Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel : Un guide complet

Saviez-vous que 72 % des consommateurs font davantage confiance à une entreprise si elle dispose d’un système téléphonique professionnel ? Les appels téléphoniques restent l’un des moyens les plus populaires d’interaction entre les entreprises et les clients. C’est l’occasion de faire une première impression exceptionnelle.

Que vous travailliez dans le secteur B2B ou B2C, disposer d’un numéro de téléphone professionnel reconnaissable peut faire la différence entre un client potentiel qui répond à votre appel et un autre qui le laisse sur la messagerie vocale. Un numéro de téléphone professionnel est l’image de marque de votre entreprise. Chaque fois qu’un client le voit, il doit penser à la confiance, à la fiabilité et à la réalisation du travail.

Principaux enseignements :

• Un numéro de téléphone professionnel est essentiel pour séparer votre vie professionnelle de votre vie privée.
• Les numéros de téléphone virtuels offrent une configuration économique et rapide, parfaite pour les équipes distantes qui utilisent plusieurs appareils.
• Les numéros locaux et les numéros verts peuvent vous aider à établir la présence d’une marque de confiance auprès d’une clientèle mondiale.
• CloudTalk propose un large choix de numéros pour tous les usages, ainsi qu’une plateforme de fonctionnalités puissantes telles que le routage des appels, l’enregistrement et l’analyse.

Comment mettre en place un numéro de téléphone professionnel

La manière d’obtenir un numéro d’entreprise dépend entièrement du type de système téléphonique professionnel pour lequel vous optez. Détaillons les étapes pour chacune des trois solutions les plus utilisées par les entreprises :

Lorsque vous optez pour une configuration de ligne terrestre

La mise en place de numéros de téléphone professionnels pour une ligne fixe sur site peut prendre beaucoup de temps. Surtout si vous devez d’abord installer le matériel nécessaire.

La bonne nouvelle, cependant, c’est que l’opérateur de télécommunications se chargera d’une grande partie de ces aspects techniques pour vous.

Dans ce cas, le processus est généralement le suivant :

1. Choisissez un fournisseur: Choisissez un fournisseur de télécommunications digne de confiance et bénéficiant d’une bonne assistance.
2. Sélectionnez un plan: Optez pour un plan d’appel qui répond à vos besoins – local, longue distance ou international.
3. Achetez le matériel: achetez les téléphones de bureau et le système PBX nécessaires.
4. Installer: Le fournisseur doit installer les lignes et les connecter à votre PBX.
5. Choisissez un numéro : votre fournisseur vous proposera un ensemble de numéros disponibles, ou vous pourrez transférer un numéro existant. Une fois que vous avez fait votre choix, le fournisseur l’attribue à votre système PBX pour l’acheminer vers des postes spécifiques.

Lorsque vous souhaitez un plan de téléphonie mobile professionnel

De nombreuses entreprises optent pour des plans de téléphonie mobile parce que ces appareils sont dotés de connexions internet, de fonctions de courrier électronique et de SMS et qu’ils peuvent être utilisés pour passer ou recevoir des appels lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Il peut également éliminer la nécessité d’acheter un équipement PBX, bien que les coûts puissent augmenter en cas d’appels longue distance ou d’accumulation d’un nombre considérable de minutes d’appel.

Si vous optez pour cette solution, le meilleur moyen d’obtenir un numéro de téléphone professionnel qui vous convienne est d’opter pour un appareil doté d’une carte eSIM intégrée. Ces cartes offrent souvent la possibilité d’avoir plusieurs profils et lignes actives, ce qui vous permet de changer de numéro en cours de route.

