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Un système téléphonique virtuel est une solution de communication qui vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques via l’internet.
Vous pouvez également l’appeler « système téléphonique par internet ».
Les systèmes téléphoniques virtuels ne nécessitent pas de matériel ou de lignes téléphoniques physiques. Les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels via n’importe quel appareil connecté à l’internet, où qu’ils se trouvent.
C’est ce qui les rend « virtuels ».
Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion réseau et d’un logiciel basé sur l’informatique en nuage, fourni par votre fournisseur.

Ces systèmes téléphoniques basés sur l’informatique dématérialisée reposent sur la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol).
Lorsque vous passez un appel avec la VoIP, celle-ci convertit vos signaux vocaux analogiques en « paquets » numériques pour la transmission.
À l’autre bout de la « ligne », les paquets sont retransformés en signaux analogiques afin que le destinataire puisse vous comprendre.

Tant que vous disposez d’une connexion internet fiable, vous pouvez accéder à un système téléphonique virtuel à partir d’un smartphone ou d’une tablette, d’un ordinateur portable ou de bureau, ou d’un téléphone de bureau IP spécialement configuré.

Mieux encore, vous pouvez toujours disposer d’un seul numéro professionnel pour tous ces appareils.
Et vous pouvez transférer des appels d’un appareil à l’autre.

L’utilisation d’un téléphone virtuel pour les miniatures présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, les appels passés sur l’internet sont généralement moins chers que ceux passés par les opérateurs traditionnels.
De plus, l’ensemble du système est plus abordable qu’une ligne fixe, car il élimine le matériel coûteux tel que le câblage et les boîtiers de commutation physiques.
Votre fournisseur s’occupe de toute la maintenance et des mises à jour, tandis que vous payez un abonnement pour louer le logiciel.
Il est très facile d’ajouter des utilisateurs au fur et à mesure de votre croissance, et comme ces utilisateurs peuvent travailler de n’importe où, vous n’êtes pas limité par la taille de votre bureau.
En fait, vous pouvez vous installer entièrement à distance et économiser encore plus d’argent sur les locaux physiques.
Si vous avez besoin de plus de conviction dans le débat VoIP versus téléphone fixe, les systèmes téléphoniques virtuels sont également dotés de fonctions avancées de gestion des appels pour vous aider à rationaliser les flux de travail et à améliorer le service à la clientèle.
Les meilleurs systèmes, comme CloudTalk, intègrent l’IA et l’automatisation pour améliorer l’efficacité, ainsi que des intégrations natives avec vos applications préférées.

Savez-vous ce que vous devez rechercher dans un système téléphonique virtuel pour votre miniature ?
Les fonctionnalités que vous recherchez dépendent de vos besoins individuels, mais il y a quelques incontournables.
Le renvoi et le transfert d’appels sont essentiels, tout comme l’enregistrement automatique des appels et la transcription automatique.
Vous aurez également besoin d’options de routage intelligent et d’un menu SVI à plusieurs niveaux pour vous assurer que les appels entrants sont dirigés vers l’agent approprié.
Cela permet également de réduire les temps d’attente pour les clients et d’augmenter les taux de résolution au premier appel.
Les composeurs intelligents et la messagerie vocale permettent aux centres d’appels sortants de gagner du temps, tandis que la possibilité d’envoyer des SMS et des messages WhatsApp vous offre une option de communication supplémentaire.
Le système doit également vous permettre de concevoir des flux de travail automatisés et de consulter des analyses en temps réel afin d’optimiser les performances.
Parmi les autres éléments à prendre en compte lors du choix d’un système téléphonique pour miniatures, citons les nombreuses intégrations, la sécurité et la fiabilité élevées, ainsi qu’une assistance clientèle solide.
Le système doit être convivial pour que vos équipes puissent se mettre rapidement au travail, et flexible pour que vous puissiez personnaliser les paramètres en fonction de vos besoins.

Les miniatures doivent prendre en compte de nombreux éléments avant de passer à un système téléphonique virtuel.
Les premières questions que vous devez vous poser concernent les coûts.
Combien payez-vous actuellement pour entretenir votre ancien système et cela nuit-il à votre productivité ?
Mettez cela en balance avec le coût d’un abonnement logiciel et les économies potentielles liées à l’automatisation.
Si votre entreprise se développe ou si vous souhaitez vous développer à l’avenir, un système téléphonique virtuel vous offre une certaine évolutivité : vouspourrez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez.
Étant donné que de plus en plus de travailleurs s’attendent à des modèles à distance et hybrides, les systèmes basés sur le cloud contribueront à attirer et à retenir les talents.
Vous aurez la possibilité d’utiliser plusieurs appareils de n’importe où, mais avec un seul numéro d’entreprise.
Cette solution est plus professionnelle que la communication de numéros de téléphone personnels (sans parler du fait qu’elle est plus sûre).
De plus, les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent d’afficher un numéro local pour votre public cible (même s’il se trouve à l’étranger), ce qui améliore vos taux de décrochage.
Les systèmes VoIP vous donnent accès à un grand nombre de fonctionnalités et d’intégrations en une seule offre, ce qui permet d’économiser de l’argent et signifie que les utilisateurs n’ont pas besoin de passer d’une application à l’autre.
Un dernier point sur l’importance des systèmes téléphoniques virtuels pour votre entreprise : ils sont conçus pour être faciles à utiliser, de sorte que vous ne passerez pas des heures à les configurer et à les former.

Oui !
Vous pouvez transférer votre numéro d’entreprise (ou plusieurs numéros) à votre nouveau fournisseur dans le cadre d’un processus connu sous le nom de « portage ».
Vous n’aurez pas à donner un nouveau numéro à vos clients ou à modifier votre matériel de marketing et votre signalisation.
CloudTalk vous aide à porter votre numéro existant en trois semaines seulement.
Vous pouvez porter des numéros locaux, nationaux, mobiles et gratuits de 50 pays, simplement en faisant une demande et en fournissant des informations de base telles que les coordonnées de votre ancien fournisseur.

Le coût varie en fonction du fournisseur, de la taille de votre organisation et des fonctionnalités dont vous avez besoin.
La plupart des fournisseurs proposent une gamme de plans de tarification pour différents budgets.
Par exemple, les forfaits commencent à $25/mois par utilisateur.
La principale chose à retenir est que les systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont moins chers que les lignes terrestres, en termes de coûts d’installation, de maintenance et d’appels.
Ils offrent également un meilleur retour sur investissement (ROI) à long terme, car vous économiserez de l’argent grâce à l’efficacité et augmenterez vos revenus grâce à la satisfaction de vos clients.
Quel est donc le meilleur système téléphonique virtuel pour une miniature ?
C’est celui qui vous offre les fonctionnalités et la flexibilité dont vous avez besoin à un prix qui vous convient.