Etiquette de conférence téléphonique : 10 conseils pour avoir des réunions agréables et productives

Kerri Garbis, présidente et cofondatrice d’Ovation Communication, affirme que nous perdons la moitié de nos compétences en communication lorsque nous ne nous rencontrons pas en personne. Et elle peut très bien avoir raison. Nous avons tous été dans cette situation. Vous vous préparez pour une conférence téléphonique productive, mais il y a ce collègue qui vous interrompt constamment. Ou vous êtes coincé dans une réunion parce que quelqu’un est toujours en retard. Lisez nos 10 conseils utiles pour une meilleure étiquette de conférence téléphonique.

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# 1 Présentez-vous toujours

Cela peut sembler évident, mais se présenter est une étape nécessaire qui ne doit pas être négligée. N’oubliez pas que les réunions sont essentiellement des conversations humainestelles que vous les connaissez dans la vie de tous les jours. Les gens ont besoin de savoir qui ils écoutent. Quand l’appel démarre, dites bonjour et présentez-vous. Cela ne doit pas être un long monologue de 10 minutes, mentionnez juste votre prénom, votre poste et peut-être, si vous êtes un des principaux orateurs, votre rôle dans cette conférence téléphonique en particulier.

Si vous êtes l’organisateu de la réunion, vous pouvez présenter vous-même les participantspour gagner du temps.

A la fin de l’appel, quittez avec un au revoir. L’organisateur doit remercier les participants pour leur présence – cela, encore, peut sembler évident, mais peut parfois être oublié.

# 2 Ne soyez pas en retard

Encore, peut-être une règle évidente. Mais parfois, la phrase « ne soyez pas en retard » est plus simple à dire que d’être mise en pratique.

Il y a très peu de choses pires que d’être la raison pour laquelle la conférence téléphonique est bloquée. Assurez-vous de configurer un rappel de calendrier afin de ne pas oublier l’appel. Organisez également votre journée en conséquence.

Si vous savez à l’avance que vous allez être en retard pour l’appel, informez-en l’organisateur et essayez de rejoindre la réunion sans attirer l’attention des autres. Dans ce cas, oubliez la règle précédente sur le fait de vous présenter vous-même immédiatement. Vous ne voulez pas être la raison pour laquelle l’orateur perd sa concentration. Il est préférable d’attendre, par exemple, votre tour de parlerou peut-être que l’organisateur vous présente au bon moment.

# 3 N’interrompez pas

Ne pas prêter assez d’attention aux orateurs peut causer une situation inconfortable – pour vous, mais également pour vos collègues. Au lieu de réfléchir sur ce que vous allez dire, rester dans le moment et écoutez simplement. De cette manière vous n’aurez pas à demander à l’orateur de répéter lui-même et d’interrompre le discours.

Si vous avez des questions ou contributions supplémentaires, les garder pour une session Q&R est une bonne idée. Encore une fois, assurez-vous qu’elles n’ont pas déjà été mentionnéesdurant la réunion.

Un autre point important – mettez toujours votre microphone en mode silencieuxquand vous n’avez pas le mot. Cela élimine les éventuels bruits de fond perturbants. Egalement, nous ne recommandons pas de boire ou de mangerdurant une conférence téléphonique.

# 4 Faites de votre mieux pour éviter les difficultés techniques

« Désolé, ma caméra ne fonctionne pas. Et je ne vous entends pas. » À un moment donné, nous avons tous rencontré ces problèmes. Il y a de nombreux problèmes techniques inévitables qui peuvent arriver inopinément durant une conférence téléphonique. La plupart du temps, ce n’est pas de votre faute. Toutefois, il est de votre responsabilité de régler les bugs avant l’appel.

Vous devez toujours vous connecter quelques minutes plus tôtet vérifier si tout fonctionne bien. La caméra fonctionne-t-elle ? Votre microphone est-il fonctionnel ? Avez-vous le bon numéro d’appel et le bon code PIN ? Y a-t-il des problèmes avec les applications d’écran partagé ?

Le meilleur moyen d’éliminer ces problèmesautant que possible est de choisir la bonne plateforme. Telles que notre solution logicielle CloudTalkqui assure des appels clairssans gigue ou latence.

# 5 Vérifiez votre connexion internet à l’avance

La façon dont nous faisons des affaires aujourd’hui a changé depuis les temps de bureau. A présent, nous pouvons travailler à distance depuis n’importe où dans le monde. Par conséquent, une connexion Internet stableest devenue un aspect incontournable de chaque conférence téléphonique qui se tient en ligne. Une faible connexion peut causer une variété de difficultés. Telle que l’impossibilité de se connecter à une réunion ou des appels sans cesse interrompus.

Assurez-vous toujours que vous êtes dans un endroit où la couverture internet est stable. Sinon vous pouvez perde tous les poins et informations importants, sans mentionner votre bonne réputation professionnelle. Manquer la conférence téléphonique ou avoir sans cesse des interruptions d’appel peut sembler extrêmement non professionnel. Surtout dans le cas où vous êtes l’organisateur de l’appel.

# 6 Allumez votre caméra

Avez-vous déjà effectué une interview vidéo préenregistrée où vous vous regardez fixement, sans parler à personne ? C’est plus ou moins le même sentiment que vos collègues ont pendant l’appel, en regardant votre photo de profil en train de parler.

Un manque de mimiques et de langage corporel manque également d’émotion, ce qui crée inconsciemment une barrière entre vous et le reste des participants. Se voir mutuellement, même seulement sur un écran, aide l’esprit d’équipe.

