Mise en place de votre système VoIP : 7 étapes simples pour un succès garanti

En passant à la VoIP, vous réduisez vos coûts téléphoniques moyens jusqu’à 50 % par mois. Cependant, vous devez configurer correctement le système VoIP pour bénéficier de ces avantages impressionnants.

Une installation VoIP adéquate garantit des appels vocaux et vidéo fiables et de haute qualité. Une planification et une installation soignées peuvent donc éviter des problèmes tels qu’une qualité sonore et une connectivité médiocres.

Principaux enseignements :

• Les systèmes téléphoniques VoIP offrent plusieurs avantages tels que la réduction des coûts, l’évolutivité et la communication multiplateforme, ce qui en fait la solution idéale pour le travail à distance et hybride.
• Avant de mettre en place un système téléphonique VoIP, assurez-vous que vous remplissez les conditions essentielles, telles qu’une largeur de bande suffisante et un réseau à faible latence.
• Suivez quelques étapes essentielles pour rendre votre transition vers la VoIP aussi transparente que possible. Par exemple, évaluez les besoins de votre entreprise, choisissez un fournisseur fiable et vérifiez la stabilité du réseau.

Pourquoi mettre en place un système VoIP ?

La technologie VoIP permet de passer des appels vocaux en utilisant une connexion internet au lieu des réseaux téléphoniques traditionnels. Il vous permet de passer des appels à partir de différents appareils tels que des ordinateurs, des smartphones ou des téléphones VoIP dédiés.

Un système VoIP offre plusieurs avantages :

• Économisez de l’argent : La VoIP est souvent plus abordable que les systèmes téléphoniques traditionnels, en particulier pour les appels longue distance ou internationaux. En fait, il peut réduire les coûts jusqu’à 50 % par mois.

• Faites évoluer votre entreprise : Les systèmes VoIP sont très adaptables, car vous pouvez généralement ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques en fonction de vos besoins.

• Améliorer la communication multiplateforme : La VoIP peut s’intégrer à d’autres systèmes tels que le CRM et les SMS, ce qui améliore l’efficacité.

Travaillez de n’importe où : Les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels avec une connexion internet, en utilisant des softphones sur les ordinateurs ou des applications mobiles sur les smartphones. Cette solution est idéale pour les équipes distantes et hybrides.

Exigences essentielles pour l’installation de la VoIP

Avant demettre en place le système VoIP, vérifiez que vous remplissez les conditions suivantes :

#1 Assurer une largeur de bande suffisante

La largeur de bande nécessaire dépend du nombre d’appels simultanés et de votre qualité d’appel. Si vous ne disposez pas d’une bande passante suffisante, vous rencontrerez des problèmes tels que des appels interrompus ou un son de mauvaise qualité. L’amélioration de votre connexion internet peut résoudre ces problèmes.

Par exemple, CloudTalk utilise jusqu’à 100 kbps par appel. Il est recommandé que chaque personne dispose d’une vitesse de téléchargement et de téléversement d’au moins 1 Mbps, idéalement 5 Mbps.

#2 Optez pour un réseau à faible latence

La latence signifie que le son qui arrive à l’auditeur est retardé. Par conséquent, ils vous entendent plus tard que vous ne parlez. Un réseau à faible latence minimise ce délai, ce qui garantit des conversations fluides.

Remarque : la latence doit être inférieure ou égale à 150 millisecondes afin d’éviter les pauses et les interruptions gênantes.

#3 Priorité au trafic VoIP par rapport aux autres données

La VoIP garantit que votre système fournit suffisamment de ressources internet pour des appels fluides, même lorsque d’autres applications utilisent la bande passante. En configurant les paramètres de qualité de service (QoS), vous donnez la priorité aux paquets pour les appels audio ou vidéo, ce qui garantit des appels fluides et ininterrompus, même en cas de pic de trafic sur le réseau.

#4 Appliquer des mesures de sécurité

La communication VoIP est confrontée à des risques de sécurité tels que le phishing et les logiciels malveillants. Pour protéger vos données, vous pouvez choisir un fournisseur VoIP fiable qui accorde la priorité à la sécurité et met en œuvre des mesures telles que le cryptage des données.

7 étapes pour mettre en place un système VoIP

La mise en place d’un système VoIP est généralement simple grâce à ses interfaces conviviales et à ses processus d’installation simplifiés. Cependant, nous avons préparé un guide en 7 étapes pour faciliter la transition:

#1 Évaluer les besoins de votre entreprise

Chaque entreprise est unique, avec ses exigences spécifiques. Votre système VoIP doit les satisfaire, et non l’inverse. Avant de choisir celui que vous souhaitez mettre en œuvre, prenez donc en compte les aspects suivants:

• Nombre d’utilisateurs : Définissez le nombre d’employés qui ont besoin d’un accès.

