התקנת מערכת טלפון לעסקים: מה שאתה צריך לדעת

הטלפון נשאר ערוץ שירות הלקוחות הנפוץ ביותר עם שיעור שימוש גלובלי של 77% . כך, התקנת טלפון עסקי נותרה שיקול חשוב, ולמרבה המזל, היא אינה מורכבת וגוזלת זמן כמו פעם.

אם אתה סטארטאפ שמחפש מערכת טלפון עסקית חדשה או עסק מבוסס המבקש שדרוג, ייתכן שאתה תוהה כיצד פועלת התקנת מערכת הטלפון עבור העסק שלך.

הנה כל מה שאתה צריך לדעת.

נקודות חשובות:

• עסקים חייבים לבחור בין מערכות טלפון מקומיות מסורתיות לבין פתרונות מבוססי VoIP.
• אחד ההבדלים העיקריים בין שתי המערכות הוא שפתרונות מבוססי VoIP הם בדרך כלל מהירים, קלים יותר וזולים יותר להתקנה ולהגדרה.
• עם פלטפורמה המתארחת בענן כמו CloudTalk, אתה יכול להתחיל בעבודה תוך שעות ספורות על ידי הרשמה לתוכנה, הורדה והתאמה אישית של התוכנה.
• ההטמעה וההכשרה של צוות להשתמש בפתרונות שיחות מבוססי תוכנה היא גם הרבה יותר מהירה ופשוטה מהחדרתם להגדרה מקומית.

מהי מערכת טלפון לעסקים?

מערכת טלפון לעסקים היא כלי תקשורת המאפשר לך לטפל בשיחות טלפון נכנסות ויוצאות עם לקוחות, עמיתים ובעלי עניין.

בהתאם לסוג המערכת שבה אתה משתמש, תוכל גם לבצע פונקציות אחרות כמו הודעות טקסט, העברת שיחות, שיחות תלת כיווניות ועוד. סוג מערכת הטלפון העסקית משפיע באופן משמעותי גם על תהליך ההתקנה.

סוגים שונים של מערכות טלפון לעסקים

ניתן לסווג מערכות טלפון לעסקים לשני סוגים עיקריים: מערכות מסורתיות מבוססות קוויים ומערכות מבוססות VoIP. האורך, המורכבות והעלות של ההתקנה משתנים באופן משמעותי בהתאם לבחירתכם.

לפני שניכנס לזה, בואו נסתכל במהירות על VoIP לעומת קווים :

מערכות טלפון קוויות מסורתיות

מערכת קווית מסורתית – הידועה גם כמערכת מקומית – היא מערך טלפון אנלוגי המחובר לרשת טלפון ציבורית (PSTN). זה עובד על ידי המרת שמע לאותות אלקטרוניים המועברים באמצעות חוטי נחושת.

למרות אורך חייו, לטלפון הקווי המסורתי יש פגמים קריטיים. לא רק שאין לו תכונות ופונקציונליות מודרניות, אלא שהוא ידוע לשמצה קשה להתקנה.

מערכות טלפון מבוססות VoIP

מערכת טלפון מבוססת VoIP היא פתרון תקשורת דיגיטלית. הוא משתמש בטכנולוגיית Voice over Internet Protocol (VoIP) כדי לאפשר לך לבצע ולקבל שיחות טלפון דרך חיבור לאינטרנט. זה יכול גם להעביר וידאו, הודעות טקסט ומולטימדיה אחרת.

זה עובד על ידי המרת נתוני קול לאותות דיגיטליים המועברים דרך האינטרנט. אז, זה לא דורש חיווט נחושת.

רוב מערכות הטלפון מבוססות ה-VoIP הן פתרונות ענן מתארחים. המשמעות היא שהתשתית, החומרה והתוכנה של מערכת הטלפון נמצאים בענן על ידי צד שלישי (ספק ה-VoIP שלך).

