Réunions virtuelles : Votre guide complet pour 2024 et au-delà

71% des réunions sont considérées comme « improductives ». Parfois, les participants estiment que les réunions ne les concernent pas. D’autres fois, ils sont mécontents d’avoir dû parcourir une longue distance et d’avoir perdu beaucoup de temps. Cependant, les réunions restent un élément essentiel de la gestion d’une entreprise et de l’information et de l’engagement de tous vos employés.

Alors, comment votre entreprise peut-elle s’assurer que chaque standup, conférence et réunion est engageante et pertinente ? L’utilisation du bon logiciel de réunion virtuelle pourrait être la réponse. Après tout, il est possible d’organiser des réunions à distance pour le simple coût d’un abonnement à un logiciel.

Principaux enseignements :

• Les réunions virtuelles sont un outil précieux pour les entreprises modernes, car 40,9 % des employés à temps plein travaillent à distance ou selon un modèle de travail hybride.
• L’employé moyen passe 3 à 5 heures par semaine à assister à des réunions. Celles-ci se déroulent de plus en plus souvent dans des espaces de réunion virtuels en ligne plutôt qu’en personne.
• Vous pouvez organiser de nombreux types de réunions à distance, notamment des réunions d’équipe, des séances de stratégie et des rencontres impromptues.
• Le bon logiciel de réunion virtuelle peut rendre les réunions plus rentables et plus accessibles, grâce à des fonctionnalités telles qu’une qualité d’appel élevée, la transcription en temps réel et l’enregistrement des appels.
• Pour rendre les réunions virtuelles plus productives, vous devez toujours préparer un ordre du jour, n’inviter que les personnes concernées par la réunion et fixer des règles claires pour que la réunion se déroule comme prévu.

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

Une réunion virtuelle se déroule en ligne lorsque tous les participants ou certains d’entre eux se trouvent dans des lieux géographiques différents.

Depuis la pandémie de 2020, qui a contraint de nombreuses entreprises à adopter pour la première fois le travail à distance, les réunions à distance font désormais partie intégrante des activités quotidiennes de nombreuses entreprises.

Les outils de communication de votre équipe virtuelle peuvent donc avoir un impact important sur la productivité, l’efficacité et la cohésion de l’équipe.

Quels sont les principaux types de réunions virtuelles ?

Il existe deux façons différentes de classer les réunions virtuelles. La première est le type de technologie utilisée et la seconde est l’objectif ou le style de la réunion.

Les trois principaux types de réunions virtuelles, en termes de technologie utilisée, sont les suivants :

• Téléconférences – Réunions similaires aux conférences téléphoniques traditionnelles qui n’utilisent que le son. Certains participants peuvent se connecter à l’aide d’un téléphone de bureau ou d’un téléphone portable, mais les plateformes de réunion en ligne permettent souvent aussi des téléconférences uniquement audio.
• Vidéoconférences – Réunions qui comportent un élément visuel et un élément audio. Les participants peuvent se voir et communiquer « face à face ».
• Conférences Web – Réunions auxquelles sont ajoutés des éléments de collaboration supplémentaires, tels que le partage d’écran ou de contenu. Les participants peuvent partager, visualiser ou travailler ensemble sur des présentations et des documents, tout en ayant la possibilité de se voir et de se parler.

En ce qui concerne le style ou l’objectif de la réunion, il existe plusieurs types de réunions virtuelles. Voici quelques-uns des plus courants :

Des réunions régulières pour vos équipes

Une réunion « standup » est une réunion rapide, qui ne dure idéalement pas plus de 10 ou 15 minutes. Elle a généralement lieu au début d’une journée ou d’une période de travail. L’objectif est de réunir rapidement l’équipe, de s’assurer que chacun sait ce qu’il fait, qu’il est confiant dans son travail et que toutes les questions ont été clarifiées.

Réunions de stratégie ou de planification

Les réunions de stratégie ou de planification sont généralement plus longues et plus approfondies que les réunions debout. Leur objectif est d’élaborer une stratégie pour les campagnes, les projets ou les événements à venir. Elles sont le lieu de discussions plus longues sur la manière dont votre entreprise va atteindre ses objectifs et sur les rôles que les individus ou les équipes doivent jouer.

Réunions individuelles

Ces types de réunions virtuelles se déroulent généralement entre un membre de l’équipe et son superviseur direct. Elles permettent d’obtenir un retour d’information réciproque sur des sujets tels que :

• Performance professionnelle actuelle
• Préoccupations ou inquiétudes
• Développement futur de la carrière
• Soutien ou formation supplémentaire éventuellement nécessaire

Réunions mensuelles ou trimestrielles pour l’établissement de rapports

Ces réunions sont l’occasion pour les équipes de faire le point sur leurs performances récentes. Les chefs d’équipe peuvent présenter une sélection de statistiques ou de résultats résumant les réalisations de l’équipe. Il est probable qu’il y ait ensuite une possibilité de discussion plus large sur ces informations.

