית על ה-onboarding והפונקציונליות השוטפת, ספק התוכנה מנהל, מעדכן ומתחזק את פתרון המוקד הטלפוני מטעם הלקוחות.

יתרונות

• מדרגיות: ניתן להגדיל או להקטין בקלות בהתאם לביקוש.
• יעילות עלות: הורדת עלויות מראש; תמחור לפי שיטת תשלום.
• נגישות: נגיש מכל מקום עם חיבור לאינטרנט; תומך בצוות מרוחק ומבוזר
• יישום מהיר: פריסה מהירה יותר; הגדרה גוזלת פחות זמן בהשוואה לפתרונות מקומיים.
• עדכונים אוטומטיים: עדכונים ותחזוקה אוטומטיים המטופלים על ידי ספק השירות.
• שחזור מאסון: שחזור מאסון משופר עם גיבוי נתונים ויתירות מסופק על ידי ספק הענן.
• גמישות גיאוגרפית: תומך בכוח עבודה גלובלי הנגיש ממקומות שונים.

חסרונות

• שליטה מוגבלת: התאמה אישית ושליטה מוגבלת בתוכנה בהשוואה לפתרונות מקומיים.
• תלות באינטרנט: מסתמכת על חיבור אינטרנט יציב ומהיר; זמן השבתה אם האינטרנט אינו זמין.
• דאגות אבטחת מידע: דאגות לגבי האבטחה והפרטיות של נתונים רגישים המאוחסנים בענן.
• עלויות מנוי שוטפות: עלויות מנוי שוטפות עשויות להצטבר עם הזמן, ועלולות לעלות על העלויות המקומיות.
• שילוב מותאם אישית מוגבל: אינטגרציה עם מערכות מקומיות מסוימות עשויה להיות מוגבלת או לדרוש מאמץ נוסף.
• נעילה פוטנציאלית של ספקים: קושי במעבר לפתרון/ספק אחר עקב תלות בנתונים ובתהליכים.
• גישה לא מקוונת מוגבלת: עשויות להיות מגבלות בפונקציונליות במצב לא מקוון או במהלך הפסקות אינטרנט.

לגלות עוד

סוגי מוקדי טלפון

למדו עוד

כמה יקר להכניס לתוכנת Call Center?

עם כל כך הרבה פתרונות הזמינים היום בשוק, העלויות של תוכנת מוקד טלפוני עשויות להשתנות מאוד. גורמים רבים משפיעים על המחיר, כך שתוכל לבחור את ההיבטים החשובים ביותר לעסק שלך ולבחור על סמך אלה.

גורמים המשפיעים על תמחור תוכנות מוקד טלפוני כוללים:

• סוג מוקד טלפוני:
  כפי שסוכסך בסעיף הקודם, ההבדל בין שימוש ב-On-Premise לפתרון מוקד טלפוני בענן הוא מהותי. לדוגמה, אתה יכול להתחיל עם תוכנה כמו CloudTalk תמורת $25 בלבד למשתמש לחודש .
  
  בינתיים, פתרון מקומי יכול לעלות לך, בממוצע, $500 – $2,000 עבור רישיון תוכנה, $20,000 – $500,000 עבור חומרה ותשתית, ו- $25,000+ עבור ההגדרה בפועל.
• מספר משתמשים:
  תמחור התוכנה למרכז טלפוני תלוי במספר המשתמשים (הרשיונות) שברצונך להכניס. מטבע הדברים, ככל שהמספר גבוה יותר, המחיר גבוה יותר. עם זאת, ספקים רבים מציעים הנחות כמותיות למוקדים טלפוניים גדולים יותר.
• כמות/סוג תכונות:
  היבט תמחור חשוב נוסף הוא התוכנית שברצונך לרכוש. ניתן לחלק אותם בדרך כלל לשכבות Starter , Intermediate , Expert ו- Enterprise , כאשר המחירים עולים בהתאם. אלה נוטים להיות בעלי מבנה תשלום של משתמש/חודש.
  
  לעתים קרובות ספקים נועלים תכונות מתוחכמות יותר מאחורי מנויים יקרים יותר, כך שתמיד כדאי לבדוק שוב שהפתרון שבחרת מציע את הכלים (כולל אינטגרציות) שאתה צריך בעלות שאתה מוכן לשלם.
  
