Comment rendre les réunions virtuelles plus interactives : Votre guide complet

Selon Zippia, les organisations consacrent environ 15 % de leur temps aux réunions. Or, 71 % de ces réunions sont considérées comme improductives. De plus, 55 % des travailleurs à distance estiment que la majorité de leurs réunions « auraient pu être un e-mail ».

Les réunions, virtuelles ou non, ne devraient pas se limiter à une personne qui parle et aux autres participants qui écoutent (ou pas !). Si c’est le cas, c’est qu’elles auraient pu être un simple courriel.

Comment rendre les réunions virtuelles plus interactives est une question essentielle pour toute entreprise employant des travailleurs à distance. C’est en les gardant engagés et intéressés dans les réunions que celles-ci deviendront plus productives. Alors, comment faire ?

Principaux enseignements :

• Les réunions virtuelles sont de plus en plus courantes dans de nombreuses entreprises, le travail à distance et le travail hybride étant de plus en plus populaires auprès des employés et des entreprises.
• Il peut être difficile de maintenir l’engagement et l’implication des participants virtuels dans les réunions, car ils ont plus de distractions potentielles et peuvent rencontrer des problèmes techniques.
• Comment rendre une réunion virtuelle interactive est une question importante que les entreprises doivent se poser, car elle contribue à l’engagement des participants.
• Parmi les outils d’engagement utiles pour les réunions virtuelles, citons les brise-glace, les enquêtes ou sondages en temps réel et les aides visuelles pertinentes.
• Les entreprises qui parviennent à résoudre la question de l’implication virtuelle de leurs employés sont susceptibles de constater une plus grande confiance au sein de leurs équipes, une culture d’entreprise plus forte et des réunions plus productives.

Quels sont les plus grands Défis de l’hébergement de vos réunions en ligne ?

Rendre les réunions plus interactives n’est pas un nouveau défi pour les entreprises. Bien avant que les réunions virtuelles ne deviennent monnaie courante, les entreprises devaient encore réfléchir à la manière de maintenir l’intérêt des participants aux réunions.

Cependant, il est sans doute encore plus difficile de promouvoir un engagement fort lors des réunions à distance. Cela s’explique par les défis uniques que posent les réunions d’affaires virtuelles : :

• Les problèmes techniques, tels que les problèmes de connexion ou les problèmes audio sur lesquels vous n’avez aucun contrôle, peuvent faire manquer aux participants des informations cruciales. Il leur est alors plus difficile de dialoguer efficacement avec leurs collègues.
• Lorsque nous communiquons en personne, les indices visuels et le langage corporel jouent un rôle important dans la transmission du contexte. Sans ces indices non verbaux, il peut être plus difficile d’établir un rapport et une confiance entre les participants à la réunion. Par conséquent, vos équipes peuvent être plus réservées et réticentes à partager leurs opinions lors de réunions à distance.
• La fatigue des réunions virtuelles est un phénomène psychologique reconnu. Passer trop de temps en vidéoconférence peut conduire à l’épuisement, à un manque de productivité et à une fatigue constante. Si ce phénomène touche vos équipes à distance, il sera encore plus difficile de les maintenir engagées et impliquées dans les réunions.

Quels sont donc les moyens efficaces d’accroître l’interaction et la participation aux réunions en ligne ?

Savez-vous en quoi la téléprésence diffère de la vidéoconférence ?

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6 conseils pour des réunions plus interactives avec votre équipe virtuelle

Qu’il s’agisse de briser la glace lors de réunions virtuelles ou de vous amuser, voici nos six meilleurs conseils pour rendre les réunions interactives :

#1 Choisissez le bon cadre pour la réunion

Apprendre à rendre les réunions virtuelles interactives commence avant les réunions – en réfléchissant au cadre de la réunion.

Vous voulez que vos participants soient attentifs à la discussion et ne soient pas distraits par l’environnement. Votre objectif doit être de rendre votre environnement et votre contexte aussi professionnels que possible, sans pour autant être trop rigide.

Comment choisir le bon environnement

• Pour minimiser les distractions, utilisez une pièce dont la porte peut être fermée.
• Trouvez un endroit où il y a peu de bruit de fond.
• Regardez autour de vous et choisissez une pièce bien éclairée, avec un mur ou un fond uni, et une lumière naturelle.
• Placez l’appareil photo à hauteur des yeux.
• Assurez-vous que votre ordinateur est branché et chargé.
• Vérifiez que vous disposez d’une connexion internet solide.

