Qu’est-ce que la messagerie vocale visuelle ? Comment cela fonctionne-t-il et pourquoi devriez-vous déjà l’utiliser ?

La messagerie vocale appartient-elle au passé ? S’il évoque la nostalgie des scènes télévisées des années 90 où les personnages laissaient d’innombrables messages sans réponse à leurs amours, le message vocal reste d’actualité dans le monde de l’entreprise.

En effet, elle présente des avantages tels que la possibilité pour les clients de laisser une trace de leur appel et de son objet, ce qui aide les entreprises à offrir une expérience agréable à leurs clients et à s’assurer que les appels ne sont pas laissés sans réponse, ce quin’estpas toujours possible.

Cependant, la nature chronophage de l’écoute des messages vocaux reste un défi. Souvent, ce qui pourrait être transmis en 4 minutes est étiré en 10 minutes, à l’instar des longs messages vocaux de WhatsApp.

Heureusement, il y a la messagerie vocale visuelle.

Des fonctions telles que la transcription automatique, la possibilité d’établir un ordre de priorité entre les messages à écouter en premier, ou même de les visualiser au lieu d’écouter des messages vocaux visuels, ont révolutionné la gestion de la communication.

Restez dans les parages pour en savoir plus sur la messagerie vocale visuelle, son fonctionnement et ses avantages.

Principaux enseignements :

• Avec la messagerie vocale traditionnelle, vous êtes coincé dans un cycle fastidieux de composition, d’écoute et de navigation dans les messages un par un. Avec la messagerie vocale visuelle, en revanche, vous pouvez rapidement classer les messages urgents par ordre de priorité et écarter les messages non pertinents.
• La messagerie vocale visuelle simplifie la gestion des messages en fournissant des transcriptions textuelles. Au lieu d’écouter les messages un par un, les utilisateurs peuvent consulter une liste de messages, lire les transcriptions et interagir avec eux si nécessaire.
• La messagerie vocale visuelle offre de nombreux avantages, notamment une meilleure hiérarchisation et organisation des messages. Cela permet non seulement d’améliorer l’expérience client en garantissant des réponses plus rapides, mais aussi de s’intégrer de manière transparente aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour des interactions personnalisées.

Qu’est-ce que la messagerie vocale visuelle ? Différences par rapport à la messagerie vocale traditionnelle

La messagerie vocale visuelle est une fonction téléphonique qui vous permet d’interagir avec vos messages vocaux de manière « visuelle », comme son nom l’indique.

Il vous permet de visualiser tous les messages reçus en une seule fois et de les écouter dans l’ordre de votre choix.

Disons que c’est comme accéder à votre boîte aux lettres électronique, mais pour les messages vocaux. Il vous permet de voir l’heure et la date de réception du message, le numéro de téléphone de l’expéditeur et même une transcription automatique du message vocal.

C’est l’essence même de la messagerie vocale visuelle : elle vous fournit les outils nécessaires pour prendre le contrôle de vos communications vocales, en rendant la gestion des messages plus simple et plus efficace.

Messagerie vocale versus messagerie vocale visuelle : 5 différences

Voici une analyse simple de la différence entre la messagerie vocale traditionnelle et la messagerie vocale visuelle :

Comment fonctionne la messagerie vocale visuelle ?

La messagerie vocale visuelle offre aux utilisateurs une interface visuelle pour gérer leurs messages vocaux.

Voici comment cela se passe généralement :

1. Activation : Tout d’abord, vous devez l’activer sur votre appareil correspondant et auprès de votre fournisseur de services.
2. Affichage des messages : Les messages vocaux sont affichés sous forme de liste dans l’interface visuelle de la messagerie vocale. Chaque message affiche généralement le numéro de téléphone ou le nom du contact de l’expéditeur, ainsi que la date et l’heure de l’appel.
3. Lecture : Les utilisateurs peuvent sélectionner des messages vocaux individuels à écouter. Au lieu d’écouter les messages de façon séquentielle comme dans les systèmes de messagerie vocale traditionnels, les utilisateurs peuvent choisir les messages à écouter en premier.
4. Commandes de lecture : Pendant la lecture, les utilisateurs ont la possibilité de faire une pause, de revenir en arrière ou d’avancer rapidement dans le message. Ils peuvent également supprimer le message ou le marquer comme non lu.
5. Transcription : Certains systèmes de messagerie vocale visuelle comprennent une fonction de transcription qui convertit automatiquement les messages vocaux en texte. Les utilisateurs peuvent ainsi lire le contenu du message au lieu ou en plus de l’écouter.

6 Avantages de la messagerie vocale visuelle

Examinons les principaux avantages de la messagerie vocale visuelle :

#1 Améliorer l’établissement des priorités et l’organisation

Avec la messagerie vocale visuelle, vous pouvez classer vos messages par ordre de priorité et les organiser plus efficacement. En voyant qui a laissé le message, quand il a été reçu et son contenu, vous pouvez donner la priorité aux messages importants et les organiser en fonction de vos besoins.

#2 Gagner du temps et de l’efficacité

En choisissant les messages à écouter et à lire, vous pouvez passer en revue les plus importants et les classer par ordre de priorité.

#3 Améliorer l’expérience du client

Grâce à une meilleure organisation et à un gain de temps, vos clients reçoivent des résultats plus rapides et plus précis. En étant capable de lire les messages vocaux, vous ne manquez aucun détail qui pourrait être négligé avec la messagerie vocale traditionnelle.

