מהי מרכזיה מתארחת, איך זה עובד ומדוע העסק שלך צריך את זה?

הקו הקווי המסורתי הופך ליותר ויותר מיושן – עד לנקודה שבה חלק מהמדינות מכבות אותו לחלוטין. בתגובה, עסקים רבים נהרו למרכזיה מתארחת, מה שגרם לגודל השוק להתפוצץ ל -63 מיליארד דולר .

ובמעבר למרכזייה מתארחת, הם קוטפים כמה יתרונות מתוקים למדי: חיסכון בעלויות, גמישות מרחוק ותכונות עשירות המופעלות על ידי בינה מלאכותית, למשל.

אז, הגיע הזמן שתלכו בעקבותיו? תן לנו להתייחס למרכזייה מתארחת כדי לעזור לך לקבל החלטה מושכלת.

נקודות עיקריות:

• מרכזיה מתארחת היא מערכת טלפונית לניהול שיחות, המתארחת הרחק משטח העסק שלך על ידי ספק צד שלישי.
• כדי להשתמש בפתרונות מרכזיה מתארחים אתה צריך ספק, חיבור לאינטרנט וכל מכשיר התומך ב-VoIP (טלפון, מחשב שולחני, טאבלט וכו').
• מרכזיה מתארחת קלה יותר להגדרה, חסכונית יותר, ניתנת להרחבה ועמידה יותר לעתיד מאשר אלטרנטיבה מסורתית מקומית.
• בעת בחירת ספק מרכזיה מתארח, עליך לשקול את התכונות, תוכניות התמחור, התמיכה וכיצד הפתרון שלהם משתלב בקלות עם הכלים העסקיים האחרים שלך.

מהי מרכזיה מתארחת?

פתרון PBX מתארח מספק מגוון של פונקציונליות ויתרונות, אותם נחקור בעוד רגע. עם זאת, ראשית, כדי להבין מהי מרכזיה מתארחת, עליך קודם כל להבין מהי מרכזייה.

מהי החלפת סניף פרטי (PBX)?

מרכזיית סניף פרטית היא מערכת טלפון פרטית לעסקים שחברות משתמשות בה לחיבור ולניתוב שיחות פנימיות וחיצוניות.

ניתן לחבר מספר משתמשים לקו יחיד ולנתב אותם באמצעות ההרחבות הייחודיות שלהם. זה מאפשר לך לבצע שיחות פנימיות בחינם ולנתב שיחות נכנסות למקום הנכון באמצעות מספר טלפון בודד.

מערכות מרכזיות מגיעות בשלושה סוגים עיקריים: מרכזיה מסורתית, מרכזיית IP ומרכזייה מתארחת.

• מרכזיה מסורתית היא מערכת מקומית המתחברת לרשת הטלפון הפומבית (PSTN). הם משתמשים בקווי טלפון אנלוגיים פיזיים כדי להעביר נתונים קוליים.
• PBX IP , או מרכזיה דיגיטלית, משתמשת ב-VoIP כדי להעביר שיחות דרך חיבור לאינטרנט. זה יכול להיות מותקן במשרד שלך או במיקום של ספק צד שלישי, שם הוא מסופק כשירות PBX מתארח.
• וישנן מערכות טלפון מרכזיות מתארחות , אותן נחקור לעומק בהמשך.

מה המשמעות של "מתארח" מרכזייה?

מרכזיה מתארחת – הידועה גם בשם HPBX – היא מערכת טלפון וירטואלית שמתארחת מחוץ לאתר על ידי ספק שירות של צד שלישי. הוא משתמש בטכנולוגיית Voice over Internet Protocol (VoIP) המאפשרת לחברות לבצע ולנהל שיחות דרך האינטרנט.

זה בעצם אומר שמערכת הטלפון שלך מאוכסנת מחוץ לאתר על ידי ספק שירות, ולא במיקום הפיזי של העסק שלך.

הספק המתארח אחראי על התקנה, תצורה, ניהול ותחזוקה, צמצום משמעותי בעלויות העסק והגדלת הפרודוקטיביות.

מה עושה מרכזיה ואיך היא עובדת?

