Comment maîtriser les appels sortants

Parlons des appels sortants. C’est un élément clé de la vente aujourd’hui, qui vous permet d’atteindre des clients potentiels et d’entrer en contact avec eux.

Dans un monde où tout le monde se bat pour se faire remarquer, c’est votre chance de vous démarquer, d’augmenter le nombre de prospects et de faire grimper les ventes. Vous êtes prêt à vous lancer et à faire la différence ?

Points clés à retenir

• L’outbound joue un rôle crucial dans le maintien de la fidélité et la construction d’une réputation de marque forte et digne de confiance.
• L’utilisation de composeurs prédictifs et de systèmes CRM améliore l’efficacité des appels sortants tout en adaptant les scripts et en segmentant votre public afin de personnaliser la prise de contact.
• En privilégiant la qualité plutôt que la quantité, en recherchant activement le retour d’information et en mettant constamment l’accent sur la formation des agents, vous vous assurez que les efforts sont alignés sur les objectifs généraux de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un appel sortant ?

Un appel sortant, effectué par un représentant d’une entreprise auprès de clients potentiels ou existants, est une stratégie proactive de vente, de marketing, d’assistance ou de collecte de données. Il s’agit pour l’entreprise de mettre en place une communication directe afin d’atteindre des objectifs tels que la génération de prospects, la conclusion de ventes, la réalisation d’enquêtes ou la mise à jour de la situation des clients.

Avantages des appels sortants pour les entreprises

Les appels sortants offrent une multitude d’avantages aux entreprises qui souhaitent renforcer leur pipeline de vente, améliorer les interactions avec les clients et stimuler la croissance. En voici les principaux avantages :

1. Améliorer la génération et la qualification des prospects: Les appels sortants vous permettent d’engager de manière proactive des clients potentiels, d’identifier et de qualifier efficacement les prospects, et d’alimenter un solide pipeline de ventes.
2. Faciliter la communication directe et personnalisée: Les agents peuvent personnaliser leur message en fonction des besoins et des préférences spécifiques du destinataire, ce qui améliore considérablement l’expérience et la confiance des clients.
3. Stimulez les ventes et le chiffre d’affaires: En entrant directement en contact avec des acheteurs potentiels, les appels sortants constituent un outil puissant pour conclure des ventes et promouvoir des produits ou des services supplémentaires. Cette approche pratique permet d’influencer efficacement les décisions d’achat, de stimuler la croissance de l’entreprise et d’augmenter les revenus.
4. Réalisez des actions de sensibilisation rentables : Les appels sortants améliorent l’engagement et le service à la clientèle à moindre coût, ce qui contribue à la fidélisation, à la loyauté et à la récurrence des affaires, bâtissant ainsi une réputation durable de la marque.
5. Accélérer les études de marché et la collecte des informations: Les appels sortants permettent de recueillir rapidement les réactions des clients et les informations sur le marché, ce qui favorise l’adaptation et l’innovation dans l’entreprise.
6. Améliorez la fidélisation des clients: Une approche personnalisée montre aux clients que leur opinion est importante et que leurs besoins sont pris en compte avant que des problèmes ne surviennent. Cette stratégie de communication préventive permet d’améliorer la satisfaction, d’approfondir les relations avec les clients et de renforcer les taux de fidélisation.

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En savoir plus

Meilleures pratiques pour des appels sortants efficaces

Pour amplifier le succès de vos campagnes d’appels sortants, il est essentiel de combiner une préparation réfléchie avec des outils technologiques avancés, tout en respectant les normes légales. Nous vous présentons ici des stratégies clés pour affiner vos efforts en matière d’appels sortants.

Rédiger des scripts de vente efficaces

Un script de vente efficace est la pierre angulaire d’un appel sortant réussi. Il offre une structure cohérente pour les dialogues, garantissant le partage d’informations essentielles, tout en laissant une marge de manœuvre pour la personnalisation en réponse au retour d’information du destinataire. Un script bien conçu est toujours adapté au destinataire et met l’accent sur les avantages pour le prospect. Il permet aux agents de rester sur la bonne voie, facilite la communication claire de messages convaincants et renforce la confiance dans la réponse aux objections.