Dans ce scénario, la procédure est la suivante :

1. Choisissez un opérateur: Choisissez un opérateur de téléphonie mobile offrant une bonne couverture dans votre région.
2. Choisissez un forfait : Trouvez un forfait de données et d’appels adapté à la taille de votre équipe et à votre utilisation mobile.
3. Obtenez des cartes SIM: Obtenez des cartes SIM ou des eSIM pour les appareils de votre équipe. Les cartes SIM sont livrées avec des numéros pré-attribués, que l’opérateur peut modifier pour transférer les numéros professionnels existants.
4. Attribuez les numéros: Travaillez avec votre opérateur pour activer les cartes SIM avec de nouveaux numéros ou des numéros portés pour chaque employé.
5. Distribuez des appareils: Fournissez des téléphones portables de l’entreprise ou laissez les employés utiliser leurs propres appareils avec les nouvelles cartes SIM.

Lorsque vous vous abonnez à un logiciel basé sur la VoIP

Près d’un tiers des entreprises sont passées de la téléphonie traditionnelle aux services VoIP (en langage technique, il s’agit d’appels basés sur l’internet).

Nous verrons plus tard pourquoi , mais pour l’instant, tout ce que vous devez savoir, c’est que si vous cherchez un moyen facile de mettre en place un numéro de téléphone professionnel, un système basé sur la VoIP est un choix judicieux.

Dans ce scénario, la procédure est la suivante :

1. Recherchez des fournisseurs: Recherchez des fournisseurs de services VoIP fiables, tels que CloudTalk.
2. Choisissez une formule : Choisissez un plan qui offre des fonctions utiles telles que des assistants virtuels, l’enregistrement des appels, etc.
3. S’inscrire : Abonnez-vous au service et créez votre compte professionnel.
4. Choisissez des numéros : Sélectionnez une variété de numéros dans le vaste pool du fournisseur ou transférez des numéros d’entreprise existants vers la nouvelle plate-forme VoIP. Vous pouvez également revenir à cette étape si vous souhaitez créer un nouveau numéro virtuel ultérieurement.
5. Configurez les appareils : Configurez des téléphones IP, des clients de bureau ou des applications mobiles pour votre équipe, en veillant à ce que tous les numéros soient correctement acheminés et que la qualité d’appel soit excellente.

Obtenez facilement des numéros de téléphone professionnels avec CloudTalk

Maintenant que vous savez comment fonctionnent les numéros de téléphone professionnels, entrons dans les détails.

La mise en place d’un numéro de téléphone avec CloudTalk est simple :

1. Allez sur votre tableau de bord CloudTalk et cliquez sur l’onglet « Numbers ».
2. Vos numéros de téléphone actuels sont répertoriés ici. Cliquez sur « Acheter un numéro » en haut de la page.
3. Choisissez le type de numéro – local, mobile, national ou gratuit – et voyez les prix mensuels.
4. Saisissez l’indicatif régional ou le nombre de numéros dont vous avez besoin, si vous souhaitez des lieux spécifiques ou des numéros multiples.
5. Confirmez votre sélection pour voir apparaître la bannière de confirmation de la commande. Un courriel confirmera votre achat.

Vous souhaitez conserver votre numéro actuel ? Vous pouvez facilement le porter sur CloudTalk. Envoyez votre demande par courrier électronique à porting@cloudtalk.io avec l’objet « Port-in request », ainsi que les informations suivantes :

• Le(s) numéro(s) à porter au format international. Par exemple, +442012345678.
• Le(s) fournisseur(s) de services téléphoniques actuel(s) et le(s) détenteur(s) de la gamme pour le(s) numéro(s).
• La personne ou la société au nom de laquelle le(s) numéro(s) est/sont enregistré(s) et son/leur adresse complète.
• Une facture récente pour le(s) numéro(s) que vous transférez.

Après réception de votre demande, nous vérifierons si les numéros peuvent être portés. Si oui, vous recevrez une lettre d’autorisation (LOA) à remplir, signer et renvoyer. Veuillez vous référer à notre tableau de portage de numéros pour plus de détails sur la durée et le coût estimés de ce processus (car ils peuvent varier en fonction de votre lieu d’habitation).