האתגרים של התקנת מערכת טלפון מקומית

עסקים מתרחקים יותר ויותר ממערכות מקומיות כדי לאמץ את ה-VoIP. אחת הסיבות להגירה המונית הזו היא עד כמה קשה ויקרות ההתקנה של מערכות מקומיות.

לא רק שאתה צריך לרכוש חומרה בעלות גבוהה, רישיונות תוכנה וחדרי שרתים, אתה גם צריך לשכור מומחים מיוחדים לביצוע ההתקנה וההגדרה. למה? כי קווים קוויים מסורתיים הם מורכבים, מה שיוצר אתגר נוסף.

המורכבות של ההתקנה פירושה שלוקח זמן רב להתקנה. זה מגדיל את הסיכויים שלך להפרעות בשירות, מעכב את הפרודוקטיביות העסקית ומפחית את שביעות רצון הלקוחות.

עם מערכת VoIP, הספק שלך מאחסן את החומרה שלך ודואג עבורך לרוב תהליך ההתקנה. אז ההתקנה מתנהלת הרבה יותר חלקה.

כיצד להגדיר מערכת טלפון לעסקים בדרך המודרנית

התקנת מערכת טלפון ארגונית ועסקית קטנה כאחד היא הרבה יותר קלה עם VoIP. עם זאת, יש עדיין כמה שלבים מפתח ושיטות עבודה מומלצות שאתה צריך לעקוב אחר אם אתה רוצה שזה יהיה כמה שיותר כואב.

כדי לעזור לך לעשות את זה נכון, יצרנו את המדריך הזה שלב אחר שלב:

#1 הגדר בבירור את הצרכים העסקיים שלך

אין דבר מתסכל יותר מבחירת ספק טלפון רק כדי לגלות מאוחר יותר שהוא חסר תכונות חיוניות.

אז, התחל את התהליך על ידי ישיבה עם מחזיקי עניין וצוותים. עבוד בשיתוף פעולה כדי לקבוע בדיוק מה העסק שלך צריך ממערכת טלפון.

שקול את הדברים הבאים:

• מאפיינים: האם יש פונקציות חובה שאתה בהחלט צריך כדי לעמוד ביעדים שלך? צור רשימת תיוג תכונות מערכת טלפון עסקית להתייחסות במהלך המחקר שלך.

• תקציב: מהו תקציב מערכת הטלפון העסקית שלך? שקול את ההגדרה הראשונית כמו גם את העלויות לטווח ארוך.

• חיבור לאינטרנט: קבע את מהירות האינטרנט שלך כדי שתדע אם היא עומדת בהמלצות של הספק שבחרת. בעוד שרוב שיחות ה-VoIP משתמשות בסביבות 100 kbps מהירות העלאה/הורדה לכל קו, באופן אידיאלי תרצה – לכל הפחות – 1Mbps מהירות הורדה/העלאה לכל קו.

• משתמשים ומספרי טלפון: כמה משתמשים ומספרי טלפון אתה צריך? האם תצטרך מספרים בינלאומיים? שקול את הצרכים שלך לטווח הקצר והארוך כדי לקחת בחשבון את המדרגיות.

אינטגרציות: אם אתה רוצה שמערכת הטלפון שלך תשתלב עם הכלים העסקיים האחרים שלך, כמו CRM או דלפק העזרה שלך, הגדר בבירור מהן דרישות האינטגרציה שלך כדי להבטיח שהספק שלך תומך בהן.

#2 מחקר יסודי ובדוק מערכות פוטנציאליות

חמוש בצרכים העסקיים המוגדרים בבירור שלך, ערוך את המחקר שלך על מערכות ה-VoIP השונות הזמינות מספקים שונים.

תהליך זה אמור לקחת זמן, מכיוון שתצטרך להשוות ולבדוק גורמים שונים: חלק מהדברים העיקריים שיש לבדוק כוללים:

• מאפיינים: האם הפתרון מציע את התכונות והפונקציונליות החובה שאתה צריך? עיין ברשימת התכונות החיוניות שלך כדי לקבוע אילו ספקים וחבילות מצוידים במלואם כדי לענות על הצרכים שלך.