L’objectif de ces réunions est de

• Mettez en avant les succès récents
• Identifier les faiblesses ou les domaines à améliorer
• Découvrez les moyens de capitaliser sur ces succès ou de renforcer les faiblesses.

Réunions ou démonstrations à mains nues

Il arrive que les entreprises aient besoin de réunir l’ensemble de leur personnel. Il peut s’agir d’une réunion publique pour discuter de l’orientation générale de l’entreprise ou pour faire la démonstration d’un nouveau processus ou d’un nouvel outil logiciel que tout le monde doit connaître.

Pour ces types de réunions, la qualité d’appel est essentielle afin que le grand nombre de participants n’entraîne pas de latence, de gigue ou d’autres problèmes similaires. Il est donc essentiel d’utiliser un logiciel d’appel qui garantisse la qualité, quel que soit le nombre d’utilisateurs ou l’endroit où ils se trouvent.

Réunions avec des clients ou des consommateurs

Il est souvent plus pratique d’organiser des réunions avec des clients en ligne. Une réunion virtuelle est plus facile à organiser et à organiser qu’une réunion en personne.

Vos clients peuvent bénéficier de toute votre attention sans quitter leur bureau. Vous pouvez ainsi établir des relations efficaces sans avoir à organiser une réunion en face à face où l’une des parties ou toutes les parties doivent se déplacer.

Réunions de fournisseurs, de partenaires ou d’autres parties prenantes

Souvent, les entreprises doivent rencontrer des tiers qui n’appartiennent pas à l’entreprise mais qui ont un intérêt dans certaines opérations ou certains projets.

Les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes font partie intégrante du bon fonctionnement d’une entreprise, mais comme ils ne font pas techniquement partie de l’équipe, il peut s’avérer difficile de les rencontrer pour des réunions.

Le logiciel de centre d’appels virtuel facilite la connexion avec ces tiers. Les participants peuvent assister aux réunions depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet, et peuvent même partager des documents ou des données pertinentes au sein du logiciel lui-même.

Réunions ad hoc

Vous pouvez être amené à organiser des réunions rapides et impromptues pour faire face à des situations qui évoluent rapidement. Les réunions virtuelles sont idéales dans ces circonstances, car elles sont rapides à mettre en place et très accessibles. Vous pouvez rapidement entrer en contact avec les membres de l’équipe dans le monde entier et régler les situations urgentes ou les changements de manière rapide et efficace.

« Réunions « amusantes

Les réunions ne doivent pas toujours être sérieuses. Il peut arriver que vous souhaitiez réunir votre équipe, voire l’ensemble de l’entreprise, pour vous amuser un peu. Voici quelques exemples de réunions amusantes que vous pourriez organiser virtuellement :

• Réunions virtuelles à l’occasion de Noël ou des fêtes de fin d’année
• Séances de renforcement de l’esprit d’équipe, jeux ou quiz
• Réunions destinées à briser la glace pour accueillir les nouveaux employés

Les avantages des réunions virtuelles

Vous pouvez bénéficier des avantages des réunions virtuelles quelle que soit la taille de votre entreprise ou le secteur d’activité dans lequel vous travaillez. Voici quelques-uns des plus notables :

Restez en contact avec vos travailleurs à distance et hybrides

De nombreuses entreprises disposent d’un bureau, d’un système hybride et d’un système d’information en ligne. les employés éloignés. Les réunions virtuelles sont idéales pour permettre à tous ces travailleurs de rester connectés et sur la même longueur d’onde. Si vous n’organisez que des réunions en personne, toute personne absente du bureau à ce moment-là risque de manquer des mises à jour ou des instructions cruciales.

Les meilleurs outils de réunion virtuelle et solutions d’appels professionnels garantissent une communication transparente lorsque vous travaillez à distance, comme MyHeritage l’a découvert en adoptant CloudTalk !

Réduisez vos frais de déplacement et autres coûts

Selon un livre blanc de Verizon, une réunion en personne de seulement cinq personnes peut coûter jusqu’à 7 fois plus cher qu’une réunion équivalente organisée virtuellement.

Des frais de déplacement des participants à la location de salles, en passant par les rafraîchissements et autres frais généraux, le coût de l’organisation de réunions en personne s’alourdit rapidement. En revanche, les réunions à distance peuvent être organisées pour le coût d’un abonnement à un logiciel. Pour une entreprise qui organise de nombreuses réunions, cela représente des économies considérables.