• Modèle de travail : Si votre équipe compte des membres à distance, hybrides ou répartis sur plusieurs sites, vous devriez viser une solution basée sur le cloud.

• Volume d’appels : Estimez le nombre d’appels simultanés pour connaître la bande passante et la capacité nécessaires.

• L’évolutivité : Il est important que le système VoIP puisse répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise. Opter pour une solution VoIP évolutive permet d’intégrer en toute transparence de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que votre entreprise se développe, réduisant ainsi le besoin de mises à niveau coûteuses.

#2 Choisissez votre fournisseur de services VoIP

Une fois que vous connaissez vos besoins, il est temps de choisir le logiciel de VoIP le mieux adapté. Tenez compte de ces aspects pour prendre une décision judicieuse :

• Fiabilité: Recherchez des fournisseurs qui ont fait leurs preuves en matière de temps de fonctionnement et de satisfaction de la clientèle. Vous pouvez consulter des portails d’évaluation, tels que G2 ou Capterra.
• Fonctionnalités: Évaluez la gamme de fonctionnalités proposées, telles que Power Dialer, Call Flow Designer, Strong Analytics ou un tableau de bord en temps réel.
• Compatibilité: Assurez-vous que les services du fournisseur sont compatibles avec votre infrastructure existante, comme les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les appareils.
• Assistance à la clientèle: Privilégiez l’assistance clientèle 24/7 pour garantir que le fournisseur est là pour vous sans interruption. Ils peuvent résoudre les problèmes techniques, répondre aux questions ou aider à l’installation à tout moment.

Qu’a obtenu PlanRadar en passant au système VoIP de CloudTalk ?

• Une portée mondiale avec +160 numéros internationaux
• Augmentation de 70 % de l’efficacité du traitement des appels
• Qualité d’appel supérieure

#3 Vérifiez la connexion au réseau et à l’Internet

Avant de mettre en place un système VoIP, il est essentiel de s’assurer que votre connexion internet est rapide et stable pour passer des appels clairs et de qualité.

Suivez ces bonnes pratiques pour revoir le fonctionnement de votre réseau et de votre connexion internet :

• Effectuez des tests rapides pour examiner sa qualité.

• Surveillez votre perte de paquets à l’aide des outils VoIP et Network Quality Manager de SolarWinds. Veillez à ce que la perte de paquets soit inférieure à 1 % pour maintenir une bonne qualité d’appel.
• Maintenez des niveaux de gigue inférieurs ou égaux à 30 ms pour garantir une qualité audio constante.

#4 Sélectionnez le bon matériel VoIP

Les systèmes VoIP permettent d’économiser de l’argent sur le matériel, mais il est important d’investir dans un bon équipement pour une communication claire et une expérience client positive. Voici quelques conseils qui vous permettront d’économiser de l’argent :

• Choisissez le bon téléphone VoIP : Pour une utilisation intensive du téléphone, optez pour des téléphones de haute qualité ou à plusieurs lignes, assurez-vous de la compatibilité avec votre service VoIP et envisagez des options préconfigurées pour faciliter l’installation.
• Optimisez votre ordinateur portable pour la VoIP: un minimum de 4 Go de RAM est recommandé, mais 8 Go ou plus sont idéaux pour des performances fluides. En outre, assurez-vous que le système d’exploitation est compatible avec le logiciel de VoIP que vous prévoyez d’utiliser. La plupart des logiciels de VoIP sont compatibles avec Windows, macOS et Linux.
• Investissez dans des écouteurs de haute qualité : Les casques à annulation active du bruit (ANC) peuvent améliorer la qualité d’appel et réduire les bruits de fond pendant les appels VoIP. Les casques antibruit sont vendus entre 80 et 500 dollars.
• Achetez un adaptateur VoIP : Si vous souhaitez utiliser vos anciens téléphones de bureau, vous pouvez le faire à l’aide d’un adaptateur téléphonique analogique (ATA), ce qui vous évitera d’acheter de nouveaux téléphones.

#5 Obtenir un numéro de téléphone VoIP

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, il est temps d’obtenir un numéro VoIP. Un numéro de téléphone VoIP est un véritable numéro de téléphone attribué à un utilisateur spécifique, et non à une ligne téléphonique particulière comme les numéros de téléphone traditionnels.