CloudTalk facilite le portage. Une fois que vous avez signé la lettre d’intention, nous nous occupons du travail technique et transférons votre numéro de votre ancien fournisseur vers notre système sans problème. Vous pouvez l’utiliser comme d’habitude sans vous soucier des temps d’arrêt ou d’autres problèmes qui menacent votre activité.

C’est aussi simple que cela !

Différents types de numéros de téléphone professionnels

Les numéros de téléphone professionnels peuvent être classés en deux catégories principales :

• selon la technologie utilisée (lignes fixes, mobiles ou numéros virtuels)
• Par le style du numéro (gratuit, local, international, etc.), avec lequel vous pouvez passer et prendre des appels via chacun des types de technologie ci-dessus.

Nous allons vous donner un aperçu rapide des différents types, en commençant par ceux qui sont classés par technologie, que nous avons déjà abordés. Ensuite, nous aborderons les différents styles :

Lignes terrestres traditionnelles

Les numéros de téléphone fixe sont reliés à des lignes téléphoniques physiques installées dans vos locaux professionnels. Ils sont directement reliés au réseau téléphonique public commuté (RTPC).

Le numéro est donc lié à l’emplacement particulier, de sorte que vous en avez généralement besoin (au moins) d’un pour chaque bureau ou succursale. Leur mise en place est coûteuse et prend du temps.

La meilleure raison de déployer des lignes terrestres traditionnelles est que vous disposez déjà de l’infrastructure préinstallée dans votre bureau. Si vous partez de zéro, si vous passez à un modèle de travail hybride ou si vous voulez avoir accès à des fonctions qui améliorent la productivité, votre meilleur choix est un système VoIP.

Numéros de téléphone mobile

Les numéros mobiles professionnels fonctionnent comme les numéros mobiles personnels mais sont liés à un plan mobile spécifique à l’entreprise.

Ils permettent à votre équipe d’accéder à des services d’appel, de messagerie et de données fiables lors de ses déplacements. N’oubliez pas que vos employés peuvent utiliser des appareils mobiles pour répondre à des appels où qu’ils se trouvent, par exemple lors de déplacements professionnels, de trajets domicile-travail ou de situations d’urgence en dehors du bureau.

Numéros virtuels

Les numéros virtuels n’ont pas de localisation géographique fixe et ne nécessitent pas de carte SIM physique.

En revanche, les fournisseurs de VoIP (Voice over Internet Protocol) attribuent ces numéros dans le cadre d’un logiciel de téléphonie d’entreprise. Vous pouvez y accéder via des apps sur plusieurs appareils, comme un ordinateur portable ou une app mobile, ce qui est idéal pour les équipes distantes.

De plus, vous pouvez obtenir un numéro VoIP pour différentes régions sans avoir besoin d’y être physiquement présent.

Numéros gratuits

Les numéros gratuits sont pratiques pour vos clients : ils peuvent appeler votre entreprise gratuitement ou à un tarif très réduit. Ils sont parfaits pour le service clientèle ou les lignes de vente, car ils encouragent les appels et renforcent l’image d’une marque conviviale.

Notez que les numéros verts varient d’un pays à l’autre.

Voici quelques exemples :

• 800 aux États-Unis, en Turquie, à Porto Rico et au Costa Rica
• 0800 au Royaume-Uni, en Allemagne, en Belgique et au Brésil
• 80 au Danemark
• 01800 au Mexique et en Colombie
• 900 en Espagne et au Luxembourg

Numéros locaux

Les numéros locaux permettent d’établir votre présence dans une ville ou une région spécifique. Les clients sont souvent plus enclins à appeler ou à répondre à des appels provenant de numéros locaux.

En effet, ils les reconnaissent et se sentent plus à l’aise pour contacter une entreprise proche. Il est dans la nature humaine de faire davantage confiance à ce qui est familier. De plus, nous savons tous que les numéros inhabituels – ou, pire encore, les numéros non communiqués – ont la réputation d’être couramment utilisés pour des appels intempestifs.