Soyez plus respectueux de l’environnement

Au cours de la pandémie de grippe aviaire de 19 ans, les émissions mondiales ont chuté de 17 %. Une grande partie de cette baisse peut être attribuée au fait que les trajets quotidiens sont passés de plusieurs heures de voiture à une marche de la chambre à l’ordinateur.

Par conséquent, tout ce qui réduit la nécessité de conduire ou de prendre l’avion fera des merveilles pour vos références environnementales. Organiser des réunions à distance plutôt qu’en personne est un excellent moyen d’être plus respectueux de l’environnement.

Ce qu’il faut rechercher dans les plates-formes de réunion virtuelle

La plateforme que vous utilisez pour vos réunions virtuelles aura un impact important sur la réussite de vos réunions et sur les résultats que vous obtiendrez. Examinons les principaux éléments que vous devez rechercher dans une plateforme de réunion virtuelle :

Des appels fiables et de qualité d’appel

Une bonne qualité d’appel est indispensable pour organiser des réunions à distance. Recherchez un logiciel qui donne la priorité à une qualité d’appel élevée, sans latence, gigue ou distorsion.

CloudTalk s’efforce de maintenir les réseaux propres et fiables. Notre taux de gigue est extrêmement faible – seulement 17,8 millisecondes sur l’ensemble du réseau distribué. Cela signifie que vous pouvez compter sur CloudTalk pour fournir une qualité d’appel claire et nette, où que vous soyez dans le monde.

Enregistrement des appels

L’enregistrement des appels vous permet de réécouter les moments importants de la réunion et d’examiner les discussions, et facilite la dissipation de toute confusion.

De plus, un enregistrement audio d’une réunion peut aider les personnes qui n’ont pas pu y assister à se tenir au courant des décisions prises.

Transcription automatique et résumés

La transcription automatique des appels est une fonctionnalité basée sur l’intelligence artificielle qui permet de convertir les dialogues d’une réunion en texte. Vous pouvez utiliser les transcriptions pour vérifier rapidement les points d’action de la réunion ou partager facilement le contenu des réunions avec les collègues qui n’ont pas pu y assister.

CloudTalk peut détecter et transcrire les appels dans 145 langues différentes et permet d’importer facilement ces transcriptions dans d’autres outils et plateformes (votre CRM, par exemple).

Intégrations avec vos autres outils

Les intégrations avec vos autres outils de travail sont également indispensables lorsqu’il s’agit d’un logiciel de réunion en ligne.

Par exemple, vous souhaitez une solution qui s’intègre à votre système de gestion de la relation client (CRM). Cela vous permettra d’accéder rapidement aux informations sur les clients lorsqu’ils appellent votre entreprise et facilitera la mise à jour de leurs dossiers (avec des notes d’appel, etc.).

Les intégrations CRM ne sont pas les seules que vous devez rechercher. Par exemple, l’intégration de Krisp de CloudTalk permet d’assurer la clarté des appels et d’éviter les distractions. Quant aux intégrations de calendriers, elles facilitent la prise de rendez-vous et permettent de s’assurer que personne ne manque vos réunions.

Meilleures pratiques pour les réunions virtuelles : Si vous organisez la réunion

La façon dont vous organisez vos réunions virtuelles aura également un impact important sur leur réussite. Voici cinq bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles qui vous aideront à organiser des rencontres efficaces, productives et engageantes :

Préparez un ordre du jour à l’avance

Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et rendre vos réunions beaucoup plus efficaces.

Si tout le monde a une copie de l’ordre du jour, vous ne perdrez pas de temps au début de la réunion à expliquer le contenu de celle-ci. En d’autres termes, s’il n’y a pas d’ordre du jour, n’organisez pas de réunion.

N’invitez que les personnes qui ont besoin d’être présentes

Les réunions sont un élément essentiel de la gestion des équipes à distance, mais vous n’avez pas besoin d’inviter tout le monde à chaque réunion. Veillez donc à n’inviter que les personnes qui ont réellement besoin d’être présentes. Réfléchissez aux personnes qui tireront avantage de la réunion et à celles qui ont des choses importantes à dire.

Fixer les règles de la réunion

Les règles permettent d’organiser votre réunion et d’en respecter le sujet.

Pensez à des choses telles que

• Les gens devraient-ils éteindre leur micro lorsqu’ils ne parlent pas?
• Si vous avez besoin d’un coup de main virtuel lorsque quelqu’un a quelque chose à dire
• Comment suivre l’agenda
• Comment empêcher les gens de parler les uns sur les autres.