Mais comment l’obtenir ?

En général, un Customer Success Manager (CSM) vous aidera à obtenir votre numéro VoIP.

Vous pouvez choisir parmi différents types de numéros de téléphone VoIP :

• Numéros internationaux: Si votre entreprise opère dans plusieurs pays, vous pouvez disposer d’un numéro de téléphone pour chacun d’entre eux. Le fait d’avoir des numéros locaux réduit la probabilité que vos clients ou prospects rejettent vos appels.

• Numéros gratuits : Ce type de numéro de téléphone virtuel permet à vos clients de vous appeler gratuitement ou de partager le prix entre eux et vous.
• Numéros locaux : Ils ont une structure numérique liée à une zone géographique spécifique, ce qui vous permet de zoomer davantage et de cibler des régions ou des villes importantes, telles que Londres et Madrid. Par exemple, le numéro de Madrid est le +34 (91) 123 4567, tandis que celui de Londres est le +44 (020) 123-4567.

#6 Installez votre système téléphonique VoIP

Le processus de mise en place d’un système VoIP dépend du fournisseur et du type de VoIP choisi. Il y a trois points essentiels que vous devez connaître :

• PBX sur site : ils sont situés dans les locaux de l’entreprise et nécessitent un investissement en équipement et en expertise technique.
• VoIP basée sur des appareils : ce type de VoIP est installé sur des appareils tels que des ordinateurs et des smartphones, ce qui le rend idéal pour les miniatures ou les travailleurs à distance.
• PBX dans le nuage : ils sont hébergés dans le nuage, de sorte qu’il vous suffit d’installer un logiciel sur votre appareil. Ils sont plus abordables que la VoIP basée sur les appareils car ils ne nécessitent pas de matériel supplémentaire et ont des coûts de maintenance moins élevés, ce qui réduit le besoin de personnel informatique interne.

Étant donné qu’un système VoIP basé sur l’informatique en nuage ne nécessite pas de matériel, l’installation est également plus facile . Les utilisateurs peuvent tout gérer via une simple interface en ligne.

La mise en place de votre système VoIP avec CloudTalk est incroyablement simple. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

• Créez un compte auprès de Cloudtalk.
• Téléchargez l’application sur votre ordinateur portable ou votre smartphone.
• Activez l’essai gratuit de14.
• Configurez la gestion des appels selon vos préférences (par exemple, le renvoi d’appel).
• Configurez les numéros pour les appels entrants et sortants.
• Sélectionnez votre numéro VoIP.

#7 Apprenez à votre équipe à travailler avec la VoIP

Si vos employés savent comment utiliser le système téléphonique VoIP, ils en maximiseront les avantages et seront plus productifs.

Suivez ces conseils pour apprendre à les dresser correctement :

• Organisez des sessions interactives : Organisez des sessions de formation au cours desquelles le personnel pourra se familiariser avec le nouveau système tout en recevant des conseils.
• Concentrez-vous sur les fonctions clés : Personnalisez la formation pour couvrir les fonctions essentielles que votre équipe utilisera quotidiennement, telles que les paramètres de la messagerie vocale ou le transfert d’appel.
• Mettez l’accent sur les meilleures pratiques en matière de sécurité : Expliquez pourquoi la sécurité est essentielle et enseignez les meilleures pratiques telles que la création de mots de passe forts. Guidez également vos agents sur les problèmes courants et sur la manière de les résoudre.
• Offrez un soutien continu : Encouragez votre équipe à donner un retour d’information sur leurs expériences et utilisez ces informations pour améliorer et mettre à jour vos supports de formation en permanence.
• Mettez en œuvre la formation au niveau départemental : Adaptez les sessions de formation aux besoins spécifiques de chaque équipe, en veillant à ce que les employés reçoivent des conseils adaptés à leur rôle et à leurs responsabilités.

La manière la plus simple de mettre en place un système VoIP

En conclusion, la mise en place d’un système VoIP offre de nombreux avantages, notamment en termes d’économies, d’évolutivité et de flexibilité pour le travail à distance.

En veillant à ce que votre nouvelle VoIP réponde aux exigences essentielles et en suivant les étapes que nous avons mentionnées, vous et votre équipe pouvez effectuer une transition en douceur et maximiser l’efficacité.

La mise en place de la VoIP avec CloudTalk est très simple. Pour commencer dès aujourd’hui, faites l’expérience de la facilité et de l’efficacité par vous-même.