Qu’est-ce que la passerelle d’appels et comment l’utiliser dans votre centre d’appels ?

Les réunions virtuelles permettent aux employés de rester connectés même s’ils sont éloignés les uns des autres. L’une des technologies qui permet d’organiser ces réunions entre plusieurs personnes est la passerelle d’appel. Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un pont d’appel et pourquoi il est important d’en avoir un dans votre centre d’appels.

Qu’est-ce qu’un pont de conférence téléphonique ?

Un pont de conférence téléphonique permet à des personnes situées à des endroits différents de prendre part à une conversation de groupe virtuelle en même temps. Si vous disposez d’un appareil doté d’une connexion Internet stable, vous pouvez programmer et organiser des réunions depuis presque n’importe où et inviter qui vous voulez en quelques secondes.

Les invités peuvent se joindre à l’appel sur l’appareil de leur choix en utilisant simplement un lien ou un numéro de conférence composé. La plupart des plateformes vous permettent également de créer plusieurs salles de conférence ou d’ajouter autant de participants que nécessaire, de sorte que vous pouvez facilement programmer des réunions d’équipe simultanées pour chaque département de votre organisation.

Si vous avez déjà utilisé Zoom, vous serez parfaitement familiarisé avec ce procédé.

Comment utiliser un pont d’appel téléphonique ?

Les conférences téléphoniques sont l’un des moyens les plus efficaces d’organiser des réunions. Il est beaucoup plus facile de mettre en place un pont de conférence téléphonique que de réunir toute votre équipe dans une même pièce.

Il suffit d’envoyer aux participants un lien vers la réunion, qu’ils peuvent rejoindre en cliquant dessus ou après avoir saisi un code/mot de passe. Une autre façon d’utiliser un pont de conférence est de composer un numéro que les participants peuvent appeler directement depuis leur téléphone de bureau ou leur téléphone portable afin de se joindre à la conversation.

Il est ainsi très facile pour un grand nombre de personnes de se joindre à un appel en même temps, sans avoir à se préoccuper de rejoindre différentes salles ou de configurer un nouveau logiciel.

Pourquoi les ponts d’appel sont-ils plus populaires que jamais ?

Près de 79 % des employés estiment que les réunions virtuelles sont aussi, voire plus, productives que les réunions en personne. De plus, 7 travailleurs sur 10 estiment que les réunions virtuelles sont moins stressantes que les réunions ordinaires et6 sur 10affirment qu’il leur est plus facile de contribuer à une discussion en ligne qu’à une discussion hors ligne, car c’est beaucoup moins stressant que de se présenter en personne.

Examinons les principaux avantages des ponts téléphoniques par rapport aux réunions en personne.

Des coûts plus faibles

Le coût des réunions d’équipe dans votre bureau peut sembler minime ou nul. Toutefois, il faut penser aux coûts de location des bureaux, aux factures d’énergie, aux frais de déplacement, aux fournitures, etc.

Le fait de réunir tout le monde dans le bureau pour une réunion régulière coûte en fait une jolie somme.

D’autre part, le pont de conférence nécessite moins de temps pour programmer les réunions et moins d’argent pour réunir des équipes entières. Il convient parfaitement aux équipes distantes et distribuées, car il permet d’organiser des réunions régulières pour un coût minime, voire nul.

Une étude de Global Workplace Analytics indique que les entreprises peuvent économiser annuellement 11 000 $ par employé en les encourageant à travailler à distance et à participer à des réunions en ligne plutôt qu’en personne. Qui plus est, vos employés peuvent également réaliser des économies substantielles – en moyenne, de 2 à 5 000 $ par an en frais de déplacement domicile-travail.

Productivité accrue

S’ils sont correctement mis en place, les ponts d’appels peuvent vous aider, ainsi que vos clients et employés, à gagner beaucoup de temps. Au lieu de passer des heures à organiser, programmer et tenir une réunion, vous pouvez simplement inviter tout le monde à participer à une audioconférence à une heure et une date prédéterminées.