#4 Intégration transparente avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM)

Les intégrations permettent aux agents d’accéder instantanément aux données des clients et de contextualiser les messages vocaux, ce qui se traduit par des réponses plus personnalisées et mieux informées.

#5 Utilisez la transcription visuelle pour un examen rapide des messages

La lecture des messages vocaux transcrits permet aux agents de consommer des informations plus rapidement que l’écoute de l’audio. Cette fonctionnalité vous aide à décider plus rapidement des messages auxquels répondre immédiatement, en fonction de l’urgence de leur contenu.

#6 Gérer efficacement la messagerie vocale en cas de volume d’appels élevé

En période de pointe, la messagerie vocale visuelle aide les agents à gérer plus efficacement l’afflux de messages. Elle réduit l’arriéré de messages vocaux non traités et maintient des niveaux de service constants, même en cas de demande accrue.

Comment configurer votre messagerie vocale visuelle ?

La configuration de la messagerie vocale visuelle peut varier en fonction de votre fournisseur de services téléphoniques, mais avec Cloudtalk, c’est incroyablement simple. Une fois l’application installée, tout est généralement déjà configuré pour vous. Il ne vous reste plus qu’à personnaliser vos messages d’accueil, vos notifications et vos règles de traitement des appels pour les diriger vers la messagerie vocale.

Voici comment configurer votre messagerie vocale visuelle avec Cloudtalk :

1. Sélectionnez le numéro souhaité pour ajouter la boîte vocale dans votre tableau de bord.
2. Ajoutez l’étape de la messagerie vocale au flux d’appels.
3. Choisissez une boîte aux lettres et ajustez les paramètres si nécessaire.
4. Enregistrez vos modifications.

Les principales caractéristiques de la messagerie vocale visuelle

Parmi toutes les fonctionnalités, les suivantes sont mises en évidence :

• Interface visuelle : Fournit un écran facile à utiliser qui affiche les messages vocaux dans une liste, avec des détails tels que l’identification de l’appelant, l’heure et la durée du message, ce qui permet aux agents de naviguer et de gérer facilement leurs messages vocaux.
• Transcription des messages : Convertit les messages vocaux en texte, ce qui permet aux agents de lire rapidement le contenu de chaque message sans avoir à l’écouter. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité, en particulier pendant les périodes de forte activité.
• Options d’interaction directe : Permet aux agents de rappeler l’expéditeur, de lui envoyer un message ou un courrier électronique directement à partir de l’interface de messagerie vocale, ce qui facilite les actions de suivi rapides et transparentes.
• Notifications intelligentes : Les agents sont avertis des nouveaux messages vocaux par des appels ou des courriels, ce qui garantit que les messages entrants sont rapidement remarqués et traités, même si les agents ne consultent pas activement l’interface de la messagerie vocale.
• De la messagerie vocale à l’e-mailLa messagerie vocale vers l’e-mail : vous pouvez même recevoir des enregistrements de messages vocaux directement dans votre boîte aux lettres électronique.

Comment tirer le meilleur parti de la messagerie vocale visuelle ?

Pour tirer le meilleur parti de votre boîte vocale visuelle, suivez ces conseils :

• Configurez correctement votre messagerie vocale visuelle sur votre appareil : Il s’agit notamment de personnaliser les options en fonction de vos préférences.

• Vérifiez l’exactitude des transcriptions : Cela peut vous aider à identifier rapidement les messages importants sans avoir à les écouter.

• Organisez vos messages : Utilisez les fonctions d’étiquetage, de marquage comme lu/non lu et d’archivage pour mieux vous organiser.

• Sélectionnez ce que vous écoutez : Vous n’avez pas besoin d’écouter tous les messages vocaux immédiatement. Rappelez-vous que la messagerie vocale visuelle vous permet d’établir des priorités dans l’écoute des messages en fonction de votre disponibilité et de vos besoins.

• Supprimez régulièrement les anciens messages : Tout comme pour les messages électroniques, vous pouvez supprimer régulièrement les messages vocaux qui ne sont plus pertinents ou nécessaires.

• Expérimentez et ajustez : Essayez différentes fonctions et paramètres de votre messagerie vocale visuelle pour trouver la combinaison qui correspond le mieux à vos besoins et à vos habitudes de communication.

• Personnalisez votre message d’accueil : Il est important d’inclure des détails tels que le nom de votre entreprise, les heures d’ouverture et la marche à suivre pour que vos clients se sentent pris en charge, surtout s’ils appellent en dehors des heures d’ouverture et que personne ne peut les aider.

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Améliorer, organiser et engager

Dans un monde où le temps est compté, la messagerie vocale visuelle apparaît comme un outil puissant, offrant efficacité, organisation et amélioration de l’expérience utilisateur.

Ainsi, que vous soyez un professionnel occupé à gérer un volume élevé d’appels ou un agent de centre d’appels s’efforçant de fournir une assistance exceptionnelle, la messagerie vocale visuelle est prête à révolutionner votre flux de communication.

Saviez-vous que CloudTalk vous permet de consulter les messages entrants et d’y répondre directement via l’application, et vous envoie même les transcriptions des messages vocaux directement sur votre messagerie ? Pour en savoir plus, cliquez ici.