Ces miniatures feront une grande différence dans la qualité générale et le professionnalisme de votre réunion, sans nécessiter beaucoup d’efforts. En paraissant plus professionnel, vous serez plus à même de rappeler continuellement aux participants à la réunion qu’ils se trouvent dans un environnement professionnel où leur attention et leur implication sont nécessaires (même s’ils sont en fait chez eux).

Une fois que vous avez mis en place votre propre environnement, il est temps de préparer votre espace de réunion virtuelle. Assurez-vous que tous les participants peuvent se voir et s’entendre clairement.

En fonction de la plate-forme de réunion virtuelle interactive que vous avez choisie, vous pouvez adapter l’affichage à l’identification visuelle de votre marque. Par exemple, en utilisant un arrière-plan virtuel de votre marque. Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités pour améliorer l’expérience des participants, comme des salles de réunion, ainsi que des rôles et une option d’enregistrement (si nécessaire).

Bien entendu, si vous souhaitez utiliser la téléconférence pour d’autres raisons que des réunions (pour des webinaires ou des lancements de produits, par exemple), vous devez également tenir compte de ces besoins.

Si vous vous y prenez à l’avance, vous pouvez rendre votre espace de réunion virtuel aussi productif et engageant qu’une réunion en personne, ce qui vous permettra d’organiser une réunion en ligne interactive.

#2 Utilisez des activités brise-glace au début de la réunion

Quel est le moyen d’augmenter l’interaction lors d’une réunion virtuelle ? En commençant la réunion d’une manière qui mette les participants à l’aise et les incite à partager leurs idées et leurs points de vue.

Dans de telles situations, prévoyez quelques moyens de briser la glace pour aider tout le monde à se détendre et créer un environnement plus ouvert et plus propice à la communication au sein de l’équipe virtuelle.

Les activités brise-glace virtuelles doivent être rapides et faciles à mettre en œuvre. Choisissez-en un que toutes les personnes présentes aiment ou ont déjà essayé afin qu’elles se sentent à l’aise dès le début. Attirez immédiatement leur attention, faites tomber les barrières et vous verrez que la réunion se déroulera sans encombre.

Un brise-glace peut être aussi simple qu’une courte période de temps passée à parler de sujets non professionnels. Vous pouvez également essayer l’une des méthodes suivantes pour encourager une conférence ou une réunion virtuelle plus interactive.

Exemples d’activités brise-glace que vous pouvez essayer :

• Blagues « d’équipe » – Pour briser la glace, il faut que les participants se sentent à l’aise les uns avec les autres, c’est pourquoi les blagues ou les commentaires joyeux qui sont personnels à votre équipe sont excellents. Vous avez peut-être l’habitude de taquiner un collègue sur le temps qu’il fait là où il se trouve ou de lui donner des nouvelles d’un passe-temps qu’il partage avec vous.
• « Questions visant à faire connaissance – L’un des moyens les plus simples de briser la glace lors de réunions virtuelles, les questions visant à faire connaissance aident les équipes à se sentir plus proches les unes des autres. Il suffit de choisir une question intéressante, comme « quel est votre plat préféré ? » ou « quelles sont vos vacances de rêve ? », et de faire le tour des participants pour obtenir leur réponse.
• Une vérité et deux mensonges – Un autre jeu facile. Faites le tour du groupe et demandez à chaque personne de vous dire une vérité et deux mensonges à son sujet. Ensuite, les autres essaient de deviner ce qui est vrai ou faux.
• Charades virtuelles – Voici un moyen de briser la glace pour les réunions vidéo interactives. Choisissez un ou deux participants pour jouer une charade que le reste du groupe devra deviner. Si vous voulez que les choses soient un peu plus axées sur les affaires, choisissez des phrases en rapport avec votre travail.
• Montrer et raconter – Choisissez un participant à chaque réunion pour commencer en montrant au groupe quelque chose d’intéressant ou d’important pour lui. Il peut s’agir d’un souvenir amusant qu’il a ramassé ou de son chien. Quoi qu’il en soit, cela aidera le reste de l’équipe à mieux les connaître.

