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Les 12 meilleurs exemples de messagerie vocale pour l’extérieur du bureau en 2024
Vous êtes-vous déjà retrouvé prisonnier de la monotonie des messages d’accueil de votre boîte vocale ? Vous n’êtes pas seul.
Et si vous pouviez constater une augmentation stupéfiante de 22 % du nombre de réponses en utilisant un message vocal puissant, même lorsque vous n’êtes pas à votre bureau ?
Des messages vocaux efficaces améliorent le développement des prospects et les taux de conversion en engageant le dialogue avec les prospects manqués, en laissant une impression durable et en incitant à l’action, ce qui peut entraîner une augmentation des ventes.
Rejoignez-nous pour découvrir les 12 meilleurs exemples de messages vocaux en dehors du bureau, ainsi que des conseils d’experts pour vous aider à exceller dans ce domaine.
Principaux enseignements :
- Améliorez la communication en renforçant l’engagement et en ajoutant une touche personnelle, tout en assurant l’accessibilité et en rationalisant les processus de communication.
- Apprenez à rédiger des messages vocaux en dehors du bureau en adoptant une approche centrée sur la clientèle qui met en évidence le dévouement au service à la clientèle, en favorisant des relations plus solides et en instaurant la confiance au fil du temps.
- Incorporez une touche d’humour ou de créativité dans les messages vocaux hors bureau pour divertir les appelants et laisser une impression positive durable, favorisant ainsi des liens plus forts et la mémorisation de la marque.
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Pourquoi les messages vocaux en dehors du bureau sont-ils importants ?
Dans le monde rapide d’aujourd’hui, un message vocal n’est pas seulement une marque de courtoisie, c’est un point de contact essentiel qui peut façonner la perception de vos clients et faire tourner la roue de votre entreprise, même lorsque vous n’êtes pas là pour répondre directement à l’appel.
Si vous pensez que les messages vocaux en dehors du bureau ne sont pas importants pour une entreprise, voici plusieurs raisons de reconsidérer la question :
- Les messages vocaux en dehors du bureau informent les appelants lorsque vous n’êtes pas disponible, garantissant ainsi une communication transparente.
- Ils informent les appelants de la durée de votre absence et fournissent des contacts d’urgence si nécessaire, en gérant leurs attentes en matière de réponse.
- En guidant les appelants sur ce qu’ils doivent faire en votre absence, les messages vocaux hors bureau garantissent que les messages importants ne sont pas oubliés.
- Les messages vocaux expliquent ce à quoi les appelants peuvent s’attendre et les guident, ce qui témoigne de leur professionnalisme et de leur fiabilité.
- En ajoutant un caractère d’urgence et une touche personnelle, les messages vocaux en dehors du bureau peuvent accroître la satisfaction des clients, renforçant ainsi la réputation et les relations de l’entreprise.
En outre, des études ont montré que l’utilisation d’un message vocal puissant peut entraîner une augmentation de 22 % des réponses, ce qui souligne son efficacité pour maintenir l’engagement et s’assurer que les communications essentielles ne sont pas manquées.
Résultats de PlanRadar concernant l’utilisation de fonctions de Cloudtalk telles que la messagerie vocale
- 20 % Augmentation de l’efficacité des agents
- 70 % d’augmentation de l’efficacité du traitement des appels
- 3% Diminution des appels manqués
Comment rédiger un message vocal parfait pour l’extérieur du bureau ?
Maintenant que nous avons expliqué pourquoi les messages vocaux en dehors du bureau sont importants, voici 5 conseils pour en tirer le meilleur parti :
#1 Présentez le nom de votre entreprise
Commencez votre message vocal en indiquant clairement le nom de votre entreprise. Cette simple étape ajoute une touche de professionnalisme et permet aux appelants de savoir qu’ils sont au bon endroit.
Exemple : « Bonjour, vous êtes bien chez CloudTalk… »
#2 Description des heures d’ouverture
Fixez des attentes en mentionnant d’ emblée vos heures d’ouverture. Cela aide les appelants à comprendre quand ils peuvent s’attendre à une réponse et réduit le risque de frustration.
Exemple : « Nos heures d’ouverture sont de 10 heures à 17 heures, heure de l’Europe centrale : « Nos heures d’ouverture sont de 10 heures à 17 heures, heure d’Europe centrale ».
#3 Offrir des conseils clairs
Guidez les appelants sur la marche à suivre. Qu’il s’agisse de laisser un message vocal, de naviguer dans un menu téléphonique ou d’explorer d’autres possibilités de contact, la clarté est essentielle.
Exemple : « Si vous appelez au sujet d’une commande existante, veuillez appuyer sur 1. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour passer une nouvelle commande, veuillez appuyer sur la touche 2. »
#4 Fournir des options de contact supplémentaires
Proposez d’autres méthodes de contact telles que le courrier électronique ou le chat en direct. Les personnes qui vous appellent ont ainsi la possibilité de vous joindre, même en dehors des heures de bureau.
