Le guide ultime pour choisir le meilleur logiciel de numérotation automatique en ligne 2024

Imaginez un agent d’un centre d’appel qui ne peut avoir des conversations intéressantes que pendant 20 minutes par heure. En composant les numéros un par un, ils sont occupés pendant 40minutes par heure, ce qui leur laisse 33 % d’inactivité.

Mais avec les composeurs automatiques, vous regagnez tout le temps perdu lors de la numérotation manuelle. Ces outils permettent aux agents de maximiser leur potentiel, d’entrer en contact avec les clients sans effort et d’améliorer leur efficacité.

Mais qu’est-ce qu’un composeur automatique et comment fonctionne-t-il ?

Nous y reviendrons en détail dans cet article.

Principaux enseignements :

• Les Numéros dans les lesteurs sont des outils logiciels qui automatisent la composition des numéros de téléphone, connectant efficacement les clients à un SVI ou à un agent.
• Lorsque vous choisissez un composeur automatique, tenez compte de son intégration dans votre système existant, de sa rentabilité, de son évolutivité, de sa facilité d’utilisation et de sa conformité à la réglementation.
• Les logiciels de numérotation automatique évaluent la disponibilité des agents, prévoient le nombre optimal d’appels à effectuer, préviennent les problèmes de traitement des appels et collectent des données statistiques afin d’optimiser le processus de numérotation.

Qu’est-ce qu’un composeur automatique ?

Un logiciel de numérotation automatique ou VoIP (Voice over Internet Protocol), comme son nom l’indique, est un logiciel qui compose automatiquement des numéros de téléphone. Lorsque l’appel est pris, le système met le destinataire en relation avec un agent en chair et en os.

Pensez-y comme un moyen d’accélérer le processus de passer de nombreux appels téléphoniques. Au lieu de composer chaque numéro manuellement, le composeur automatique le fait pour vous, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.

Si votre entreprise utilise beaucoup d’appels sortants, l’introduction d’un logiciel de numérotation automatique pour le télémarketing peut accroître l’efficacité des agents.

Il élimine non seulement la nécessité de composer manuellement les numéros, mais aussi d’écouter les tonalités ou d’attendre les réponses.

Types de composeurs automatiques

Les deux principaux types de composeurs automatiques sont le Smart Dialer et le Power Dialer. Dans ce tableau, vous trouverez les différences les plus importantes.

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Comment fonctionne un composeur automatique ?

C’est ainsi que fonctionne le composeur automatique :

• Évaluation de la disponibilité des agents : Le logiciel de numérotation automatique évalue le nombre d’agents travaillant sur un projet, en tenant compte de leur vitesse de conversation et du temps nécessaire pour trouver les numéros de téléphone.

• Prévision des besoins de numérotation : En utilisant les informations susmentionnées, le système prédit le bon nombre d’appels téléphoniques à effectuer à tout moment et les met en relation avec les agents disponibles.

• Prévenir les problèmes de traitement des appels : Ce processus permet d’éviter les scénarios dans lesquels un client répond à un appel sans qu’un agent soit disponible pour l’aider.

• Gestion des tâches et collecte des données : Les composeurs sont conçus pour gérer des tâches multiples et collaborer avec de nombreux agents, ce qui leur permet de recueillir suffisamment de données statistiques pour faire des prévisions précises.

• Intégration et optimisation : Ces systèmes de numérotation s’intègrent parfaitement aux systèmes CRM, déterminent les fuseaux horaires et la disponibilité des agents, et optimisent les tentatives d’appel et les temps d’attente en conséquence.

Comment choisir le meilleur logiciel de numérotation automatique pour votre entreprise ?

Avec un large éventail d’options, comment vous assurer que vous choisissez le meilleur logiciel de numérotation automatique pour votre entreprise ? Voici quelques facteurs clés à prendre en considération :

Vérifiez les capacités d’intégration

Assurez-vous que votre logiciel de numérotation s’intègre de manière transparente à vos systèmes existants, tels que HubSpot, Zendesk, Pipedrive, Salesforce ou Zapier, en fonction des outils et des CRM que vous utilisez habituellement. L’intégration harmonieuse avec ces plateformes garantit que vos données circulent de manière transparente entre les systèmes, ce qui permet une gestion efficace du flux de travail et une synchronisation des données.

Tenir compte du rapport coût-efficacité

Trouvez le juste équilibre entre le prix et la valeur et tenez compte du coût global. Vous devez réfléchir à la manière dont le logiciel de numérotation automatique va avantager la productivité et la rentabilité de votre agence à long terme, et vous assurer qu’il s’inscrit dans votre budget.

Évaluer l’évolutivité

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, veillez à ce que votre logiciel de numérotation automatique puisse s’adapter à cette évolution. Statistiquement, l’utilisation de logiciels non évolutifs peut vous faire perdre jusqu’à 28 % de votre chiffre d’affaires. Recherchez des options qui peuvent évoluer avec vous et répondre facilement à vos besoins croissants. Une solution évolutive garantit que votre composeur automatique peut faire face à l’augmentation des volumes d’appels et à l’évolution des besoins de l’entreprise sans compromettre les performances ou engendrer des coûts supplémentaires.

Priorité à la facilité d’utilisation

Gardez votre équipe au diapason grâce à une interface conviviale. Choisissez un logiciel facile à utiliser, qui minimise le temps de formation et maximise la productivité. Une interface intuitive rationalise le processus de numérotation, permettant à votre équipe de se concentrer sur ses tâches sans être encombrée par un logiciel complexe.

Assurer la conformité

Restez en harmonie avec les réglementations. Veillez à ce que votre logiciel de numérotation réponde à toutes les exigences de conformité, afin de protéger à la fois votre entreprise et vos clients. Vérifiez que le composeur automatique respecte les exigences réglementaires, y compris les lois sur la protection des données et les réglementations en matière de télémarketing, afin d’éviter tout problème juridique potentiel et de maintenir des pratiques commerciales éthiques.

Focus sur les caractéristiques

Lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de numérotation automatique pour votre entreprise, les fonctionnalités sont cruciales pour améliorer l’efficacité et les relations avec les clients. Par exemple, le logiciel de numérotation automatique pour les centres d’appels comprend des fonctions clés telles que la transcription des messages vocaux, l’enregistrement des appels et la surveillance des appels.

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Vous êtes prêt à configurer votre numéroteur automatique ?

En termes simples, les composeurs automatiques sont comme des assistants intelligents pour les équipes de vente. Ils effectuent automatiquement le travail fastidieux de composition des numéros, ce qui permet aux agents de s’occuper davantage des clients.

Il en existe différents types, chacun ayant sa propre façon d’aider les agents.

Mais il est important de les utiliser de manière responsable, en respectant les règles pour que les clients ne soient pas importunés. Choisissez celui qui sera la meilleure aide pour votre entreprise.

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