Planifiez votre flux d’appels

Des objectifs clairement définis constituent l’épine dorsale d’une stratégie d’appels sortants réussie. Définissez des objectifs spécifiques tels que la génération de prospects, l’engagement des clients ou la conversion des ventes. Le fait de disposer d’une feuille de route précise garantit que les efforts de votre équipe s’alignent sur les objectifs globaux de l’entreprise, ce qui se traduit par des appels sortants plus ciblés et plus percutants.

Exploiter les systèmes de gestion de la relation client (CRM)

L’intégration des appels sortants aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) peut considérablement améliorer la personnalisation et la pertinence de vos appels. En vous connectant à nos intégrations CRM, vous accédez à un large éventail de données clients, y compris les interactions passées, les préférences et l’historique des achats.

Mettre en place des composeurs automatiques

L’intégration de composeurs automatiques transforme votre flux d’appels sortants. Ces outils automatisent le processus de numérotation, ce qui permet aux agents de se concentrer sur des conversations intéressantes plutôt que sur la numérotation manuelle. Les composeurs automatiques rationalisent également la gestion des listes d’appels, la hiérarchisation des prospects et le maintien d’un volume d’appels constant, ce qui améliore la productivité des agents et minimise les temps d’inactivité.

Utiliser l’analyse des appels

L’analyse des appels offre un aperçu détaillé de la durée des appels, des mesures de réussite, des réponses des clients et de l’efficacité des agents. L’analyse de ces données vous permet d’affiner en permanence vos stratégies d’appel, d’ajuster les scripts et d’améliorer la formation, garantissant ainsi l’impact et l’efficacité de vos initiatives d’appels sortants.

Garantir la conformité juridique

Il est essentiel d’adhérer aux réglementations telles que la loi sur la protection des consommateurs par téléphone (TCPA), le règlement général sur la protection des données (GDPR) et d’autres lois locales pour préserver la vie privée des clients et éviter les répercussions juridiques. Se tenir au courant de ces réglementations, obtenir les autorisations nécessaires et tenir à jour une liste de numéros de téléphone exclus sont des étapes fondamentales pour garantir que vos pratiques d’appel sont responsables et conformes.

Quel est le meilleur type de composeur sortant pour les ventes ?

Il existe trois principaux types de composeurs de vente, chacun ayant ses propres avantages et ses meilleurs cas d’utilisation. Celles-ci incluent :

Les composeurs intelligents :

Un numéroteur de vente alimenté par l’IA avec des options de routage intelligentes pour réduire les temps d’appel jusqu’à 50 %.

Avantages :

• Alimentez les files d’attente avec des numéros provenant de n’importe quel CRM ou site web en un clic ;
• Classez les prospects par ordre de priorité en fonction des fuseaux horaires et de la réactivité attendue ;
• Ordonnez facilement les numéros dans la file d’attente par glisser-déposer ;

Ce qui fonctionne le mieux, c’est : Les campagnes d’appel axées sur la qualité.

Découvrez comment Smart Dialer peut vous aider.

Les numéros d’appel d’urgence :

Le composeur commercial multiligne vous permet d’atteindre trois fois plus de prospects en appelant plusieurs contacts à la fois.

Avantages :

• Rationalisez les tâches quotidiennes des agents grâce à des campagnes, des scripts, etc. préétablis ;
• Gagnez du temps en composant automatiquement un nouveau numéro à la fin d’un appel ;
• Optimisez vos analyses grâce au Marquage des appels, à la prise de notes, etc ;

Ce système fonctionne le mieux pour : Les campagnes d’appels à fort volume.

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Numérotation automatique :

Le composeur le plus basique avec des fonctionnalités limitées mais à un prix abordable. Non proposé par CloudTalk en raison de son obsolescence.

Avantages :

• Automatisation de base des appels ;
• Simple d’utilisation ;
• Abordable ;

Ce qui fonctionne le mieux pour : Les campagnes d’appels à faible coût.