Parmi les exemples les plus courants, citons le 020 pour Londres, le 212 pour New York et le 030 pour Berlin.

De plus, ce type de numéro de téléphone est de plus en plus populaire car les smartphones modernes indiquent au destinataire la provenance exacte de l’appel. Ainsi, même si un client ne reconnaît pas le code d’appel d’une ville, il peut toujours deviner qui vous êtes avant de décrocher le téléphone, ce qui augmente votre taux d’acceptation des appels.

Numéros internationaux

Les numéros internationaux ont pour préfixe le code d’appel du pays, comme +1 aux États-Unis ou +44 au Royaume-Uni. Ils constituent un choix populaire pour les entreprises qui disposent d’un système téléphonique virtuel, car elles peuvent les utiliser même si leur bureau est basé dans un autre pays (comme un centre d’appel aux États-Unis chargé de la sensibilisation au niveau mondial).

Avec les plus de 160 options de numéros internationaux de CloudTalk, votre entreprise peut disposer de numéros dans le monde entier, de l’Europe à l’Amérique latine et au-delà. C’est utile si vous souhaitez vous développer sur de nouveaux marchés sans avoir à ouvrir des succursales physiques dans tous les endroits où vous avez des clients.

Sélection Directe à l’Arrivée (SDA)

Les numéros de Sélection Directe à l’Arrivée (SDA) sont des numéros spécifiques attribués à des personnes ou à des services de votre entreprise. Ils fonctionnent comme des extensions mais sont des numéros distincts, ce qui permet aux clients de joindre directement l’équipe ou la personne appropriée sans avoir à naviguer dans un menu téléphonique complexe.

Par exemple, votre service des ventes peut avoir son propre numéro SDA, tandis que le service d’assistance à la clientèle en utilise un autre.

Avantages d’un numéro de téléphone professionnel virtuel

Le passage à un numéro de téléphone virtuel peut être votre meilleur choix pour toute une série de raisons :

Réaliser des économies

Disons-le tout de suite, le coût d’un système téléphonique professionnel est l’élément principal qui intéresse la plupart des entreprises. Et nous allons vous révéler un secret : un numéro virtuel est presque toujours moins cher.

En effet, vous n’avez pas besoin d’investir dans l’infrastructure physique nécessaire aux systèmes de téléphonie traditionnels. Nous parlons ici d’éléments tels que les unités PBX, le câblage, les commutateurs réseau, l’alimentation électrique, les combinés, et la liste est encore longue…

Permettez à vos équipes de travailler à distance

Le travail à distance a toujours été un problème difficile à résoudre, en grande partie à cause des contraintes logistiques. Le fait de ne pas être dans la même pièce que vos collègues peut compliquer les choses.

Les appels téléphoniques peuvent sembler le choix le plus évident pour surmonter cet obstacle, mais la dure réalité est que la téléphonie traditionnelle n’est pas idéale pour le travail à distance et le travail hybride.

Avec les systèmes traditionnels, vous êtes confronté à des goulets d’étranglement tels que les péages internationaux, les problèmes de renvoi d’appel, le verrouillage des appareils (lorsque vous ne pouvez pas facilement changer d’opérateur téléphonique) et la prise en charge limitée de plusieurs appareils, pour n’en citer que quelques-uns.

C’est pourquoi les téléphones virtuels sont désormais la norme pour le travail à distance. Ces systèmes sont faciles à mettre en place. Vous et votre équipe pouvez utiliser des numéros virtuels de n’importe où et à n’importe quel moment. De plus, les systèmes téléphoniques VoIP sont dotés de fonctions supplémentaires très utiles, comme nous le verrons plus loin sur cette page.

Augmentez votre productivité en intégrant les appels à d’autres outils

Le deuxième grand avantage des systèmes téléphoniques virtuels pour entreprises est qu’ils peuvent stimuler la productivité.