• תוכניות תמחור: ספקים מציעים בדרך כלל תוכניות תמחור מדורגות. לכן, תסתכל על כל תוכנית כדי לקבוע לאיזו מהן יש את התכונות והפונקציונליות שאתה צריך. השווה תוכניות דומות בין ספקים כדי לראות איזו מהן מציעה תמורה טובה יותר לכסף.

• תמיכת לקוחות: אם יש לך שאלה או בעיה, כמה קל ליצור קשר עם תמיכת הלקוחות? באילו ערוצים ניתן להגיע אליהם ומתי?

• ידידותיות למשתמש: האם הפלטפורמה אינטואיטיבית וידידותית מספיק כדי להצטרף במהירות לסוכנים שלך?

אתה יכול לאמת גורמים כמו איכות תכונה וקלות שימוש על ידי ניצול של נסיונות ו/או ההדגמות החינמיות המוצעות בדרך כלל על ידי ספקים. לדוגמה, אתה יכול לנסות את תקופת הניסיון המלאה של CloudTalk למשך 14 יום בחינם כדי לבדוק את כל התכונות העיקריות שלו.

לאתרי השוואת תוכנה ולביקורות של צד שלישי ממשתמשים קיימים יהיו גם כמה תובנות, אז הקפד לבדוק גם את אלה.

#3 הירשם עם הספק שבחרת

לאחר שמצאת ספק המתאים ביותר לצרכי העסק שלך, המשך להירשם לחבילת המנוי שאתה רוצה.

זכור, עם מערכת VoIP, אין התקנה פיזית מתרחשת. אתה אפילו לא צריך לרכוש טלפונים שולחניים. אתה יכול להתחיל מיד עם המחשבים האישיים, הניידים והטלפונים הניידים שכבר יש לך.

#4 הגדר את מערכת הטלפון העסקית החדשה שלך

עכשיו בואו נעבור דרך כיצד להתקין מערכת טלפון לעסקים ולהגדיר אותה לצרכים שלך במהירות ובקלות.

הורד תוכנות ואפליקציות

לספקי מערכות טלפון מבוססות VoIP תהיה אפליקציית softphone שתוכל להוריד ולהתקין במכשירים שלך. אפליקציות Softphone הופכות מחשבים, טאבלטים וניידים לטלפונים עסקיים טעונים במלואם, שתוכל להשתמש בהם מרחוק, מה שמאפשר לצוות שלך לעבוד מכל מקום במכשיר המועדף עליהם.

ייתכן שתצטרך גם להוריד את הדפדפן הנכון וכל הרחבות לדפדפן. הספק שלך צריך להדריך אותך בתחום זה.

העבר ורכישת מספרי טלפון

שינוי מספר הטלפון של העסק שלך הוא טרחה, עבורך ועבור הלקוחות שלך. רוב הספקים מציעים שירות העברת מספרים שמעביר את מספרי הטלפון הקיימים שלך למערכת הטלפון החדשה שלך.

CloudTalk יכול להעביר את המספרים המקומיים, הלאומיים, הניידים והחיוג חינם שלך תוך 2-3 שבועות בלבד. כל מה שאתה צריך לעשות הוא להגיש בקשה והצוות שלנו יתחיל לעבוד מיד.

ואם אתה צריך מספרי טלפון נוספים של VoIP או מספרים בינלאומיים, אתה יכול לקבל גם אותם. CloudTalk מציעה 160+ מספרים בינלאומיים , כך שתוכל לבסס נוכחות מקומית בכל מדינה שאתה משרת.

הוסף וארגן משתמשים

לספק שבחרת צריך להיות לוח מחוונים מרכזי שבו מנהלי מערכת יכולים להוסיף משתמשים חדשים לחשבון שלך. לאחר שהוספת את המשתמשים שלך, ארגן אותם לקבוצות בהתאם למחלקה, לצוות, למשימות שלהם ועוד.