התפקיד הבסיסי של מרכזיה הוא לחבר, לנתב ולנהל שיחות פנימיות וחיצוניות. כדי למלא חובה זו, מערכת טלפון PBX מתארחת מסתמכת על שלושה מרכיבים עיקריים: ספק PBX מתארח, חיבור לאינטרנט והתקנים התומכים ב-VoIP.

1. ספק PBX מתארח
   ספק מרכזיות מתארח הוא השירות שבו אתה משתמש כדי "לארח" את מערכת המרכזיות שלך. במילים אחרות, הם מאחסנים את כל הציוד שלך במרכזי הנתונים הפרטיים שלהם. הם דואגים לדברים הטכניים המסובכים כמו התקנה, תפעול ותחזוקה שוטפת. בנוסף, הם אחראים על הבטחת תקשורת איכותית, מאובטחת ואמינה.
   
2. חיבור לאינטרנט
   כדי להשתמש בשירותי VoIP PBX מתארחים, אתה צריך חיבור אינטרנט אמין ומהיר עם הרבה רוחב פס. למה? כי אם חיבור האינטרנט שלך לא אמין או איטי, זה יפחית את איכות השיחות שלך ותסכל את הלקוחות שלך.
   
   למרבה המזל, חיבור האינטרנט שכבר יש לך אמור להיות מספיק טוב. אנו ממליצים על מהירות אינטרנט מינימלית של 100 kbps למשתמש .
   
3. מכשיר תומך VoIP
   מכשיר התומך ב-VoIP הוא כל מכשיר המאפשר לך לבצע שיחות דרך האינטרנט. אז, יחד עם טלפונים שולחניים וטלפונים ניידים VoIP, אתה יכול גם להשתמש בשולחן העבודה או במחשב הנייד שלך.

SIP Trunking: אלטרנטיבה למרכזיה מתארחת

אם אתה משתמש במערכת PBX מסורתית מקומית אך אינך מרגיש מוכן למעבר מלא לענן, תוכל לפנות ל-Session Initiation Protocol (SIP) trunking.

SIP trunking מספק לעסק שלך יכולות ויתרונות VoIP, מבלי שתצטרך לשפץ את כל המרכזיה המקומית שלך. זה כרוך בהחלפת קווי הטלפון האנלוגיים הקיימים שלך ב-SIP trunks, שהם בעצם קווי טלפון דיגיטליים.

טראנקי SIP ממירים נתונים קוליים (כמו גם וידאו, דואר אלקטרוני, SMS ועוד) לחבילות דיגיטליות דחוסות הנשלחות ליעד הקצה שלהן דרך האינטרנט.

ספקי SIP trunk מארחים את ה-SIP trunks שלך בחצרים שלהם. אבל, בניגוד למערכת מרכזיות המתארחת בענן לחלוטין, אתה עדיין שומר ומנהל את ציוד המרכזיות הקיים שלך. זה מכונה לעתים קרובות מערכת PBX היברידית או PBX המתארח ב-VoIP.

הגדרת SIP trunking מורכבת ויקרה יותר מהקמת מערכת מרכזיות המתארחת בענן לחלוטין.

תצטרך להגדיר את תצורת ה-SIP trunks שלך כך שיפעלו עם המרכזיה הקיימת שלך. בנוסף, עליך להגדיר ולהגדיר את נקודות הקצה של SIP ומעבר חומת אש. לכן, SIP trunking מומלץ בדרך כלל לארגונים עם מערכות טלפון מורכבות המחפשים להקל על העברת ענן.

היתרונות של מרכזיה מתארחת

מהם היתרונות של מרכזייה מתארחת בהשוואה למקבילתה המסורתית? בוא נדון.

קל יותר להגדיר ולתחזק אותו

כדי להתקין מערכת טלפון מסורתית, עליך להתקין ולהגדיר חבורה של ציוד יקר. ואם משהו נשבר או מיושן, אתה צריך להחזיק – או לשכור – את המומחיות לתקן או לשדרג אותו. זה הופך את ההתקנה והתחזוקה למסובכים.

ספקי PBX מתארחים מבטלים את הלחץ הזה על ידי טיפול בכל ההגדרות, התצורות והתחזוקה שלך עבורך. בניגוד למערכת מרכזיות מסורתית, שהקמתה עשויה להימשך שבועות, מרכזייה מתארחת יכולה להיות פועלת תוך מספר ימים.