  לפעמים, אתה יכול לרכוש תכונות ספציפיות כתוספות עצמאיות לשכבה נמוכה יותר, אבל זה יכול להיות נדיר.

• מספרי טלפון ותעריפי שיחות:
  אי אפשר להתקשר בלי מספר טלפון. באופן כללי, ספקי תוכנה למוקד טלפוני מציעים גרסאות של מספרים מקומיים , ניידים , חינם ובינלאומיים. אלו נרכשים לרוב בנפרד, ומחירם משתנה בהתאם לסוג ולמיקום.
  
  עם זה, אתה צריך גם לשקול את תעריפי השיחות (ו-SMS). ספקי SaaS מסוימים מציעים חבילות בתשלום מראש עם המנוי שלך, אבל בדרך כלל אתה יכול גם לבחור במבנה "שלם לפי דרכו".

איך בוחרים את התוכנה הנכונה למוקד טלפוני?

כעת, כשאתה מבין טוב יותר את תמחור התוכנה למוקד טלפוני, זה רק עניין של למצוא ספק שנוח לך לשלם. למרבה הצער, קל יותר לומר זאת מאשר לעשות.

חיפוש פתרונות הוא תהליך שלוקח זמן. אבל בהתחשב בעובדה שבחירה באחד הלא נכון עלולה לגרום לאובדן הכנסות של 8% – 28% , זה הזמן המושקע היטב. אז תן לנו לתת לך כמה טיפים שיעזרו לך לוודא שאתה בוחר את תוכנת המוקד הטלפוני המתאימה לעסק שלך.

כאשר מחפשים לקנות תוכנת מוקד טלפוני, שקול את הדברים הבאים:

• זהה את הצרכים שלך:
  לפני שתוכל למצוא את הפתרון "הנכון", אתה צריך לדעת איך זה. אנו ממליצים לאסוף בעלי עניין רלוונטיים מהצוותים שישתמשו בפתרון זה ולזהות את הבעיות שברצונך לפתור.
  
  חלק מהדברים שעליך לקבוע כוללים את מספר המשתמשים , מקרה(ות) שימוש ספציפי (ים), תכונות ואינטגרציות חובה , מיקומים גיאוגרפיים מרכזיים ותקציב כללי כולל (עבור עלויות כניסה ועלויות שנתיות).
  
• אסוף רשימת מתחרים:
  השלב הבא הוא די פשוט. עם כמה חיפושים בגוגל, תוכל למצוא ספקים רבים שמתאימים בערך ליעדים הארגוניים שלך. אנו ממליצים ליצור גיליון של כ-10 פתרונות פוטנציאליים כדי להתחיל את המחקר המעמיק שלך.
  
• צור רשימה קצרה:
  בהתייחס לרשימת הדרישות שלך, תוכל להתחיל לגלוש בדפי הפתרון , התכונות , השילוב והתמחור של המתחרים. זה אמור לחסל די מהר כמה מועמדים, ולהשאיר לך בערך 5-7 שנותרו.
  
  בשלב זה, אנו ממליצים לחפש בגוגל "חלופת מועמד X" . רוב חברות ה-SaaS יוצרות דפים להשוואה ישירה עם המתחרים שלהן, מה שיכול לעזור לך לצמצם עוד יותר את הבחירה שלך.
  
• עיין בפורטלי ביקורת:
  כפי שכל צרכן טוב יודע, לעולם אל תתייחס לשיווק כערך נקוב. אתרים כמו G2 , Capterra ו- TrustRadar מאפשרים למשתמשים בעבר ובהווה לשתף את החוויות שלהם כדי שתוכל לקבל החלטה מושכלת לגבי מהי עובדה ובדייה.
  
  כמה דברים שכדאי לשים אליהם לב שאחרת לא יעלו על דעתך כוללים איכות ואמינות שיחות גבוהות , תמיכת לקוחות 24/7 והיעדר עלויות נסתרות . לאחר שלב זה, אתה אמור להישאר עם 3-5 פתרונות מעשיים.
  
