הגדרת מערכת ה-VoIP שלך: 7 שלבים פשוטים להצלחה מובטחת

מעבר ל-VoIP מפחית את עלויות הטלפון הממוצעות שלך בעד 50% לחודש. עם זאת, עליך להגדיר נכון את מערכת ה-VoIP כדי ליהנות מהחיסכון המרשים הללו.

הגדרת VoIP נכונה מבטיחה שיחות קול ווידאו אמינות ואיכותיות, כך שתכנון והתקנתו בקפידה יכולים למנוע בעיות כמו איכות סאונד וקישוריות לקויה.

נקודות עיקריות:

• מערכות טלפון VoIP מציעות מספר יתרונות כגון חיסכון בעלויות, מדרגיות ותקשורת בין פלטפורמות, מה שהופך אותו לאידיאלי לעבודה מרחוק והיברידית.
• לפני הגדרת מערכת טלפון VoIP, ודא שאתה עומד בדרישות החיוניות כגון שיש מספיק רוחב פס ורשת עם זמן אחזור נמוך.
• בצע כמה שלבים חיוניים כדי להפוך את המעבר שלך ל-VoIP בצורה חלקה ככל האפשר. לדוגמה, העריכו את הצרכים העסקיים שלכם, בחרו ספק אמין ובדקו את יציבות הרשת.

למה להקים מערכת VoIP?

טכנולוגיית VoIP מאפשרת שיחות קוליות באמצעות חיבור לאינטרנט במקום רשתות טלפון מסורתיות. זה מאפשר לך לבצע שיחות ממכשירים שונים כמו מחשבים, סמארטפונים או טלפונים ייעודיים של VoIP.

מערכת VoIP מציעה מספר יתרונות:

• חסכון בכסף: VoIP לרוב זול יותר ממערכות טלפון מסורתיות, במיוחד עבור שיחות למרחקים ארוכים או בינלאומיים. למעשה, זה יכול לקצץ בעלויות של עד 50% לחודש .

• הגדל את העסק שלך: מערכות VoIP ניתנות להתאמה גבוהה, מכיוון שבדרך כלל תוכל להוסיף או להסיר קווי טלפון לפי הצורך.

• שפר את התקשורת בין הפלטפורמות: VoIP יכול להשתלב עם מערכות אחרות כגון CRM ו- SMS , ולשפר את היעילות.

עבוד מכל מקום: משתמשים יכולים לבצע ולקבל שיחות עם חיבור לאינטרנט, באמצעות טלפונים softphones במחשבים או אפליקציות ניידות בסמארטפונים. זה אידיאלי עבור צוותים מרוחקים והיברידיים.

דרישות חיוניות להגדרת VoIP

לפני יישום מערכת ה-VoIP , אשר שאתה עומד בתנאים הבאים:

#1 ודא ברוחב פס מספיק

רוחב הפס הדרוש תלוי במספר השיחות המתרחשות בבת אחת ובאיכות האינטרנט שלך. ללא רוחב פס מספיק, תיתקל בבעיות כמו שיחות שנפלו או סאונד באיכות נמוכה. שיפור חיבור האינטרנט שלך יכול לפתור בעיות אלה.

לדוגמה, CloudTalk משתמש בעד 100 kbps לשיחה. מומלץ שלכל אדם תהיה לפחות 1 Mbps מהירות הורדה והעלאה, באופן אידיאלי 5 Mbps.

#2 בחר ברשת עם אחזור נמוך

חביון פירושו שהקול העובר אל המאזין מתעכב. לכן, הם שומעים אותך מאוחר יותר ממה שאתה מדבר. רשת עם אחזור נמוך ממזערת את העיכוב הזה, ומבטיחה שיחות חלקות.

הערה: זמן האחזור צריך להיות 150 אלפיות שניות או פחות כדי למנוע הפסקות והפרעות מביכות.

#3 תעדוף תנועת VoIP על פני נתונים אחרים

VoIP מבטיח שהמערכת שלך מספקת מספיק משאבי אינטרנט לשיחות חלקות, גם כאשר אפליקציות אחרות משתמשות ברוחב פס. על ידי קביעת הגדרות איכות השירות (QoS) אתה נותן עדיפות למנות עבור שיחות אודיו או וידאו, ומבטיח שיחות חלקות וללא הפרעות גם במהלך שיא התעבורה ברשת.

#4 החל אמצעי אבטחה

תקשורת VoIP עומדת בפני סיכוני אבטחה כגון פישינג ותוכנות זדוניות. כדי להגן על הנתונים שלך, אתה יכול לבחור ספק VoIP אמין ששם את האבטחה במקום הראשון ומיישם אמצעים כגון הצפנת נתונים.