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Meilleures fonctionnalités pour les appels sortants

1. Identification de l’appelant local

L’utilisation d’un numéro d’appel local permet d’atteindre le monde entier tout en conservant une touche locale. C’est un moyen efficace d’améliorer votre stratégie d’appels sortants et de vous aider à établir une présence familière dans diverses régions. Cette approche favorise la confiance et augmente la probabilité de réponses positives.

2. Enregistrement des appels

Renforcez votre stratégie d’appels sortants grâce à l’outil inestimable qu’est l’enregistrement des appels. Saisissez les détails importants, contrôlez les performances des agents et veillez au respect des réglementations. L’enregistrement des appels est une fonction à multiples facettes qui contribue à la formation, à l’assurance qualité et à la tenue d’archives complètes.

3. Abandon de la messagerie vocale

Gérez efficacement les appels sortants grâce au confort de la messagerie vocale. Gagnez du temps et restez professionnel en laissant des messages vocaux préenregistrés lorsque le destinataire n’est pas disponible. Cette fonction rationalise le processus d’appel, permettant aux agents de se déplacer de manière transparente dans leurs listes d’appels.

4. Numéroteurs sortants

Optimisez l’efficacité des appels et la productivité des agents grâce aux composeurs d’appels sortants. Ces outils automatisent le processus de numérotation, réduisent les temps morts et augmentent le nombre de connexions. Les composeurs sortants contribuent à rationaliser le flux de travail, ce qui permet à votre équipe d’entrer en contact avec davantage de prospects en moins de temps.

5. Analyse en temps réel

Renforcez votre stratégie d’appels sortants avec des analyses en temps réel pour des informations immédiates. Contrôlez les performances des appels, suivez les indicateurs clés et prenez des décisions basées sur des données à la volée. Les analyses en temps réel offrent la souplesse nécessaire pour adapter les stratégies et maximiser l’impact des appels sortants.

Comment choisir le bon logiciel de centre d’appels sortants pour votre entreprise ?

Choisir le bon outil d’appels sortants peut être un défi, mais nous allons essayer de vous aider en vous fournissant des informations clés sur certaines des meilleures options du marché.

Voici quelques outils de premier plan, chacun avec ses caractéristiques, avantages, tarifs et plans uniques, pour vous aider à prendre une décision en connaissance de cause :

1. CloudTalk

CloudTalk est un centre d’appel basé sur le cloud et un système téléphonique professionnel conçu pour maximiser vos efforts d’assistance à la clientèle sur tous les canaux. Il vous suffit de choisir un numéro pour l’un des 160+ pays pris en charge, et vous pouvez immédiatement commencer à optimiser vos flux de travail avec des fonctionnalités avancées, y compris IVR, click-to-call, power dialers, et plus encore ! CloudTalk prend également en charge 35+ d’autres intégrations puissantes pour les systèmes d’assistance, de commerce électronique et de gestion de la relation client, notamment HubSpot et Zendesk.

Caractéristiques principales

• Appels de haute qualité avec latence garantie et gigue minimale
• Flux de travail fluide grâce à nos outils intelligents d’acheminement des appels
• La fonction de rappel recompose le numéro jusqu’à ce qu’il soit connecté à l’agent
• Transfert d’appels durant les heures d’affluence ou les horaires de fermeture
• La fonction de masquage d’appel permet de garder votre numéro personnel privé.

Que manque-t-il à CloudTalk ?

Selon certains utilisateurs, CloudTalk Analytics avait besoin d’un rafraîchissement, quelque chose qui permettrait à nos utilisateurs d’avoir une vision plus approfondie des données qui font avancer leur entreprise.

Nous avons répondu à l’appel et avons récemment lancé Analytics 2.0, un nouveau cadre puissant de visualisation des données qui fournit aux utilisateurs des rapports détaillés sur les opérations quotidiennes de leur centre d’appels. Identifiez les problèmes et appliquez des solutions basées sur les données plus rapidement que vous ne l’auriez cru possible.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

CloudTalk est le système téléphonique idéal pour les entreprises de taille moyenne qui souhaitent se développer. En général, il est utilisé dans le secteur des ventes pour les Appels entrants et sortants et dans le service clientèle pour les appels entrants.

