Avantages et inconvénients de la VoIP : votre guide pour la VoIP 2024

Saviez-vous que plus de 40 % des entreprises utilisent aujourd’hui des logiciels de VoIP (Voice over Internet Protocol) pour leurs besoins en communication ? Cette technologie facilite et simplifie les communications modernes des entreprises.

L’utilisation de l’internet pour les appels vocaux permet non seulement de réduire les coûts, mais offre également un large éventail de fonctions. D’un autre côté, la VoIP dépend d’un internet stable et rapide et ne fonctionnera pas en cas de panne de courant.

Si vous préférez consulter tout de suite le tableau récapitulatif listant les avantages et les inconvénients des systèmes téléphoniques VoIP, vous le trouverez à la fin de l’article.

Principaux enseignements :

• La VoIP transforme votre appareil connecté à Internet en un centre de communication complet, vous permettant de passer des appels de n’importe où et de gérer tous vos besoins d’interaction – de la voix au courrier électronique – en un seul endroit.
• La VoIP permet avant tout de réduire les coûts, mais elle présente également d’autres avantages, par exemple l’évolutivité et l’intégration avec des outils professionnels clés tels que Salesforce ou Pipedrive.
• Les principaux inconvénients de la VoIP sont sa dépendance à l’égard de l’internet et d’une alimentation électrique stable.

Maîtriser la VoIP : un guide pour une communication intelligente

La VoIP vous permet de passer des appels à tout moment et de n’importe où. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion internet fiable et d’un appareil intelligent équipé d’un haut-parleur et d’un microphone.

Consultez notre vidéo, qui couvre tous les aspects de la VoIP :

Avantages clés de la VoIP

Que votre entreprise soit petite ou grande, vous devez envisager toutes les possibilités de réduction des coûts. La VoIP utilise votre service internet existant et peut réduire vos dépenses téléphoniques mensuelles jusqu’à 50%. Jetez un œil sur les économies directes et indirectes que la VoIP peut vous offrir.

Économies de coûts directs de la VoIP

1. Diminuez les coûts du PBX

Un central téléphonique privé (PBX) sur site comprend un vaste matériel physique auquel sont connectés plusieurs téléphones fixes au sein d’une entreprise. La mise en place d’un tel système téléphonique implique généralement un investissement initial élevé. Selon les fonctionnalités choisies, il peut aller de 500 à 2 000 euros par utilisateur.

Les systèmes téléphoniques VoIP vous permettent d’éviter ces exigences matérielles coûteuses en utilisant votre connexion à large bande.

Si vous souhaitez vous moderniser sans devoir mettre au rebut votre matériel de bureau actuel, la mise en œuvre d’un protocole initié par session (SIP) peut s’avérer judicieuse.

Avec SIP-Trunking, vous pouvez rapidement passer d’un central téléphonique privé (PBX) obsolète à un système téléphonique intelligent basé sur l’informatique dématérialisée. Il crée un pont numérique pour les services vocaux, réduisant les coûts et simplifiant la gestion.

2. Éliminer les frais de câblage

Les systèmes VoIP simplifient l’installation de votre bureau en permettant la transmission de la voix et des données sur le même canal, ce qui élimine la nécessité d’un câblage supplémentaire. Cette capacité vous permet d’envoyer et de recevoir des données simultanément. Le fait de n’avoir besoin que d’un seul câble Ethernet pour la connexion réduit non seulement l’encombrement des câbles supplémentaires, mais aussi les coûts liés à la modification du câblage électrique de votre bâtiment.

De plus, la technologie Power over Ethernet (PoE) améliore la flexibilité des bureaux en réduisant la dépendance à l’égard des installations électriques conventionnelles, ce qui vous permet de repositionner plus librement le personnel et le matériel sans devoir procéder à un recâblage important.

Si vous préférez couper complètement les fils, vous pouvez également accéder aux services VoIP via des applications pour ordinateur et smartphone.

3. Réduire les frais d’appel

En utilisant la VoIP, vous pouvez réduire considérablement le coût de votre système téléphonique, principalement en raison des frais de transmission de données moins élevés. Ces dernières années, la vitesse de l’internet a considérablement augmenté, tandis que le coût des données a chuté, ce qui rend les appels VoIP de haute qualité plus accessibles, même pour les miniatures.

En outre, les fournisseurs de VoIP pratiquent généralement les mêmes tarifs pour les appels locaux et internationaux. Les entreprises peuvent ainsi étendre leur portée mondiale sans avoir à supporter des frais élevés d’appels longue distance ou d’itinérance.