לדוגמה, תוכל ליצור קבוצות שונות לשיווק, משאבי אנוש, מכירות, תמיכת לקוחות וכספים.

הגדר תכונות ופונקציות מפתח

עכשיו הגיע הזמן לדברים המהנים – הגדרת התכונות שלך והתאמתן לצרכים הייחודיים שלך.

להלן המשימות העיקריות שעליכם להתמקד בהן:

• עצב זרימות שיחות: מפה זרימת שיחות שממחישה כיצד ייראה מסע השיחות של הלקוחות שלך בזמן שהם נוסעים מחיבור לפתרון הבעיה. ל-CloudTalk יש את הכלי המושלם לכך – מעצב זרימת שיחות אינטראקטיבי – המאפשר לך ליצור זרימות מותאמות אישית כדי לייעל חוויות באמת.

• הגדר ניתוב שיחות: יש הרבה דרכים שונות לנתב שיחות: ניתוב מבוסס מיומנויות, ניתוב עגול, ניתוב הכי פחות סרק ועוד. הגדר כללי ניתוב שיחות עבור כל אחת מהקבוצות שלך בהתאם לצרכים הייחודיים שלה.
• הקלט הודעות דואר קולי: הקלט הודעה שמקבלת את פני הלקוחות שלך לתיבת הדואר הקולי ומזמינה אותם להשאיר את הפרטים שלהם. אם אתה מוקד טלפוני יוצא, כדאי גם להגדיר תכונה כמו שחרור דואר קולי, המאפשר לך להקליט מראש הודעות קוליות שנשלחות אוטומטית ללקוחות פוטנציאליים.
• הגדרת שעות עבודה: תצטרך להגדיר את שעות הפעילות שלך במערכת הטלפונית כך שהיא תדע מה לעשות בשעות לא שעות העבודה (לדוגמה, שליחת השיחה לתא הקולי). התאם כללי ניתוב מחוץ לשעות העבודה עבור המשרדים והמספרים הספציפיים שלך, וקבע חריגים לשעות העסקים לחגים.
• הקצה הרחבות: הקצה הרחבות ייחודיות לעובדים, צוותים או משרדים ספציפיים כך שעמיתים ולקוחות יוכלו להתחבר במהירות לאדם הנכון.

כל עוד בחרת בספק עם פלטפורמה אינטואיטיבית והצעות גמישות, כל התכונות והפונקציונליות הללו אמורות להיות פשוטות למדי להגדרה. אנו ממליצים על CloudTalk בדיוק מהסיבה הזו – וכך גם משתמשי CloudTalk:

"היתרון המהותי של CloudTalk הוא הגמישות שאין כמותה בטיפול בבקשות שלנו. בין אם היינו צריכים מספרים חדשים, זיהוי מתקשר מאומת או הגדרת העברת מספרים, הם הפכו את זה לקל ויעיל להפליא. התהליכים היעילים וזמני התגובה המהירים שלהם חסכו לנו זמן ומשאבים רבים, ואפשרו לנו להתמקד בפעילות הליבה העסקית שלנו".

איברהים אימאם – מייסד משותף, מנכ"ל משותף של הקבוצה, מנכ"ל MENA ו-APAC ב- PlanRadar

# 5 הכנס והכשיר את הצוותים שלך

לאחר שהכל הוגדר במערכת, אתה יכול להתחיל להכניס את הצוות שלך. המטרה היא לעשות זאת מהר ככל האפשר כדי למקסם את הערך והפרודוקטיביות בשלב מוקדם.
שוב, CloudTalk מצטיין בכל הנוגע לנוחות השימוש. לא רק שהוא מתוכנן להיות אינטואיטיבי, אלא שיש לנו גם פורטל כניסה שלם עם עצות מעמיקות ומדריכי וידאו.