עם CloudTalk, למשל, אתה יכול להגדיר את כל מערכת הטלפון שלך תוך מספר שעות בלבד, לצמצם את זמני ההשבתה ולהגביר את הפרודוקטיביות.

מספק חיסכון בעלויות

עלויות מוקדמות בדרך כלל נמוכות בהרבה אם אתה בוחר במרכזייה מתארחת. ללא צורך בתשתית באתר מלבד טלפונים ונתבים VoIP שלך, אתה יכול למנף את היתרונות של VoIP בתקציב מצומצם.

אין צורך לשכור צוותי IT כדי להגדיר ולתחזק את מערכת המרכזיות המתארחת שלך. והעובדים שלך יכולים אפילו להשתמש בטלפונים שלהם.

אם אתה בוחר במערכת מרכזיות מסורתית, אתה מסתכל על השקעה נכבדת. שרתי PBX לבד יכולים לעלות אלפי דולרים, ואז אתה צריך לקחת בחשבון את עלויות ההתקנה, התצורה והתחזוקה של כל הציוד המקומי שלך.

כמובן, החיסכון המדויק בעלויות שאתה מסתכל עליו ישתנה. שירותי PBX מתארחים מציעים בדרך כלל חבילות מנוי מדורגות הכוללות תכונות שונות. לכן, עלות הפתרון שלך תהיה תלויה בצרכי העסק שלך.

למה שלא תבדוק את המדריך המעמיק שלנו לתמחור מערכות טלפון לעסקים כדי לקבל מושג טוב יותר כיצד משתנות תוכניות התמחור בין הספקים?

מציע מגוון גדול יותר של תכונות

אם הם רוצים להישאר תחרותיים, שירותי PBX מתארחים צריכים לספק ללקוחותיהם חוויות שיחות אופטימליות. אז, פתרונות מתארחים מציעים מגוון של תכונות עוצמתיות מעבר לפונקציונליות השיחות הבסיסיות המסופקות על ידי מרכזיה מסורתית.

קח את פתרון השיחות העסקיות של CloudTalk. הוא מציע מבחר תכונות המופעלות על ידי בינה מלאכותית, כולל תגובה קולית אינטראקטיבית (IVR), התראות שיחות אוטומטיות , תמלול שיחות ועוד הרבה כדי לענות על צורכי תקשורת עסקית מודרנית.

מתאים יותר לעבודה מרחוק והיברידית

ספקי PBX מתארחים מאפשרים לעובדים להוריד תוכנה לשולחן העבודה הביתי, המחשב הנייד או הנייד שלהם. תוכנה זו יכולה להפוך את המכשיר המרוחק שלהם למערכת טלפון עסקית בעלת עוצמה מלאה עם אותן יכולות כמו טלפונים שולחניים VoIP.
המשמעות היא שעובדים יכולים לבצע שיחות עבודה ולענות עליהן מכל מקום. אתה יכול אפילו להגדיר העברת שיחות כדי להבטיח ששיחות נכנסות מנותבות תמיד למכשיר של עובד זמין, בין אם זה הטלפון השולחני או הנייד שלו.

מהצד השני, מערכת מרכזיות מסורתית די משלשלת עובדים לשולחנות המשרד שלהם. אז זהו יתרון עצום של החלופה המתארחת אם אתה רוצה להעצים עבודה מרחוק והיברידית.

קל יותר להתאים אישית ולהגדיל ולמטה

העלויות הנסתרות של תוכנה וחומרה שאינן ניתנות להרחבה יכולות לעלות במהירות. מכיוון שמרכזיה מתארחת אינה מסתמכת על תשתית פיזית קשיחה, היא מטבעה ניתנת להרחבה יותר ומגיבה היטב לצרכים עסקיים משתנים.

לדוגמה, אם אתה צריך להוסיף משתמשים בעונות שיא, אתה יכול לעשות זאת מבלי לרכוש ציוד חדש יקר. ואם הביקוש יורד, תוכל להקטין שוב מבלי לדאוג לעלויות תקורה.

אתה יכול גם להוסיף תכונות חדשות ולהגדיר כללים חדשים מבלי להיות מומחה – או להעסיק אחד.