7 שלבים להגדרת מערכת VoIP

הקמת מערכת VoIP היא בדרך כלל פשוטה בשל הממשקים הידידותיים למשתמש ותהליכי ההתקנה הפשוטים שלה. עם זאת, הכנו מדריך בן 7 שלבים כדי להפוך את המעבר לחלק אפילו יותר:

#1 העריכו את הצרכים העסקיים שלכם

כל עסק הוא ייחודי, עם הדרישות הספציפיות שלו. ומערכת ה-VoIP שלך חייבת לעמוד בהם, לא להיפך. אז לפני שתבחר איזה מהם אתה רוצה ליישם, שקול את ההיבטים הבאים :

• מספר משתמשים: הגדר כמה עובדים זקוקים לגישה.

• מודל עבודה: אם לצוות שלך יש חברים מרוחקים, היברידיים או מרובי מיקומים, עליך לשאוף לפתרון מבוסס ענן .

• נפח שיחה: הערך את מספר השיחות במקביל כדי להבין את רוחב הפס והקיבולת הדרושים.

• מדרגיות: חשוב שמערכת ה-VoIP תוכל לענות על הצרכים הנוכחיים והעתידיים של החברה שלך. בחירה בפתרון VoIP ניתן להרחבה מאפשרת אינטגרציה חלקה של תכונות חדשות ככל שהעסק שלך גדל, ומפחיתה את הצורך בשדרוגים יקרים.

#2 בחר את ספק שירותי ה-VoIP שלך

ברגע שאתה יודע מה הצרכים שלך, הגיע הזמן לבחור תוכנת VoIP המתאימה ביותר. שקול את ההיבטים הבאים כדי לקבל החלטה חכמה:

• אמינות : חפש ספקים עם רקורד חזק של זמן פעולה ושביעות רצון גבוהה של לקוחות. אתה יכול לבדוק פורטלי ביקורת, כגון G2 או Capterra .
• מאפיינים : הערך את מגוון התכונות המוצעות, כגון חייגן כוח , מעצב זרימת שיחות , אנליטיקס חזק או לוח מחוונים בזמן אמת .
• תאימות : ודא ששירותי הספק תואמים לתשתית הקיימת שלך, כמו מערכות CRM או מכשירים.
• תמיכת לקוחות : תעדוף תמיכת לקוחות 24/7 כדי להבטיח שהספק נמצא שם בשבילך ללא הפסקה. הם יכולים לפתור בעיות טכניות, לענות על שאלות או לעזור בהגדרה בכל עת.

מה השיגה PlanRadar במעבר למערכת ה-VoIP של CloudTalk?

• טווח הגעה עולמי עם +160 מספרים בינלאומיים
• עלייה של 70% ביעילות הטיפול בשיחות
• איכות שיחה מעולה

#3 בדוק את חיבור הרשת והאינטרנט

לפני הגדרת מערכת VoIP, חשוב לוודא שחיבור האינטרנט שלך מהיר ויציב כדי לבצע שיחות ברורות ואיכותיות.

בצע את השיטות המומלצות הבאות כדי לבדוק כיצד פועלים הרשת והחיבור לאינטרנט:

• הפעל בדיקות מהירות כדי לבחון את איכותו.

• עקוב אחר אובדן החבילות שלך באמצעות הכלים של SolarWinds VoIP ומנהל איכות הרשת. ודא שאבדן החבילות שלך נמוך מ-1% כדי לשמור על איכות שיחה טובה .
• שמור על רמות ריצוד של 30 אלפיות השנייה או פחות כדי להבטיח איכות שמע עקבית.

#4 בחר את חומרת ה-VoIP הנכונה

מערכות VoIP עוזרות לחסוך כסף בחומרה, אך השקעה בציוד טוב לתקשורת ברורה וחווית לקוח חיובית היא חשובה. הנה כמה טיפים חסכוניים:

• בחר את טלפון ה-VoIP המתאים: לשימוש בטלפון כבד או כל היום, בחר בטלפונים באיכות גבוהה או מרובות קווים, ודא תאימות לשירות ה-VoIP שלך, ושקול אפשרויות מוגדרות מראש להגדרה קלה יותר.
• בצע אופטימיזציה של המחשב הנייד שלך עבור Vo IP: מומלץ לפחות 4 GB RAM, אך 8 GB או יותר הוא אידיאלי לביצועים חלקים. בנוסף, ודא שמערכת ההפעלה תואמת לתוכנת ה-VoIP שבה אתה מתכנן להשתמש. רוב תוכנות ה-VoIP תומכות ב-Windows, macOS ו-Linux
• השקיעו באוזניות איכותיות: אוזניות ביטול רעשים אקטיביות (ANC) יכולות לשפר את איכות השמע ולהפחית רעשי רקע במהלך שיחות VoIP. אוזניות ביטול רעשים נעות בין 80 ל-500 דולר
• קנה מתאם VoIP: אם אתה רוצה להשתמש בטלפונים השולחניים הישנים שלך, אתה יכול לעשות זאת עם מתאם טלפון אנלוגי (ATA), כך שלא תצטרך לקנות טלפונים חדשים.

#5 קבל מספר טלפון VoIP

לאחר שבחרתם ספק, הגיע הזמן לקבל מספר VoIP. מספר טלפון VoIP הוא מספר טלפון אמיתי המוקצה למשתמש מסוים, ולא קו טלפון מסוים כמספרי טלפון מסורתיים.