Ainsi, vous pouvez organiser vos réunions n’importe où – à la maison, dans le train, ou partout où se trouvent vos employés et vos clients. De plus, ils n’ont pas non plus besoin de beaucoup de temps pour se préparer aux réunions en ligne : il leur suffit de cliquer sur le lien correspondant ou de composer un numéro pour se joindre à eux en quelques minutes, sans avoir à se déplacer.

Les ponts d’appel sont également idéaux pour traiter les questions urgentes. Il suffit d’envoyer à toutes les personnes qui doivent assister à une réunion un lien d’invitation accompagné d’une brève description du sujet pour que vous puissiez avoir une discussion rapide sur le sujet sans perdre de temps à faire venir tout le monde au bureau ou à passer plusieurs appels.

Sécurité

Lorsqu’il s’agit de réunions en personne, vous pouvez être sûr que seuls vos employés ou vos partenaires y participent, mais qu’en est-il des conférences téléphoniques ? La dernière chose que vous souhaitez est qu’une personne non autorisée écoute vos réunions d’affaires et utilise les informations discutées contre vous.

Heureusement, vous n’avez pas à vous soucier de cela. La plupart des salles de conférence sont protégées par des codes PIN que les participants doivent fournir avant d’entrer, et vous pouvez même verrouiller complètement la salle une fois que tout le monde est entré. Vos appels sont également cryptés, de sorte qu’il y a peu de chances que quelqu’un puisse écouter vos réunions d’affaires.

Vous pouvez également créer des liens uniques pour chaque adresse électronique que vous invitez. De cette façon, seule la personne que vous souhaitez voir participer à l’appel pourra le faire. De plus, l’hôte doit laisser entrer quelqu’un dans la réunion, et cette personne ne peut pas entrer à l’improviste.

Respect de l’environnement

Se tourner vers les conférences téléphoniques est un excellent moyen pour les entreprises de réduire leur empreinte carbone à l’heure où la lutte contre le réchauffement climatique et la pollution est un sujet de plus en plus pressant. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que si 50 % des travailleurs américains passaient la moitié de leur temps à travailler à distance, les émissions de gaz à effet de serre seraient réduites de la même manière que si la population active de l’État de New York quittait définitivement la route.

Étant donné que les conférences téléphoniques n’obligent pas les participants à se rendre sur le lieu de la réunion, ce type d’appels peut également réduire considérablement la consommation de carburant pour tout le monde, en plus de faire gagner du temps.

La réduction de la consommation de papier est un autre avantage important. Les ordres du jour, les mémos, les rapports, les vérifications et les recommandations peuvent être partagés numériquement au lieu d’être imprimés pour chaque participant en personne. Selon le Natural Resources Defense Council, en n’utilisant pas de papier, vous économisez non seulement de l’argent mais aussi de l’énergie et des efforts.

De nombreuses fonctions utiles

Enfin, vous pouvez accéder à un certain nombre de fonctions liées à la passerelle d’appel pour rendre les réunions plus productives et plus intéressantes pour les participants. Par exemple, vous pouvez choisir d’enregistrer l’intégralité de la réunion afin de pouvoir la réécouter ultérieurement ou la partager avec les personnes qui n’ont pas pu se joindre à l’appel.

Le transfert de fichiers est une autre fonction utile qui vous permet, à vous ou aux membres de votre équipe, de partager facilement des documents importants entre eux pendant un appel, de sorte que vous pouvez être sûr que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les passerelles d’appel sont de plus en plus populaires. Ils vous font gagner du temps et de l’argent qui seraient normalement consacrés à toutes sortes de problèmes d’organisation, et votre équipe peut participer à des réunions presque instantanément, même si elle se trouve loin du bureau à un moment donné. Les passerelles d’appel peuvent également vous faire économiser beaucoup d’argent, améliorer vos relations avec les travailleurs à distance ou les clients étrangers, et contribuer à la protection de l’environnement.

Pensez-vous que vous pourriez utiliser une passerelle d’appels dans votre entreprise également ? Inscrivez-vous à un essai gratuit de CloudTalk dès aujourd’hui, car ce n’est que l’une des nombreuses fonctionnalités que nous proposons !