Les logiciels de VoIP peuvent s’intégrer à une multitude d’outils professionnels, qu’il s’agisse de votre logiciel de gestion de la relation client (CRM), d’applications de calendrier ou d’outils de suivi de la productivité.

Imaginez que vous disposiez d’un seul bouton click-to-call dans votre CRM, sur lequel vos employés peuvent appuyer chaque fois qu’un client enregistre une plainte ou laisse un mauvais commentaire.

Même une opération aussi miniature que la composition d’un numéro de téléphone peut représenter des heures de perte de productivité chaque semaine. Les numéros de téléphone virtuels font tomber ces barrières et rendent la communication instantanée.

Améliorer la sensibilisation en établissant des présences locales

Les numéros locaux virtuels vont de pair avec le commerce local à l’échelle mondiale.

Les numéros virtuels peuvent être « localisés » où vous le souhaitez. Par exemple, si un prospect est basé en Suède et que vous l’appelez depuis les États-Unis, il peut s’inquiéter quelque peu de recevoir un appel provenant d’un numéro dont le préfixe est +1. En revanche, si vous les appelez à partir d’un code d’appel local +46, ils seront beaucoup plus susceptibles de répondre à votre appel.

C’est une question de psychologie humaine de base. Les clients voient un numéro familier, le reconnaissent et se sentent liés à l’appelant avant même de décrocher le téléphone.

Cela se traduit par de meilleurs taux de réception des appels sortants, ce qui vous donne un avantage dans tous les aspects de la communication professionnelle, qu’il s’agisse de présenter un produit, de conclure une vente ou de fournir un excellent service à la clientèle.

Allez au-delà des numéros virtuels grâce à ces fonctions téléphoniques

Un numéro d’entreprise virtuel n’est qu’un début. Si vous êtes à la recherche d’un service VoIP, vous pouvez envisager d’autres fonctions incluses dans le progiciel, car elles peuvent faire toute la différence pour la productivité de votre centre d’appels.

Voici quelques-unes des principales fonctions téléphoniques disponibles avec CloudTalk :

#1 Call Flow Designer

Le Call Flow Designer de CloudTalk est une interface visuelle dans laquelle vous pouvez créer ou modifier des parcours pour les appels entrants. Vous pouvez facilement gérer le cheminement des appels depuis leur entrée dans votre système téléphonique jusqu’à leur résolution, quel que soit le chemin qu’ils empruntent.

#2 Routage d’appels personnalisable

Le routage d’appels personnalisable vous permet de diriger les appels entrants vers l’équipe ou la personne adéquate au sein de votre organisation. Les clients n’ont qu’à enregistrer votre Numéro de téléphone du client principal et, une fois qu’ils l’ont composé, un système de réponse vocale interactive (SVI) les guide jusqu’au bon endroit, avec des étapes telles que « Pour les ventes, appuyez sur le 1 ».

Avec CloudTalk, le SVI et le routage des appels sont intégrés au Call Flow Designer. Vous pouvez définir des règles personnalisées basées sur les heures d’ouverture, le service ou la priorité de l’appelant. Par exemple, vous pouvez acheminer les appels vers le service des ventes pendant la journée, mais vers le service d’assistance à la clientèle en dehors des heures de bureau le soir. Vous pouvez également diriger les clients VIP directement vers leur gestionnaire de compte.

#3 Renvoi d’appel

Une fonction de renvoi d’appel permet à vos agents de rediriger les appelants vers une autre personne de votre organisation. C’est utile pour les appels difficiles où un superviseur peut être nécessaire pour fournir des conseils d’expert, ou dans le cas où un client s’est simplement perdu dans le menu du SVI.

Les appels peuvent également être transférés vers l’appareil mobile d’un employé, vers un autre bureau ou même vers une boîte vocale désignée. Autant de scénarios raisonnables si un agent n’a pas répondu au téléphone après plusieurs appels entrants d’un client.