אבל איך משיגים אחד?

בדרך כלל, מנהל הצלחת לקוחות (CSM) יסייע לך לקבל את מספר ה-VoIP שלך.

אתה יכול לבחור מבין סוגי מספרי טלפון VoIP שונים:

• מספרים בינלאומיים : אם החברה שלך פועלת במספר מדינות, תוכל לקבל מספר טלפון עבור כל אחת מהן. מספרים מקומיים מפחיתים את הסבירות שהלקוחות או הפניות שלך ידחו את השיחות שלך.

• מספרי חיוג חינם: סוג זה של מספרי טלפון וירטואליים מאפשר ללקוחות שלך להתקשר אליך בחינם או לחלק את המחיר בינם לבינך.
• מספרי טלפון מקומיים: הם יש מבנה ספרתי המקושר לאזור גיאוגרפי ספציפי, המאפשר לך להתקרב עוד יותר ולמקד לאזורים או ערים מרכזיות, כגון לונדון ומדריד. לדוגמה, המספר של מדריד יהיה +34 (91) 123 4567, בעוד שללונדון, זה יהיה +44 (020) 123-4567.

#6 התקן את מערכת טלפון ה-VoIP שלך

תהליך הקמת מערכת VoIP תלוי בספק ובסוג ה-VoIP שנבחר. יש שלושה עיקריים שאתה צריך לדעת:

• מרכזיות מקומיות: אלו ממוקמות בשטח העסק ודורשות השקעה בציוד ומומחיות טכנית.
• VoIP מבוסס התקן: סוג זה של VoIP מותקן במכשירים כמו מחשבים וסמארטפונים, מה שהופך אותו לאידיאלי עבור עסקים קטנים או עובדים מרוחקים.
• מרכזיות מבוססות ענן: אלה מתארחות בענן , כך שאתה רק צריך להתקין תוכנה במכשיר שלך. הם זולים יותר מ-VoIP מבוסס-התקנים מכיוון שהם אינם זקוקים לחומרה נוספת ויש להם עלויות תחזוקה נמוכות יותר, מה שמפחית את הצורך בצוות IT פנימי.

מכיוון שמערכת VoIP מבוססת ענן אינה דורשת חומרה, ההגדרה היא גם קלה יותר. משתמשים יכולים לנהל הכל באמצעות ממשק מקוון פשוט.

הגדרת מערכת ה-VoIP שלך עם CloudTalk היא פשוטה להפליא. אתה רק צריך לבצע את השלבים הבאים:

• צור חשבון עם Cloudtalk.
• הורד את האפליקציה למחשב הנייד או לסמארטפון שלך.
• הפעל את14 -יום ניסיון חינם .
• הגדר את ניהול השיחות לפי העדפותיך (למשל, העברת שיחות).
• הגדר מספרים עבור שיחות נכנסות ויוצאות.
• בחר את מספר ה-VoIP שלך.

#7 למד את הצוות שלך לעבוד עם VoIP

אם העובדים שלך יודעים להשתמש במערכת טלפון ה-VoIP, הם ימקסמו את היתרונות שלה ויהיו פרודוקטיביים יותר.

עקוב אחר הטיפים הבאים כדי ללמוד כיצד לאמן אותם כראוי:

• תזמן מפגשים אינטראקטיביים: ארגן מפגשי הדרכה שבהם הצוות יכול להתחבר למערכת החדשה תוך קבלת הדרכה.
• התמקד בתכונות עיקריות: התאם אישית את ההדרכה כדי לכסות פונקציות חיוניות שהצוות שלך ישתמש בהן מדי יום, כגון הגדרות תא קולי או העברת שיחות.
• הדגש את שיטות האבטחה המומלצות: הסביר מדוע אבטחה חיונית ולמד שיטות עבודה מומלצות כגון יצירת סיסמאות חזקות. כמו כן, הנח את הסוכנים שלך בבעיות נפוצות וכיצד לפתור אותן.
• הציעו תמיכה מתמשכת: עודדו את הצוות שלכם לתת משוב על חוויותיו והשתמשו במידע זה כדי לשפר ולעדכן את חומרי ההדרכה שלכם ללא הרף.
• הטמעת הכשרה מחלקתית: התאמת מפגשי הכשרה כדי לענות על הצרכים הספציפיים של כל צוות, תוך הבטחה שהעובדים יקבלו הדרכה רלוונטית לתפקידיהם ואחריותם.

הדרך חסרת המאמץ להקים מערכת VoIP

לסיכום, הקמת מערכת VoIP מציעה יתרונות רבים, לרבות חיסכון בעלויות, מדרגיות וגמישות לעבודה מרחוק.

על ידי הבטחת ה-VoIP החדש שלך עומד בדרישות החיוניות וביצוע השלבים שהזכרנו, אתה והצוות שלך יכולים לבצע מעבר חלק ולמקסם את היעילות.

הגדרת VoIP עם CloudTalk היא פשוטה מאוד. התחל היום ותחווה את הקלות והיעילות בעצמך.