• צור קשר עם מכירות
  בלי שום דבר אחר לעשות, הגיע הזמן לבחון את האפשרויות שלך. הירשם להדגמה או ניסיון חינם (אם זמין) ודון ברצונות והצרכים של העסק שלך עם הספקים עצמם.
  
  נסה את התוכנה. קחו בחשבון את השימושיות. האם קל להתמצא בו, או שידרש הרבה אימון למינוף מלא? איך היו אנשי המכירות? האם נראה שהם ידעו על מה הם מדברים, או שהם פשוט דחפו למכירה? האם אפשר לקבל הנחה?
  
• קנה את התוכנה
  לאחר שתענה על כל השאלות הללו, אתה אמור להישאר עם מנצח. עכשיו, אתה רק צריך לעבור על הרשימה שלך פעם אחרונה כדי לבדוק את הכל כפי שהוא אמור להיות. ואז פשוט לחץ על "קנה" .

כיצד להתחיל עם תוכנת Call Center

רגע האמת בפתח. בקרוב, תוכל לחלוק את הערכה החדשה הזו עם כל העובדים שלך ואת ההטבות שהיא מציעה עם הלקוחות שלך. אבל אל תקדימי את עצמך. יש עוד דבר אחד לעשות – על הסיפון .

טיפים לשילוב מוצלח של פתרון תוכנה למוקד טלפוני:

• תזמן את ההשקה:
  המחקר הפנימי שלנו ב-CloudTalk מגלה שעסקים יכולים להפסיד עד 10,000 דולר ביום עקב השבתה שנגרמה כתוצאה ממעבר לתוכנת מוקד טלפונית חדשה. די לומר שעליכם לקחת את הצעד הזה ברצינות רבה.
  
  צור קשר עם צוות המכירות והטכני של הספק שלך ומצא תאריך ושעה שלא ישפיעו לרעה על הפעילות שלך. זה יכול להשתנות בהתאם לעסק שלך, אבל הפעלת התוכנה במהלך לילה של סוף שבוע היא לרוב האפשרות הטובה ביותר.
  
• שלב השקה עם העברת נתונים
  אם יש לך פתרון מוקד טלפוני קיים או משתמש ב-CRM, תרצה שכל הנתונים שלך יהיו מוכנים לכשתתחיל להשתמש בתוכנה החדשה שלך. לעתים קרובות, ספקים יכולים להעביר נתונים ישירות לאחר ההגדרה, לכן אנו ממליצים לארגן את שניהם בו-זמנית.
  
• הגדר מספרים
  רכישה והקמת מספר חדש הם תהליך נרחב יותר ממה שניתן לחשוב. לעתים קרובות, זה דורש ניירת נוספת, כולל אישור העסק ועוד. אז, כמו בהעברת נתונים, אתה רוצה לעשות זאת בהקדם האפשרי.
  
  בחר את המספרים המקומיים, הניידים, החינמיים והבינלאומיים שאתה צריך עבור העסק שלך, שקול להעביר כמה מהמספרים הישנים שלך במידת האפשר, והנח את נציג ההצלחה של הלקוחות שלך לעבודה.
  
• הכנס לצוות שלך
  עם כל עבודת ההכנה מהדרך, כל מה שאתה צריך לעשות הוא להתאים את העובדים שלך לכלי החדש. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לתזמן הדגמת מוצר/הדרכה עם הספק, להקליט אותו לעיון עתידי ולהפיץ את המידע.
  
  השבועות הראשונים בטוח יהיו גדושים בשאלות ובעיות, אבל כל עוד יש לך גישה לתמיכה אמינה, הכל יסתדר.

השיחה האחרונה

תוכנת מוקד טלפוני בענן היא האבולוציה הגדולה ביותר של תקשורת עסקית מאז הקמת המרכז הטלפוני בשנות ה-60. הוא מציע פתרונות אוטומציה חדשניים, בינה מלאכותית ובינה עסקית הדרושים לשמירה על חברה מודרנית לפני מתחרותיה.

ולאחר קריאת מאמר זה, יש לך את כל המידע הדרוש כדי לענות על השאלה אולי החשובה ביותר ב-5-10 השנים הבאות של המוקד הטלפוני שלך. האם הגיע הזמן לשדרג?