Transcription et enregistrement de l’appel #4

L’enregistrement des appels permet de créer des enregistrements audio de vos conversations téléphoniques avec les clients. C’est idéal pour les exercices de formation des employés, le respect de la législation ou simplement pour rappeler ce qui a été dit lors d’un appel précédent.

La fonction de transcription des appels de CloudTalk, alimentée par l’IA, est particulièrement utile pour comprendre les points clés d’une conversation d’un simple coup d’œil.

#5 Smart Dialer

Un Smart Dialer accélère les appels sortants et permet aux agents de ne pas avoir à composer eux-mêmes les numéros. Si un destinataire n’est pas disponible (parce que sa ligne est occupée ou déconnectée), il appelle automatiquement le contact suivant dans la liste.

C’est idéal pour les appels de vente à froid, car vos représentants peuvent atteindre plus de prospects en beaucoup moins de temps. Il est également couramment utilisé par les centres de contact, par exemple lorsqu’il y a une liste de tickets d’assistance à la clientèle à traiter. Cela permet non seulement d’augmenter la productivité, mais aussi de supprimer la tâche ardue consistant à taper constamment des numéros de téléphone, ce que vos agents ne manqueront pas d’apprécier.

#6 Power Dialer

Un Power Dialer compose simplement le numéro suivant dans la liste dès que l’appel en cours se termine. Cette fonction permet de gagner quelques secondes sur chaque interaction, ce qui se traduit par des heures de productivité économisées au sein de votre équipe chaque semaine de travail.

#7 Surveillance des appels

La surveillance des appels permet aux superviseurs d’écouter les appels en direct à des fins d’assurance qualité et de formation.

Ils peuvent surveiller silencieusement les appels à l’insu de l’agent ou du client, ou fournir un retour d’information par le biais d’un « coaching chuchoté », où seul l’agent entend leurs conseils. Il existe également l’option « barge-in », qui permet aux superviseurs de se joindre directement aux appels si nécessaire.

#8 Extensions téléphoniques

Les extensions téléphoniques créent des numéros abrégés uniques, permettant aux appelants de joindre rapidement des personnes ou des services spécifiques.

Par exemple, les clients peuvent composer le numéro du bureau principal, puis saisir un numéro de poste pour se connecter directement et passer le menu du SVI. Il est également pratique lorsque les appels sont coupés et que vous devez rétablir la ligne.

#9 Boîte vocale

La messagerie vocale permet aux appelants de laisser des messages vocaux lorsque personne n’est disponible pour prendre leur appel. Vous pouvez personnaliser les messages d’accueil, configurer différentes boîtes aux lettres pour différents services et même recevoir les messages vocaux sous forme de fichiers audio ou de transcriptions textuelles par courrier électronique.

#10 Analyse intégrée

L’avantage des services téléphoniques virtuels est que toutes les informations relatives aux appels peuvent être traduites en données brutes et centralisées en un seul endroit.

Avec CloudTalk, vous pouvez suivre des indicateurs tels que le volume total d’appels, la durée moyenne de traitement et le taux de satisfaction des clients. Vous pouvez appliquer des filtres pour restreindre vos critères de recherche et vous concentrer sur les performances individuelles des agents. Il aide vos superviseurs à offrir une formation personnalisée à votre équipe.

Obtenez un numéro de téléphone professionnel qui fait bonne impression

Votre numéro de téléphone peut être la première chose qu’un client voit lorsqu’il interagit avec votre entreprise, il vaut donc la peine d’y consacrer un peu d’effort.

Après tout, la première impression compte. Si votre client voit qu’un numéro local l’appelle, il sera beaucoup plus enclin à répondre au téléphone. Il ajoute une touche de familiarité et de confiance avant même que vous n’ayez prononcé un mot, mettant ainsi votre conversation sur la bonne voie.

Pour commencer ? Pourcommencer, CloudTalk vous permet d’obtenir facilement le type de numéro de téléphone que vous souhaitez, avec une portabilité transparente pour tous les numéros existants dans votre entreprise. essai gratuit gratuitement dès aujourd’hui !