Maintenir l’engagement des participants

Une réunion qui suscite l’intérêt des participants sera plus productive et plus agréable pour tout le monde. Faites donc en sorte que tous les participants soient impliqués. Pensez à ajouter des aides visuelles aux présentations et à poser occasionnellement des questions pour solliciter activement des commentaires.

Si vous voulez d’autres idées, nous avons un excellent guide sur la façon de rendre les réunions virtuelles plus interactives, qui peut vous aider dans votre démarche.

Définir les mesures à prendre après la réunion

Même la réunion la plus intéressante ne sera pas productive si tout le monde oublie ce qui a été décidé.

Maintenez la dynamique en définissant des actions à entreprendre et en les envoyant à tous les participants après la réunion.

Les fonctions de transcription et d’enregistrement des appels de CloudTalk sont utiles ici, car elles vous permettent de revenir facilement sur ce qui a été discuté et de résumer les points d’action convenus.

Meilleures pratiques pour les réunions virtuelles : Si vous êtes un participant

Le responsable d’une réunion n’est pas le seul à devoir veiller à ce qu’elle soit productive. Voici ce que vous devez faire en tant que participant :

Se préparer pleinement

Assurez-vous d’être bien préparé à la réunion avant qu’elle ne commence. L’animateur ou le coordinateur de la réunion doit avoir envoyé un ordre du jour. Lisez-le attentivement et assurez-vous d’être au courant de tout ce qui sera discuté.

Si vous avez des informations ou des mises à jour à donner, préparez tout le matériel nécessaire et assurez-vous de savoir exactement ce que vous devez dire.

Vérifiez votre technologie

Des problèmes techniques de votre côté peuvent perturber l’ensemble de la réunion. Veillez donc à ce que toutes vos technologies soient en bon état de marche.

Vérifiez-le :

• Votre micro fonctionne
• Votre connexion internet est solide
• Votre webcam est correctement préparée (s’il s’agit d’une réunion vidéo).

Utilisez toujours des arrière-plans professionnels

Un arrière-plan non professionnel peut nuire à une réunion et donner une mauvaise image de vous. Évitez d’avoir du linge sale ou du désordre derrière vous pendant que vous parlez à vos collègues. Recherchez un arrière-plan judicieux, qui ne soit pas gênant et qui démontre votre professionnalisme.

Si vous ne disposez pas d’un arrière-plan d’aspect professionnel à l’endroit où vous travaillez, ajoutez un arrière-plan virtuel ou estompez simplement la toile de fond.

Arriver à l’heure

Il est tout aussi important d’être à l’heure pour les réunions virtuelles que pour les réunions réelles. Dans le cas contraire, les participants devront vous attendre, ce qui est frustrant et peut nuire à la productivité de la réunion ou la faire durer plus longtemps que prévu.

Accordez toute votre attention

L’un des inconvénients des réunions à distance est qu’il est plus facile de relâcher son attention. Essayez de rester pleinement engagé dans la réunion. Voici quelques conseils :

• N’ouvrez pas d’autres onglets
• Ne jouez pas sur votre téléphone
• Ne consultez pas vos courriels
• Répétez les phrases de vos collègues dans votre tête pour rester concentré.

Soyez courtois avec les autres participants

Il y a beaucoup de choses que nous faisons automatiquement en personne et qui ne sont pas toujours aussi faciles virtuellement. Par exemple, en personne, il est beaucoup plus facile de savoir quand quelqu’un est sur le point de parler et d’éviter de parler par-dessus.

Dans un environnement virtuel, vous devez faire un peu plus d’efforts pour maintenir des normes de courtoisie élémentaires. Faites donc un effort conscient pour être aimable et prévenant envers les autres participants.

Augmentez la productivité des équipes à distance grâce aux réunions virtuelles

Gérer des équipes à distance peut être un défi, mais les meilleures plateformes de réunion virtuelle ou solutions de conférence téléphonique peuvent aider à maintenir les équipes engagées, connectées et productives.

Avec CloudTalk, vous pouvez communiquer sans effort avec des équipes, des employés et des clients du monde entier. Le large éventail d’intégrations permet de tout faire, de l’annulation du bruit à la synchronisation des calendriers, et la qualité d’appel élevée signifie que vous pouvez collaborer de manière transparente, où que vous ou vos participants vous trouviez.

Pour en savoir plus sur la façon dont CloudTalk pourrait vous aider à augmenter la productivité de vos équipes à distance, pourquoi ne pas vous inscrire à notre essai gratuit de14 jours ?