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Un sistema telefónico virtual es una solución de comunicación que te permite hacer y recibir llamadas por Internet.
También puedes oír hablar de él como sistema telefónico por Internet.
Los sistemas telefónicos virtuales no requieren hardware ni líneas telefónicas físicas: los usuarios pueden hacer y recibir llamadas a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, desde cualquier lugar.
Eso es lo que los hace «virtuales».
Todo lo que necesitas es una conexión de red y un software basado en la nube, que te proporciona tu proveedor.

Estos sistemas telefónicos basados en la nube se basan en la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet).
Cuando haces una llamada con VoIP, convierte tus señales de voz analógicas en «paquetes» digitales para su transmisión.
En el otro extremo de la «línea», los paquetes se convierten de nuevo en señales analógicas para que el destinatario pueda entenderte.

Siempre que tengas una conexión fiable a Internet, puedes acceder a un sistema telefónico virtual desde un smartphone o una tableta, un ordenador portátil o de sobremesa, o un teléfono IP de sobremesa especialmente configurado.

Mejor aún, puedes seguir teniendo un solo número de empresa para todos esos dispositivos.
Y puedes desviar y transferir llamadas entre ellos.

Utilizar un teléfono virtual para la pequeña empresa tiene múltiples ventajas.
Para empezar, las llamadas realizadas por Internet suelen ser más baratas que las realizadas a través de las operadoras tradicionales.
Y todo el sistema es más asequible que una línea fija, porque elimina el costoso hardware, como el cableado y las cajas de conmutación físicas.
Tu proveedor se encarga de todo el mantenimiento y las actualizaciones, mientras que tú pagas una suscripción para alquilar el software.
Es superfácil añadir más usuarios a medida que creces, y como esos usuarios pueden trabajar desde cualquier sitio, no estás limitado por el tamaño de tu oficina.
De hecho, podrías trabajar totalmente a distancia y ahorrar aún más dinero en instalaciones físicas.
Si necesitas más convencimiento en el debate VoIP vs. teléfono fijo, los sistemas de telefonía virtual también vienen con funciones avanzadas de gestión de llamadas para ayudarte a agilizar los flujos de trabajo y mejorar el servicio al cliente.
Los mejores sistemas, como CloudTalk, incluyen IA y automatización para aumentar la eficiencia, además de integraciones nativas con tus aplicaciones favoritas.

¿Sabes qué buscar en un sistema telefónico virtual para tu pequeña empresa?
Las características que desees dependerán de tus necesidades individuales, pero hay algunas imprescindibles.
El desvío y la transferencia de llamadas son vitales, y la grabación de llamadas y la transcripción automática son igualmente esenciales.
También necesitarás opciones de enrutamiento inteligentes y un menú IVR multinivel para asegurarte de que las llamadas entrantes van al agente adecuado para el trabajo.
Esto también reduce los tiempos de espera de los clientes y aumenta las tasas de resolución en la primera llamada.
Los marcadores inteligentes y la caída del buzón de voz ahorran tiempo a los centros de llamadas salientes, mientras que la posibilidad de enviar mensajes SMS y WhatsApp te ofrece una opción de comunicación adicional.
El sistema también debe permitirte diseñar flujos de trabajo automatizados y ver análisis en tiempo real para optimizar el rendimiento.
Otros elementos que debes tener en cuenta a la hora de elegir un sistema telefónico para pequeñas empresas son la gran cantidad de integraciones, la alta seguridad y fiabilidad, y un sólido servicio de atención al cliente.
El sistema debe ser fácil de usar para que tus equipos puedan ponerse al día rápidamente, y flexible para que puedas personalizar los ajustes según tus necesidades.

Las pequeñas empresas deben tener en cuenta muchas cosas antes de pasarse a un sistema telefónico virtual.
Las primeras preguntas que debes hacerte son sobre el coste.
¿Cuánto pagas actualmente por mantener tu sistema heredado, y está obstaculizando la productividad?
Compáralo con el coste de una suscripción de software y el ahorro potencial de la automatización.
Si tu empresa está creciendo o quieres ampliarla en el futuro, un sistema telefónico virtual te ofrece escalabilidad:podrás añadir tantos usuarios como quieras.
Con cada vez más trabajadores que esperan modelos remotos e híbridos, los sistemas basados en la nube ayudarán a atraer y retener el talento.
Tendrás la flexibilidad de utilizar varios dispositivos desde cualquier lugar, pero con un único número de empresa.
Esto parece más profesional que dar números de teléfono personales (por no mencionar que es más seguro).
Además, los sistemas telefónicos virtuales te permiten mostrar un número que es local para tu público objetivo (aunque esté en el extranjero), lo que mejora tus índices de captación.
Los sistemas VoIP te dan acceso a un montón de funciones e integraciones en un solo paquete, lo que ahorra dinero y significa que los usuarios no tienen que alternar entre varias aplicaciones.
Una cosa más sobre la importancia de los sistemas telefónicos virtuales en tu empresa: están diseñados para ser fáciles de usar, por lo que no pasarás años configurándolos y formándote.

¡Sí!
Puedes trasladar el número de tu empresa (o varios números) a tu nuevo proveedor en un proceso conocido como «portabilidad».
No tendrás la molestia de dar un nuevo número a los clientes ni de modificar el material de marketing y la señalización existentes.
CloudTalk te ayuda a portar tu número actual en tan sólo tres semanas.
Puedes portar números locales, nacionales, móviles y gratuitos de 50 países, con sólo solicitarlo y facilitar información básica, como los datos de tu antiguo proveedor.

El coste variará en función del proveedor, el tamaño de tu organización y las funciones que necesites.
La mayoría de los proveedores ofrecen una gama de planes de precios para diferentes presupuestos.
Por ejemplo, los planes de CloudTalk empiezan en 25 $ por usuario y mes.
Lo principal que hay que recordar es que los sistemas telefónicos basados en la nube son más baratos que las líneas fijas, en cuanto a costes de instalación, mantenimiento y llamadas.
También ofrecen un mejor retorno de la inversión (ROI) a largo plazo, porque ahorrarás dinero gracias a la eficiencia y aumentarás los ingresos gracias a la satisfacción del cliente.
Entonces, ¿cuál es el mejor sistema telefónico virtual para pequeñas empresas?
Es el que te ofrece las funciones y la flexibilidad que necesitas a un precio que te conviene.