Tarification

2. RingCentral

Lorsque vous pensez à des solutions de téléphonie VoIP, RingCentral est l’un des premiers à vous venir à l’esprit. Il n’est donc pas étonnant que l’entreprise soit présente sur le marché depuis plus de 20 ans et qu’elle se soit forgé une solide réputation.

Les avantages de RingCentral

RingCentral dispose d’une grande variété de fonctionnalités et offre une voix et une vidéo de qualité HD. Le fournisseur convient bien aux entreprises puisqu’il propose une expérience omnicanale, des outils de qualification des prospects, des fonctions de gestion, de collaboration et de performance, le tout dans un seul et même logiciel.

Caractéristiques principales

• Liaisons SIP
• IVR
• Enregistrement des appels
• Acheminement des appels
• Gestion des contacts

Que manque-t-il à RingCentral ?

Malgré tous les points positifs, RingCentral manque de nombreux outils essentiels dont les entreprises modernes ont besoin.

Des fonctionnalités telles que l’analyse native des sentiments, la transcription de la parole en texte, les composeurs intelligents ou le routage intelligent ne sont incluses que dans la solution de centre de contact. Il en va de même pour certaines fonctions de gestion des agents, comme la surveillance.

L’outil d’enregistrement des appels et les numéros verts ne sont disponibles qu’en tant qu’options supplémentaires, moyennant un supplément de prix.

En outre, la mise en œuvre de RingCentral peut prendre jusqu’à 90 jours et implique des frais de mise en œuvre. L’interface utilisateur de RingCentral n’est pas toujours des plus conviviales.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

RingCentral MVP est une solution flexible basée sur le cloud, idéale pour les entreprises de toutes tailles.

Tarification

3. Nextiva

Nextiva est un acteur important sur le marché de la VoIP, fournissant des services à plus de 15 000 clients. Nextiva est largement considéré comme convivial – les utilisateurs peuvent commencer à téléphoner en quelques minutes grâce à un processus d’installation simple et intuitif. En outre, le système est hébergé par Nextiva, ce qui fait que la maintenance du logiciel relève de la responsabilité de Nextiva.

Les avantages de Nextiva

Nextiva offre diverses fonctionnalités avancées, notamment la conférence téléphonique, la transcription de la messagerie vocale, le standard à plusieurs niveaux, et bien d’autres encore. Le fournisseur s’intègre également à des solutions telles que Zendesk, ConnectWise ou MS Teams.

Le fax virtuel de Nextiva, conforme à la norme HIPAA, est une solution idéale pour les professionnels de la santé. Les employés du secteur médical peuvent partager des informations sans avoir à s’inquiéter des violations de données.

De plus, l’assistance 24/7 signifie que des agents sont toujours à votre disposition pour vous aider.

Caractéristiques principales

• Appels illimités
• Enregistrements de vidéoconférences
• Applications mobiles et de bureau
• Optimisation du flux de travail
• Communications omnicanales

Que manque-t-il à Nextiva ?

Bien que Nextiva soit une solution VoIP bien connue, il y a quelques points que vous devez connaître lorsque vous envisagez de faire appel à ce fournisseur :

Intégrations : Nextiva ne dispose pas de certaines intégrations, comme Slack ou Zapier. Avec Zapier, les utilisateurs peuvent connecter leur système de téléphonie VoIP à des milliers de systèmes non natifs.

Tarification : Beaucoup considèrent que les prix de Nextiva sont élevés, surtout pour les miniatures.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

Les entreprises ont besoin d’un système téléphonique d’entreprise robuste, sécurisé et fiable qui fonctionne sur tous les appareils et dispose de fonctionnalités avancées telles que la vidéoconférence, les applications mobiles, l’enregistrement des appels et bien plus encore.

Tarification

4. Vonage

Vonage est l’un des fournisseurs de téléphonie virtuelle les plus connus au monde. Ils sont présents sur le marché depuis plus de 20 ans et ont acquis une réputation enviable en tant que leader du marché.