#3 Inclure des aides visuelles dans toute présentation

Une fois que vous avez brisé la glace, il est temps de réfléchir à la manière de rendre les réunions virtuelles amusantes et interactives, même lorsque vous partagez des informations importantes.

Il est difficile de maintenir l’attention d’un groupe si vous ne faites que lui parler. C’est encore plus difficile lorsque vous gérez des équipes à distance. Il ne faudra pas longtemps pour que vos participants commencent à dériver et à regarder la pile de linge à repasser dans le coin de leur salon ou même à consulter leurs courriels.

L’ajout d’aides visuelles aux présentations lors de vos réunions permet de maintenir l’attention. En outre, de nombreuses personnes sont des apprenants visuels, ce qui signifie qu’elles assimilent plus facilement les informations lorsqu’elles peuvent les voir. Les aides visuelles peuvent donc non seulement maintenir l’attention des participants à une réunion, mais aussi les aider à se souvenir de ce que vous leur dites.

Voici quelques exemples d’aides visuelles à considérer comme des outils interactifs pour les réunions virtuelles :

Aides visuelles que vous pouvez utiliser dans les réunions interactives

• Graphiques et diagrammes – Ils sont parfaits pour les réunions virtuelles au cours desquelles vous analysez des résultats ou des performances. Les graphiques et les tableaux permettent de visualiser de manière intéressante des chiffres qui pourraient autrement sembler arides ou ennuyeux. C’est encore mieux si les graphiques pointent tous dans la bonne direction !
• Diaporamas ou dossiers – Quelques diapositives simples présentant les points clés que vous essayez de faire passer constituent un autre exemple d’aide visuelle utile. De plus, cela vous permet de vous rappeler tout ce que vous devez aborder.
• Ordre du jour de la réunion – Vous n’avez peut-être pas de données à transformer en graphique et vous n’avez pas le temps de créer un diaporama complet. Le simple fait de partager votre écran et d’afficher l’ordre du jour de la réunion peut constituer un élément visuel pour votre réunion.

#4 Obtenez un retour d’information en temps réel

Ce conseil pour rendre les réunions virtuelles plus interactives est l’un des plus simples. Si vous souhaitez obtenir l’avis des participants et les faire participer, demandez-leur !

Ne considérez pas vos réunions comme une voie à sens unique. Assurez-vous que tout le monde sait qu’il peut – et doit – partager ses opinions et ses idées. La manière de le faire vous appartient précisément, que vous choisissiez de créer et de partager un code QR ou un lien vers un formulaire de retour d’information.

Certaines plateformes de réunions interactives en ligne peuvent vous permettre d’organiser des enquêtes ou des sondages en temps réel pendant vos réunions, ce qui est très bien. Mais cela ne doit pas être si compliqué.

À certains moments de la réunion, arrêtez-vous et posez des questions à vos collègues.

Ce que vous pourriez demander à vos collègues virtuels

• Souhaitez-vous aborder un autre sujet ?
• Que pensez-vous de cette idée ? Y a-t-il un moyen de l’améliorer ?
• Ces délais sont-ils réalistes ou devrions-nous nous donner plus de temps ?
• Pensez-vous qu’il faille organiser une autre réunion pour approfondir ce point ?

#N°5 Rôles et tâches des délégués à la réunion

Souvent, l’interactivité et l’engagement sont liés à la participation. Une autre façon de rendre vos réunions virtuelles plus interactives consiste donc à attribuer aux participants des rôles et des tâches au cours de la réunion.

En fonction de la nature de la réunion, vous pouvez demander à vos collègues de faire différentes choses :

Tâches à accomplir par les participants à la réunion

• Prendre des notes ou rédiger un compte-rendu – Vous souhaiterez sans doute avoir un compte-rendu de votre réunion. Vous pouvez également lui demander de transformer ces notes en un compte rendu plus structuré de la réunion une fois celle-ci terminée. Si vous craignez que cela ne les distraie de la réunion, certains logiciels de centres d’appels virtuels peuvent s’en charger pour vous grâce à la transcription automatique et aux résumés d’appels.
• Jouez le rôle d’animateur – L’animateur d’une réunion est chargé de veiller à ce que les choses restent sur la bonne voie et sur le bon sujet. Il a l’ordre du jour sous les yeux et peut intervenir pour réorienter la discussion si elle prend une tangente.
• Soyez le chronométreur – Si vous devez vous assurer que votre réunion virtuelle ne prend pas de retard, même de quelques secondes, la présence d’un chronométreur peut s’avérer utile. Faites-lui savoir à l’avance combien de temps vous aurez pour discuter de chaque point de l’ordre du jour. Il pourra ainsi avertir tout le monde si un point prend trop de temps et faire en sorte que la discussion se poursuive.