החל ממדריכים כיצד להתקין את מערכת הטלפון העסקית שלך ועד לסרטונים המדריכים אותך כיצד להשתמש בתכונות ספציפיות, יש לנו הכל מכוסה. לכן, גם סוכנים חסרי ניסיון ב-IT וטכנולוגיה אמורים להיות מסוגלים לקלוט זאת ללא בעיה.

כמה עולה התקנת מערכת טלפון לעסקים?

עיקר עלות ההתקנה שלך תגיע מהמנוי למערכת הטלפון העסקית שלך. מערכות טלפון מבוססות VoIP פועלות על פי מודל מנוי, והן משולמות מדי חודש או שנתי.

שימו לב – העלויות משתנות מאוד בהתאם לספק ולחבילה שתבחרו.

אתה יכול לראות ממדריך תמחור מערכת הטלפון העסקי שלנו שחבילות מתחילות בסביבות $3.99 למשתמש לחודש ומרקיעות שחקים למעלה מ-$140 למשתמש לחודש.

רוב הספקים מציעים חבילות מדורגות. החבילות במחיר הנמוך יותר מתאימות יותר לעסקים קטנים יותר, בעוד שהחבילות היקרות יותר פונות לעסקים גדולים יותר.

בדרך כלל, ככל שיותר תכונות ופונקציונליות כלולות בחבילה, כך המחיר גבוה יותר.

הסכום שתוציא ייקבע לפי התקציב, גודל העסק ודרישות התכונה שלך. לדוגמה, בעוד שספקים כמו Skype ו-Microsoft Teams מציעים את המינויים הזולים ביותר, הם חסרים את התכונות העסקיות הדרושות כדי לעמוד בקצב התקשורת המודרנית.

ל-CloudTalk יש ארבע תוכניות החל מ-$25 – 50$ (25-50€) למשתמש/חודש שחויבו מדי שנה. עם הרבה תכונות ופונקציונליות שיתאימו לגדלים שונים של עסקים, אנחנו אחד מפתרונות מערכת הטלפון החסכוניים ביותר שיש.

מלבד זאת, רכישת הטלפונים שלך היא עלות ההתקנה היחידה האחרת. והנה טיפ: יישם מדיניות BYOD (הבא את המכשיר שלך) כדי לאפשר לעובדים להשתמש במכשירים האישיים שלהם כטלפונים עסקיים. זה יכול לחסוך לחברה שלך אפילו יותר כסף.

אבל איך משתווים תמחור התקנת מערכות טלפון עסקיות מסורתיות ל-VoIP?

כדי להקים מערכת מסורתית, אתה מסתכל על השקעה של אלפי דולרים בחומרה בלבד. נוסף על כך, תצטרך לשכור מומחים מיוחדים כדי להתקין ולהגדיר את המערכת עבורך.

ואז יש לך רישיונות תוכנה ואת העלות של הטלפונים שלך (אתה לא יכול רק לאפשר מדיניות BYOD כמו שאתה יכול עם VoIP).

התקנת מערכת טלפון לעסקים מהירה וקלה

בין אם אתה עובר מטלפון קווי מסורתי או מחפש את מערכת התקשורת המושלמת עבור הסטארט-אפ שלך, התקנת מערכת הטלפון העסקית היא חלקה עם הספק הנכון.

אם תבחר ב-CloudTalk, תוכל להגדיר מרכז קשר שלם בחמש דקות בלבד, ישירות מדפדפן האינטרנט שלך.

אנו מטפלים בכל דבר, החל מתצורה ועד העברת מספרים, כך שתוכל להתמקד בדברים המעניינים (כמו יצירת זרימות שיחות וכללי ניתוב). ובזכות אפליקציית ה-softphone שלנו, העובדים שלך יכולים להשתמש במכשירים שכבר יש להם – אין צורך לפוצץ את התקציב שלך בטלפונים שולחניים.

אבל אל תסתפק במילה שלנו. נסה את CloudTalk בעצמך עם שלנו14 ניסיון חינם ליום – ללא כל תנאי.