גם עם פתרון כמו CloudTalk, אינך צריך לדאוג מהדרכה מקיפה וגוזלת זמן לסוכנים חדשים. פתרון השיחות העסקיות שלנו מעוצב עם ממשק ידידותי למשתמש. לאחר שתגדל, חברי הצוות החדשים שלך יכולים להתחיל במהירות.

פשוט יותר לשילוב עם מחסנית הטכנולוגיה הקיימת שלך

ספקי PBX מתארחים מציעים בדרך כלל אינטגרציות עם הכלים העסקיים החיוניים ביותר בערימת הטכנולוגיה שלך. לדוגמה, CloudTalk נותנת לך שילובים בלחיצה אחת עם ה-CRM שלך, תוכנת אוטומציה של מכירות, כלי בינה עסקית ועוד.

למה זה כל כך יתרון?

אינטגרציות מפשטות את זרימות העבודה על ידי ריכוז היישומים העסקיים השונים שלך בפלטפורמה אחת. במקום לעבור בין אפליקציות, תוכל לגשת לפונקציונליות הדרושה לך במקום אחד ונגיש בקלות.

קח את שילוב HubSpot של CloudTalk . אתה יכול לסנכרן את HubSpot CRM כדי לגשת לנתוני לקוחות – דמוגרפיה, רכישות קודמות, היסטוריית תקשורת וכו' – עבור כל השיחות הנכנסות שלך, ישירות בתוך CloudTalk. בנוסף, בצע וקבל שיחות ישירות בתוך HubSpot.

עוזר לך להגן לעתיד את מחסנית הטכנולוגיה שלך

רשתות טלפוניה המבוססות על תשתית חומרה מסורתית (כמו קווים קוויים) מתחילות להגיע לסוף חייהן. הם פועלים שנים רבות, סובלים מבלאי ניכר והפכו ליותר ויותר יקרים לתחזוקה.

ממשלות ברחבי העולם, אפוא, החליטו שזה לא משתלם להמשיך לתחזק את הרשתות הללו. זו הסיבה שבריטניה, למשל, מוציאה בהדרגה את ה-PSTN עם כיבוי מוחלט המתוכנן לשנת 2025. זה חלק מיוזמת ממשלת בריטניה לעבור לחלוטין מקווי טלפון אנלוגיים לדיגיטליים.

והם לא היחידים. אוסטרליה, ניו זילנד ודנמרק הן בין המדינות האחרות שמתכננות הפסקת PSTN. לכן, אתה מסתכן בהפעלת התקשורת העסקית שלך על טכנולוגיה מיושנת אם תמשיך עם מרכזיה מסורתית.

PBX Hosted משתמש בטכנולוגיית VoIP מודרנית כדי לאפשר שיחות מבוססות אינטרנט. לא רק זה, אלא שספקים מעדכנים ללא הרף את המערכות שלהם כדי לספק למשתמשים את התכונות העדכניות ביותר ויכולות מבוקשות.

כתוצאה מכך, מערכות מרכזיות מתארחות הן הוכחות לעתיד, ועוזרות לך להשיג קיימות לטווח ארוך, תחרותיות וצמיחה.

מרכזיה מקומית לעומת מרכזייה מתארחת

מרכזיה מקומית היא פתרון יקר ונוקשה עם יכולות שיחות מוגבלות שמתקשה לעמוד בדרישות הסביבה העסקית המודרנית.

PBX Hosted הוא חסכוני, גמיש ועשירה עם תכונות מתקדמות התומכות בתקשורת שיתופית וממוקדת לקוח.

הנה השוואה זה לצד זה כדי לעזור לך לראות את ההבדלים:

מה לשקול בעת בחירת ספק מרכזיה מתארחת

מה אתה צריך לחפש במארח מרכזייה? בואו נעבור על הדברים העיקריים שיש לקחת בחשבון כאשר אתם משווים בין ספקי מרכזיות מתארחים:

שימו לב לאיכות השיחה

עם כל כך הרבה התמקדות באספקת חוויות שיחות מהירות ונוחות, קל לאיכות השיחה להפוך למחשבה שלאחר מכן.

עם זאת, בדקנו קצת את החשיבות של איכות השיחות לעסקים וגילינו ש -42% מהלקוחות יימנעו מלהתקשר לתמיכת הלקוחות של החברה שלך לאחר שחוו בעיות באיכות השמע.