Sans vous regarder directement, les autres peuvent aussi avoir une confusion sur la personne qui parle. Ainsi, n’hésitez pas à montrer votre visage et à allumer votre caméra.

# 7 Tenez-vous en au planning et préparez-vous à l’avance

Ne confondez pas les conférences téléphoniques avec les réunions de détente informelles. Tirez-en le meilleur parti, au final, tout succès demande de la préparation. Evitez le potentiel silence embarrassant en vous assurant que vous connaissez tous les points du planning. Préparez-vous pour la discussion et étudiez tous les matériels à l’avance. Si vous savez déjà que vous avez des questions, notez-les et posez-les quand il vous en est donné l’occasion.

Autre point important – ne soyez pas égoïsteen prenant tout le temps d’un planning original avec un seul sujet. Si vous voulez vraiment discuter de quelque chose et que vous pensez que la personne aura besoin d’un peu de temps pour répondre, par ex. parce qu’elle doit trouver les informations dans une base de données ou un email, informez-la de votre question à l’avance. Vous pouvez aussi envisager de planifier une réunion séparée pour discuter en particulier de ce problème.

# 8 Choisissez la bonne forme de communication

Le but principal d’une conférence téléphonique est de transmettre aux gens des idées et des informations importantes, à quelque fin que ce soit. Parlez fort et clairement. Faites un effort d’articulation correcte.

Ne parlez pas trop vite ou trop longtemps, sinon vos collègues peuvent se perdre dans vos mots. Utilisez des phrases courtes et faites une pause entre les idées pour offrir aux participants le temps de traiter ce qu’ils viennent d’entendre. Et surtout, apprenez quand parler et quand ne pas parler. Donnez de l’espace aux autres et laissez-les terminer avant que vous ne réagissiez. Vous n’aimeriez pas non plus qu’on vous interrompe.

Si vous vous adressez à une personne en particulier, utilisez son prénompour vous assurer qu’elle sait que la question lui est adressée. Par exemple : « Martin, pourriez-vous nous dire quelle méthodologie a été utilisée pour l’analyse de données ? »

# 9 Redressez-vous

Une posture droite est un aspect très important des conférences téléphoniques. Il y a deux raisons principales à cela.

La première raison tient à une recherche de Dianna Booher, une auteure d’un livre, Communiquer comme un Leader. Elle a fait une série de tests où une personne se tient droite et une autre est assise, abaissée. Le public, même s’il ne voit pas les sujets, peut toujours faire la différence dans leur posture, simplement en les entendant. Les gens à la posture droite semblent plus positifs, confiants et énergiques. Dianna Booher dit que vous pouvez toujours sentir un sourire.

La seconde raison est fortement liée à la première. Si vous êtes assis ou vous tenez debout droit, vous avez tendance à parler plus fort et plus clairement. Cela vous permet d’utiliser le plein potentiel de vos cordes vocales. Ainsi, la prochaine fois que vous aurez un appel important, n’oubliez pas de vous redresser.

# 10 Ne sous-estimez pas la conclusion

Si vous êtes un organisateur de la conférence téléphonique, une fois la réunion terminée, résumez les informationset créez de l’espace pour les questions supplémentaires. Expliquez clairement quelles seront les étapes de suivi. Par exemple, vous pouvez envoyer un email aux participants, en résumant les points principaux de l’appel.

Et voici notre résumé des 10 conseils d’étiquette les plus importants :

# 1 Présentez-vous toujours– si personne ne vous connaît, personne ne vous remarque.

# 2 Ne soyez pas en retard– Il n’y a pas de meilleur moyen de montrer votre ignorance que de ne pas être à l’heure.

# 3 N’interrompez pas– Peu importe ce qui vous attend, écoutez toujours. Ne faites pas répéter les orateurs. Et coupez toujours le son lorsque vous ne parlez pas.

# 4 Éliminez les risques de problèmes techniques– Bien que vous ne puissiez pas toujours les éviter, vous les remarquerez peut-être à temps. Rejoignez la conférence téléphonique plus tôt. Donnez-vous une chance de corriger les bugs.

# 5 Vérifiez votre connexion Internet au préalable– Sans Internet stable, il n’y a pas d’appel en ligne. Assurez-vous toujours que votre connexion est suffisamment bonne.

# 6 Allumez votre caméra– Personne n’aime parler à une photo de profil.

# 7 Respectez l’ordre du jour et préparez-vous à l’avance– Assurez-vous toujours que vous savez ce que vous avez à dire et que vous comprenez ce que les autres partagent. Planifiez des sujets plus longs pour des réunions séparées.

# 8 Choisissez la bonne forme de communication– Parlez lentement, fort et clairement. Utilisez des phrases courtes et faciles à comprendre. Apprenez quand parler et quand écouter.

# 9 Asseyez-vous droit– Votre langage corporel en dit plus que vous ne le pensez. Les gens peuvent toujours sentir un sourire.

# 10 Ne sous-estimez pas la conclusion– Ce que vous dites est important, mais pas au cas où personne ne s’en souvienne. Celui-ci vous a également aidé, n’est-ce pas?

Et si vous veniez de vous rendre compte que vous enfreigniez parfois certaines règles d’étiquette ? Ne vous inquiétez pas. Nous apprenons tous. La prochaine fois, vous saurez exactement quoi faire.

Si cet article vous a fait penser à quelqu’un qui pourrait utiliser nos astuces, n’hésitez pas à partager le lien.