Exemple :« Des agents sont disponibles pour vous aider via la fonction de chat en direct sur notre site web. Vous pouvez également nous envoyer un courriel à l’adresse help@cloudtalk.io. »
#5 La douceur et la simplicité
Respectez le temps de vos interlocuteurs en gardant votre message concis et précis. Visez 20 à 25 secondes pour transmettre efficacement les informations essentielles.
Exemple : « Bonjour, vous avez joint [Your Name] à [Your Company]. Je suis actuellement absent du bureau mais je reviendrai sur [Return Date]. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message, et je vous rappellerai dès que possible. Merci de votre appel et bonne journée ! »
Prêt à transformer la communication de votre entreprise ?
Scellez les ventes grâce à la maîtrise de la messagerie vocale en dehors du bureau
Si vous avez déjà douté de l’importance des messages vocaux hors bureau pour une entreprise, nous vous proposons des raisons convaincantes de reconsidérer la question et des conseils pour maximiser leur potentiel.
N’oubliez pas qu’un message vocal bien conçu peut faire toute la différence en favorisant de solides relations avec les clients et en améliorant la réputation de votre entreprise.
Mais pour exploiter pleinement le potentiel de votre stratégie de messagerie vocale, vous avez besoin d’une solution de messagerie vocale qui vous facilite la vie.
Avec CloudTalk, la gestion de vos messages vocaux est un jeu d’enfant. Qu’il s’agisse de consulter les messages vocaux et d’y répondre directement dans l’application ou de recevoir les transcriptions dans votre courrier électronique, CloudTalk simplifie la communication pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.
LIRE LA SAVOIR + SUR LES FONCTIONS.
FAQ
Comment laisser un message vocal en dehors du bureau ?
Avec Cloudtalk, il est très facile de laisser un message vocal hors du bureau. Voici les étapes clés pour laisser un message vocal hors du bureau en utilisant Cloudtalk :
1. Définissez vos heures d’ouverture dans l’application Cloudtalk. Cela vous permet de diffuser automatiquement un message personnalisé lorsque vous n’êtes pas disponible.
2. Enregistrez un message d’accueil professionnel pour votre boîte vocale hors du bureau :
– Votre nom.
– Les dates auxquelles vous serez absent du bureau.
– Demande à l’appelant de laisser un message.
– Optionnellement, le nom et les coordonnées d’un collègue qui peut vous assister en votre absence.
Cloudtalk vous permet de créer et de programmer facilement plusieurs messages d’accueil personnalisés, de sorte que vous puissiez disposer d’un message spécifique pour l’extérieur du bureau, prêt à être diffusé en cas de besoin.
Que ne faut-il pas dire dans un message vocal ?
Voici quelques pièges à éviter dans un message vocal :
– Ne vous contentez pas d’un discours banal, faites preuve d’énergie.
– Ayez un objectif clair ; ne divaguez pas.
– Prononcez lentement votre numéro de téléphone.
– Évitez les arrière-plans bruyants.
– Ne promettez pas un rappel immédiat.
– Indiquez toujours votre nom complet.
– Terminez par une invitation à rappeler.
Comment CloudTalk peut-il m’aider à gérer mes messages vocaux plus efficacement ?
En téléchargeant les messages vocaux sur CloudTalk, vous pouvez y accéder en un seul endroit, ce qui garantit des réponses rapides et une plus grande satisfaction des clients.
CloudTalk propose également plusieurs fonctionnalités pour améliorer la gestion de la messagerie vocale, notamment la transcription de la messagerie vocale, qui vous permet de lire vos messages sans les écouter, des messages d’accueil personnalisables en fonction des différents besoins ou périodes de l’année, la dépose de la messagerie vocale et l’intégration à votre CRM pour conserver toutes les interactions avec les clients en un seul et même endroit
Des conseils pour intégrer les messages vocaux dans ma stratégie de communication avec les clients ?
L’intégration des messages vocaux dans votre stratégie de communication avec les clients renforce l’engagement et permet de délivrer des messages personnalisés. Voici comment :
– Segmentez votre public en fonction des données démographiques, du comportement et de l’étape du parcours de l’acheteur.
– Rédigez des messages personnalisés répondant aux besoins de chacun, avec des appels à l’action clairs.
– Utiliser la messagerie vocale pour recueillir des commentaires et des enquêtes afin d’améliorer les produits et les services.
– Suivez les indicateurs tels que le taux de réponse et les conversions pour vérifier l’efficacité de la campagne.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer des campagnes de messagerie vocale efficaces qui complètent votre stratégie marketing globale et produisent des résultats.