#6 Introduire un élément de plaisir

La communication dans le cadre du travail à distance est souvent dépourvue du type d’interactions décontractées et informelles qui sont normales dans un environnement de bureau. Les travailleurs à distance ne bénéficient pas, par exemple, des discussions rapides avec leurs collègues lorsqu’ils passent devant leur bureau ou des discussions sur les programmes télévisés du week-end à la fontaine à eau.

Un autre excellent moyen d’encourager l’engagement dans vos réunions virtuelles est donc de réintroduire un peu de ces interactions amusantes et décontractées.

Outre les activités destinées à briser la glace dont nous avons parlé plus haut, il y a beaucoup d’autres choses que vous pouvez essayer :

Des éléments amusants pour vos réunions virtuelles

• Des rattrapages simples – Il n’est pas nécessaire d’être grand clerc. Commencez vos réunions virtuelles en demandant à votre équipe comment elle va ou ce qu’elle a fait pendant le week-end.
• Jeu-questionnaire – Réservez du temps à des jeux-questionnaires amusants lors de réunions occasionnelles. Peut-être une fois par mois, demandez à un participant différent de trouver les questions et de tester ses collègues.
• Jeux de renforcement de l’esprit d’équipe – Concevez des jeux virtuels auxquels vos équipes pourront jouer ensemble. Peut-être pourriez-vous essayer le Pictionary virtuel, où chacun doit deviner ce que dessine un collègue ? Ou encore, jouez au jeu du oui ou du non, où chacun doit deviner une personne célèbre en répondant simplement par oui ou par non.

Les avantages des réunions virtuelles interactives

Nous avons déjà évoqué les avantages de savoir comment rendre les réunions virtuelles plus interactives. Cependant, il est utile de les résumer à nouveau ici, afin que vous puissiez comprendre pourquoi cela vaut la peine de faire l’effort :

• Des réunions plus productives – Les réunions plus interactives sont invariablement plus productives. Si vous êtes le seul à contribuer à une réunion, c’est la vision et les idées d’une seule personne qui l’animent. En revanche, lorsque tout le monde participe, la créativité, la résolution des problèmes et bien d’autres choses encore montent d’un cran.
• Instaurer la confiance et les rapports – Si elles s’engagent et interagissent régulièrement, vos équipes à distance établiront une plus grande confiance. Les collègues se sentiront plus à l’aise pour demander l’avis des autres ou pour demander de l’aide. Cela renforce le moral de l’ensemble de votre entreprise et améliore la collaboration.
• Amélioration de la culture d’entreprise – En raison de la confiance et des relations accrues qui s’établissent grâce à des réunions plus productives, la culture générale de votre entreprise sera plus saine. Les employés auront l’impression de travailler dans une entreprise où ils ont des amis proches et où l’aide ou le soutien n’est qu’à quelques clics ou à un coup de téléphone.

Rendez les réunions virtuelles interactives et obtenez davantage de votre équipe à distance

Comment rendre les réunions virtuelles plus attrayantes devrait, je l’espère, vous sembler un casse-tête beaucoup plus simple à résoudre. L’arsenal d’outils dont vous disposerez en 2024 fera de l’organisation de réunions virtuelles interactives un jeu d’enfant.

Rendre vos réunions virtuelles interactives et productives peut changer la donne pour votre équipe. Cela permet à chacun de quitter la réunion en ayant l’impression d’avoir eu une conversation utile et d’être prêt à s’attaquer à son prochain objectif – plus de sentiment que la réunion aurait pu être un e-mail !

Utilisez les conseils ci-dessus pour faire de vos réunions virtuelles une expérience enrichissante que vos employés attendent avec impatience. Et si vous êtes à la recherche de l’outil qui permettra à votre prochaine réunion virtuelle de se dérouler en douceur, inscrivez-vous pour un essai gratuit dès aujourd’hui et découvrez la richesse des fonctionnalités que nous proposons.

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