ולא רק הלקוחות שלך עלולים להתנתק, אלא גם העובדים שלך. בעיות איכות השמע מסיטות את דעתם ומתסכלות את העובדים. זה הורס את הריכוז והיעילות שלהם, ומקשה עליהם לנהל שיחות פרודוקטיביות.

למעשה, איכות שיחות ירודה עלולה לעלות לחברה שלך 6,000,000 דולר בכל שנה רק בעבודות אבדן.

בחרו ספק מרכזיות מתארח שמתעדף באופן עקבי את איכות השיחה. הספקים הטובים ביותר צריכים להיות בעלי תשתית שרתים מבוזרת גלובלית, להציע ניטור איכות שיחות חיה ולנקוט בצעדים כדי להבטיח זמן השהייה נמוך ולמזער זמן השבתה.

ודא שיש לך מבחר רחב של מספרי טלפון עסקיים

לא צריך מטה פיזי במדינה כדי לבסס שם נוכחות מקומית. כל מה שאתה צריך זה מספר טלפון מקומי. אבל האם ספק המרכזיות המתארחות שלך מציע מספרים מקומיים וחינמיים במדינות שבהן אתה פועל?

חפש ספק עם זמינות רחבה של מספרי טלפון עסקיים. CloudTalk מובילה כיום את השוק עם מספרי טלפון זמינים ב-160+ מדינות.

חקור את התכונות והפונקציות הזמינות

לפני שתתחיל להשוות בין ספקים, כתוב רשימה של התכונות והפונקציונליות שהעסק שלך צריך במערכת PBX מתארחת.

זהה תכונות חיוניות וחפצים נחמדים כדי שתוכל לבדוק שלמועדפים שלך יש את התכונות שאתה צריך כדי לעמוד ביעדים העסקיים שלך.

וזכרו, הפתרון עם הכי הרבה תכונות הוא לא בהכרח הטוב ביותר. אם אתה משלם יותר עבור שלל תכונות מפוארות שלעולם לא תשתמש בהן, אתה לא הולך לקבל את המרב עבור הכסף שלך.

בדוק את תוכניות התמחור ואת התמורה שהן מספקות

רוב ספקי המרכזיות המתארחות מציעות שלוש או ארבע תוכניות תמחור כדי להתאים לצרכים ולתקציבים שונים. לדוגמה, ייתכן שיהיה להם מרכזיה לשימוש לעסקים קטנים, מרכזיה עבור חברות בינוניות ומרכזיה עבור ארגונים גדולים, כולם עם תכונות שונות.

עשה קניות בסביבה כדי למצוא את התוכנית שמציעה את התמורה הטובה ביותר לכסף.

הסתכל מעבר לדמי המנוי החודשיים כדי לקבוע את הערך לטווח ארוך. האם לפתרון יש תכונות שיייעלו את התפעול ויובילו לחיסכון בעלויות? מה דעתך על יכולות המופעלות על ידי AI שמשפרות את חוויות הלקוחות, שביעות הרצון וההכנסה?

זכור, אתה תמיד יכול לשדרג או לשדרג לאחור בהתאם לצרכים העסקיים שלך. לכן, הערך את כל תוכניות התמחור המוצעות על ידי הספק שבחרת כדי להבטיח שהם יכולים לתמוך בצרכים שלך ככל שתגדל.

חפש אינטגרציות עם הכלים העסקיים הקיימים שלך

רוב שירותי המרכזיות המתארחים מציעים אינטגרציות מקוריות. אבל האם הספק שלך מכסה את כל הכלים העסקיים החיוניים בערימת הטכנולוגיה שלך? זה משהו שתרצו לברר לפני שתשקיעו בפתרון.

קחו למשל את ה-CRM שלכם. זהו הכלי החזק ביותר שלך לניהול נתוני לקוחות, המאפשר לך לספק חוויות מותאמות אישית לאורך כל מחזור חיי הלקוח שלך ולטפח נאמנות בקנה מידה.

כמעט כל ענף עסקי שאתה יכול לחשוב עליו זקוק ל-CRM (מה שמסביר מדוע שוק ה-CRM העולמי שווה 65 מיליארד דולר ). ספקי שירותי PBX מתארחים יודעים זאת, וזו הסיבה שהטובים שבהם מציעים בדרך כלל אינטגרציות קלות עם ה-CRM הפופולריים ביותר בשוק.

