Système de téléphonie VOIP pour entreprises :
Tout ce que vous devez savoir

Le système téléphonique VoIP d’entreprise est une solution puissante qui tire parti de l’Internet (au lieu d’une connexion fixe), pour passer et recevoir des appels. Cela peut sembler peu, mais en réalité, cela peut apporter beaucoup d’avantages à votre entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir sur un système téléphonique VoIP d’entreprise.

Il ne fait aucun doute que les systèmes téléphoniques d’entreprise ont changé au fil des ans. De nos jours, ils ne facilitent pas seulement la communication entre les employés, mais servent également d’outil principal pour de nombreuses équipes d’assistance aux clients et aux ventes. Mais, comme leur popularité augmente, il en va de même pour les attentes des utilisateurs.

Par conséquent, les systèmes téléphoniques d’entreprise actuels doivent tout naturellement avoir de nombreux atouts en réserve. Fournir une assistance omnicanale aux centres d’appels, permettre à l’équipe de communiquer facilement, offrir des fonctionnalités avancées et s’intégrer à d’autres outils – ne sont que quelques exemples de ce que l’on attend d’eux. Heureusement, les solutions VOIP modernes sont tout à fait capables de répondre à ces attentes.

Qu’est-ce que la VoIP ?

La voix sur protocole Internet (VoIP) transforme les signaux téléphoniques analogiques en signaux numériques, afin de pouvoir les envoyer sur un réseau IP. Cela signifie que vous n’avez plus besoin de recourir à une opérateur téléphonique local – si vous disposez d’une connexion Internet stable, vous pouvez l’utiliser pour passer et recevoir des appels. Certaines personnes l’utilisent en complément de leur service téléphonique « traditionnel », principalement parce que les fournisseurs de services VoIP offrent généralement des tarifs plus bas que les compagnies de téléphone. Mais ce n’est pas la seule raison, surtout pour les entreprises.

La VoIP d’entreprise vise à remplacer les systèmes de téléphonie d’entreprise dont profitent les organisations pour connecter leurs employés en interne entre eux et en externe avec leurs clients et partenaires. Il offre une série de fonctions qui peuvent être utiles à toute entreprise (comme l’IVR, la conférence téléphonique ou la messagerie vocale). Qui plus est, les employés qui télétravaillent peuvent facilement accéder au système VoIP de l’entreprise depuis n’importe quel endroit et appareil, ce qui facilite également la communication au sein de l’équipe.

Pour qu’un système VoIP fonctionne correctement, il faut cependant un moyen d’acheminer les appels entre les utilisateurs et en dehors de l’organisation. Dans un système téléphonique basé sur le cloud, c’est possible grâce à un central téléphonique privé virtuel (PBX). Un PBX fonctionne comme une station de commutation pour les systèmes téléphoniques : il se compose généralement de quelques branches, commutant les connexions vers et depuis celles-ci lorsque cela est nécessaire. Il n’est pas nécessaire de gérer vous-même un gros système PBX – des fournisseurs spécialisés se chargeront de l’acheminement de vos appels, vous permettant de partager leur PBX avec d’autres clients en échange d’une redevance mensuelle. Ces capacités sont cruciales si vous avez une importante équipe commerciale et support et que vous traitez donc beaucoup d’appels au quotidien.

Voici notre mini guide vidéo sur la technologie VoIP :

Quels autres avantages pouvez-vous tirer d’un système téléphonique VoIP pour entreprises ?

En plus de faciliter réellement les appels et de réduire les coûts, un système téléphonique VoIP basé sur le cloud peut apporter à votre entreprise de nombreux avantages. Les capacités les plus courantes que vous devriez examiner sont sans aucun doute :

File d’attente des appels – vous pouvez faire trier tous les appels entrants dans des files d’attente, en fonction de règles prédéfinies et de la disponibilité des agents,
Enregistrement des appels – vous obtenez l’enregistrement automatique de tous vos appels, et vous pouvez y accéder partout et à tout moment,
Messages d’accueil et musique personnalisés – vous pouvez facilement personnaliser la toute première chose que vos interlocuteurs entendent lorsqu’ils vous contactent et les encourager à laisser un message vocal que vous pourrez écouter par la suite (à ce propos : voici comment vous pouvez améliorer les messages d’accueil de votre messagerie vocale après les heures de travail),
Extensions – Le fait de disposer de numéros et d’extensions personnalisés permettra à vos appelants de joindre n’importe qui dans votre entreprise, et vous permettra d’acheminer de manière transparente un appel vers un agent différent si nécessaire,
Rappel – La possibilité de recontacter automatiquement vos clients lorsque vous avez manqué leur appel peut vous aider à réduire le taux d’abandon d’appel et à augmenter la satisfaction des clients,
Intégrations – vous pourrez intégrer votre système téléphonique à un CRM, à des solutions de commerce électronique ou à des outils de helpdesk pour conserver toutes les données pertinentes en un seul endroit et mieux servir vos appelants,
Historique des contacts – un aperçu complet de toutes les interactions avec les clients sera toujours à portée de main, y compris les appels, commandes, chats ou notes antérieurs, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de les rechercher dans plusieurs systèmes,
Tableau de bord en temps réel – il permet de surveiller les activités de votre call center, en temps réel, quellle que soit la taille de votre équipe,
Conférences téléphoniques – la possibilité de programmer des conférences téléphoniques peut améliorer le flux d’informations dans votre équipe et avec vos clients ou partenaires commerciaux.

En réalité, ce sont les principaux éléments qui différencient les systèmes téléphoniques VoIP des systèmes traditionnels – et ce n’est guère surprenant, compte tenu des avantages qu’ils offrent. En fait, les systèmes téléphoniques basés sur le cloud peuvent facilement appuyer les efforts de votre service clientèle et de vos équipes de vente.

CloudTalk est l’exemple parfait d’une telle solution. Il ne vous permet pas seulement de passer et de recevoir des appels, mais aussi d’exploiter les informations sur vos agents et vos appels, qu’ils soient entrants ou sortants. Vous pouvez également l’intégrer à de nombreux outils que vous utilisez déjà – notamment un logiciel de CRM, un outil de helpdesk ou un chat en direct, pour assister votre centre de contact.