Ce modèle de tarification est particulièrement avantageux si vous communiquez fréquemment avec des clients ou des fournisseurs internationaux.

De plus, les statistiques montrent que les miniatures peuvent réduire leurs factures de téléphone jusqu’à 60 % et économiser jusqu’à 90 % sur les appels internationaux en passant à la VoIP.

4. Réduire les frais de maintenance

Les services VoIP réduisent considérablement les dépenses récurrentes telles que les réparations, les frais de maintenance et les taxes en consolidant ces coûts dans des plans d’abonnement abordables.

Ce regroupement des dépenses en un coût unique et gérable fait de la VoIP une option attrayante, en particulier pour les start-ups et les petites et moyennes entreprises (PME) en pleine croissance.

C’est le meilleur service d’appel VoIP sur lequel toute entreprise peut compter, les appels sont de très bonne qualité, les services sont très stables et le service POST-vente est le meilleur, ce sont des personnes qui sont toujours prêtes à répondre à toute demande ou préoccupation.

Johan Contreras, ingénieur support chez RPS Processing Service

Économies de coûts indirects de la VoIP

Si les économies indirectes réalisées grâce à la VoIP sont plus difficiles à mesurer, elles n’en sont pas moins importantes pour les résultats de votre entreprise. Voici quelques-uns des domaines clés dans lesquels la VoIP peut avoir un impact financier à long terme :

5. Économies sur le travail à distance

La technologie VoIP permet à vos employés de se connecter en toute transparence au système téléphonique de votre entreprise, où qu’ils se trouvent. Cette connectivité s’accompagne d’une série de fonctions avancées, telles que la flexibilité ou la compatibilité multi-appareils, que les téléphones traditionnels n’offrent généralement pas.

Par exemple, une étude récente de Global Workplace Analytics a révélé que les entreprises peuvent économiser environ 11 000 dollars par personne et par an en permettant à leur personnel de travailler à domicile 50 % du temps.

6. Plus de flexibilité

Avec les softphones, vous pouvez passer des appels directement à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile et vous n’êtes plus lié à une installation de bureau traditionnelle. Cela signifie que vous pouvez traiter les appels des clients, participer à des conférences téléphoniques et accéder à la messagerie vocale depuis n’importe quel endroit.

Que vous travailliez à domicile, à l’hôtel ou dans un café, votre communication reste ininterrompue et vos agents réactifs.

7. Numéro de téléphone portable

Les numéros VoIP sont entièrement portables, ce qui vous permet de conserver le même numéro même si vous changez de lieu ou d’adresse professionnelle. C’est la solution idéale pour les personnes qui voyagent souvent et les entreprises en transition, qui peuvent subir une réorientation stratégique ou procéder à des mises à jour technologiques.

8. Profitez de la qualité du son et garantissez la qualité des appels

Lors de l’évaluation de la qualité d’appel, la latence et la gigue sont les principaux facteurs qui influencent la clarté d’une conversation, garantissant que les voix sont entendues sans distorsion. Si la qualité d’un appel se détériore, le système du fournisseur change automatiquement l’itinéraire de l’appel en temps réel.

Le contrôle en direct permet de s’assurer que les appels sont acheminés par les meilleurs canaux et opérateurs possibles. La technologie VoIP peut fournir un son cristallin, à condition de disposer d’une connexion internet rapide et stable, ce qui est essentiel pour les communications professionnelles où la clarté est primordiale. Votre fournisseur doit être un opérateur enregistré dans plusieurs pays, ce qui lui permet de contrôler directement les différents aspects de la qualité d’appel.

9. Développez vos outils de communication

En intégrant les appels vocaux, les chats vidéo et la messagerie dans une plateforme unique, vous améliorez non seulement la collaboration au sein de l’équipe, mais vous rendez également les réunions avec les clients plus productives et plus efficaces dans le monde entier.

Avec la VoIP, vous pouvez envoyer des images, des vidéos et des documents pendant un appel, ce qui rend la communication transparente et efficace. Utilisez ces fonctionnalités polyvalentes pour optimiser vos processus de communication et faire en sorte que tout le monde soit impliqué à tout moment.

10. Évoluez sans effort

Ajustez votre système téléphonique en fonction de la croissance de votre entreprise ou des changements saisonniers, sans configuration complexe. Les systèmes VoIP sont très évolutifs, ils prennent en charge les conférences téléphoniques de haute qualité à grande échelle et permettent d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs en fonction des besoins.