Avantages de Vonage

• La fonction de réceptionniste automatique Virtual Receptionist permet de transférer les appels vers d’autres services.
• En outre, les entreprises peuvent proposer aux appelants d’autres solutions d’acheminement des appels qui leur permettent d’utiliser leur nom ou une extension pour composer le numéro. Avant que leurs appels ne soient acheminés vers un service, les appelants peuvent également utiliser l’annuaire de l’entreprise.
• Même lorsque les entreprises utilisent des services cloud qui consomment beaucoup de bande passante, comme les outils de collaboration, de chat et de vidéo, les fonctions d’optimisation du réseau de Vonage garantissent la continuité et la qualité des appels.

Caractéristiques principales

• Stabilité et fiabilité
• Réceptionniste automatique
• Intégrations CRM
• Conférences vocales et vidéo
• Services de renvoi d’appels

Que manque-t-il à Vonage ?

Malheureusement pour les clients, Vonage a tiré parti de sa réputation en facturant ses services beaucoup plus cher que d’autres fournisseurs comparables de logiciels de téléphonie virtuelle.

La tarification de Vonage comprend également de nombreux frais cachés qui rendent le service beaucoup plus cher que prévu.

Cela peut constituer un réel inconvénient pour les miniatures qui doivent faire preuve de plus de discernement quant à la manière dont elles dépensent leurs ressources et à l’endroit où elles le font.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

Vonage est le meilleur choix pour les entreprises qui recherchent un fournisseur bien établi.

Tarification

5. 8×8

8×8 est une solution de téléphonie évolutive qui met l’accent sur les intégrations et les analyses. Le fournisseur est bien adapté aux entreprises, mais les abonnements de niveau inférieur conviennent également aux petites organisations. Les avantages que 8×8 peut offrir à ses abonnés sont nombreux.

Les avantages de 8×8

Tout d’abord, le fournisseur a fait un excellent travail en construisant un système analytique capable de suivre efficacement les processus commerciaux à grande échelle. Le système de reporting de 8×8 centralise toutes les données en un seul endroit, ce qui permet aux responsables de mieux organiser leurs équipes et d’accélérer leur flux de travail. Vous recevrez également des rapports en temps réel.

Ensuite, nous avons les intégrations complètes de la solution avec des logiciels comme Salesforce, Slack, Microsoft Teams, et bien d’autres. En outre, les utilisateurs de 8×8 bénéficient d’appels illimités vers plus de 40 pays. Le logiciel de téléphonie 8×8 est doté d’un composeur intelligent, du click-to-call et de l’enregistrement des appels.

Caractéristiques principales

• Gestion du centre d’appel
• IVR
• Gestion des contacts
• Analyses et rapports
• Suivi des appels

Que manque-t-il à 8×8 ?

Si vous possédez une entreprise qui travaille à l’échelle mondiale, il y a quelques aspects de 8×8 que vous voudrez peut-être prendre en considération :

Une restriction essentielle, principalement pour les grandes entreprises internationales, est l’existence de contraintes régionales en matière d’appels illimités. Les utilisateurs du plan Express de base ne peuvent utiliser les appels illimités qu’aux États-Unis et au Canada.

Emplacement physique requis : Vous devez disposer d’un bureau à l’endroit où vous souhaitez appeler pour obtenir un numéro à partir de ce bureau.

Restrictions géographiques pour les SMS : Vous ne pouvez utiliser la fonction SMS qu’aux États-Unis, et 8×8 ne couvre pas les coûts des numéros mobiles au Brésil.

Intégrations : 8×8 ne s’associe pas à des sociétés de télécommunications, de sorte que les utilisateurs ne bénéficieront pas d’une intégration native avec des solutions spécifiques telles que WhatsApp. Les intégrations non natives doivent être configurées par l’équipe technique.

Fonctionnalités : Il manque à 8×8 des fonctionnalités telles que le Marquage des appels pour des processus d’appel plus efficaces, le masquage des appels pour protéger vos informations personnelles, et l’API pour vous connecter aux outils que vous aimez. Les outils d’automatisation tels que le SVI, le routage basé sur les compétences ou le rappel automatique ne sont proposés que dans le cadre de plans de haut niveau. Vous devez payer un supplément pour obtenir un enregistrement des appels.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

Flexible pour toutes les entreprises.