עם זאת, חלק מהספקים תומכים רק באינטגרציות עם השמות הגדולים ביותר במשחק, כמו Salesforce ו- HubSpot. אם לא בא לך להחליף את ה-CRM שלך, חפש ספק שמציע אינטגרציות עם ה-CRM שאתה כבר משתמש בו. יחד עם Salesforce ו-HubSpot, CloudTalk תומך באינטגרציות עם Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper ועוד – בנוסף, קל גם להשתמש ב-Zapier כדי ליצור אינטגרציות מותאמות אישית.

בעת לימוד אתר אינטרנט של ספק פוטנציאלי, חפש מידע על האינטגרציות המקוריות שלו והאם הם מציעים גם ממשקי API. אם אתה מדבר ישירות עם ספק, הקפד לשאול אותו עם אילו כלים הפתרון שלהם עובד. או, עדיף, ספר להם אילו מהפתרונות הנוכחיים שלך אינך יכול בלעדיהם.

חשוב היטב על אבטחה ואמינות

זוהי תפיסה שגויה נפוצה שמערכות מרכזיות בענן הן פחות מאובטחות מאשר חלופות מקומיות. למעשה, מעבר לפתרון מרכזיה המתארח בענן יכול לחזק את הנתונים שלך מפני איומים טוב יותר מאשר פתרונות באתר – בתנאי שתבחר את שירות המרכזיות המתאים.

לספקי מרכזיות מתארחים בעלי מוניטין יש אמצעי אבטחה נוקשים ופרוטוקולים מובנים בליבת הפתרונות שלהם. ודא שהספק שבחרת יישם אמצעי אבטחה חזקים ואמינים כמו:

• הצפנת שיחות מקצה לקצה.
• הקלטת שיחות מאובטחת.
• אימות רב-גורמי.
• אישורי אבטחה ותאימות, כמו PCI, SOC ו-STIR/SHAKEN.
• תיקונים ועדכונים קבועים.
• בדיקות חדירה וביקורת עקביות.

אל תשכח לבדוק את האמינות של אמצעי אבטחה אלה על ידי קריאת ביקורות מאומתות של לקוחות.

חקור את הזמינות והאיכות של התמיכה המוצעת

כל דקה של השבתה עולה כסף לעסק שלך. אתה רוצה להיות בטוח שאם אתה נתקל בבעיה, אתה יכול לסמוך על כך שספק אירוח המרכזיות שלך יהיה זמין ונגיש בקלות.

לכן, בדוק את רמת התמיכה שמציע הספק שלך. תאשר:

• זמינות: האם הספק שלך מציע תמיכה 24/5 או 24/7?
• ערוצים: האם אתה יכול לקבל תמיכה באמצעות טלפון, דואר אלקטרוני ו/או צ'אט חי?
• זמני תגובה: באיזו מהירות תוכל לקבל תמיכה מהספק שלך? האם הם מודיעים על זמני תגובה מובטחים לתמיכה? זמן התגובה הממוצע של CloudTalk הוא פחות מדקה אחת.
• משאבי שירות עצמי: האם יש מבחר רחב של משאבי שירות עצמי נגישים, כמו מדריכים לפתרון בעיות, מאמרי הדרכה ושאלות נפוצות?

בחר מרכזיה מתארחת כדי להגביר את הפרודוקטיביות ולצמצם עלויות

רוצה לעבור לענן אבל לא רוצה לעשות את זה לבד? מרכזיה המתארחת בענן היא הבחירה המושלמת לעסקים שרוצים לקצץ בעלויות ולמנף את כל היתרונות של מרכזיית ענן תוך מיקסום הפרודוקטיביות.

תן לספק שלך לטפל בכל דבר, החל מהתקנה והתקנה ועד תחזוקה ואבטחה. הכל תוך העצמת העובדים שלך עם גמישות בעבודה מרחוק, תקשורת משופרת ואינטגרציות משפרות פרודוקטיביות.

אז, האם אתה חושב שאתה מוכן לעבור למרכזייה מתארחת? אם כן, למה שלא תתקשר אלינו?