11. Adapter les fonctionnalités à vos besoins

Vous pouvez personnaliser des fonctionnalités avancées telles que la transcription des messages vocaux en courriels, les Statistiques avancées et le Call Flow Designer afin d’améliorer votre service à la clientèle et votre productivité. Cette solution est particulièrement utile pour les centres d’assistance à la clientèle et les prestataires de services.

12. Intégrer les applications clés de l’entreprise

Intégrez la VoIP à des systèmes tels que le CRM et des outils commerciaux comme Pipedrive, Salesforce ou HubSpot afin d’optimiser le flux d’informations et d’améliorer les temps de réponse. En reliant la VoIP à ces systèmes, vous pouvez enregistrer automatiquement les appels, synchroniser les contacts et vous assurer que les données précieuses sont capturées et facilement accessibles.

Cette intégration est cruciale pour les équipes de vente et de service, car elle offre un accès immédiat à l’historique des clients pour une communication personnalisée et une résolution rapide des problèmes.

13. Assurer la continuité de la communication

En cas d’urgence ou de panne inattendue, il est essentiel de maintenir une communication ininterrompue. Avec un système VoIP, vous pouvez rapidement réacheminer vos services de communication vers d’autres appareils ou d’autres lieux, garantissant ainsi la continuité de vos activités professionnelles.

Cette capacité est particulièrement vitale dans les zones sujettes aux catastrophes ou lors de scénarios de gestion de crise, où la capacité à rester connecté peut déterminer la résilience de votre entreprise.

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Inconvénients de la Voip

1. Dépendance à l’égard de la connectivité Internet

La VoIP dépend entièrement d’une connexion internet. Si votre service internet souffre d’une faible bande passante ou d’interruptions fréquentes, la qualité et la fiabilité de vos appels peuvent en être affectées.

Pendant les heures de pointe, par exemple, votre internet peut ralentir en raison d’un trafic élevé, ce qui entraîne directement une mauvaise qualité d’appel ou des appels interrompus.

2. Coupures d’électricité

Les systèmes VoIP ne fonctionneront pas en cas de panne de courant s’il n’y a pas de source d’alimentation de secours, comme un générateur ou un système d’alimentation sans coupure (UPS).

Cela peut affecter les opérations commerciales qui dépendent d’une communication constante, en particulier dans les régions où les coupures de courant sont fréquentes.

3. Latence et gigue

La latence est le délai de traitement des données sur un réseau, tandis que la gigue fait référence aux fluctuations de l’heure d’arrivée des données. Cela peut se traduire par des appels qui sonnent comme des échos ou qui sont interrompus. Il peut également en résulter des malentendus ou des occasions manquées en raison de retards ou d’une mauvaise qualité d’appel.

4. Limitation des appels d’urgence

Il arrive que les services VoIP ne se connectent pas directement aux réseaux des services d’urgence ou ne transmettent pas correctement les données de localisation.

Cette limitation peut s’avérer critique si, par exemple, vous tentez d’appeler les services d’urgence à partir d’un téléphone VoIP lors d’une crise dans un lieu non enregistré, ce qui pourrait retarder l’intervention des services d’urgence.

5. Vulnérabilités en matière de sécurité

La VoIP fonctionnant sur l’internet, elle est vulnérable aux cybermenaces. Les pirates informatiques peuvent intercepter les appels VoIP ou déployer des logiciels malveillants pour voler des données. Les entreprises qui traitent des informations confidentielles sont particulièrement menacées si leur système de VoIP n’est pas correctement sécurisé.

6. Coûts du matériel et de l’installation

La VoIP est rentable à long terme, mais l’installation initiale peut nécessiter l’achat de téléphones IP, de routeurs ou de matériel réseau supplémentaire, ce qui n’est pas toujours bon marché. Cela vaut en particulier pour les entreprises qui ont besoin ou souhaitent également disposer d’une infrastructure de téléphonie fixe.

Pour les miniatures, les coûts initiaux semblent parfois trop élevés, sans se rendre compte que ces coûts seront compensés par des frais d’exploitation moins élevés au fil du temps.

Passez à la VoIP avec CloudTalk

Cet article montre clairement comment les avantages l’emportent sur les inconvénients d’un système VoIP. Chez CloudTalk, nous pouvons vous aider à passer d’un système téléphonique traditionnel à une solution de communication numérique unifiée. Comme nous l’avons déjà fait pour de nombreux autres clients.

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