Tarification

6. Appel aérien

Aircall est une solution d’appel avancée utilisée par plus de 15 000 clients. Il est conçu pour accélérer les processus de vente, améliorer la communication avec les prospects et conclure davantage de contrats. Vous pouvez appeler automatiquement plusieurs candidats dans une file d’attente et faire apparaître des informations de contact cruciales directement dans l’interface téléphonique.

Les avantages d’Aircall

Aircall excelle en matière d’automatisation. Le fournisseur propose également de nombreuses intégrations utiles, notamment Intercom, Pipedrive et Zapier. De plus, il offre des outils d’automatisation avancés, des applications conviviales et un support client fiable.

Caractéristiques principales

• Distribution automatique des appels
• Suivi des appels
• Transfert d’Appel
• Enregistrement des appels
• Routage d’appel

Que manque-t-il à Aircall ?

Aircall ne dispose pas de certaines fonctions d’appel vidéo essentielles. Les capacités d’hébergement de webinaires et de partage d’écran sont très limitées sur la plateforme, ce qui peut entraîner une certaine frustration pour les utilisateurs.

Pour quel type d’entreprise ?

Aircall est un logiciel d’appel qui s’adresse principalement aux miniatures qui utilisent le téléphone pour mener leurs activités de vente et d’assistance au quotidien, mais certainement pas à toutes. Pensez à la fréquence à laquelle votre équipe utilise des composeurs intelligents. Vous pourriez envisager d’aller voir ailleurs s’il s’agit d’un élément essentiel de votre travail quotidien.

Tarification

7. CallHippo

CallHippo est un système téléphonique basé sur le cloud qui permet aux entreprises de gérer facilement leurs opérations de vente et d’assistance à la clientèle. Le logiciel offre des fonctionnalités telles que l’analyse des appels, l’enregistrement des appels, la numérotation automatique, etc.

Avantages de CallHippo

• Des plans de tarification abordables pour répondre aux différents besoins des entreprises.
• Intégrations avec divers outils tiers.
• Assistance clientèle 24/7.
• Application mobile pour la gestion d’entreprise en déplacement.
• Des solutions évolutives pour s’adapter à la croissance de l’entreprise.

Caractéristiques principales

• Analyse des appels : Fournit des informations sur le volume et la durée des appels, et plus encore.
• Enregistrement des appels : Enregistre et stocke tous les appels pour référence ultérieure.
• Numérotation automatique : Composez automatiquement les numéros pour les opérations de vente et d’assistance.
• Power Dialer: Optimise la productivité des équipes de vente en rationalisant les appels sortants.
• Système IVR : Il offre aux clients un menu d’options pour diriger leurs appels.

Que manque-t-il à CallHippo ?

La tarification de CallHippo peut être déroutante, et ses forfaits limitent le nombre d’appels simultanés par utilisateur. En outre, certains utilisateurs ont signalé que l’application mobile du logiciel est lente et se bloque fréquemment.

Quel est le meilleur type d’entreprise ?

CallHippo convient parfaitement aux miniatures et aux moyennes entreprises qui ont besoin d’un système téléphonique rentable pour gérer leurs opérations de vente et d’assistance à la clientèle.

Tarification

Chacun de ces outils offre des avantages uniques qui peuvent répondre aux besoins et à la taille des entreprises. Tenez compte de vos besoins spécifiques, tels que le volume d’appels, les intégrations requises, les contraintes budgétaires et les analyses souhaitées, pour choisir l’outil d’appels sortants le mieux adapté à votre entreprise.

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Conclusion

Les appels sortants jouent un rôle essentiel dans la réussite des entreprises, car ils constituent un lien essentiel entre les entreprises et leurs clients potentiels. Pour maximiser les avantages des appels sortants, les entreprises doivent adopter une approche stratégique, intégrant des technologies avancées, des analyses de données et des scripts sur mesure, tout en respectant les normes légales.